Propriétés de classification

Les propriétés de classification permettent de classer les documents dans Windows. En effet, Windows Server dispose nativement d’un ensemble de fonctionnalités regroupées sous l’intitulé Infrastructure de classification des fichiers Windows ou File Classification Infrastructure (FCI).

Propriétés de classification

L’infrastructure de classification des fichiers Windows fournit des outils intégrés pour aider les administrateurs à gérer plus efficacement les fichiers, en réduisant les coûts, et pour atténuer le risque documentaire.

Ce produit permet de définir des propriétés de classification, de classer automatiquement les fichiers selon leur contenu ou leur emplacement et de gérer leur expiration. La classification est faite selon la planification définie.

Propriétés de classification
Le type des propriétés de classification (ici: Multiple Choix List) défini le format de la donnée.

Les paramètres de classification peuvent utiliser des expressions régulières.

Une autre facette intéressante de l’infrastructure de classification des fichiers Windows est sa capacité à produire des rapports périodiques ou à la demande sur la volumétrie ou l’utilisation des fichiers.

Si vous connaissez déjà SharePoint, vous remarquerez une très grande similarité avec la mise en oeuvre des stratégies de gestion des informations et les rapports du plan de gestion de fichiers, qui permettent d’afficher un rapport sur le contenu et les stratégies d’une liste ou une bibliothèque.

Synergie Infrastructure de classification des fichiers Windows et SharePoint

Cette similitude permet de créer une synergie entre l’Infrastructure de classification des fichiers Windows et SharePoint.

En effet, SharePoint n’a pas vocation à stocker tous les fichiers. Certains fichiers métiers doivent rester sur un serveur de fichiers pour des raisons de performances ou de facilité de gestion. En termes de gestion documentaire, la valeur de SharePoint réside plus dans le classement et la recherche des documents.

Le service de Métadonnées gérées, les ensembles de documents et bien d’autres fonctionnalités de GED permettent d’accroître l’intérêt de SharePoint.

L’Infrastructure de classification des fichiers Windows peut aider au classement des documents dans SharePoint. Par exemple, il peut servir à alimenter les propriétés des documents Office. Ensuite les documents Offices viennent se télécharger dans SharePoint. En utilisant l’une des méthodes de classification disponibles, les fichiers peuvent avoir leurs métadonnées alimentées.

Ensuite, SharePoint stocke les métadonnées des documents Office sous forme de métadonnées SharePoint. Elles sont donc immédiatement disponibles. Vous pouvez donc les afficher dans une colonne. Vous pouvez aussi les utiliser pour une recherche dans SharePoint.

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