Cet article explique le rôle et l’intérêt crucial des types de contenu SharePoint. En effet, les types de contenu SharePoint vous aide à classer vos documents. Surtout, ils vous aident à retrouver rapidement et avec simplicité vos documents.
Comment classer ses documents ?
Dans une démarche d’optimisation du patrimoine informationnel, il est pertinent d’inventorier les documents de l’organisation puis de les classer.
Dans la réalité, cette démarche se révèle complexe avec simplement le système de fichiers. Prenez l’exemple d’une arborescence de dossiers sur votre disque dur. Le premier constat est que plus vous accumulerez de documents sur un sujet, plus vous aurez besoin de ramification pour classer vos fichiers. Ensuite, il existe d’autres difficultés plus subtiles. Si vous créez une arborescence par thème (études, photos, etc.) cela ne résout pas le classement des documents qui traitent de 2 thèmes majeurs (études et photos).
Dans ce cas, vous remaniez régulièrement l’arborescence de dossiers afin de vous adapter à l’arrivée (ou l’enrichissement) de nouveaux documents. Autrement dit, vous constatez que le contenu influe sur le contenant. Il n’existe pas un système de classement unique, universel et valable tout le temps.
Maîtrise du risque documentaire
Le risque documentaire couvre des aspects très variés. Par exemple, il peut s’agir du document transmis à la mauvaise personne, comme travailler sur la mauvaise version de document, etc.
Afin de remédier à ce risque, vous devez disposer d’un système documentaire pour vous assurer que tout le monde travaille sur le bon document.
Plutôt que de chercher à avoir un système de classement documentaire établi une fois pour toute, SharePoint propose une grande souplesse dans la réorganisation des données. Il propose ainsi de typer le contenu des documents. C’est-à-dire de caractériser les documents à partir de leur contenu. En effet, vous manipulez documents qui ont un rôle prédéfini : des comptes rendus, des documents d’analyse, factures, commandes, etc.
Le classement d’un document dépend de son contenu et de son usage. C’est la raison de l’existence des Types de Contenu dans SharePoint.
Types de contenu SharePoint
Vous caractérisez un document à l’aide d’un type de contenu. Le type de contenu est généralement un ensemble de colonnes.
Plus précisément, vous spécifiez dans un type de contenu un ensemble de propriétés sous forme de colonnes. Vous pouvez aussi spécifier un modèle de document. Les nouveaux éléments de ce type de contenu utiliseront le modèle de document.
De même, vous pouvez ajouter des Flux de travail, des fonctionnalités spécifiques, des stratégies de gestion des informations, des conversions de documents à un type de contenu.
Le modèle de document et les conversions de documents sont réservés aux types de contenu de document.
Créer des types de contenu SharePoint
La création d’un type de contenu est aussi simple que la création d’une liste ou d’une bibliothèque.
Un type de contenu s’associe avec une liste ou une bibliothèque. Une liste contiendra des éléments ayant les caractéristiques du type de contenu et autorisera l’utilisateur à créer un nouvel élément de ce même type. Bien évidemment, vous pouvez aussi associer directement des colonnes, Flux de travail, modèles, etc. à une liste ou une bibliothèque. Cependant, cela engendre une perte de la réutilisabilité. Vous devez utiliser les types de contenus SharePoint , si vous avez besoin des mêmes colonnes.
D’autant qu’un type de contenu peut hériter d’un autre type de contenu. Il peut donc hériter de toutes ses colonnes et pouvoir ainsi en rajouter à sa guise sans affecter le type de base. De même, il est avantageux de créer les types de contenu SharePoint et les colonnes au niveau de la collection de sites afin que tous les sous-sites web puissent en hériter.
Étapes pour créer les types de contenu SharePoint
La première étape consiste à créer un type de contenu. Afin d’être concret, je suppose que vous souhaitez créer un type de contenu que vous associerez aux bibliothèques de documents.
Dans les paramètres du site, cliquez sur Type de contenus de site: SharePoint vous affiche tous les types de contenu existants. Probablement que la plupart d’entre eux vous sont inconnus sauf certains comme Document, par exemple. Le type de contenu Documents est associé par défaut aux Bibliothèques de documents.
Cliquez sur Créer: la boîte de dialogue Nouveau type de contenu de site s’ouvre. Donnez un nom à votre type de contenu (par exemple Missions) puis choisissez un type de contenu parent (par exemple Types de contenu de document). Dans cet exemple, cela signifie que vous associerez le type de contenu Missions à une bibliothèque de documents.
Cliquez sur le bouton OK : votre type de contenu Missions est créé et ses paramètres s’affichent. Vous avez terminé la première étape.
La seconde étape consiste à personnaliser votre type de contenu Missions. Pour l’instant le type de contenu Missions hérite strictement des caractéristiques du type de contenu Document.
Colonnes de site
Une colonne de site est une colonne partageable sur tous les sites et sous-sites où elle est définie. De même que SharePoint est livré avec des types de contenu existants (comme Documents), il existe des colonnes de sites existantes (par exemple, Date de début).
Pour personnaliser vos types de contenu SharePoint, vous pouvez leur ajouter une colonne de site existante ou ajouter une nouvelle colonne de site.
Ajouter une colonne de site
Dans les paramètres du type de contenu Missions, cliquez sur Ajouter à partir d’une nouvelle colonne de site. Vous remarquerez qu’une colonne de site se manipule comme n’importe quelle colonne de liste ou bibliothèque. Ajoutez autant de colonnes dont vous avez besoin à votre type de contenu. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne nommée Technologies de type Choix avec les valeurs: SharePoint 2010, SharePoint 2007, Exchange 2010.
Ensuite, vous devez cliquer sur Ajouter à partir de colonnes de site existantes. Grâce à cette manipulation, la liste des colonnes de sites existantes s’affiche. Sélectionnez par exemple Date de début et Date de fin. Vous remarquerez que certaines colonnes de site portent le même nom. Malgré tout, il s’agit de 2 types de contenu différents: c’est-à-dire avec des caractéristiques différentes.
Dans cette seconde étape, vous avez caractérisé votre type de contenu Missions avec les colonnes : Technologies, Date de début, Date de fin. Dans la dernière étape, il suffit de rattacher votre type de contenu Missions aux bibliothèques de documents de votre choix.
Rattacher les types de contenu SharePoint à une liste
Une fois que le type de contenu est créé et paramétré, vous devez le rattacher à une liste ou une bibliothèque. Pour pouvoir rattacher un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque, celle-ci doit avoir été créée. Ensuite, vous devez autoriser l’utilisation des types de contenu pour cette liste. Pour cela, dans les paramètres de la liste ou de la bibliothèque (pas les paramètres du type de contenu !), cliquez sur Paramètres avancés (sous la section Paramètres généraux).
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Oui sous Autoriser la gestion des types de contenu puis cliquez sur OK: vous revenez aux paramètres de la liste ou de la bibliothèque. Une nouvelle section Types de contenu est apparue dans les paramètres.
Sous la section Types de contenu, cliquez sur Ajouter à partir de types de contenu de site existants. Sélectionnez le type de contenu Mission puis cliquez sur le bouton Ajouter et ensuite sur OK: vous revenez à nouveau aux paramètres de la liste ou de la bibliothèque.
Sous la section Types de contenu, cliquez sur Modifier l’ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau. Décochez la case en face du type de contenu Documents et cliquez sur le bouton OK. Grâce à cette méthode, vous associez vos types de contenu SharePoint à une bibliothèque.
Utiliser les types de contenu SharePoint
Dans la bibliothèque, vous voyez apparaître sous le bouton Nouveau: Créer un document Missions. Tous les nouveaux documents créés à partir du bouton Nouveau donneront naissance à des documents Word avec les propriétés Technologies, Date de début et Date de fin.
Bien évidemment, vous pouvez rattacher un même type de contenu à plusieurs listes. C’est même fait pour ça.
Techniquement, une liste peut aussi avoir plusieurs types de contenu. Toutefois, cela nécessite une réflexion approfondie sur les choix fonctionnels de création des types de contenu. En effet, le type de contenu sert à caractériser un document (d’une liste). Si une liste possède plusieurs types de contenu, cela signifie que vous souhaitez avoir des documents différents dans une même liste.
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