Préparer Windows pour Teams

Cet article explique comment préparer Windows pour Teams, afin de préserver la confidentialité des données présentes sur votre bureau.

Vous êtes particulièrement concerné si cette réunion est faite avec des personnes extérieures à votre entreprise, comme par exemple lors d’une formation ou lors d’un entretien d’embauche.

En effet, durant une réunion en visioconférence, vous pouvez être appelé à partager soudainement votre écran. Or, partager son écran signifie que vous risquez d’exposer par inadvertance des données personnels ou confidentiels.

Si vous ne vous êtes pas préparé à cette possibilité, vous pouvez exposer des photos ou du contenu personnel ou confidentiel.

Aussi, afin de préserver son intimité ou le caractère confidentiel de ces données et par précaution, il est essentiel de faire « le ménage » du bureau Windows avant la réunion.

La liste des tâches :

• Supprimer l’historique du navigateur Web
• Vérifier les favoris
• Fermer les applications ouvertes
• Cacher la liste des documents récents
• Déplacer le contenu du dossier téléchargements
• Désactiver les notifications de bureau
• Fond d’écran
• Raccourcis du bureau
• Si vous n’avez pas eu le temps de vous préparer

Supprimer l’historique du navigateur Web pour préparer Windows pour Teams

L’historique du navigateur Web peut s’afficher par inadvertance et révéler du contenu gênant ou très spécifique.

Pour supprimer l’historique de votre navigateur Web, cliquez dans une zone vide de votre navigateur Chrome, Edge, Firefox, Opera, etc. avec la souris.

Ensuite, sur votre clavier, appuyez simultanément sur les touches suivantes de votre clavier :

Ctrl + Maj + Suppr

Une fenêtre va apparaître. Cette fenêtre peut être légèrement différente selon votre navigateur.

Dans cette fenêtre, sélectionnez Toutes les données (dans Chrome, ou à tout moment pour Edge, ou tout dans Intervalle à effacer pour Firefox).

Ensuite, cochez Historique de navigation. Ne cochez pas les autres cases, car ce n’est pas nécessaire pour supprimer l’historique de navigation.

Cliquez sur le bouton Effacer les données.

Vérifier les favoris

Bien que les favoris soient souvent parfois personnels, ils sont rarement intimes ou confidentiels.

Toutefois, si c’est le cas, vous pouvez toujours créer un dossier de favoris « chapeau », qui peut s’intituler privé, et qui contiendra ces favoris.

Il suffit de déplacer les favoris concernés dans le dossier privé.

Lorsque vous ouvrirez le navigateur web, vos interlocuteurs ne pourront pas voir son contenu.

Préparer Windows pour Teams : fermer les applications ouvertes

Il est plus prudent de fermer toutes les applications qui ne sont pas utiles à la réunion.

Notamment, quittez ou fermez la messagerie de courriers électroniques comme Outlook, etc.

Fermez aussi les messageries instantanées comme WhatsApp, etc.

Bien évidemment, fermez aussi les applications sensibles comme KeePass, etc.

Si, durant un partage, vous devez ouvrir un coffre fort logiciel de mots de passe, arrêtez momentanément le partage avant son ouverture. Cela évite d’afficher des comptes ou des mots de passe qui pourraient être visibles dans ce genre d’applications.

Préparer Windows pour Teams : cacher la liste des documents récents

Pensez aussi à vider la liste des documents récents de l’explorateur de fichiers Windows.

Pour les plus geeks d’entre vous, exécutez le raccourci suivant qui ouvre directement les options de l’Explorateur de fichiers.

RunDll32.exe shell32.dll,Options_RunDLL 0

Si vous ne savez pas utiliser la commande ci-dessus, lancez l’explorateur de fichiers puis dans celui-ci cliquez sur l’onglet Affichage. Dans l’onglet Affichage, cliquez sur Options puis cliquez sur Modifier les options des dossiers et de recherche.

Il ne reste plus qu’à décocher les deux cases du bas : Afficher les fichiers récemment utilisé dans Accès rapide / Afficher les dossiers récemment utilisés dans Accès rapide.

Après la réunion, il suffira de les cocher à nouveau pour faire apparaître à nouveau la liste des fichiers récents.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Effacer pour supprimer l’historique. Soyez sans crainte car les fichiers ne sont pas supprimés. C’est uniquement la liste des fichiers récents qui est vidée.

Vous pouvez télécharger ce petit programme de mon cru qui fait le job : c3_Effacer_Documents_Recents.cmd.

Déplacer le contenu du dossier téléchargements

Certains utilisent le dossier téléchargements (ou downloads) comme un dossier général, qui stocke la plupart de leurs fichiers.

Toutefois, lors d’un partage d’écran, ce dossier est très exposé à la vue de tous. Notamment, à la faveur d’un téléchargement…

Or, il peut révéler du contenu parfois très personnel.

Aussi, pour des raisons de confidentialités, il est préférable de créer un autre dossier quelconque, par exemple nommé Archives, puis de déplacer tous les fichiers du dossier téléchargements dans Archives.

C’est vrai aussi pour les dossiers Documents et Images, bien qu’ils soient beaucoup moins exposés.

Préparer Windows pour Teams : désactiver les notifications de bureau

Cette manipulation bloquera l’affichage des notifications sur le bureau, y compris celles de Teams !

De plus en plus d’applications Windows proposent d’afficher des notifications sur le bureau Windows 10.

C’est notamment le cas pour les applications de messageries comme Outlook, WhatsApp, etc.

Ces notifications affichent le début des messages qui peuvent être parfois confidentiels ou personnels.

Pour les désactiver temporairement, il faut ouvrir les paramètres Windows avec la commande suivante. Il faut utiliser les touches du clavier :

Windows + I

Dans la zone de recherche des paramètres Windows, vous cherchez Paramètres des notifications et des actions.

Vous désactivez le bouton de notifications comme indiqué dans la copie d’écran ci-dessus.

Après la réunion, vous pourrez à nouveau l’activer, si vous le souhaitez mais ce n’est pas une obligation.

Fond d’écran

Généralement, le fond d’écran est assez personnel mais rarement trop spécifique (photos de mariage, des enfants, etc.)

Il n’y a généralement rien à faire.

Toutefois, vous pouvez vous interroger sur l’image que vous allez donner à vos interlocuteurs, s’ils voient un contenu intime ou inhabituel dans le monde du travail, par exemple si vous êtes en maillot de bain.

Si vous l’assumez, c’est très bien.

Si vous préférez changer momentanément votre fond d’écran, c’est très bien aussi.

Raccourcis du bureau

Les raccourcis sur le bureau sont quasi-inévitables, et de toutes façons, vous n’allez pas y toucher.

Toutefois, vérifiez quand même, qu’il n’y a pas de raccourcis trop spécifiques.

Si vous n’avez pas eu le temps de préparer Windows pour Teams

Si vous n’aviez pas prévu de partager votre bureau, c-à-d si vous n’avez pas appliqué les conseils précédents, il existe une solution palliative.

En effet, si vous êtes pris au dépourvu, vous pouvez réduire instantanément toutes les fenêtres des applications ouvertes avec la commande suivante. Il faut utiliser les touches du clavier :

Windows + D

Pour exécuter cette commande, il faut appuyer simultanément sur la touche Windows du clavier et sur la lettre D.

Cette commande ne ferme pas les fenêtres. Elle ne vide pas l’historique du navigateur non plus.

Elle se contente d’iconiser toutes les applications de votre bureau : elles s’affichent sous forme d’icône dans la barre des tâches en bas.

Si vous avez un fond d’écran personnalisé, il apparaîtra.

Les raccourcis du bureau se verront aussi.