Joindre un fichier avec Power Apps

Qu’est-ce que le risque documentaire ?

Pour une entreprise, le risque documentaire représente une perte financière potentiellement énorme.

Combien vous coûterait une information erronée transmise à vos clients, fournisseurs ou employés ?

Combien vous coûte l’envoi d’informations confidentielles à la concurrence ou aux médias par email ?

Si vous croyez qu’il n’existe pas de solutions pour diminuer fortement ces risques, vous faites une erreur qui pourrait vous coûter cher.

D’autant, que plus les sociétés se numérisent, plus les nuisances liées aux erreurs de cette nature deviendront importantes, si elles ne cherchent pas à s’en prémunir.

Enfin, avec le développement des sites web Internet ou Intranet, les échanges non-contrôlés d’emails web, la diffusion de feuilles Excel ou autres, etc. les risques augmentent.

Pourtant, vous pouvez lutter efficacement contre ces dangers grâce à des solutions techniques, organisationnelles et informatiques.

Bien évidemment, SharePoint est la première brique pour contrôler le risque documentaire. Cependant, installer SharePoint ne suffit pas. Il faut établir ses règles de gouvernance.

Par ailleurs, il existe aussi d’autres produits qui peuvent vous aider, comme par exemple Rights Management Services de Microsoft.

Rights Management Services

Rights Management Services (RMS) permet aux administrateurs de spécifier des autorisations d’accès aux documents.

Par exemple, vous pouvez interdire d’imprimer ou de transmettre les informations sensibles.

Une fois que les restrictions d’accès et d’utilisation sont appliquées par RMS, peu importe où se trouve le document, parce que la permission d’un fichier est stockée dans le fichier lui-même.

Ainsi, RMS peut empêcher le transfert, la copie ou la modification d’un document.

Il peut empêcher que le document soit imprimé, y compris en utilisant la fonctionnalité d’impression écran de Microsoft Windows ainsi que d’autres fonctionnalités utiles.

Méthodologie

Au départ, c’est un audit classique qui permet de dresser un état des lieux avec comme objectif de connaître l’utilisation qui est faite des données sur les serveurs de fichiers.

Ainsi, des rapports de synthèses donnent la répartition des fichiers par taille, par type, par utilisateur, dans le temps, etc.

Notamment, l’analyse de l’existant est généralement le point de départ qui orientera la réflexion sur la stratégie d’évolution.

Risque documentaire
Risque documentaire

Ensuite, il existe des outils dans Sharepoint qui permettent de définir des règles de gouvernance. Par exemple, ces règles de gouvernance peuvent prendre la forme de stratégies de gestion des informations.

Exemple d’une mission de maîtrise du risque documentaire

Dans le cadre du projet d’analyse de la qualité des supports de formation d’une société internationale, nous avons analysé ses supports de cours.

Les principales vérifications concernaient:

  • La cohérence interne entre le plan de cours et le contenu du cours,
  • La vérification croisée entre le plan du support et le plan officiel,
  • Contrôle de cohérence des travaux pratiques par rapport au support et à la progression pédagogique.

Une grille d’évaluation rigoureuse et précise permet de procéder aux contrôles. Elle a porté sur plus de 15000 pages.

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