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Renommer automatiquement un fichier Word à l’aide de son contenu

Dans cet article, vous allez découvrir une technique simple pour renommer automatiquement un document Word à l’aide de son contenu. Vous pouvez utiliser cette technique pour créer aussi des métadonnées dans le document Word.

Un audit documentaire révèle de nombreuses surprises. En particulier, le nom des documents est parfois peu significatif.

Renommer automatiquement Word
Renommer automatiquement les documents Word

Si vous voulez démarrer la mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents) dans de bonnes conditions, il est préférable que les documents existants soient corrigés avant d’être injectés dans la GED. Ou simplement, si vous souhaitez que le nom de vos fichiers reflète leur contenu.

Bien évidemment, il n’est pas question de reprendre manuellement les documents quand il y en a plusieurs milliers.

Renommer automatiquement Word (documents Word)

Pour répondre à une demande de ce type, j’ai développé un script qui procède à un renommage automatique des documents Word.

Le critère utilisé pour le renommage consiste à récupérer le contenu du premier paragraphe de style Titre, Titre 1 ou Titre 2. Bien évidemment, si le script ne trouve pas de style, il ne renomme pas le document.

La liste des styles est paramétrable : vous pouvez ajouter des styles supplémentaires, utilisés dans le corpus analysé.

Ayez du style !

Si le script trouve un des styles recherchés, par exemple Titre 1, alors le script renomme le fichier à partir du contenu du paragraphe Titre 1.

La propriété Word (métadonnée) Titre est remplacée par le contenu du paragraphe Titre 1.

Facultativement, vous pouvez remplacer des caractères du nom du fichier ou du titre par une autre chaîne. Cela permet d’éliminer des chaînes de caractères qui ne sont pas significatives. Cela permet aussi d’insérer des caractères afin de normaliser les noms de fichiers. Cette étape est complètement facultative.

Le script s’exécute sur des milliers de documents réels.

En moyenne, les documents ont une taille approximative de 250 Ko. Le plus gros document a une taille de 1,3 Mo.

Performances du script

Comme souvent avec les scripts qui s’exécutent sur un volume important, les temps de réponses ne sont pas linéaires. Ils sont excellents au début (20 documents / minute environ) puis ils deviennent un peu moins bon ensuite.

Pour renommer automatiquement Word, le scripts s’exécute sur des lots de 150 documents. Cette approche s’est révélée efficace et finalement très rapide. Car, avec un ordinateur de configuration bureautique standard, le traitement des 150 documents se fait en 20 minutes environ, soit 450 documents / heure.

Le taux des documents non-traités est de 2% environ. Il s’agit de documents qui ne possédaient aucun style de titre (plutôt rare), ou de documents qui possédaient un style de titre non recherché : par exemple, un Titre 3.

Rappel: une fois que les documents sont chargés dans SharePoint, vous pouvez créer des règles de routage pour déplacer ces fichiers de la bibliothèque de remise vers les bibliothèques finales.

Téléchargez le fichier zip suivant, qui contient le programme : RenommerFichiersWord_V1_0_0.zip

Claude COUDERC

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