File Classification Infrastructure (FCI)

Vous allez découvrir comment File Classification Infrastructure (FCI) peut vous aider dans la mise en place de sites SharePoint.

Avant de mettre en oeuvre SharePoint, les organisations se posent toujours la même question, à savoir: « Comment reprendre intelligemment nos fichiers dans SharePoint ? ».

Cette question est d’autant plus délicate lorsque des choix ont été faits en matière d’organisation des données avec des structures de fichiers très hiérarchiques car leur concepteur ont du mal généralement à les remettre en cause. La difficulté est accrue lorsque les organisations ont des milliers de documents sur les partages de fichiers des serveurs ou sur des nœuds DFS car les cas d’usages se multiplient.

Toutefois, ces organisations veulent migrer une partie de ces fichiers dans SharePoint afin d’en faciliter leur gestion. L’objectif est de classer les fichiers Windows le plus intelligemment possible dans le but de faciliter leur recherche.

Un des principaux avantages de SharePoint, par rapport au système de fichiers classique, réside dans l’utilisation des métadonnées. Les métadonnées caractérisent les informations contenues dans les fichiers, ce qui aide pour rechercher et filtrer des informations dans SharePoint de manière beaucoup plus puissante.

Par ailleurs, dans SharePoint, les métadonnées peuvent être définies dans un référentiel d’entreprise. Ce référentiel est commun à toutes les personnes dans l’organisation. De plus, il peut être organisé sous la forme d’un thésaurus avec la gestion des synonymes, grâce aux métadonnées gérées.

Lors d’un article récent sur la création d’une infrastructure de classification des fichiers (Fichier Classification Infrastructure / FCI) de Windows Server, il était expliqué pourquoi cet ensemble de fonctionnalités était très proche des concepts de SharePoint en matière de stockage des documents.

Cet article explique comment exploiter une infrastructure de classification des fichiers afin d’automatiser le transfert des fichiers et les éventuelles métadonnées associées dans SharePoint.

Infrastructure de classification des fichiers

Pour cela, vous téléchargez le script Powershell FciSharePointUpload.ps1 publié par Microsoft.

Notamment, l’objectif de ce script est de télécharger un fichier dans une bibliothèque de documents SharePoint ou via l’organisateur de contenu. Après le chargement du fichier, le script peut éventuellement supprimer le fichier source ou le remplacer par un raccourci.

Par ailleurs, le document téléchargé peut garder son nom ou bien avoir un autre nom.

Ce script est d’autant plus efficace si vous disposez d’une infrastructure de classification des fichiers.

Pour faire fonctionner correctement ce script, il est nécessaire que :

• Vous ayez installé le rôle Services de fichiers et le service de rôle Gestionnaire de ressources du serveur de fichiers (File Server Resource Manager),
• Vous ayez créé le site et la bibliothèque de documents,
• La bibliothèque cible doit avoir un type compatible avec les propriétés de classification de contenu.

Le script propose deux méthodes :

• Télécharger un fichier dans une bibliothèque SharePoint
• Envoyer un fichier dans l’organisateur de contenu grâce à Official File Web Service

Télécharger un fichier dans une bibliothèque SharePoint

La syntaxe générale est :

FciSharePointUpload.ps1 –file -url -libPath [-name ] [-sourceAction {keep|delete|url}] [-targetAction {overwrite|skip|fail}] [-propertyAction {copy|ignore}] [-user -password ]

Signification des paramètres:

• file (obligatoire): chemin d’accès au fichier source à télécharger / uploader,
• url (obligatoire): URL du site SharePoint destinataire,
• libPath (obligatoire): chemin relatif à la bibliothèque de documents à l’intérieur du site,
• name (facultatif): le nom du fichier cible,
• sourceAction (facultatif): indique comment gérer le fichier source après un upload réussi avec keep: laisser le fichier en place (par défaut), delete: supprimer le fichier, url: remplacer le fichier par un raccourci vers l’URL du document téléchargé,
• targetAction (facultatif): spécifie comment gérer les documents de destination existants avec overwrite: remplacer (par défaut), skip: laisser la version existante et continuer, fail: erreur en retour,
• propertyAction (facultatif): spécifie s’il faut transférer les propriétés de la FCI lors du téléchargement avec copy: transférer les propriétés (par défaut), ignore: ne pas transférer les propriétés et laisser SharePoint choisir les valeurs par défaut,
• user (facultatif): nom d’utilisateur à utiliser pour l’authentification,
• password (facultatif): mot de passe à utiliser pour l’authentification.

Par exemple, si vous souhaitez télécharger le fichier K:\Budgets\2014\Investissement\Projet ABC\Montant priorité 1\Document 001.docx dans la bibliothèque Budgets du site http://sharepoint/sites/finances, la commande minimale correspondante est :

FciSharePointUpload.ps1 –file "K:\Budgets\2014\Investissement\Projet ABC\Montant priorité 1\Document 001.docx" -url http://sharepoint/sites/finances -libPath Budgets

Pour créer un raccourci à la place du fichier source, rajoutez -sourceAction url, soit :

FciSharePointUpload.ps1 –file "K:\Budgets\2014\Investissement\Projet ABC\Montant priorité 1\Document 001.docx" -url http://sharepoint/sites/finances -libPath Budgets -sourceAction url

Envoyer un fichier dans l’organisateur de contenu grâce à Official File Web Service

La syntaxe générale est :

FciSharePointUpload.ps1 –useOfficialFileWebService –file -url [-name ] [-contentType ] [-sourceAction {keep|delete|url}] [-propertyAction {copy|ignore}] [-user -password ] [-additionalProperties]

Vous trouverez ci-dessous, la signification des nouveaux paramètres.

• useOfficialFileWebService (obligatoire): indique le choix de la seconde méthode,
• contentType (facultatif): le nom du type de contenu à utiliser pour le document,
• additionalProperties (facultatif): liste des propriétés supplémentaires à utiliser pour le document.

Via la console FSRM de FCI, vous avez créé une définition de propriété. Vous avez aussi créé une règle de classification qui s’applique au dossier local C:\Projets.

Ensuite, la règle stipule que si le titre du document est « audit ». Enfin, la propriété Directions du document est DOI.

Lorsque vous exécutez le script, il copie les fichiers dans la bibliothèque SharePoint avec les métadonnées des fichiers.