Document avec le type de contenu renseigné

Type de contenu SharePoint 2016

Cette manipulation vous explique comment créer un premier type de contenu SharePoint 2016 pour caractériser vos informations.

Notamment, l’objectif est de créer un type de contenu spécifique pour suivre vos projets.

Ce type de contenu contiendra des métadonnées spécifiques : %achevé, date de début, date de fin.

Gardez à l’esprit que l’interface a pu évoluer fortement depuis que cet article a été rédigé.

Ouverture du site racine de SharePoint

Premièrement, avec le navigateur web, ouvrez le site racine de SharePoint.

Bien évidemment, cette manipulation fonctionne avec tous les sites Sharepoint. Vous pouvez donc prendre le site racine de votre choix dans votre organisation.

Dans ce scénario, le site racine est :

http://sharepoint/

Création d’un type de contenu SharePoint 2016

Ensuite, sur le site SharePoint 2016, cliquez sur le lien Paramètres (icône en forme de roue dentée). L’icône se trouve à gauche du gros point d’interrogation.

Puis cliquez sur Paramètres du site.

Par ailleurs, notez la présence de la catégorie Galeries du concepteur web.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Paramètres du site
Paramètres du site

Ensuite, dans la catégorie Galeries du concepteur web, cliquez sur le lien Types de contenu de site : la liste des types de contenu s’affiche.

Puis, notez la présence du lien Créer en haut, à gauche.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Type de contenu SharePoint 2016 par défaut
Type de contenu SharePoint 2016 par défaut

Vous allez créer votre type de contenu.

Notamment, cliquez sur Créer.

Ensuite, créez un nouveau type de contenu avec les paramètres suivants.

  • Nom: monTypeContenu
  • Description: (laissez vide)
  • Sélectionner un type de contenu parent dans : Types de contenu de document
  • Type de contenu parent Document
  • Nouveau groupe #monGroupe

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Type de contenu monTypeContenu
Type de contenu monTypeContenu

Puis, cliquez sur le bouton OK : la fenêtre Informations sur les types de contenu de site apparaît.

Ajouter des colonnes au type de contenu

Par ailleurs, notez la présence du lien Ajouter à partir de colonnes de site existantes.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Type de contenu SharePoint 2016 créé
Type de contenu SharePoint 2016 créé

Ensuite, sous la section Colonnes, cliquez sur le lien Ajouter à partir de colonnes de site existantes : la liste de toutes les colonnes de site présentes dans SharePoint apparaît.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Colonnes de site par défaut
Colonnes de site par défaut

Vous allez ajouter des colonnes proposées par défaut.

En particulier, cliquez sur le nom de la colonne puis cliquez sur le bouton Ajouter.

Puis, ajoutez les 3 colonnes suivantes :

  • % achevé
  • Date de début
  • Date de fin (il y en 2 : prenez la deuxième dans la liste)

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Type de contenu SharePoint 2016 : Sélection des colonnes existantes
Type de contenu SharePoint 2016 : Sélection des colonnes existantes

Ensuite, laissez les autres options par défaut.

Puis cliquez sur le bouton OK.

Rendre obligatoire la saisie des données dans le type de contenu

Par ailleurs, notez la présence du lien Paramètres du panneau Informations sur le document.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Colonnes de sites du type de contenu monTypeContenu
Colonnes de sites du type de contenu monTypeContenu

Puis, cliquez sur le lien Paramètres du panneau Informations sur le document.

Ensuite, notez la présence de la case Toujours afficher le panneau Informations sur le document à l’ouverture d’un document et enregistrer initialement ce type de contenu.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Type de contenu SharePoint 2016 : Panneau Informations sur le document
Type de contenu SharePoint 2016 : Panneau Informations sur le document

Puis, cochez la case Toujours afficher le panneau Informations sur le document à l’ouverture d’un document et enregistrer initialement ce type de contenu : Lorsque l’utilisateur enregistrera un nouveau document, cette option affichera systématiquement les colonnes précédentes : % achevé, Date de début, Date de fin pour qu’ils n’oublient pas de les renseigner.

Enfin, cliquez sur le bouton OK.

Le type de contenu est créé et paramétré.

Utilisation du type de contenu SharePoint 2016

Maintenant, il faut associer ce type de contenu à une bibliothèque. Comme le type de contenu a été créé dans le site racine, il est disponible dans tous les sites.

Vous pouvez donc utiliser n’importe quelle bibliothèque.

Dans un exercice précédent, vous avez créé la bibliothèque mesProjets sur le site qui porte votre prénom.

Vous allez utiliser cette bibliothèque.

Ouverture du site SharePoint

Premièrement, avec le navigateur web, ouvrez le site avec votre prénom.

Bien évidemment, cette manipulation fonctionne avec tous les sites Sharepoint. Vous pouvez donc prendre le site de votre choix dans votre organisation.

Dans ce scénario, le site avec votre prénom est :

http://sharepoint/claude

Autoriser le type de contenu SharePoint 2016

Vous allez associer votre type de contenu à votre bibliothèque mesProjets.

Notamment, sur le site SharePoint, cliquez sur le lien Paramètres (icône en forme de roue dentée). L’icône se trouve à gauche du gros point d’interrogation.

Puis cliquez sur Contenu du site.

Ensuite, ouvrez la bibliothèque mesProjets en cliquant sur son icône.

Ensuite, cliquez sur le ruban BIBLIOTHÈQUE.

Puis cliquez sur le lien Paramètres de la bibliothèque.

Par ailleurs, notez la présence du lien Paramètres avancés.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Paramètres de la bibliothèque
Paramètres de la bibliothèque

Ensuite, cliquez sur le lien Paramètres avancés.

Puis, notez la présence de la première question Autoriser la gestion des types de contenu ? Par défaut, la question est à Non. Toutefois, dans un instant, vous allez modifier cette réponse par défaut.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Autoriser la gestion du type de contenu SharePoint 2016
Autoriser la gestion du type de contenu SharePoint 2016

Ensuite, à la première question Autoriser la gestion des types de contenu ?, cochez la case Oui.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Autoriser les types de contenu
Autoriser les types de contenu

Puis, laissez tous les autres paramètres inchangés.

Enfin cliquez sur le bouton OK.

Associer le type de contenu SharePoint 2016

Notez qu’une nouvelle section intitulée Types de contenu s’affiche dans les paramètres.

Dans cette nouvelle section, notez aussi la présence du lien Ajouter à partir de types de contenu de site existants.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Type de contenu SharePoint 2016
Type de contenu SharePoint 2016

Ensuite, dans la section Types de contenu, cliquez sur le lien Ajouter à partir de types de contenu de site existants.

Puis, notez la présence de la première liste déroulante Sélectionner des types de contenu dans.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Types de contenu existants
Types de contenu existants

Ensuite, cliquez dans la liste déroulante Sélectionner des types de contenu dans et sélectionnez #monGroupe.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Ajouter du type de contenu SharePoint 2016
Ajouter du type de contenu SharePoint 2016

Puis, sélectionnez monTypeContenu (normalement il est sélectionné par défaut).

Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter.

Puis, cliquez sur le bouton OK.

Par ailleurs, dans la section Types de contenu, notez l’apparition de votre type de contenu monTypeContenu. Notez aussi lien Modifier l’ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau, que vous allez bientôt utiliser.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Type de contenu associé
Type de contenu associé

Type de contenu SharePoint 2016 par défaut

Comme il y a actuellement, deux types de contenu associés à la bibliothèque mesProjets, SharePoint va poser la question à chaque fois qu’un document sera chargé.

Or, dans ce scénario, vous souhaitez que l’utilisateur n’ait pas le choix et qu’il utilise uniquement votre type de contenu monTypeContenu.

Pour cela, sous la section Types de contenu, cliquez sur le lien Modifier l’ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Affichage du type de contenu SharePoint 2016 par défaut
Affichage du type de contenu SharePoint 2016 par défaut

Ensuite, décochez la case Visible en face du type de contenu Document.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Désactiver l'affichage du type de contenu par défaut
Désactiver l’affichage du type de contenu par défaut

Enfin, cliquez sur le bouton OK.

Le paramétrage de la bibliothèque mesProjets est terminé.

Test du type de contenu SharePoint 2016

Vous allez maintenant vérifier que tout fonctionne.

Grâce au fil d’Ariane (en haut), cliquez directement sur mesProjets.

Puis, cliquez sur le lien Télécharger.

Ensuite, cliquez sur le bouton Parcourir.

Ensuite, sélectionnez le document Word codir.docx qui, dans ce scénario, se trouve dans :

C:\FICHIERS_EXERCICES_FORMATION\documents pour exercices

Puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Mais, ne mettez rien dans le champ Commentaires de version.

Ensuite, cliquez sur le bouton OK : le panneau d’information s’affiche.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Document avec le type de contenu
Document avec le type de contenu

Ensuite, dans les propriétés du document, saisissez les valeurs suivantes :

  • Titre : Audit
  • % achevé : 70
  • Date de début : (date du jour)
  • Date de fin : (date du jour + 3 jours)

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Document avec le type de contenu renseigné
Document avec le type de contenu renseigné

Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer : Le document, avec ses métadonnées, est bien enregistré.

Toutefois, bien que les données soient saisies et enregistrées, vous ne les voyez pas.

Sélection des colonnes à afficher

Pour corriger cela, vous allez modifier l’affichage.

Notamment, repérez la ligne qui contient l’affichage.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Affichage Tous les documents
Affichage Tous les documents

Ensuite, cliquez sur les 3 petits points horizontaux (…) à côté de Tous les documents : un menu s’ouvre avec 2 choix possibles.

Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez le choix Modifier cet affichage : une page s’affiche.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Modifier l'affichage
Modifier l’affichage

Ensuite, dans la section Colonnes, cochez les colonnes

  • % achevé
  • Date de début
  • Date de fin

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Sélection des colonnes à afficher
Sélection des colonnes à afficher

Mais laissez les autres options par défaut.

Puis cliquez sur le bouton OK (en haut ou en bas).

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Affichage monTypeContenu
Affichage monTypeContenu

Résumé

Dans cette manipulation, vous avez appris à créer un type de contenu.

Vous avez aussi appris à ajouter des colonnes de sites existantes à type de contenu et paramétrer un type de contenu.

Par ailleurs, vous avez pu associer le type de contenu à une bibliothèque et contrôler l’affichage du type de contenu dans la bibliothèque.

Pour aller plus loin

Ensuite, lisez les articles suivants pour connaître les Avantages SharePoint 2016, ou Découvrir le rôle de l’hybridation SharePoint 2016, ainsi que Découvrir les nouveautés SharePoint 2016 ou Comprendre les modèles de sites SharePoint 2016.

Par ailleurs, vous pouvez Apprendre à installer SharePoint 2016, en suivant les Tâches pour installer SharePoint 2016 ou pour Découvrir les étapes d’un projet SharePoint 2016.

Puis, il est essentiel de savoir Attribuer des autorisations dans SharePoint 2016, Comprendre l’importance du nom des colonnes SharePoint et savoir Obtenir le dernier correctif et service pack SharePoint.

Consultez les articles complémentaires qui expliquent comment modifier l’affichage pour faire un Tri dans SharePoint 2016, Regrouper dans SharePoint 2016 ou un Affichage par défaut SharePoint 2016.

Ensuite, pour ajouter du contenu et structurer vos pages, lisez les articles qui expliquent les Versions de documents SharePoint 2016 ou comment créer une Bibliothèque d’images SharePoint 2016, ou comment Créer une liste SharePoint 2016, Liste personnalisée dans SharePoint 2016 ou une liste de Liens promus SharePoint 2016.

Puis, vous pouvez aussi organiser votre travail en créant une Liste de tâches SharePoint 2016 ou pour Connecter des données à SharePoint 2016.

Enfin, pour modifier les pages de votre site, consultez l’article sur les Composants WebPart SharePoint 2016 ou Modifier l’apparence d’un site SharePoint 2016.


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