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Déclencher un flux Power Automate à la création d’un élément d’une liste SharePoint

Aujourd’hui un travail pour débuter les vacances ;-). C’est une mise en pratique où vous serez autonome. Si cela vous rassure, vous pourrez me demander de l’aide à tout moment.

Objectif

En vous aidant des manipulations présentées dans l’article Créer un élément dans une liste SharePoint avec un flux sans modèle, vous allez créer un flux sans modèle.

Vous trouverez ci-dessous, les objectifs :

  • Le flux sans modèle doit se déclencher automatiquement à la création d’un élément dans la liste lstAffaires.
  • Si une affaire est créée dans la liste lstAffaires, le flux doit créer un élément dans la liste lstAnnonces.
  • Le titre de l’élément créé dans la liste lstAnnonces doit comporter le titre de l’élément de la liste lstAffaires, ainsi que le montant HT et sa date de la création.

Cette mise en pratique autonome ne devrait pas prendre plus de 10 à 15 minutes maximum.

Bonus

Pour les plus courageux, vous trouverez un bonus supplémentaire. C’est aussi la partie la plus intéressante de cette mise en pratique.

Vous trouverez ci-dessous, les objectifs du bonus :

  • Si l’opération a réussi, un email doit être envoyé au créateur de l’affaire.
  • Si l’opération a échoué, un email doit être envoyé à l’administrateur du tenant.

Indice pour le bonus : Utilisez les paramètres de l’étape précédente.

Pratique

C’est à vous !

Si vous êtes bloqué, n’hésitez pas à me laisser un commentaire ci-dessous afin d’obtenir de l’aide.

Résumé

Dans cet exercice, vous avez appris comment déclencher un flux sans modèle lors de la création d’un élément dans une liste SharePoint

Article mis à jour le 03.11.2019.

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Créer un élément dans une liste SharePoint avec un flux Power Automate

Objectif

Cet exemple vous explique comment déclencher un flux en fonction de l’objet d’un email pour alimenter une liste dans SharePoint.

Prérequis

  • L’exercice Créer une collection de sites doit être terminé avec succès.
  • La liste lstAnnonces doit exister dans votre site SharePoint. Si cette liste n’existe pas, ou s’il n’y a pas de liste de type Annonces, suivez la procédure ci-dessous pour créer ceette liste.

Créer la liste lstAnnonces

Vous allez créer une liste qui s’intitule lstAnnonces, dans votre site SharePoint. Le nom de la liste débute par les 3 caractères lst qui est l’abréviation du mot liste. La première lettre est donc un L minuscule (l), et non pas le chiffre 1.

Ouvrez votre site SharePoint.

Si la liste lstAnnonces a déjà été créée, ou s’il existe déjà une liste de type Annonces, il est inutile de chercher à la recréer : passez à l’étape suivante. Pour savoir si la liste lstAnnonces existe déjà, affichez le contenu du site SharePoint qui porte votre prénom.

Cliquez ou tapez sur la roue dentée Paramètres (en haut, à droite) : un menu s’ouvre.

Dans le menu, cliquez ou tapez sur Ajouter une application : les modèles du site s’affichent.

Dans la liste des modèles, cliquez ou tapez sur le modèle qui s’intitule Liste personnalisée : un pop-up s’ouvre.

Dans le pop-up, entrez le nom de la liste lstAnnonces puis cliquez ou tapez sur le bouton Créer : la liste est créée.

Créer le flux

Maintenant, vous allez créer le flux Flow. Pour ce faire :

Ouvrez le centre des processus et tâches Microsoft Flow et identifiez-vous éventuellement en tant qu’Administrateur du tenant. Pour ce faire, ouvrez l’adresse suivante dans un navigateur :

https://emea.flow.microsoft.com/fr-fr/

Il est possible que Flow reconnaisse automatiquement votre compte, si vous vous êtes déjà identifié.

Dans le volet de navigation (à gauche), cliquez ou tapez sur Mes flux.

Dans le menu supérieur, cliquez ou tapez sur le menu Nouveau.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Nouveau flux
Nouveau flux

Puis cliquez ou tapez sur Automatisé – à partir de zéro.

Si la fenêtre Générer un flux automatisé s’ouvre, cliquez sur Ignorer.

Vous allez indiquer la condition qui déclenche le flux. Pour ce faire, dans la zone Rechercher parmi les connecteurs et les déclencheurs, entrez : Lors de l’arrivée d’un nouveau message électronique.

Dans la liste des résultats qui apparaît, cliquez ou tapez sur Lors de l’arrivée d’un nouveau message électronique d’Office 365 Outlook.

Dans le déclencheur Lors de l’arrivée d’un nouveau message électronique, cliquez dans Dossier. Grâce à l’icône en forme de dossier, qui se trouve à droite de la zone Dossier, faites apparaître la liste des dossiers.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Liste des dossiers
Liste des dossiers

Dans cette liste, sélectionnez Boîte de réception.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Boîte de réception
Boîte de réception

Cliquez sur Afficher les options avancées.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Options avancées
Options avancées

Dans le champ Filtre Objet (en bas), entrez le texte que va utiliser le flux pour filtrer les courriers entrants. Dans ce scénario, il s’agit du mot annonce.

Ensuite, cliquez sur le bouton Nouvelle étape : vous allez choisir une action.

Dans la zone de recherche parmi les actions, entrez : Créer un élément.

Dans la liste des actions qui s’affiche, cliquez ou tapez sur Créer un élément dans SharePoint.

Si un pop-up intitulé Entrer l’adresse et le nom de liste/bibliothèque du site SharePoint s’affiche, cliquez sur Reçu.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Créer un élément
Créer un élément

Cliquez ou tapez dans la zone Adresse du site puis ensuite sur Entrer une valeur personnalisée. Si vous avez déjà utilisé cette boite de dialogue et que vous patientez quelques secondes, vous verrez apparaître automatiquement le nom de votre site. Vous n’aurez plus qu’à le sélectionner. Si le nom de votre site n’apparaît pas automatiquement, entrez l’adresse de votre site SharePoint.

Cliquez ou tapez dans la zone Nom de liste SharePoint puis sélectionnez : lstAnnonces.

Cliquez ou tapez dans la zone Titre : une liste de paramètres s’affiche. Dans cette liste, cliquez ou tapez sur le paramètre Objet.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous. Il est possible que la liste de paramètre s’affiche sur le côté, selon la résolution de votre écran.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Provisionnement de la liste SharePoint
Provisionnement de la liste SharePoint

Renommer le flux de travail

Maintenant, vous allez renommer votre flux.

Pour ce faire, cliquez, en haut et à gauche de l’écran, sur Sans titre.

Remplacez le texte par : Email alimente SharePoint

Vérifier le flux

Vous allez vérifier votre flux.

Pour ce faire, cliquez, en haut et à droite de l’écran, sur le lien Vérificateur de flux.

Un volet apparaît sur la droite. Normalement, vous devez avoir 0 erreur et 0 avertissement. Dans le cas contraire, demandez de l’aide à votre formateur.

Faites attention que le vérificateur de flux ne capte pas toutes les erreurs. Vous pouvez avoir des erreurs lors de l’enregistrement et lors de l’exécution du flux.

Si vous n’avez pas d’erreur, ni d’avertissement, fermez en cliquant sur l’icône X en haut et à droite du volet.

Enregistrer le flux

Vous allez enregistrer votre flux.

Pour ce faire, cliquez, en haut et à droite de l’écran, sur le lien Enregistrer. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Enregistrer qui se trouve sous le flux.

Si vous avez un message sur un bandeau rouge en haut de l’écran, il s’agit d’une erreur. Dans ce cas, demandez de l’aide à votre formateur.

Exécuter le flux

Grâce à Outlook d’Office 365, envoyez-vous un premier message avec l’objet : Annonce de la semaine.

Aussitôt après, envoyez-vous un autre message avec l’objet : Vive cet été !

Aussitôt après, envoyez-vous un autre message avec l’objet : Pas d’annonce cette semaine ?

Patientez 5 minutes.

Ouvrez la liste lstAnnonces de votre site SharePoint, pour vérifier que le premier et le dernier message ont bien été enregistrés dans cette liste.

Suivre l’activité

Vous pouvez savoir si le flux s’est exécuté.

Retournez dans le centre des processus et tâches Microsoft Flow.

https://emea.flow.microsoft.com/fr-fr/

Dans le volet de navigation (à gauche), cliquez ou tapez sur Mes flux.

Dans le volet central de droite, sous l’onglet Mes flux, cliquez sur les 3 petits points en face du nom de votre flux Email alimente SharePoint.

Dans ce menu, cliquez ou tapez sur Histor. Exéc : l’historique de l’exécution du flux s’affiche.

Désactiver le flux

Avant de désactiver ce flux, vérifiez que vous les éléments ont bien été créés dans la liste lstAnnonces.

Pour éviter de perturber la compréhension des futurs flux, vous allez désactiver le flux de cet exercice.

Pour ce faire, dans le volet de navigation du centre des processus et tâches Microsoft Flow, cliquez ou tapez sur Mes flux.

Dans ls liste des flux qui s’affiche, cochez le flux qui s’intitule Email alimente SharePoint, puis dans le menu supérieur cliquez ou tapez sur les …

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Désactiver le flux
Désactiver le flux

Puis cliquez ou tapez sur Désactiver le flux.

L’exercice est terminé.

Résumé

Dans cet exercice, vous avez appris comment déclencher un flux en fonction de l’objet d’un email pour alimenter une liste dans SharePoint.

Bien évidemment, vous auriez pu déclencher le flux à partir d’un autre élément que l’objet de l’email : le destinataire, l’émetteur, l’importance, etc.

Article mis à jour le 01.11.2019.

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Créer une nouvelle liste dans SharePoint

Vous allez créer une liste qui s’intitule lstProducteurs, dans le site SharePoint qui porte votre prénom. La liste lstProducteurs aura les colonnes et les valeurs suivantes.

Valeurs de Producteurs
Valeurs de Producteurs

Le nom de la liste débute par les 3 caractères lst qui est l’abréviation du mot liste. La première lettre est donc un L minuscule (l), et non pas le chiffre 1.

Pour ce faire, ouvrez votre site SharePoint.

Si la liste lstProducteurs a déjà été créée, il est inutile de chercher à la recréer : passez à l’étape suivante. Pour savoir si la liste lstProducteurs existe déjà, affichez le contenu du site SharePoint qui porte votre prénom.

La liste lstProducteurs recense les producteurs avec leur nom, leur pays et le prix unitaire de leur fruit.

Si la liste lstProducteurs n’existe pas, vous allez créer manuellement cette liste. Pour cela :

Dans votre site SharePoint qui porte votre prénom, cliquez sur Paramètres (roue dentée en haut et à droite) puis sur Ajouter une application.

Sélectionnez le modèle de Liste personnalisée et nommez la liste lstProducteurs puis cliquez sur le bouton Créer.

Vous allez créer et ajouter des colonnes à lstProducteurs.

Cliquez sur le nom de la liste pour l’ouvrir.

Sous le nom de la liste, cliquez sur +Ajouter une… (début de “Ajouter une colonne”).

Créez et ajoutez les colonnes du tableau ci-dessous avec leur type de données associé, et leur valeur par défaut éventuelle. Si une valeur par défaut est indiquée, saisissez-la (ou sélectionnez-la). Dans le cas contraire, ne la changez pas.

Nom de la colonne Type de la colonne Valeur par défaut
Provenance Choix  
PU Devise  

La colonne Provenance a les valeurs de choix suivantes :

  • France
  • Portugal
  • Italie
  • Espagne

La création de la liste lstProducteurs est terminée.

Bien que ça ne soit pas indispensable, vous pouvez modifier le paramétrage la liste lstProducteurs pour l’afficher dans le volet de lancement rapide, avec le lien Nom, description et navigation de liste.

Enfin, renseignez la liste avec les valeurs ci-dessous. Respectez les noms et les valeurs.

Pour ce faire, dans le menu, cliquez sur Modification rapide et alimentez la liste.

Valeurs de Producteurs
Valeurs de Producteurs

Quand vous aurez terminé de saisir les valeurs, cliquez sur Quittez la modification rapide,

Article modifié le 17.10.2019

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Créer une liste personnalisée dans SharePoint

Vous allez créer une liste SharePoint qui s’intitule Fruits. Dans certains exercices pour PowerApps, elle peut s’appeler lstFruits.

Créer la liste

Pour ce faire, ouvrez votre site SharePoint.

Cliquez ou tapez sur la roue dentée Paramètres (en haut, à droite) : un menu s’ouvre.

Dans le menu, cliquez ou tapez sur Ajouter une application : les modèles du site s’affichent.

Dans la liste des modèles, cliquez ou tapez sur le modèle qui s’intitule Liste personnalisée : un pop-up s’ouvre.

Dans le pop-up, entrez le nom de la liste : Fruits puis cliquez ou tapez sur le bouton Créer. La liste est bien créée.

Liste SharePoint personnalisée créée
Liste SharePoint personnalisée créée

Créer des colonnes supplémentaires

Vous allez ajouter 3 colonnes supplémentaires : Stock, Saisons et Producteur.

Pour ce faire, cliquez sur la liste Fruits pour l’ouvrir.

Ajout colonne Stock

Cliquez sur +Ajouter une colonne à coté de Titre.

Dans le menu déroulant, cliquez sur Nombre puis nommez la colonne Stock et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Ajout colonne Saisons

Cliquez sur +Ajouter une colonne à coté de Stock.

Dans le menu déroulant, cliquez sur Choix puis nommez la colonne Saisons.

Remplacez les valeurs Choix 1,… par les noms des saisons :

  • Printemps
  • Été
  • Automne
  • Hiver

Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Ajout colonne Producteur

Cliquez sur +Ajouter une colonne à coté de Saisons.

Dans le menu déroulant, cliquez sur Une seule ligne de texte puis nommez la colonne Producteur et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Provisionner la liste avec des valeurs

Maintenant, vous allez alimenter la liste Fruits.

Pour ce faire, dans le menu, cliquez sur Modification rapide puis renseignez le tableau avec les valeurs suivantes.

Liste SharePoint personnalisée Fruits
Liste SharePoint personnalisée Fruits
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Créer une liste SharePoint

Vous allez créer une liste SharePoint qui s’intitule Affaires (ou lstAffaires dans un exercice pour PowerApps).

Pour ce faire, ouvrez un site SharePoint sur lequel vous disposez des droits suffisants.

Si la liste Affaires a déjà été créée, il est inutile de chercher à la recréer : passez à l’étape suivante. Pour savoir si la liste Affaires existe déjà, affichez le contenu du site SharePoint.

Dans ce scénario, la liste Affaires recense toutes les affaires commerciales de la société. Une affaire est généralement la vente d’un jouet ou d’un lot d’un même jouet.

Créer la liste dans SharePoint

Vous allez créer manuellement la liste SharePoint Affaires.

Pour ce faire, dans votre site SharePoint, cliquez sur Paramètres (roue dentée en haut et à droite) puis sur Ajouter une application.

Sélectionnez le modèle de Liste personnalisée et nommez la liste Affaires puis cliquez sur le bouton Créer.

Contenu du site
Contenu du site SharePoint

Ajouter des colonnes à une liste SharePoint

Maintenant, vous allez créer et ajouter des colonnes à Affaires.

Si vous souhaitez une procédure plus détaillée, consultez l'article qui explique comment créer des colonnes supplémentaires dans une liste SharePoint personnalisée.

Pour ce faire, cliquez sur le nom de la liste Affaires pour l’ouvrir.

Liste Affaires vide
Liste Affaires vide

Sous le nom de la liste, cliquez sur +Ajouter une colonne.

Créez et ajoutez les colonnes suivantes avec leur type de données associé, et leur valeur par défaut. Si une valeur par défaut est indiquée, saisissez-la (ou sélectionnez-la). Dans le cas contraire, ne la changez pas.

Nom de la colonne Type de la colonne Valeur par défaut
IDAffaire Une seule ligne de texte  
Responsable Personne ou groupe  
MontantHT Devise 0
LivraisonDate Date et heure  
LivraisonEtranger Oui/Non Non
FournisseurID Une seule ligne de texte -1
Etat Choix  
FinWkf Une seule ligne de texte Non

La colonne Etat a les valeurs de choix suivantes :

  • Neuf
  • Comme neuf
  • Très bon
  • Bon
  • Acceptable

Approuver le contenu de la liste

Modifiez aussi les paramètres de la liste Affaires pour demander une approbation du contenu pour les éléments soumis (dans Paramètres de contrôle de version). Ne modifiez pas les autres paramètres.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Approbation de contenu Affaires
Approbation de contenu Affaires

La création de la liste Affaires est terminée.

Modifier le menu de gauche

Bien que ça ne soit pas indispensable, vous pouvez modifier le paramétrage la liste Affaires pour l’afficher dans le volet de lancement rapide, si vous le souhaitez.

Pour ce faire, ouvrez la liste Affaires. Ensuite, cliquez sur Paramètres (Roue dentée en haut et à droite), puis cliquez sur Paramètres de la liste.

Sous Paramètres généraux, cliquez sur le lien Nom, description et navigation de liste.

Dans cet écran, cochez la case Oui sous Navigation, puis cliquez sur le bouton Enregistrer : la liste Affaires apparaît dans le menu de gauche.

Volet de lancement rapide
Volet de lancement rapide

Alimenter la liste

Renseignez la liste avec les valeurs ci-dessous.

Pour ce faire, dans le menu, cliquez sur Modification rapide et alimentez la liste.

Liste d'affaires SharePoint
Liste d’affaires SharePoint

Dans le menu, cliquez sur Quittez la modification rapide, pour sortir de ce mode d’édition.

Article mis à jour le 24.09.2019.

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Créer et gérer une application pour SharePoint Online

PowerApps est intégré dans le contexte de SharePoint Online, de plusieurs façons.

Personnaliser un formulaire

Tout d’abord, vous pouvez personnaliser les formulaires SharePoint. Cela signifie que grâce à PowerApps, vous modifiez le formulaire d’ajout, de modification ou d’affichage d’un élément d’une liste SharePoint.

Pour ce faire, vous devez être dans l’expérience Moderne de l’affichage de la liste SharePoint. Ensuite, quand vous cliquez sur le bouton Personnaliser les formulaires sous PowerApps, une application particulière est créée. Sachez que cette application PowerApps ne peut pas être exécutée de façon autonome. En effet, elle est uniquement disponible à partir de la liste SharePoint.

Créer une application

Concrètement, l’application est générée puis enregistrée directement dans PowerApps. C’est une application avec un seul écran.

Vous pouvez aussi créer directement une application PowerApps en partant d’une liste SharePoint. Une fois nommée, l’application est générée puis enregistrée directement dans PowerApps. Il s’agit d’une application avec 3 écrans par défaut.

Écran de navigation BrowseScreen1

L’écran de navigation s’intitule par défaut BrowseScreen1. Il affiche la liste des éléments et il permet aussi de créer un élément en appelant le formulaire correspondant.

Écran de navigation BrowseScreen1
Écran de navigation BrowseScreen1

L’écran BrowseScreen1 possède une galerie qui s’intitule BrowseGallery1. C’est le contrôle principal de l’écran. Il affiche la liste des éléments de la liste SharePoint. Cette liste est filtrée par le contenu de la recherche TextSearchBox1. BrowseGallery1 est constitué de 5 contrôles, dont 3 servent à afficher les données : Title1, Subtitle1, Body1. Cette disposition peut bien évidemment être changée.

Galerie BrowseGallery1
Galerie BrowseGallery1
  • Title1 est une étiquette qui affiche la valeur de la colonne Titre de la liste pour l’élément concerné.
  • Subtitle1 est une étiquette qui affiche la valeur d’une autre colonne pour l’élément concerné.
  • Body1 est une étiquette qui affiche la valeur d’une autre colonne pour l’élément concerné.

Les 2 autres contrôles de BrowseGallery1 sont Separator1 qui est un rectangle qui représente la barre horizontale basse de séparation des éléments et NextArrow1 qui est l’icône de la flèche à droite. Quand l’utilisateur clique dessus, cette action affiche l’écran DetailScreen1.
IconSortUpDown1 est l’icône qui change l’ordre de tri grâce à la fonction UpdateContext() qui met à jour la variable SortDescending1 :

OnSelect: UpdateContext({SortDescending1: !SortDescending1})

IconRefresh1 est l’icône qui rafraîchit l’affichage grâce à la fonction Refresh() :

OnSelect: Refresh(lstAffaires)

TextSearchBox1 est une entrée de texte pour la saisie de la recherche. Tandis que IconNewItem1 est l’icône de création d’un élément. Quand l’utilisateur clique dessus, cette action ouvre le contrôle EditForm1 en mode création et affiche l’écran EditScreen1 :

OnSelect: NewForm(EditForm1);;Navigate(EditScreen1; None)

Rectangle11 est un rectangle qui représente la barre horizontale haute. Tandis que SearchIcon1 est l’icône de la loupe, LblAppName1 est une étiquette qui affiche par défaut le nom de la liste et RectQuickActionBar1 est un rectangle qui représente le bandeau supérieur.

Écran de détails DetailScreen1

Cet écran affiche le détail d’un élément.

Quand une application est générée à partir d’une liste SharePoint, son nom par défaut est: DetailScreen1. DetailForm1 est le contrôle principal de cet écran. C’est un contrôle de type formulaire. Il permet d’afficher le détail d’un élément de la liste SharePoint. Il contient les champs de la liste SharePoint. Les champs sont regroupés par cartes (ou DataCard).

Une carte DataCard1 est créée pour chaque champ. Elle est préfixée du nom du champ : Titre_DataCard1, MontantHT_DataCard1, etc. Chaque carte est constituée de 2 contrôles.

Il y a un contrôle de type étiquette DataCarKey avec le nom du champ. Elle est suffixée d’un numéro différent par DataCard : DataCardKey1, DataCardKey2, etc. Il y a aussi une étiquette DataCardValue avec la valeur du champ. Elle est suffixée d’un numéro différent par DataCard : DataCardValue1, DataCardValue2, etc.

IconDelete1 est l’icône de suppression d’un élément. Quand l’utilisateur clique dessus, cette action supprime l’élément et revient sur l’écran précédent.

OnSelect: Remove(lstAffaires; BrowseGallery1.Selected);; If (IsEmpty(Errors(lstAffaires; BrowseGallery1.Selected)); Back())

IconEdit1 est l’icône de modification d’un élément. Quand l’utilisateur clique dessus, cette action ouvre le contrôle EditForm1 en mode édition et affiche l’écran EditScreen1.

OnSelect: EditForm(EditForm1);;Navigate(EditScreen1; None)

IconBackarrow1 est l’icône de retour à l’écran de navigation BrowseScreen1.

OnSelect: Navigate(BrowseScreen1; None)

LblAppName2 est une étiquette qui affiche par défaut le nom de la liste. Tandis que RectQuickActionBar2 est un rectangle qui représente le bandeau supérieur.

Écran de modification EditScreen1

Cet écran permet de modifier le détail d’un élément.

Quand une application est générée à partir d’une liste SharePoint, son nom par défaut est: EditScreen1. Dans cet écran, EditForm1 est le contrôle principal. C’est un contrôle de type formulaire. Celui-ci permet de modifier ou de créer un nouvel élément. En effet, il contient les champs de la liste SharePoint.

Dans ce contrôle les champs sont regroupés par cartes (ou DataCard). Une carte DataCard2 est créée pour chaque champ. Elle est préfixée du nom du champ : Titre_DataCard2, etc.

Dans ce contrôle, chaque DataCard est constituée de 4 contrôles.

  • Une étiquette StarVisible2 qui signale si le champ est obligatoire ou pas.
  • Une étiquette ErrorMessage2 qui affiche un message d’erreur.
  • Une étiquette DataCarKey avec le nom du champ. Elle est suffixée d’un numéro différent par DataCard : DataCardKey9, etc.
  • Une entrée de texte DataCardValue avec la valeur du champ. Elle est suffixée d’un numéro différent par DataCard : DataCardValue9, etc.

IconAccept1 est l’icône de validation de la modification. Quand l’utilisateur clique dessus, cette action ouvre EditForm1 en validation.

IconCancel1 est l’icône d’annulation de la modification. Quand l’utilisateur clique dessus, cette action affiche à nouveau EditForm1 sans rien modifier.

LblAppName3 est une étiquette qui affiche par défaut le nom de la liste. Tandis que RectQuickActionBar3 est un rectangle qui représente le bandeau supérieur.

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Organisme de formation datadocké

Claude Couderc Consulting est un organisme de formation datadocké. Il est donc référencé officiellement dans DataDock. Chaque financeur peut désormais nous inscrire dans son catalogue de référence de formations.

Organisme de formation datadocké

Organisme de formation datadocké
Organisme de formation datadocké

Formations Office 365

En tant qu’organisme de formation datadocké, nous proposons des formations sur Microsoft Office 365.

Concernant les méthodes pédagogiques, ces formations sont constituées d’environ 30% de cours et 70% de pratique avec exercices. Le suivi est  personnalisé. De même, les corrections sont personnalisées.

Ces méthodes pédagogiques sont valables pour toutes nos formations pratiques.

Formation Microsoft SharePoint online et GED

Formation Microsoft SharePoint online, Concevoir des sites

Formation Microsoft SharePoint online, Modifier l’apparence des sites

Formation Microsoft SharePoint online, Piloter les sites par les données

Formations SharePoint Server 2016

Les formations sur Microsoft SharePoint Server 2016 sont assurées par notre organisme de formation datadocké.

Les modalités de validation des acquis reposent sur un questionnaire qui est donné à la fin de la formation à chaque stagiaire individuellement. Ce questionnaire permet au stagiaire d’évaluer les résultats de l’action de formation.

Ces modalités de validation des acquis sont valables pour toutes nos formations pratiques.

Formation Microsoft SharePoint 2016 et GED

Formation Microsoft SharePoint 2016, Administrer

Formation Microsoft SharePoint 2016, Concevoir des sites

Formation Microsoft SharePoint 2016, Piloter les sites par les données

Formation Microsoft SharePoint 2016, Modifier l’apparence des sites

Formation Microsoft SharePoint 2016, Créer des Workflows

Formation Microsoft SharePoint 2016, Créer des formulaires

Formations SharePoint Server 2019

Les formations sur Microsoft SharePoint Server 2019 sont assurées par notre organisme de formation datadocké.

Concernant le niveau de formation des animateurs, il s’agit d’un consultant certifié Microsoft Certified Systems Engineer + Internet. Ce consultant est aussi certifié Microsoft SharePoint.

Ce consultant anime toutes les formations SharePoint.

Formation Microsoft SharePoint 2019 et GED

Formation Microsoft SharePoint 2019, Administrer

Formation Microsoft SharePoint 2019, Concevoir des sites

Formation Microsoft SharePoint 2019, Piloter les sites par les données

Formation Microsoft SharePoint 2019, Modifier l’apparence des sites

Formation Microsoft SharePoint 2019, Créer des Workflows

Formations Windows Server 2016

Formation Windows 2016, Administrer

Formation Windows 2016, Administrer les principaux rôles

Formation Windows 2016, Administrer les rôles avancés

Formation Windows 2016, Administrer Microsoft IIS 10

Formation Windows 2016, Configurer le réseau

Formation Windows 2016, Gérer grâce à Windows PowerShell

Formation Windows 2016, Gérer Microsoft Hyper-V

Formation Windows 2016, Maintenir en condition opérationnelle

Formations Windows Server 2019

Formation Windows 2019, Administrer

Formation Windows 2019, Administrer les principaux rôles

Formation Windows 2019, Administrer les rôles avancés

Formation Windows 2019, Administrer Microsoft IIS

Formation Windows 2019, Configurer le réseau

Formation Windows 2019, Gérer grâce à Windows PowerShell

Formation Windows 2019, Gérer Microsoft Hyper-V

Formation Windows 2019, Maintenir en condition opérationnelle

Formations Exchange

Formation Microsoft Exchange 2016, Administrer

Formation Microsoft Exchange 2016, Dépanner

Formation Microsoft Exchange 2019, Administrer

Formation Microsoft Exchange 2019, Dépanner

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Comprendre les applications Office 365

Dans cet article, vous allez découvrir à quoi peuvent servir les applications Office 365 : StaffHub, To-Do, Forms, Stream, Teams, etc.  En effet, ces applications Office 365 sont de plus en plus nombreuses et parfois leur intérêt n’est pas évident en lisant juste leur nom.

Par ailleurs, certaines de ces applications Office 365 peuvent se recouvrir en partie.

Applications Office 365
Applications Office 365

Applications Office 365 et Microsoft Office

Quitte à énoncer une évidence et mettre les points sur les i, les applications Office 365 ne sont pas uniquement Word, Excel ou PowerPoint.

Office 365 est le nom donné par Microsoft à un ensemble de logiciels accessibles à travers le web. Autrement dit, vous avez accès à ces applications grâce à une URL de type https:// etc.

Dans ce cas, vous manipulez les applications Office 365 qui sont hébergées sur des serveurs qui se trouvent chez Microsoft (pour faire simple).

La liste de ces applications est impressionnante. Vous allez donc découvrir le rôle de ces différentes applications. Afin d’alléger la lecture, vous trouverez une présentation thématique plutôt qu’une simple énumération.

Les applications individuelles

Les programmes Office bien connus comme Word, Excel, PowerPoint et OneNote sont disponibles dans Office 365, selon votre contrat de licence.

Office Online
Office Online

Vous avez donc accès par exemple à Word sans que le logiciel soit installé sur votre ordinateur : tout est géré via le navigateur. Plus précisément, vous avez accès à Word Online. C’est le nom donné par Microsoft à l’application Word accessible à travers un navigateur.

Sachez que les entreprises peuvent aussi bénéficier de Word Online, ainsi que Excel Online, PowerPoint Online et OneNote, sans utiliser Office 365. C’est l’offre Office Online Server (OOS) de Microsoft. Office Online Server peut être couplé éventuellement à SharePoint Server.

Par ailleurs, grâce à Office Online, vous pouvez par exemple consulter les mises à jour en temps réel avec les co-auteurs dans Word, Excel et PowerPoint.

Autre exemple. Quand vous modifiez un document Word dans le navigateur Word, vos modifications sont enregistrées au fur et à mesure ! Inutile de chercher le bouton Enregistrer : il n’y en a pas.

L’application Sway vous permet de concevoir facilement des présentations. Vous créez une présentation à partir de modèles et d’assistants qui s’affichent en fonction de vos actions.

Sway
Sway

Par ailleurs, le site Video vous permet de charger et partager des vidéos avec votre communauté. C’est un site très rudimentaire. C’est aussi un site d’entreprise.

Delve vous permet de stocker et partager vos documents dans OneDrive Entreprise. Par ailleurs, Delve vous propose automatiquement du contenu en fonction de votre activité. Il se présente sous forme d’un tableau de bord. Vous pouvez aussi partager des informations vous concernant.

Delve
Delve

Les applications de messagerie

Ces applications correspondent à peu près à ce qui existe dans le client Outlook : la messagerie Courrier, le calendrier, la gestion de contacts, les tâches, les flux d’actualités et To-Do.

Applications de messagerie
Applications de messagerie (extrait)

Dans Courrier, vous pouvez faire glisser directement des messages dans les groupes afin de les partager. Vous pouvez aussi facilement accéder au calendrier d’un groupe afin d’en prendre connaissance.

Outre une gestion classique de création ou modification des contacts, vous pouvez personnaliser l’affichage de vos contacts. Par exemple, vous pouvez afficher en priorité les personnes que vous contactez régulièrement. Autre exemple, vous affichez celles avec lesquelles vous voudriez prendre contact, ou celles qui sont présentes sur votre planning du jour.

Les flux d’actualités sont plutôt dynamiques. Ils vont se créer en fonction de vos visites de site ou de vos actions de suivi.

Flux d'actualités
Flux d’actualités

To-Do permet de saisir des listes de tâches. Vous pouvez créer des listes de course, de projets ou pour préparer une excursion. Peu importe le contenu.

Ensuite, vous pouvez gérer ces listes à partir d’un mobile Apple, Google ou Microsoft. Les listes sont aussi intégrées et visibles dans votre Outlook. Probablement que Microsoft souhaitera vous apporter une aide à la gestion de ces listes.

Outils collaboratifs d’informations et documentaires

Parmi les applications Office 365, vous trouverez des outils collaboratifs comme le réseau social d’entreprise Yammer, SharePoint ou OneDrive.

Yammer est un réseau social d’entreprise dans lequel, vous pouvez chatter, et partager des informations, à l’instar par exemple de LinkedIn.

Yammer
Yammer

SharePoint c’est l’outil collaboratif de Microsoft qui permet de partager des documents et de communiquer des informations liées à l’activité de l’entreprise. Autrement dit, vous utilisez généralement SharePoint comme un intranet ou comme un produit de Gestion électronique des documents (GED).

Vous trouverez de nombreux articles sur SharePoint sur ce blog.

Avec OneDrive, vous disposez d’une sorte de SharePoint qui permet uniquement de déposer et partager des fichiers. C’est l’équivalent d’un Dropbox.

Outils collaboratifs de travail d’équipe

Dans les autres applications Office 365, vous avez des outils collaboratifs orientés pour le travail d’équipe comme le planificateur Planner, Teams, StaffHub ou Microsoft Stream.

Le planificateur Planner est un outil de gestion de projet. Vous créez un projet. Ensuite, vous lui affectez des membres de votre équipe en leur attribuant des tâches.

En fait, l’outil se distingue par son côté pratique car vous faites la plupart des manipulations à la souris. Il est aussi très visuel avec des vues différentes de votre projet.

Planificateur Planner
Planificateur Planner

Teams permet de créer des équipes, y compris à partir d’un groupe Office 365 existant.  Lors de la création d’une équipe, un canal intitulé Général est créé automatiquement.

Un canal correspond à un sujet de discussion. Vous pouvez créer des canaux spécifiques en les nommant comme vous voulez. Ensuite, vous pouvez autoriser les membres de l’équipe à s’abonner et participer au canal.

Teams
Teams

Dans Teams, il existe aussi un suivi d’activité, des plannings, des échanges de fichiers et des sites wiki à créer. Sous certains aspects, Teams a de nombreux points communs avec SharePoint, tout en apportant d’autres services.

Vous pouvez aussi vous connecter à OneNote, Planner et Stream à partir de votre Teams.

Vous pouvez utiliser StaffHub pour créer, gérer et suivre facilement les tâches à accomplir, y compris pour les équipes sur le terrain.

En effet, une application mobile StaffHub permet de rester en liaison avec son planning et l’équipe. Vous pouvez donc consulter votre planning. Par ailleurs, vous êtes prévenu en avance de l’arrivée d’un nouvel événement sur votre planning. Ce que StaffHub appelle un shift : train à prendre, réunion de travail, etc.

Le site Microsoft Stream qui concerne les vidéos, est proche du fonctionnement d’un YouTube, sans être aussi riche, tout en étant différent.

En effet, sur Microsoft Stream, vous chargez et partagez des vidéos avec les membres de votre organisation. Vous pouvez charger des vidéos de réunions, de formations ou de présentations.

Ensuite, les membres de votre équipe peuvent laisser des commentaires sur les vidéos.

Applications métiers

Parmi les applications Office 365 disponibles, il existe des applications qui vous permettent de développer vos propres applications.

Microsoft Dynamics 365 se positionne à la fois comme un logiciel de gestion de la relation client (Customer Relationship Management / CRM) et un ERP (Enterprise Resource Planning). Vous trouverez des modules pour gérer la paie, les ventes, les besoins financiers, etc. C’est évidemment un produit d’entreprise.

Si vous voulez développer vos applications, vous pouvez utiliser PowerApps. Cette application vous permet de créer par vous-même des applications métier qui se connectent à vos données.

Sa prise en main est vraiment très simple. Elle ne nécessite pas de faire appel à un développeur, ni même un informaticien pour créer les premières applications. C’est parfois suffisant.

Microsoft Forms vous permet de créer des sondages, des enquêtes ou des questionnaires à l’aide du navigateur. Ensuite, vous pouvez exporter puis analyser les réponses dans Excel.

Microsoft Forms
Microsoft Forms

Dès qu’il s’agit de formulaires, les flux de travail ou workflows ne sont pas très loin. En effet, Microsoft Flow vous permet d’automatiser les processus et les tâches.

Microsoft Flow vous propose des modèles prêts à l’emploi, que vous pouvez personnaliser. Vous pouvez créer des flux de travail qui combinent des actions sur des services Office 365, comme SharePoint, ou des services du web, comme Twitter ou Dropbox.

A ce jour, vous disposez de plus de 200 services ou connecteurs dans Flow. Bien évidemment, vous pouvez aussi créer des déclencheurs pour démarrer un flux. La nature du déclencheur dépend du type de connecteur.

Ensuite, il vous reste plus qu’à ajouter des conditions, approuver des demandes ou utiliser des données locales. A votre convenance.

Outils d’administration d’Office 365

Dans cette galaxie d’applications Office 365, il y a deux sites qui concernent les administrateurs techniques : Sécurité et conformité, Admin center Office.

Dans le site Sécurité et conformité, vous trouverez des rapports d’utilisation et des outils pour procéder à des recherches. Vous trouverez aussi des outils pour gérer les menaces et contrôler la gouvernance des données.

Sécurité et conformité
Sécurité et conformité

Il existe aussi des alertes sur le bon fonctionnement de votre Office 365 et bien d’autres possibilités.

Enfin, le centre d’administration d’Office 365 (Admin center Office) vous présente tous les accès nécessaires pour administrer votre tenant : gestion des utilisateurs ou des groupes, administration des ressources, suivi de la facturation, configuration des paramètres et des options, rapports et état d’intégrité, etc.

Admin center Office
Admin center Office

Microsoft Azure

La visite des applications Office 365 se poursuit avec Azure. En effet, l’environnement Azure est une extension d’Office 365 pour ses administrateurs.

Dans Azure, vous pouvez créer et héberger des machines virtuelles. Ces machines virtuelles peuvent fonctionner sous Windows Server 2016, Windows 10, etc. et même Linux !

Il existe aussi des liens étroits entre Office 365 et Azure. Par exemple, vous pouvez créer des autorisations sur les documents et le contenu d’Office 365 à l’aide de Microsoft Azure Information Protection, etc.

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Administrateur SharePoint fonctionnel

Cet article explique les différences entre un administrateur SharePoint et un administrateur SharePoint. 😉 Plus précisément, les différences entre un administrateur de la ferme SharePoint et un administrateur d’une collection de sites.

L’administrateur de la ferme est généralement un informaticien. C’est un administrateur technique. L’administrateur de la collection de sites est généralement un utilisateur. C’est un administrateur fonctionnel.

Extrait du cours SharePoint 2016 : L’administration

Administrateur de la ferme

L’administrateur de la ferme ne peut pas accéder au contenu des collections de sites pour des raisons de confidentialité. Il peut sauvegarder ou restaurer une collection de sites. En revanche, il n’a pas accès aux documents. Sauf s’il s’est désigné administrateur de la collection de sites.

Très souvent, l’administrateur de la ferme est aussi administrateur des collections de sites, ce qui pose des problèmes en termes de sécurité. Encore une fois, ce n’est pas indispensable pour ses activités. Simplement, c’est plus pratique pour lui.

Administrateur d’une collection de sites

L’administrateur de la collection de sites a un accès complet et définitif à tous les sites de la collection de sites. Même si vous lui retirer les droits, il continue d’avoir un accès en contrôle total sur tous les objets de la collection de sites.

Chaque collection de sites peut avoir sa propre son propre administrateur. Dans ce cas, un administrateur d’une collection de sites n’accède pas au contenu d’une autre collection de sites.

L’administrateur fonctionnel dispose évidemment des droits pour créer des sites ou des bibliothèques. Il peut aussi designer différemment un  site SharePoint. Par exemple, il peut faire disparaître le lien Tout le contenu du site, ou changer complètement l’apparence du site.

Administrateur SharePoint : En résumé

Un administrateur technique SharePoint n’a pas accès au contenu des collections de sites, sauf s’il est aussi administrateur de la collection de sites (à éviter).

Un administrateur d’une collection de sites ne voit pas les autres collections de sites, sauf s’il est aussi administrateur des autres collections de sites.

Pour désigner un administrateur d’une collection de sites, vous pouvez le faire en allant sur le site racine de la collection de sites. Dans les paramètres du sites, sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Administrateurs de la collection de sites.

Administrateur SharePoint
Paramètres du site

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Étape application workflows SharePoint

Le concepteur d’un workflow peut demander au workflow d’exécuter certaines actions avec des droits particuliers. Dans ce cas, le concepteur devra intégrer une étape particulière qui s’intitule Étape application workflows.

Lorsqu’un utilisateur démarre un flux de travail SharePoint, la plupart des actions sont exécutées avec les droits de cet utilisateur. Dans certains cas, l’utilisateur exécutant le workflow peut ne pas avoir l’autorisation nécessaire pour exécuter l’action désirée, ce qui peut entraîner son blocage.

Afin de résoudre ce genre de situation, le concepteur peut demander au workflow d’exécuter des actions qui pourront lire et écrire sur tous les éléments de ce site.

Heureusement, vous pouvez le faire grâce à l’étape intitulée Étape application workflows. Vous pouvez avoir autant d’étapes d’application que vous voulez dans un workflow. En revanche, vous ne pouvez pas les renommer, ni les imbriquer.

Même si l’étape application présente quelques similitudes avec l’Étape Emprunt d’identité des workflows de la plateforme flux de travail SharePoint 2010, elle est très différente dans son fonctionnement et sa configuration.

Autoriser les workflows

Pour que le concepteur puisse utiliser l’Étape application dans un workflow, celui-ci doit disposer d’une autorisation d’application.

Pour ce faire, sur le site où vous voulez exécuter le workflow, le propriétaire du site doit suivre cette procédure :
Paramètre > Paramètres du site > (section) Actions du site > (menu) Gérer les fonctionnalités du site > (fonctionnalité) Les flux de travail peuvent utiliser les autorisations d’applications > (bouton) Activer.

Étape application workflows
Étape application workflows

Identificateur d’application

Une fois que vous avez publié le flux de travail, vous devez accorder l’autorisation de contrôle total sur le site.

Ensuite, sur le site où le workflow a été publié : Paramètre > Paramètres du site > (section) Utilisateurs et autorisations > (menu) Autorisations relatives à l’application du site.

Puis, en face de l’application Flux de travail, copiez la valeur d’identification de l’application qui se trouve entre la dernière barre verticale (“|”) et l’arobase (“@”) : ne copiez ni la barre verticale, ni l’arobase.

Étape application workflows
Étape application workflows

Dans cet exemple, la valeur à copier est :
d3d8d10d-3d4f-4f59-bc74-fd323609c40f

Accorder l’autorisation à une application

Ensuite accédez à la page Accorder l’autorisation à une application, grâce à l’url suivante :
http://gamma129/sites/apps/_layouts/15/appinv.aspx

En particulier, le début de l’URL (http://gamma129/sites/apps) correspond à l’adresse d’une collection de sites du catalogue des applications SharePoint.

Étape application workflows
Étape application workflows

Recherche de l’application

Collez l’identification de l’application dans le champ ID de l’application, puis cliquez sur le bouton Recherche.

Étape application workflows
Étape application workflows

Étape application workflows : contrôle total accordé

Ensuite, dans le champ code XML de la demande d’autorisation, collez l’expression suivante pour accorder l’autorisation contrôle total, sans apporter la moindre modification, quel que soit le nom de votre site. Cette expression doit être copiée telle quelle : ne cherchez pas à l’adapter à votre environnement.

Étape application workflows
Étape application workflows

Cliquez sur le bouton Créer : une fenêtre vous demande si vous pouvez faire confiance à Flux de travail. Dans cette fenêtre, cliquez sur Approuver.

La configuration est terminée.

Si vous êtes un administrateur SharePoint et que vous voulez approfondir le sens de cette manipulation, consultez la page détaillée du site de Microsoft : Add-in permissions in SharePoint à l’adresse http://coudr.com/l

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RGPD dans Office 365 et SharePoint

Comment décliner le RGPD dans Office 365 et SharePoint ? En effet, le règlement européen sur la protection des données personnelles (“RGPD”) entrera en application le 25 mai 2018.

Toute entreprise qui stocke tout type d’informations personnelles identifiables d’un citoyen européen, y compris ceux qui n’habitent pas l’union européenne, doit se conformer à un nouvel ensemble de règles strictes pour protéger les données personnelles.

Formation RGPD dans Office 365 et SharePoint

Afin de comprendre les enjeux, les conséquences et les contraintes de cette réglementation, formez-vous ! En effet, nous organisons une formation particulière sur le RGPD dans Office 365 et SharePoint.

Dans cette formation spécifique, vous apprendrez l’essentiel du règlement européen sur la protection des données personnelles. Vous découvrirez aussi les mesures à prendre pour atteindre et maintenir la conformité avec Office 365 et SharePoint.

En effet, il faut disposer d’une méthodologie claire. Celle-ci doit permettre de s’assurer de la conformité de votre organisation au règlement européen sur la protection des données personnelles. Comme tous les projets importants, vous devez identifier les actions à mener.

Ensuite, vous verrez comment les outils, comme par exemple ceux d’Office 365, peuvent vous aider concrètement à atteindre la conformité aux fonctionnalités exigées.

Soyez attentifs que vous devrez peut être modifier des processus internes pour être en conformité. Vous devrez aussi documenter votre démarche afin d’apporter des éléments probants sur la mise en conformité de votre organisation avec le RGPD.

Enfin, vous découvrirez comment les autres entreprises se sont préparées au règlement européen sur la protection des données personnelles. En effet, vous découvrirez que certaines entreprises se sont organisées pour anticiper le RGPD afin d’être prête lors de son entrée en application.

Durée : 1 jour.

Pour en savoir plus et connaître les modalités, contactez-nous.

RGPD dans Office 365 et SharePoint
RGPD dans Office 365 et SharePoint

Nos conditions d’utilisation sont conformes aux RGPD mais il ne s’agit pas d’un site SharePoint 😉

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Expert Messagerie Travail Collaboratif

Être nommé Expert Messagerie Travail Collaboratif par un de nos clients est évidemment un grand honneur. Bien sûr, c’est le résultat d’un travail d’équipe. Sincèrement. De même qu’il est impossible de se mettre au monde soi-même, vous ne devenez pas un expert d’un domaine tout seul.

Expert Messagerie Travail Collaboratif
Expert Messagerie Travail Collaboratif

C’est le fruit de rencontres avec des personnes qui savent communiquer leurs connaissances et leur enthousiasme. C’est aussi la confiance que nous accordent des clients pour les accompagner.

Pourtant, par souci de discrétion, nous ne communiquons par le nom de nos clients. Certains sont mondialement connus. Tous sont importants.

Ensemble, nous progressons grâce à notre compréhension globale des entreprises et des entreprises publics.

Nous faisons preuve d’imagination, de créativité. Nous comprenons leurs métiers, leurs besoins et nous les traduisons en termes de solutions.

Une stratégie et une efficacité au service de nos clients

Être un expert Messagerie Travail Collaboratif ne nous donne pas la “grosse tête”.

Car nous doutons aussi. Nous faisons part de nos doutes, voire de nos limites, parfois de nos refus à nos clients.

Ce titre est aussi une responsabilité qui nécessite un travail important de notre part. En particulier, il s’agit de collecter des informations construites et utiles, de se former avec efficacité et rapidement.

Produire un livrable au contour net et précis

Une prestation, un service ou une formation pour notre client doit toujours se traduire par un livrable, clairement identifiable.

Ce qui signifie que nous devons savoir ce que nous aurons à produire 🙂

Bien sûr, le client doit être d’accord sur le livrable aussi. Notamment, cela implique une très grande transparence vis-à-vis de notre client. En particulier, le contenu, le périmètre et le contenu du livrable doit être clair dans l’esprit de notre client.

Dans la pratique, cela implique une description écrite et détaillée du contenu de la prestation avant qu’elle démarre. Comment imaginer de bâtir une maison avec comme seules indications : “Un grand salon, 4 chambres et une belle cuisine. Et aussi une ou deux salles de bains”…

Bien évidemment, nous nous adaptons à la réalité opérationnelle de notre client.

Annonce “Expert Messagerie Travail Collaboratif”

“Claude Couderc, de la société Claude Couderc Consulting, est nommé Expert référent de la Messagerie et du Travail Collaboratif par Orsys.”

Citation : “La première brique d’un système d’information porte sur la messagerie d’entreprise (Exchange, Lotus, Postfix). Elle centralise l’essentiel des échanges, internes comme externes. Dans le prolongement de l’e-mail, on trouve les services de communications unifiées tels que la messagerie instantanée et la visioconférence portées chez Microsoft par Skype for Business. L’étape suivante, c’est le travail collaboratif qui vise à capitaliser sur l’intelligence collective. Toujours dans le monde Microsoft, SharePoint permet la gestion et le partage de contenus à travers la création de sites Web collaboratifs.” (Extrait du catalogue de formation aux technologies numériques d’Orsys).

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Faire indexer les fichiers par SharePoint

Faire indexer les fichiers par SharePoint est une tâche importante. En effet, la recherche dans SharePoint est souvent une des fonctionnalités qui va générer une adhésion, ou pas, à SharePoint. Et sans indexation, il n’y pas de recherche.

En effet, la recherche SharePoint est possible parce qu’un composant de SharePoint se charge au préalable d’indexer les documents.

Par ailleurs, une recherche SharePoint qui fonctionne mal ou qui ne donne pas les résultats attendus, et vous vous retrouvez avec des utilisateurs mécontents.

A juste titre.



Extrait du cours Concevoir un site avec SharePoint Online

Le bon fonctionnement de la recherche dépend de plusieurs critères. En particulier, la quantité de documents qui sont présents dans l’index.

SharePoint indexe le contenu des documents. Ce qui signifie que SharePoint indexe tout le texte qui se trouve à l’intérieur d’un document. Toutefois, en présence de gros fichiers, SharePoint limite volontairement la taille de l’index du document.

En effet, par défaut, SharePoint limite l’indexation d’un document à 16 Mo, même si celui-ci à une taille supérieure à 16 Mo. Autrement dit, seuls les premiers 16 Mo d’un document sont indexés par SharePoint.

Il existe d’autres limites dans SharePoint qui ne concernent pas spécifiquement la recherche. Pour découvrir, les limitations et frontières logicielles pour SharePoint 2013 et SharePoint 2016 : https://technet.microsoft.com/library/mt493258(v=office.16).aspx

Indexer les fichiers par SharePoint

Si c’est limite peut paraître raisonnable, l’analyse montre que la taille moyenne des fichiers a tendance à augmenter avec le temps. Certains fichiers dépassent allègrement la taille de 16 Mo.

Heureusement, il est possible de modifier cette limite.

L’interface graphique de l’administration centrale SharePoint ne propose pas de menu pour modifier ce paramètre.

La modification doit donc se faire avec un petit script SharePoint PowerShell.

# Nouvelle valeur de la limite de la taille de fichier à indexer en Mo
# La valeur maximale autorisée est 64 Mo
$limit = 64
# Instance de l'objet de l'application de service de la recherche SharePoint
$ssa = Get-SPEnterpriseSearchServiceApplication
$ssa

# Récupère la valeur actuelle de la propriété MaxDownloadSize
$ssa.GetProperty("MaxDownloadSize")

# Met à jour la valeur de la propriété MaxDownloadSize
$ssa.SetProperty("MaxDownloadSize",$limit)
$ssa.Update()

# Redémarre application de service moteur de recherche
# ...SharePoint 2010
Restart-Service OSearch14

# ...SharePoint 2013
Restart-Service OSearch15

# ...SharePoint 2016
Restart-Service OSearch16

Vous venez de modifier la taille limite des fichiers que SharePoint peut indexer.

La nouvelle valeur sera prise en compte après le redémarrage du service du moteur de recherche de SharePoint.

Indexer les fichiers par SharePoint
Indexer les fichiers par SharePoint

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Site SharePoint Online piloté par les données

Créer un site SharePoint Online piloté par les données vous entraîne dans un univers beaucoup plus riche et large que vous ne pouvez l’imaginer. En effet, SharePoint Online permet de se connecter à des sources de données externes qui enrichissent l’expérience utilisateur.

Créer un site SharePoint Online piloté par les données
Créer un site SharePoint Online piloté par les données

L’objectif du livre Créer un site SharePoint Online Piloté par les données: Concepts et 14 Travaux Pratiques est de vous rendre autonome et opérationnel le plus rapidement possible dans la création d’un site de données SharePoint Online grâce à SharePoint Designer et les composants WebPart des données métiers.

Créer un site SharePoint Online piloté par les données

Business Connectivity Services (BCS) est une application de services qui permet d’accéder dans SharePoint à des données externes à SharePoint.

Par exemple, il peut s’agir de données externes qui se trouvent dans une base de données, ou qui sont accessibles à travers un service web, ou qui sont publiées en tant que source OData.

Lorsque ces données externes sont disponibles à travers BCS, vous pouvez les interroger, les lire, les mettre à jour, les supprimer ou en créer de nouvelles.

Le type de contenu externe est l’un des principaux outils de BCS. Un type de contenu externe fournit les informations nécessaires pour accéder à une source de données externes.

Il permet aussi de créer les objets qui exposent les données externes, comme par exemple une liste externe, une colonne de données externes ou un composant WebPart de données métiers.

Les manipulations pour gérer correctement BCS se font avec SharePoint Designer et dans la console d’Administration centrale de SharePoint.

BCS est un outil important pour créer un site SharePoint Online piloté par les données.

Gérer les autorisations externes

Quand les données se trouvent dans une liste SharePoint, il est facile pour l’administrateur d’accorder les autorisations nécessaires aux utilisateurs afin qu’ils y accèdent.

Lorsqu’il s’agit d’accéder à des données externes à SharePoint, les autorisations doivent être accordées dans le système externe. Cela peut devenir beaucoup plus complexe.

Pourtant, c’est fondamental pour créer un site SharePoint Online piloté par les données. Car sans accès autorisé, vous ne réussirez pas à vous connecter à une source de données externes.

Une solution consiste à utiliser le service Banque d’informations sécurisé (BIS).

Service Banque d’informations sécurisé

Le service Banque d’informations sécurisé permet de créer une passerelle sécurisée entre un utilisateur connu dans SharePoint sous un compte donné, et un système externe qui le connaît avec un autre compte.

Autrement dit, ce service définit quelles informations d’identification (compte, mot de passe) utilisées pour se connecter à la source de données externe.

Typiquement l’application de service BDC (Business Data Connectivity) peut utiliser le service Banque d’informations sécurisé pour authentifier une requête d’extraction des données afin de récupérer des données externes à SharePoint (bases de données, etc.)

En effet, le système externe peut ne pas connaître le compte SharePoint lors de la phase d’authentification. Le Service Banque d’informations sécurisé peut stocker et mapper les informations d’identification utilisateur requises par le système externe.

Ce service se manipule dans le Centre d’Administration SharePoint.

Vous devez configurer le service Banque d’informations sécurisé. Cette configuration nécessite des droits d’administrateur SharePoint. Si vous n’êtes pas administrateur SharePoint, demandez de l’assistance à votre administrateur.

Vous pouvez préparer l’environnement en créant et en paramétrant un ID d’application cible du service Banque d’informations sécurisé afin de se connecter à une source de données externes, comme une base de données SQL Server.

Par ailleurs, rappelez-vous que toutes les manipulations de ces travaux pratiques sont à faire dans un environnement de développement, de tests ou de formation mais pas dans un environnement de production ou même de préproduction ou de qualification.

Créer un type de contenu externe

Un type de contenu externe est un objet SharePoint. Il permet de se connecter à une source de données externe. Il peut être manipulé par Business Connectivity Services.

Vous allez apprendre à créer un type de contenu externe. Il permet de se connecter à une base de données SQL Azure.

Il faut que vous disposiez d’une base de données SQL hébergée par Microsoft, grâce à son offre Azure. Microsoft propose régulièrement une offre d’essai de 30 jours pour utiliser Azure.

Par ailleurs, il existe aussi un abonnement de paiement à l’utilisation (sans coût mensuel). À titre d’exemple, ce type d’abonnement me revient à moins de 2€ par mois. Il s’agit d’une petite base SQL Server que j’utilise sporadiquement

Créer une liste externe

Pour restituer les données qui sont récupérées avec un type de contenu externe, vous pourriez utiliser les applications Office.

Vous pouvez aussi créer une liste, intitulée liste externe, dans SharePoint qui servira à manipuler les données.

Vous allez apprendre à créer une liste externe pour manipuler les données externes dans SharePoint.

Utiliser les composants WebPart BCS pour créer un site SharePoint Online piloté par les données

Vous avez configuré l’application de service Business Connectivity Services (BCS). Par ailleurs, vous avez créé un type de contenu externe. Aussi, vous allez pouvoir l’utiliser dans vos sites SharePoint.

Notamment, l’affichage de données externe peut se faire à travers les composants WebPart.

Ensuite, vous allez découvrir l’intérêt de différents composants WebPart du service Business Connectivity Services.

Connecter des composants WebPart

Certains composants WebPart peuvent se connecter à d’autres composants WebPart. Cela signifie qu’un composant WebPart (dénommé fournisseur) envoie des données à un autre composant WebPart (dénommé client). Le client traite les données reçues du fournisseur pour les afficher ou les filtrer.

La connexion de composants WebPart permet de rendre l’affichage des données plus dynamique.

Vous pourrez permettre à l’utilisateur de filtrer les ventes de la boutique sur différents critères comme le vendeur.

 

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Créer un site SharePoint Online personnalisé

Créer un site SharePoint Online personnalisé est beaucoup plus simple que vous pouvez le croire. En effet, vous pouvez modifier en profondeur l’apparence d’un site à l’aide des bons outils et des bons conseils !

Notamment, l’objectif du livre SharePoint Online : Modifier l’apparence des sites SharePoint en 26 Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans le design de sites SharePoint Online grâce aux outils standards de Microsoft.

Vous apprendrez à leur donner une identité visuelle personnalisée et à modifier leur apparence pour leur donner un aspect personnalisé, grâce aux outils comme le Gestionnaire de conception ou les Présentations composées.

Vous mettrez vos connaissances en pratique grâce aux 26 Travaux Pratiques entièrement détaillés et corrigés.

Créer un site SharePoint Online personnalisé

La connaissance des types de page est la base pour pouvoir créer un site SharePoint Online personnalisé. Même s’il est nécessaire de connaître les différents types de page, ce n’est pas suffisant !

Vous verrez dans le livre qu’il existe aussi des outils puissants et natifs qui permettent de créer un site SharePoint Online personnalisé.

Notamment, vous verrez comment tirer partir du Gestionnaire de conception et des présentations composées.

Pages Wiki

Une page wiki se présente comme une grande page blanche.

Page wiki vierge
Page wiki vierge

Le mot “wiki” signifie “vite” en hawaïen. Les pages wiki de SharePoint permettent de créer rapidement un contenu, sans exigence forte sur son organisation.

Vous devrez fournir beaucoup d’efforts pour créer un site SharePoint Online personnalisé à partir d’une page wiki. Heureusement, il existe d’autres types de page.

Il est aussi possible d’insérer des composants WebPart dans une page de composants WebPart.

Composants WebParts

Les composants WebPart constituent un moyen simple pour élaborer des pages Web dynamiques et pour créer un site SharePoint Online personnalisé.

Les composants WebPart sont, littéralement, des parties de page web. Autrement dit, vous ajoutez les WebParts aux pages des sites SharePoint.

Pour prendre une analogie, les webparts sont comme les pièces d’un jeu de construction. L’enfant pioche dans le bac pour prendre la pièce qui correspond à son besoin en termes de forme et de couleurs. Puis ensuite, il associe les pièces sélectionnées pour fabriquer son objet.

Les webparts fonctionnent un peu comme les pièces de ce jeu. Selon vos besoins, vous allez “piocher” dans le bac à WebParts puis vous les ajoutez aux pages SharePoint. Avec SharePoint, le bac à WebParts s’appelle la galerie de WebParts.

Les composants de WebPart sont des objets web entièrement configurables et qui ont toutes des fonctionnalités différentes. Ce sont des mini-applications.

Exemples de composants WebPart

Quelques exemples de composants WebPart : afficher une zone de texte, afficher une liste, interroger une base de données externes, afficher une feuille Excel, afficher un formulaire InfoPath, etc.

Les WebPart se manipulent tous de la même façon. De plus, ils disposent tous d’un bloc commun de paramètres : Apparence, Disposition et Paramètres avancés. Toutefois, tous les WebPart ont des paramètres supplémentaires qui sont liés à leur fonction.

Par ailleurs, à chaque fois que vous créez une liste ou une bibliothèque, SharePoint crée un composant WebPart associé à la une liste ou une bibliothèque. Vous pouvez ajouter ce composant Web sur une page Wiki ou une page de composants WebPart.

Pages de composants WebPart

Une page de composants WebPart est une page Web qui affiche un ou plusieurs composants WebPart.

Les pages de composants WebPart peuvent afficher un regroupement d’informations qui proviennent de sources diverses.

Elles peuvent afficher le contenu d’autres pages Web ou des données externes à SharePoint.

Page de composants WebPart
Page de composants WebPart

Une page de composants WebPart est plus souple pour créer un site SharePoint Online personnalisé.

Il existe un marché des composants WebPart qui pallient aux manques de la version actuelle, avec des acteurs comme par exemple : Bamboo Solutions, CorasWorks, Virto Software, Pentalogic SharePoint Solutions, Mobile Entrée, WebParts360, iKAN Software, etc., ainsi qu’un acteur Open Source comme CodePlex.

En plus des pages de type Wiki et de composants WebPart, il existe aussi un type supplémentaire de page : les pages de publication.

 

Pages de publication pour créer un site SharePoint Online personnalisé

La publication permet de disposer de possibilités supplémentaires afin d’automatiser la production des pages et créer un site SharePoint Online personnalisé.

Grâce à la fonctionnalité de publication, les concepteurs peuvent travailler sur des versions préliminaires des pages et les publier pour les mettre à la disposition des lecteurs.

Lorsque vous activez les fonctionnalités de publication sur un site de nouvelles listes et bibliothèques apparaissent. Par contre, la possibilité de sauvegarder un site en modèle disparaît.

Les fonctionnalités de publication sont disponibles nativement dans SharePoint Online.

Navigation

Par défaut, SharePoint propose une navigation basée sur un paramétrage standard. Au tout début, ce fonctionnement convient car il permet de retrouver rapidement les éléments du site sur lesquels l’utilisateur navigue.

Cependant, le design de la collection de sites va nécessiter d’améliorer l’expérience utilisateur concernant la navigation.

Depuis SharePoint Online, la navigation peut être définie grâce à deux principes différents : la navigation structurelle et la navigation gérée, qui s’appuie sur les métadonnées gérées d’un ensemble de termes.

Navigation structurelle

Par défaut, SharePoint propose une navigation globale, qui correspond aux liens de la barre de navigation supérieure, ainsi qu’une navigation actuelle, qui correspond au volet de gauche de la page.

Selon les fonctionnalités activées sur votre collection de sites, il est possible que vous ayez différents menus.

Navigation structurelle avec publication
Navigation structurelle avec publication

Le principe de la navigation gérée est différent de celui de la navigation structurelle. Toutefois, il offre plus de souplesse.

Les métadonnées gérées est un concept dont l’application dépasse la navigation.

Métadonnées gérées

L’application de services des métadonnées gérées est un service SharePoint. Ce service permet aux organisations de définir leurs structures de métadonnées sous forme d’une arborescence. Les utilisateurs peuvent associer des métadonnées pertinentes aux documents.

L’utilisation du magasin de métadonnées gérées (Managed Metadata) permet de caractériser les fichiers et de faire des saisies assistées.

Par exemple, si vous avez défini la taxonomie suivante dans les métadonnées gérées, comme dans la copie d’écran ci-dessous :

Créer un site SharePoint Online personnalisé
Métadonnées gérées

Vous pouvez associer l’ensemble de termes Blanc à une colonne d’une liste quelconque.

Lorsque l’utilisateur débute une saisie dans le champ électro-ménager, les valeurs correspondantes s’affiche.

Saisie assistée d'une métadonnée gérée
Saisie assistée d’une métadonnée gérée

Navigation gérée

Dans la mesure où vous pouvez caractériser n’importe quel fichier de SharePoint avec les métadonnées gérées, il est aussi possible d’en associer aux pages, qui sont aussi des fichiers stockés dans des bibliothèques.

Cette technique permet de construire des menus dynamiques, où seules les pages associées à une certaine valeur (par exemple “News”) apparaîtront dans un menu.

La navigation gérée permet aussi de disposer d’adresses de liens (URL) plus conviviales. Par exemple, au lieu de voir l’adresse :

https://monsupersite.sharepoint.com/sites/dev/SitePages/Contact.aspx

Vous obtenez l’adresse :

https://monsupersite.sharepoint.com/sites/dev/Contact

Pour utiliser la navigation gérée, l’application de services des métadonnées gérées doit évidemment être démarrée et correctement configurée.

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Workflows SharePoint Online

Dans cet article, vous allez découvrir les possibilités des workflows SharePoint Online, grâce à de véritables flux de travail qui fonctionnement dans l’environnement SharePoint Online.

Workflows SharePoint Online
Workflows SharePoint Online

Workflows SharePoint Online

En effet, l’objectif du livre Workflows SharePoint Designer pour SharePoint Online : 33 Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de flux de travail pour SharePoint Online avec SharePoint Designer 2013.

Notamment, vous pourrez vous entraîner grâce aux 33 travaux pratiques corrigés ! Ces travaux pratiques de workflows SharePoint Online fonctionnent dans Office 365 avec SharePoint Online. Toutefois, la réalisation de ces exercices dépend de votre licence Office 365.

Au moment où cet article paraît, la réalisation des exercices nécessite un plan Office 365 Business Essentials ou Office 365 Business Premium. En particulier, les exercices ont tous été réalisés avec un plan Microsoft Office 365 Entreprise E3.

Flux de travail à l’identique

Par ailleurs, sachez qu’il n’y a eu aucune évolution pour les flux de travail entre SharePoint 2013 et SharePoint Online.

Dans SharePoint Online, vous développez littéralement des flux de travail SharePoint 2013 et SharePoint 2010 ! En effet, il n’existe pas de flux de travail SharePoint Online.

Lors de la création d’un flux de travail, vous choisissez de développer un flux de travail SharePoint 2013 ou SharePoint 2010. Vous ne pouvez pas basculer de l’un à l’autre.

En revanche, vous pouvez appeler et exécuter un flux de travail SharePoint 2010 à partir d’un flux de travail SharePoint 2013.

SharePoint Designer 2013

Dans le livre, le sujet principal concerne les flux de travail SharePoint Online que vous pouvez créer avec SharePoint Designer 2013. En effet, il n’existe pas de version SharePoint Designer Online, ni même SharePoint Designer 2016.

Ce n’est pas un problème car vous développez bien vos workflows SharePoint Online avec SharePoint Designer 2013. C’est la même logique qu’avec Microsoft Word.

Vous pouvez avoir Microsoft Word Office 2016 ou Office 365 et ouvrir des fichiers Word de versions antérieurs. Notamment, vous pouvez même ouvrir et modifier un fichier Word d’une version très ancienne.

Vous pouvez télécharger gratuitement SharePoint Designer 2013.

Une interface visuelle pour créer les flux de travail

Grâce à SharePoint Designer, vous pouvez concevoir des workflows sans connaître le HTML. En effet, l’interface utilisateur intuitive de SharePoint Designer permet de composer visuellement le workflow voulu et de voir à l’écran à quoi ressemblera le résultat final.

Ce résultat est directement atteignable sans l’aide de Visio Professionnel, bien que celui-ci apporte un confort supplémentaire dans la conception de workflows.

De plus, vous pouvez créer des workflows avancés, dotés de très nombreuses fonctionnalités, sans équivalent avec les workflows livrés nativement.

Dorénavant, vous pouvez démarrer un autre workflow à partir du workflow en cours d’exécution. Ou bien, vous pouvez exécuter les étapes dans un ordre séquentiel. De même, vous pouvez dérouter l’exécution du workflow. Par exemple, pour le brancher directement sur une phase quelconque du workflow.

De même, il devient possible de faire une boucle qui s’exécute 10 fois ou bien de créer une boucle qui s’exécute tant qu’une condition est vraie.

Quelques limites

En revanche, SharePoint Designer ne permet pas d’interagir nativement avec les objets d’un autre site. Par exemple, vous ne pourrez pas mettre à jour une liste d’un autre site.

Il n’y a pas non plus de fonctionnalités de débogage intégrées à SharePoint Designer. Toutefois, vous trouverez des solutions pratiques dans le chapitre intitulé Débogage et suivi.

Malgré ses quelques limitations, SharePoint Designer permet de démultiplier les possibilités des workflows dans SharePoint.

Manipulations opérationnelles des workflows SharePoint Online

Un objectif avec une copie d’écran, qui affiche le résultat attendu, permet de mettre en situation chaque exercice.

Si nécessaire, des instructions précises expliquent les prérequis pour l’exercice.

Vous trouverez une description complète de la solution, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un résumé vous rappelle ce que venez d’apprendre dans l’exercice.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

Quelques conseils pratiques pour les exercices

Lisez l’objectif de chaque exercice afin de bien comprendre le sens des manipulations dans les travaux pratiques. De même, faites la phase de préparation (quand elle existe), sinon vous ne pourrez pas faire l’exercice.

Dans les exercices du livre, le site SharePoint est accessible à partir de l’emplacement (URL) : https://monsite.sharepoint.com/sites/formation. Cet emplacement est fictif et arbitraire !

Aussi, en fonction de votre environnement réel, vous devrez vous adapter.

Avant de commencer les exercices

Pour que l’exercice se déroule dans les meilleures conditions, il est nécessaire que vous ayez à accès à Microsoft SharePoint Online à l’aide d’un navigateur web.

Très souvent, dans les organisations, le navigateur web est Internet Explorer. Il est possible d’accéder à un site SharePoint à l’aide d’un autre navigateur comme Firefox ou Chrome. Toutefois, ceux-ci ne vous proposeront pas toutes les fonctionnalités. Aussi, il est préférable d’utiliser Internet Explorer dans ses versions récentes.

Tous les exercices sont présentés avec Internet Explorer 11. Le site de travail principal (https://monsite.sharepoint.com/sites/formation) est basé sur le modèle de site d’équipe standard de SharePoint Online.

Les fichiers nécessaires aux exercices sont fournis dans les dossiers de chacun des travaux pratiques concernés.

Prise en compte de vos actions

Compte-tenu des latences de votre réseau ou d’Internet, la prise en compte de vos actions peut parfois générer une attente perceptible dans le rafraîchissement d’un page.

Suite à un de vos clics, vous obtiendrez pratiquement tout le temps un message comme celui-ci :

Traitement en cours
Traitement en cours

Ce message est en haut et à droite du navigateur. Toutefois, vous pouvez ne pas le voir pour différentes raisons, ou bien il arrive que ce message ne s’affiche pas.

Pour être certain que vos actions ont bien été prises en compte (clics de souris, entrée sur le clavier), vous pouvez vérifier l’apparition du message, éventuellement tronqué, Nous avons bientôt terminé dans le titre de l’onglet du navigateur.

Nous avons bientôt terminé
Nous avons bientôt terminé

Si ce message apparaît dans le titre de l’onglet, cela signifie que vos actions ont bien été prises en compte : il est inutile de cliquer à nouveau, par exemple.

 

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Formulaires InfoPath SharePoint Online

Vous souhaitez apprendre à créer des formulaires InfoPath SharePoint Online. L’objectif du livre Créer des formulaires InfoPath pour les sites SharePoint Online: Concepts et Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans l’utilisation d’InfoPath Designer pour SharePoint Online.

Formulaires InfoPath SharePoint Online

Les besoins des entreprises sont gigantesques en ce qui concerne les formulaires et en flux de travail. En effet, les formulaires permettent de renseigner simplement et rapidement les données métiers.

Ainsi, vos utilisateurs vous transmettent une demande d’intervention grâce à un formulaire de support. Ils peuvent aussi obtenir directement la réponse à leurs questions en renseignant le même formulaire.

Dans ce cas, vous reliez le formulaire à une base de données qui contient une base de connaissances. Cette base de connaissance peut s’alimenter directement à l’aide de vos réponses et ainsi de suite.

Se mettre à la place du destinataire

Si vous concevez un formulaire, vous devez être attentifs aux besoins de vos utilisateurs. Vous devez aussi simplifier la saisie. Cela semble évident en l’écrivant.

Pourtant, l’auteur a vu trop souvent des formulaires incomplets et parfois inutilisables. Dans une entreprise où il intervenait comme consultant, les formulaires d’origine étaient des fichiers Microsoft Word ou Acrobat PDF photocopiés.

Pour le remplir, il ne vous restait plus qu’à imprimer le document. Ensuite, vous le remplissiez à la main. Puis, vous faisiez à nouveau une copie papier qui était numérisée puis transmis au service concerné.

Tout sauf simple, sans erreur, pratique et efficace.

Automatiser les saisies grâce aux formulaires InfoPath SharePoint Online

La solution est d’automatiser le plus possible la saisie des formulaires.

Pour plusieurs raisons. Vous fiabilisez la saisie de l’utilisateur et vous diminuez le nombre d’erreurs. Un autre avantage, c’est que vous lui faites gagner du temps. Enfin, vous gagnez en crédibilité.

Ce dernier aspect est plus important qu’il n’y parait. Trop souvent l’informatique et les informaticiens sont apparus comme peu crédibles. Ils apportent leur solution et celle-ci se révèle parfois complexe et pas pratique.

Le risque est similaire avec les formulaires InfoPath SharePoint Online.

A quoi cela peut-il servir de demander le nom de l’utilisateur qui remplit le formulaire, quand une simple fonction permet de le récupérer automatiquement ? Quel est l’intérêt de demander la ville, quand on connaît le code postal : une simple requête permet de récupérer l’information ? Qu’est-ce que ça coûte d’avoir le curseur positionné dans la bonne case à l’ouverture du formulaire : rien ? Pareil pour la tabulation qui doit aller dans l’ordre visuel des champs du formulaire, etc.

Stop. La liste est loin d’être exhaustif. L’essentiel n’est pas que dans les détails. Le fonctionnement de certains process sont parfois remis en question par l’arrivée d’un formulaire.

Le formulaire questionne les pratiques

En effet, certains formulaires interrogent l’organisation et son fonctionnement. Généralement, pour son plus grand bien. En effet, lors de l’analyse des besoins du formulaire, vous pouvez découvrir des pratiques parfois déroutantes voire inutiles.

Ce constat est vrai pour tous les projets informatiques quand ceux-ci portent sur des process existants.

Les formulaires InfoPath SharePoint Online doivent rendre plus efficace le travail des employés. Vous devez donc mesurer le retour sur investissement de votre travail de création d’un formulaire. Vous pouvez ainsi justifier plus facilement la remise en cause des pratiques précédentes.

Par ailleurs, les utilisateurs découvrent qu’ils peuvent gagner du temps grâce aux formulaires InfoPath SharePoint Online. Cela les soulage de tâches parfois pénibles et fastidieuses.

L’avantage ne s’arrête aux gains de temps, d’argent et à la réduction, voire la suppression, des erreurs. Vous pouvez penser que c’est déjà important.

Certes. Toutefois, vous avez un autre type de gains qui peut vous intéresser.

Suivre l’efficacité

S’il existe bien un domaine en informatique qui intéresse tout le monde, c’est celui des tableaux de bord.

Avoir un tableau de bord précis, à jour, juste et compréhensible. Dans lequel, vous pouvez avoir une vision synthétique et ensuite détaillée, etc !

Soyons clairs. Les formulaires InfoPath SharePoint Online peuvent vous fournir les données qui alimenteront vos tableaux de bord. Toutefois, ils ne vous aideront pas à les créer. Si vous souhaitez créer des tableaux de bord dans SharePoint Online de Microsoft Office 365, vous pouvez vous familiariser avec l’excellent produit de Microsoft Power Bi.

Alors comment les formulaires InfoPath SharePoint Online peuvent vous aider pour les tableaux de bord ? Et bien , tout simplement. En effet, durant l’utilisation des formulaires, c’est une bonne pratique de venir alimenter des listes SharePoint Online avec les mesures qui vous intéressent.

Durant la phase de conception, vous définissez les métriques qui vous intéressent : nombre de demandes par jour, nombre de demandes ayant échouées, nombre de demandes par service, etc. Il ne reste plus qu’à prévoir l’alimentation des listes SharePoint qui vont recevoir ses données.

Même si vous pouvez obtenir ces informations par ailleurs, c’est toujours mieux d’en disposer à la source.

Le livre des formulaires InfoPath

Arrivé à ce stade, vous avez probablement envie de savoir ce que vous trouverez dans ce livre.

Et oui, comme toujours, l’auteur a fait des choix. Vous ne trouverez donc pas tout ce qui est possible de faire avec les formulaires InfoPath SharePoint Online.

En revanche, la bonne nouvelle, c’est que tous ces formulaires ont été réalisés avec un abonnement Microsoft Office 365 Entreprise E3.

Assurez-vous que votre administrateur autorise les formulaires sur votre environnement Microsoft Office 365. En effet, par défaut, l’option est désactivée. Il faut donc que l’administrateur SharePoint l’autorise explicitement.

Vous trouverez des exemples précis. A chaque fois, vous avez une description de l’objectif de chaque exercice. Et, vous avez systématiquement la solution. Vous trouverez une solution qui vous guide pas-à-pas. Ensuite, vous avez des copies d’écrans pour ne pas vous perdre.

Les travaux pratiques du livre

Dans ce livre, vous verrez comment créer un formulaire avec une disposition de tableau. Ce formulaire aura bien sûr des champs et des contrôles pour la saisie ou l’affichage des données.

Vous verrez la différence entre un contrôle de type texte, ou de type case à cocher ou case d’option, etc.

Bien sûr, vous verrez comment récupérer le nom des utilisateurs de l’annuaire de votre entreprise. Vous apprendrez aussi à rendre obligatoire la saisie d’un contrôle.

Puis, vous verrez comment ajouter une image. Ensuite, vous verrez aussi comment rendre son comportement dynamique. Parfaitement.

Toujours dans le dynamisme, vous saurez comment insérer un tableau extensible dans votre formulaire, voire comment modifier les types de données des colonnes.

Ensuite, les règles vous donneront la puissance (!) nécessaire pour faire des mises en forme, ou pour masquer un champ. Vous apprendrez aussi les règles d’action et les règles de validation.

Puis, vous découvrirez les fonctions des formulaires. Vous les utiliserez pour calculer, sommer, ou manipuler les chaînes de caractères, etc.

Des exercices encore plus riches

Vous saurez comment changer l’affichage par défaut d’un formulaire, mais aussi comment créer un pied-de-page dans un affichage.

Ensuite, vous apprendrez à publier un formulaire dans SharePoint Online. Vous verrez aussi comment créer rapidement une liste SharePoint grâce à un formulaire.

Ensuite, vous découvrirez comment se connecter à des sources de données. Vous découvrirez aussi plusieurs méthodes d’envoi du formulaire.

Puis, vous manipulerez les modèles de formulaires, vous associerez aussi un type de contenu formulaire à une bibliothèque de documents.

Vous apprendrez à créer un formulaire à onglets, à modifier le panneau des propriétés de document, et bien d’autres choses encore !

Formulaires InfoPath SharePoint Online
Formulaires InfoPath SharePoint Online

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Conception de sites SharePoint Online

L’objectif du livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint Online: Concepts et Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de sites SharePoint Online.

Vous apprendrez aussi les bonnes pratiques et les erreurs à éviter !

Il comporte 37 travaux pratiques : chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif et de la solution détaillée, étape par étape.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution. Enfin, un récapitulatif vous rappelle ce que venez d’apprendre.

Conception de sites SharePoint Online
Conception de sites SharePoint Online

La clé du succès lors de la conception de sites SharePoint Online

Concevoir un site SharePoint Online dans Microsoft Office 365 n’est pas qu’une question d’outils ou de techniques. Loin s’en faut !

Quitte à reprendre une formule galvaudée, c’est plutôt Penser globalement et implémenter localement.

En effet, l’auteur a implémenté SharePoint Online de Microsoft Office 365 dans des organisations de taille et de statut différents. Il en ressort que l’atout majeur d’une implémentation réussie est de disposer de la vision globale du fonctionnement de l’organisation.

Vous devez avoir une vue d’ensemble de votre organisation et de ses besoins. Plus précisément, vous devez être capable d’imaginer les besoins des utilisateurs.

Mettez-vous à leur place !

Demandez-vous ceux dont ils ont besoin. Interrogez-vous sur ce qui peut leur faire gagner du temps, de l’énergie et, globalement, ce qui va leur permettre d’être plus efficace.

Des besoins différents qui sont identiques

Toutes les organisations sont différentes. Elles ont toutes leurs particularités, y compris dans les process ou les outils.

Aussi, elles ont toutes des besoins différents… qui sont toujours identiques !

Le paradoxe n’est qu’apparent. En effet, une entreprise de ventes de voyages a les mêmes besoins d’efficacité qu’une entreprise qui fabrique des flacons de parfums.

Or, cette efficacité repose de plus en plus sur la pertinence, la justesse et souvent la fraîcheur des informations sur lesquelles les utilisateurs travaillent.

À contrario, lorsqu’une entreprise, ou une organisation, travaille par échange d’e-mails avec des pièces jointes, le taux d’erreur est important. Les erreurs sont parfois simplement dues au fait que la bonne personne a eu un document erroné ou pas mis à jour.

Lors de la conception de sites SharePoint Online dans Microsoft Office 365, vous pouvez anticiper ce type d’erreurs afin de les éviter ou les réduire fortement.

Même, si vous ne pourrez pas résoudre tous vos problèmes avec SharePoint Online, vous pouvez améliorer vos process grâce à une bonne implémentation locale.

Implémenter localement

Il paraît très hasardeux de vouloir tout résoudre avec un produit informatique.

En effet, l’histoire informatique est malheureusement jonchée d’un nombre incalculable de cadavres de projets d’envergure. Ces projets devaient “remettre à plat” le système d’informations. Dans certains cas, le système d’informations a bien été mis au sol.

C’est un peu comme vouloir concevoir l’être humain de zéro, en enlevant les défauts réels ou supposés. Bon courage !

Une approche plus réaliste de la conception de sites SharePoint Online dans Microsoft Office 365 est de cibler un objectif précis : un process, un service voire un département.

Puis, progressivement, au fur et à mesure de l’appropriation des outils par les early adapters d’étendre le périmètre à un autre process, service ou département.

Cette approche, réaliste et méthodique, l’auteur y croit dur comme fer. Mais ce n’est pas un vœu pieu, ni une supplique. C’est un constat.

Gains de temps et d’argent

D’aucuns pourraient objecter le coût. En effet, intellectuellement, certains peuvent penser qu’une démarche locale et progressive coute plus cher qu’une opération Big Bang dans laquelle tout est remis à plat.

Pourtant, la réalité démontre le contraire. D’autant plus que l’introduction d’une nouvelle technologie présente toujours un risque. Ce risque augmente avec l’introduction de nouvelles méthodes de travail.

Aussi, lors de la conception de sites SharePoint Online, il faut tenir compte de ses risques afin de les atténuer. C’est la raison pour laquelle l’auteur détaille sa démarche d’implémentation dans ce livre.

Une implémentation réussie de sites SharePoint Online doit apporter une véritable plus-value à vos utilisateurs. L’objectif est de leur apporter un vrai plus par rapport à leur système précédent.

Bien sûr que certains vont se plaindre que c’était mieux avant. En effet, vous leur demander de changer leurs méthodes de travail. Vous leur proposer de sortir de leur zone de confort. Dans cette zone de confort, ils avaient leurs repères et leurs habitudes.

Mais, une fois que cette période inévitable sera passée, ils s’approprieront le nouvel outil. Ils découvriront une véritable simplicité dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Ils auront sous les yeux des informations qu’ils ne pouvaient obtenir auparavant qu’en se connectant qu’à un émulateur de terminal X400 en modes caractères. Oui, cela existe encore. En 2018.

Dans ce monde presque parfait, il y a malgré tout des pièges. Et, ils sont relativement nombreux.

Dans son livre, l’auteur en indique plusieurs. En complément, vous trouverez deux exemples supplémentaires.

Les embûches de la conception de sites SharePoint Online

Tout d’abord, sachez que les sites SharePoint Online doivent évoluer. En effet, un site SharePoint n’est pas une vitrine web. C’est un produit qui accueille des outils métiers comme des formulaires, des flux de travail, des tableaux de bord, des rapports d’utilisation, des listes de données, des fichiers, etc.

La conception et l’organisation des sites SharePoint doivent prendre en compte les inévitables évolutions. Un premier piège serait de trop formater l’apparence du site avec, justement, une jolie présentation vitrine.

Certes, bien sûr que vous pouvez personnaliser en profondeur l’apparence de vos sites. Mais, s’il vous plait, restez standard ! Une personnalisation trop ésotérique peut rendre très complexe certaines évolutions métiers.

Un autre piège concerne la gestion des droits et autorisations. En effet, dès la conception, tenez compte de qui va avoir accès à quoi et pour faire quoi. Au moins à grandes mailles.

La question des droits influe considérablement la conception des sites SharePoint Online. Si vous n’en êtes pas convaincu, faites l’exercice suivant. Imaginez que dans votre organisation tout le monde peut accéder à tous les documents avec un contrôle total. La conséquence de ce scénario serait de réduire considérablement le nombre de sites, de pages, de bibliothèques et de listes SharePoint. Fin de ce scénario cauchemardesque.

Bien évidemment, vous devez aussi tenir compte que les droits peuvent évoluer dans le temps. La tendance initiale est souvent de trop bloquer. La pratique montre que le collaboratif nécessite au moins un peu d’accès…

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Connecter des données à SharePoint 2016

Voulez-vous connecter des données à SharePoint 2016 ? Dans ce cas, cet article vous explique la démarche grâce aux techniques pour créer un site SharePoint 2016 Piloté par les données. Vous verrez comment vous pouvez connecter des données externes à SharePoint 2016. Vous pourrez utiliser au choix SharePoint Designer ou les composants WebPart des données métiers.

Pourquoi connecter des données à SharePoint 2016

Avant de plonger dans les délices inavouées des manipulations techniques, prenons le temps de comprendre leur intérêt.

En premier lieu, que signifie un site SharePoint créé par les données ? Un site SharePoint peut servir à transmettre des informations de toutes natures. Par exemple, vous créez un site SharePoint qui publie des nouvelles sur la vie de la société ou du service.

Vous pouvez aussi avoir un site web qui donne les procédures et les formulaires pour remplir une note de frais, etc.

Ensuite, vous pouvez créer des sites SharePoint de type GED (Gestion électronique de documents). Globalement, vous partagez des documents avec des collègues. Vous pouvez même faire de la coédition, c’est-à-dire que vous pouvez être plusieurs à modifier simultanément le même document.

Puis, progressivement, vous mettez en place des applications métiers. Ces applications s’appellent des applications métiers car elles permettent de faire fonctionner votre organisation.

Donc, vous créez des applications à partir de formulaires, puis de flux de travail, etc.

Connecter des données à SharePoint 2016
Connecter des données à SharePoint 2016

Un développement spécifique

Bien sûr, vous pouvez aussi faire développer des applications spécifiques en faisant appel à un développeur professionnel.

C’est la solution de facilité à court et moyen terme. Malgré son intérêt, le développement spécifique a aussi ses inconvénients.

Déjà, c’est couteux. Comptez au minimum 400 € / jour de développement. Ensuite, cela coûte souvent plus que prévu. Parfois même beaucoup plus. C’est possible que ces questions d’argent ne soit pas un problème pour votre organisation. Car, il s’agit un investissement qui sera rentabilisé. Ou bien, vous disposez de moyens financiers colossaux. C’est rare mais ça existe.

L’autre inconvénient est la difficulté à obtenir exactement ce que vous voulez. C’est bien évidemment possible. Mais dans la pratique, cela se heurte à plusieurs difficultés. Par exemple, il peut exister une incompréhension de part et d’autre, le désir de ne pas dépasser le temps alloué pour le développeur, une forme de flemme et probablement 47 autres raisons.

Il existe d’autres problèmes. Par exemple, l’obligation de continuer de faire appel à des personnes externes. Ou bien, si vous rencontrez des difficultés lors d’une migration de SharePoint. Et d’autres raisons encore.

Certains trouveront peut-être que le tableau est noirci. Mais ce n’est pas sûr. L’auteur de cet article a été successivement développeur, chef de projet, directeur de projets, puis à nouveau développeur, etc.

Un développement contrôlé

Une autre raison qui peut vous inciter à faire votre propre “développement” (sans programmation) est la liberté.

Quand vous maîtrisez complètement le processus de “développement” vous faites ce que vous voulez, à votre rythme. Quoique ce n’est pas toujours vrai.

Imaginez que votre souci est d’avoir une formule Microsoft Excel dans une cellule d’une feuille de calcul. Par exemple :

=SI(ESTVIDE(L2);"";DATE(ANNEE(L2);MOIS(L2);1))

Une fois que vous avez compris comment la formule fonctionne, vous pouvez facilement en créer d’autres. Les prochaines seront peut être encore plus complexes. De plus, vous avez l’auto-satisfaction d’être autonome. Faites-vous plaisir !

C’est exactement ce que propose l’idée derrière “Connecter des données à SharePoint 2016”.

Connecter des données à SharePoint 2016

En effet, grâce aux techniques qui permettent de connecter des données à SharePoint 2016, vous pouvez afficher et manipuler directement les données métiers.

Plus précisément, vous utilisez des données qui proviennent de bases de données, de feuilles Excel, de fichiers XML et même de services web. Parfaitement.

Vous faites tout cela sans jamais programmer quoique ce soit, y compris pour connecter des services web.

Rappelez-vous que si vous avez besoin d’introduire des traitements, c’est possible. Vous pouvez généralement le faire vous-même et sans programmation avec les flux de travail SharePoint 2016.

Quels sont les pré-requis ?

Ces techniques supposent que vous avez une bonne connaissance fonctionnelle de SharePoint 2016, notamment que vous connaissiez les notions de listes, bibliothèques, pages etc.

La connexion de SharePoint à des sources de données externes réclame une bonne culture informatique générale et une compréhension globale de notions comme les serveurs, les méthodes d’authentifications, les autorisations d’accès à une ressource, etc.

La compréhension générale du fonctionnement des balises XML, de services web et des bases de données est aussi nécessaire.

Toutefois, à aucun moment, vous n’aurez à faire le moindre développement. Les outils utilisés ne nécessitent pas de développer une interface ou un programme.

Bien évidemment, si vous êtes déjà un développeur, et en particulier un développeur .Net, vous comprendrez probablement plus finement les mécanismes mis en œuvre. Toutefois, il n’est absolument pas nécessaire d’être un développeur pour utiliser ces techniques. Comme cela vient d’être indiqué, être un informaticien avec une bonne culture générale en informatique suffit.

La pratique de ces techniques suppose évidemment que vous ayez accès à Microsoft SharePoint 2016.

Contenu du livre pour connecter des données à SharePoint 2016

Dans ce livre, vous verrez une présentation pratique de SharePoint Designer. En effet, la plupart des manipulations nécessite d’utiliser SharePoint Designer.  Bien sûr, seuls les aspects liés à la connexion de données sont exposés.

Ensuite, vous verrez comment vous pouvez connecter des sources de données externes à SharePoint. Notamment, les données peuvent provenir d’une base de données SQL Server d’une feuille Excel, de fichiers XML, d’un service web SOAP ou d’un service web REST.

L’objectif de ces manipulations est généralement d’afficher les données. Aussi, vous verrez concrètement comment vous pouvez afficher les données externes.

Notamment, vous découvrirez comment manipuler une vue de données, afficher un fichier XML, afficher un flux RSS externe ou un flux RSS SharePoint.

Vous apprendrez aussi à manipuler le service Business Connectivity Services (BCS) pour connecter des données à SharePoint 2016. En particulier, vous saurez gérer les autorisations externes, créer un type de contenu externe et créer une liste externe.

Enfin, vous découvrirez aussi comment utiliser les composants WebPart de BCS et connecter ces composants WebPart spécialisés à SharePoint 2016.

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Modifier l’apparence d’un site SharePoint 2016

Dans cet article, vous allez apprendre à designer un site SharePoint 2016, grâce aux techniques de Modifier l’apparence des sites SharePoint 2016: Concepts et Travaux Pratiques.

Designer un site SharePoint 2016

La personnalisation d’un site SharePoint 2016 consiste aussi à modifier son apparence. C’est même toujours la même première demande des clients : “Faites un site SharePoint qui ne ressemble pas à SharePoint !”.

Concrètement, il est possible de personnaliser en profondeur un site avec Visual Studio ou SharePoint Designer. Toutefois ces outils puissants ne doivent pas faire oublier le paramétrage disponible avec un simple navigateur web.

D’autant qu’une personnalisation mal maîtrisée peut conduire à la perte de fonctionnalités natives de SharePoint 2016, comme le responsive. Aussi, il est plus prudent d’utiliser uniquement le navigateur pour personnaliser un site SharePoint 2016.

Surtout que vous pouvez modifier radicalement de nombreux aspects d’un site. Par exemple, vous pouvez modifier sa présentation ou sa navigation en quelques clics bien placés.

Présentations composées

Un gros avantage de travailler avec des modèles pour créer des sites est la simplicité. En effet, vous choisissez le modèle de site puis vous créez un site à partir de ce modèle. L’inconvénient est que les sites ont tendance à se ressembler.

Pour remédier à cet inconvénient ou pour appliquer les codes graphiques de votre organisation, SharePoint 2016 propose d’appliquer une présentation composée sur un site.

Une présentation composée (ou thème) s’appuie sur le format XML.

Notamment, ce format supporte les polices Web. La présentation composée peut inclure des liens vers des fichiers de polices. Elle propose une image de fond, une palette et des polices avec aperçu en direct. Par ailleurs, il n’est pas utile d’activer la fonctionnalité de publication.

Une présentation composée comprend une page maître, une palette de couleurs, une image de fond éventuelle et un jeu de deux polices de caractères.

La première police (Par exemple Segoe UI Light) s’applique aux titres du site, tandis que la seconde police (Segoe UI) s’applique au corps de texte.

Si la fonctionnalité de collection de sites intitulée Infrastructure de publication de SharePoint Server est active, l’application d’une présentation composée sur un site s’applique aussi aux sites de publication. Un site de publication est un site sur lequel la fonctionnalité de site intitulée Publication SharePoint Server est active.

Nativement, SharePoint 2016 propose 17 présentations composées mais vous pouvez aussi les personnaliser ou créer vos propres présentations composées.

Images et Rendus d’image

L’utilisation d’images dans un site web est indispensable. En effet, elles améliorent la compréhension du fonctionnement du site web. L’objectif est que l’utilisateur puisse s’orienter tout seul dans le site web et comprendre de lui-même comment trouver l’information ou le contenu qu’il cherche.

Livrer un mode d’emploi explicite avec un site web est un aveu d’échec, car le site web doit être son propre manuel.

Par exemple, un logo est plus souvent parlant qu’une description textuelle.

Le design d’un site SharePoint nécessite donc de manipuler des images pour illustrer et fluidifier le contenu. Dans ce cours, nous avons eu besoin très rapidement d’images afin de rendre certaines pages un plus attrayantes.

La fonctionnalité de rendus d’image de SharePoint 2016 permet de gérer différentes versions d’une même image chargée dans une bibliothèque SharePoint, avec des tailles différentes ou des cadrages différents.

Cette possibilité fonctionne sur un site sur lequel la fonctionnalité Infrastructure de publication de SharePoint Server est active. La mise en cache BLOB de l’application web doit aussi être active.

Designer un site SharePoint 2016
Designer un site SharePoint 2016

Définition d’une page maître

Pour designer un site SharePoint 2016, vous devrez souvent modifier la page maître.

Une page maître (master page) contient tout le code de présentation de l’interface utilisateur.

Ce code comprend généralement, l’en-tête de la page, le logo et la navigation.

Il peut aussi comprendre le pied de page, les couleurs ainsi que les images.

Enfin, il comprend souvent les feuilles de styles en cascade (CSS, Cascading Style Sheets) et les fonctions JavaScript communes.

Espaces réservés de contenu (Content Placeholders)

Une autre caractéristique sont les espaces réservés de contenu (Content Placeholders) présents dans une page maître. Les espaces réservés de contenu sont des zones de contenu remplaçable sur la page maître. Dans le code, ils sont identifiés par la balise <asp:ContentPlaceHolder>.

Un content Placeholder est donc un espace réservé sur la page maître pour y mettre le contenu correspondant. Le contenu correspondant sera inséré au moment de la fusion du contenu avec la page maître. C’est l’opération dite du rendu de page.

Lorsque l’utilisateur d’un site appelle une page dans le navigateur, la page de contenu est fusionnée avec la page maître pour générer la page que l’utilisateur voit dans le navigateur.

Par exemple, la page maître possède un content placeholder pour le nom du site à côté du content placeholder du logo du site.

Rendu de page

Lors du rendu de page, SharePoint lit le titre de la page et l’insère dans la page maître dans son content placeholder. Le titre de la page est stocké dans la base de données de contenu.

Un content placeholder ressemble à l’exemple suivant :

<asp:ContentPlaceHolder id="MonPlaceholder" runat="server" />

Techniquement, une page maître est une page ASP.NET dont l’extension du nom de fichier est .master et qui sert à partager du code entre les pages.

Elle permet de disposer d’un modèle qui sera utilisé pour créer les nouvelles pages. Elle offre aussi un aspect uniforme pour chaque page d’un site.

Les pages maîtres se trouvent dans le lien Pages maîtres dans la section Galeries du concepteur web. Dans SharePoint Designer, elles se trouvent dans le dossier masterpage sous le dossier _catalogs dans la liste de tous les fichiers.

SharePoint Designer permet de personnaliser la page maître. Ce n’est pas directement possible avec le navigateur web. Par contre, une technique de création et de personnalisation avec le navigateur est expliquée dans les exercices du chapitre 6.

Il y a un ensemble de Content Placeholder obligatoire pour SharePoint. Sans ces espaces réservés, le site ne fonctionnera pas.

Livre pour designer un site SharePoint 2016

Vous apprendrez à leur donner une identité visuelle personnalisée et à modifier leur apparence pour leur donner un aspect personnalisé, grâce aux outils comme le Gestionnaire de conception ou les Présentations composées.

Vous mettrez vos connaissances en pratique grâce aux 26 Travaux Pratiques entièrement détaillés et corrigés.

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Créer des flux de travail SharePoint 2016

Cet article vous explique comment créer des flux de travail SharePoint 2016. En effet, grâce à Créer des Flux de Travail pour les sites SharePoint 2016, vous allez devenir opérationnel dans la conception de workflows pour SharePoint 2016 avec SharePoint Designer.

Créer des flux de travail SharePoint 2016

La Commission générale de terminologie et de néologie recommande d’utiliser l’expression flux de travaux. Vous trouverez aussi les termes de flux de travail, flux opérationnel, flux de production, processus de travail, voire automatisation des processus.

Afin d’alléger la lecture, le terme privilégié sera workflow, car il fait partie du langage commun, notamment en entreprise.

À l’origine, le workflow est une modélisation d’une activité liée à une organisation. C’est une représentation souvent graphique et visuelle de l’ensemble des tâches à accomplir par les acteurs impliqués à chaque étape de la réalisation d’un processus métier. Les acteurs peuvent être des personnes physiques, des machines ou des traitements.

Concrètement, le workflow décrit le circuit des tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus et les documents manipulés. L’objectif d’un workflow moderne est de contrôler les processus d’une organisation. Le terme de contrôler est à comprendre comme : maîtriser, piloter, s’assurer du bon déroulement et surveiller.

Dans SharePoint, l’apparition d’un événement (par exemple, une commande) déclenche l’application associée au workflow. Celle-ci connaît les acteurs (Direction financière, Service clientèle, etc.) concernés par le processus, ainsi que les documents que les acteurs doivent gérer et les règles de gestion à appliquer. L’application d’une règle de gestion se traduira souvent par l’affectation d’une tâche à un acteur.

Créer des flux de travail SharePoint 2016
Créer des flux de travail SharePoint 2016

Bénéfices espérés des workflows

Une application de workflow correctement implémentée permet de cadrer précisément les actions autorisées des participants afin de limiter les risques et renforcer la sécurité des opérations. Cette attribution de droits dépend du rôle de l’utilisateur dans l’exécution du workflow. Exemple : Mise en place d’un workflow pour instruire une demande d’un crédit financier.

Les workflows peuvent aussi faire gagner du temps lors d’une procédure administrative. Le gain espéré peut être de 10% (ou parfois beaucoup plus) du temps du traitement. Exemple : Enregistrement d’un nouvel hôte dans un complexe touristique.

Enfin, le pilotage des workflows permet de disposer de métriques pour la qualité et d’identifier une anomalie : ralentissement dans le traitement d’un dossier, blocage, etc.

Workflows séquentiels et à états

Un workflow séquentiel exécute une série d’étapes prédéfinies pour accomplir une tâche. Dans un workflow séquentiel, toute son exécution se déroule dans une unique direction, du début à la fin. Vous pouvez avoir des ramifications, mais il n’y a aucun moyen de revenir à une étape précédente.

Les exemples classiques sont ceux d’un workflow de validation d’une demande d’investissements avec différents niveaux d’approbation, ou bien un workflow de support avec l’escalade à travers les niveaux.

Tous les workflows livrés nativement avec SharePoint, sauf le Flux de travail à trois états, sont des workflows séquentiels.

Dans un workflow à états, à la fin de chaque étape, l’exécution du workflow change d’état en fonction de la logique de l’étape achevée. Les workflows à états ont donc la capacité de s’adapter aux conditions qui peuvent évoluer durant l’exécution du workflow.

Un workflow à états peut modéliser des processus complexes, non linéaires, où le résultat attendu n’est pas uniquement dans une logique binaire : oui / non, approuver / rejeter.

Ces workflows vous permettent aussi de créer des logiques métiers où vous pouvez aller directement à un état donné, sans passer par les états intermédiaires. Ils peuvent donc sauter d’un état à un autre, y compris revenir à un état précédent.

Compatibilité SharePoint 2016 et SharePoint 2010

Il y a une très grande similitude dans les actions mises en œuvre pour créer des flux de travail SharePoint 2016 ou SharePoint 2013. Les différences sont nettement plus marquées entre SharePoint 2016 et SharePoint 2010.

Toutefois, les workflows développés pour SharePoint 2010 sont compatibles avec SharePoint 2016.

Par ailleurs, SQL Server stocke ces workflows dans les bases de données, comme toutes les autres données de configuration.

SharePoint Server 2016 dispose du même moteur de workflow que celui de SharePoint Server 2010. Ce moteur de workflow s’installe aussi automatiquement avec l’installation de SharePoint. Ce qui signifie que tous les workflows SharePoint Server 2010 continueront à fonctionner dans SharePoint Server 2016.

Grâce à cette compatibilité, vous verrez que vous pouvez continuer à développer des workflows SharePoint 2010 dans l’environnement SharePoint 2016. Ces workflows s’intitulent Flux de travail SharePoint 2010.

Workflows SharePoint 2016

Par rapport à SharePoint 2010, SharePoint 2016 et SharePoint Designer 2013 apportent de nombreuses améliorations pour créer des flux de travail SharePoint 2016, grâce à une plateforme spécifique de workflows et de nouvelles fonctionnalités.

Comme dans SharePoint 2013, la plateforme de workflows de SharePoint 2016 repose sur le Gestionnaire de workflow (Workflow Manager).

Service Bus, dont le rôle est de garantir la livraison de messages et d’assurer les services de publication / souscription, vient compléter Workflow Manager.

Workflow Manager et Service Bus possèdent chacun leurs propres bases de données SQL Server, qui sont aussi distinctes des bases de données de SharePoint.

Cette plateforme de workflows est totalement indépendante de SharePoint, même si elle peut communiquer avec lui. Elle peut être installée sur un serveur sans SharePoint et disposer de plus de ressources matérielles. Elle a été conçue pour les environnements de type Cloud, comme SharePoint Online. Ce qui permet de s’adapter dynamiquement à l’accroissement ou l’abaissement des demandes.

Cette plateforme de workflows sera nommée dans la suite, la plateforme de Flux de travail SharePoint 2013.

Microsoft n’a pas introduit de Flux de travail SharePoint 2016 puisque l’architecture est identique entre SharePoint 2016 et SharePoint 2013. Les workflows de type SharePoint 2016 sont donc nommés de Flux de travail SharePoint 2013 dans SharePoint Designer 2013.

Nouvelles possibilités

Vous avez la possibilité de créer des flux de travail SharePoint 2016 basés sur l’infrastructure de workflows .Net 4.5. Ce qui permet de créer des workflows de type Flux de travail SharePoint 2013. Comme indiqué précédemment, vous pourrez aussi continuer à créer et modifier des workflows de type Flux de travail SharePoint 2010.

Les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013 peuvent accéder directement à une étape quelconque du workflow. Ils peuvent accéder aussi à une étape antérieure, grâce à des actions de type go-to. Cette possibilité associée à l’action Mettre en pause pour une certaine durée, permet de créer des boucles temporelles. Par exemple pour l’exécution quotidienne du workflow.

Les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013 dispose d’un nouveau concepteur visuel dans SharePoint Designer 2013. Il permet d’avoir un nouveau plan de travail où les formes Visio peuvent être déposées grâce au cliquer-glisser. Pour ce type de workflows, l’environnement Visio est donc directement intégré à SharePoint Designer 2013. Ce nouveau concepteur visuel permet aussi de définir les propriétés des actions, sans avoir à revenir au concepteur textuel.

Encore plus de nouveautés !

Dans tous les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013, il devient possible d’intégrer des boucles. Elles peuvent s’exécuter en fonction d’une condition ou d’un nombre de fois paramétrable. Il est maintenant possible de créer des variables qui peuvent contenir un tableau de valeurs.

Dans tous les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013, vous pouvez appeler les services web REST / HTTP. Par exemple, cela signifie que vous pouvez récupérer les données de sites web Internet et les afficher dans SharePoint 2016.

De même, vous pouvez démarrer un flux de travail SharePoint 2010 à partir d’un flux de travail SharePoint 2013.

Tous les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013 peuvent s’exporter sous forme de fichiers WSP. Les workflows réutilisables de type Flux de travail SharePoint 2010 peuvent toujours s’exporter.

Vous pouvez maintenant créer des workflows Project Server dans SharePoint Designer 2013. Il existe un type de plateforme spécifique Flux de travail SharePoint 2013 – Project Server avec cinq actions spécifiques supplémentaires. Le reste de la création est identique à un workflow de type Flux de travail SharePoint 2013.

Contenu du livre pour créer des flux de travail SharePoint 2016

Vous imaginez facilement que le sujet n’est pas épuisé avec cette introduction. Le sujet est riche et vaste dès qu’il s’agit de créer des flux de travail SharePoint 2016.

L’intérêt du livre est d’approfondir tous ces concepts. Surtout, vous pourrez vous entraîner grâce aux 33 Travaux pratiques corrigés !

Chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif avec une copie d’écran qui affiche le résultat attendu.

Si nécessaire, des instructions précises expliquent les prérequis pour l’exercice.

Puis la solution est présentée et commentée, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un résumé vous rappelle ce que venez d’apprendre et vous aider à mémoriser.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

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Découvrir les formulaires InfoPath SharePoint 2016

Si vous voulez créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016, cet article est pour vous. En effet, l’objectif de Créer des formulaires InfoPath pour les sites SharePoint 2016 est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans l’utilisation d’InfoPath à travers 42 Travaux Pratiques.

Premiers pas avec InfoPath

Microsoft InfoPath permet de créer et remplir des formulaires numériques. Ces formulaires concernent toutes les activités de l’organisation : demande de droits d’accès, suivi d’interventions, processus qualité, etc.

Les formulaires peuvent simplement recueillir des données, ou bien être plus complexes et s’intégrer dans une logique métier avec des règles de gestion.

Ils peuvent être remplis à partir d’un navigateur Web sur un site Microsoft SharePoint Server 2016, dans Outlook ou être accessibles à partir d’un dossier partagé sur le réseau de l’entreprise.

Microsoft Office Professionnel Plus 2013 comprend Microsoft InfoPath. Vous pouvez aussi le télécharger à partir de Microsoft Office 365. Par contre, il n’est pas disponible avec Microsoft Office Professionnel Plus 2016.

Vous voyez apparaître deux nouveaux liens dans le menu Microsoft Office 2013 : InfoPath Designer 2013 et InfoPath Filler 2013.

Créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016
Créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016

InfoPath Designer pour créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016

InfoPath Designer sert à créer les modèles de formulaires, qui peuvent lire ou alimenter des listes ou bibliothèques de SharePoint 2016 ainsi que des données externes.

Il permet aussi de remplacer les formulaires par défaut des listes SharePoint en intégrant des contrôles supplémentaires, des validations de données et des mises en forme.

Il introduit la possibilité de créer plusieurs affichages différents du même formulaire et il peut aussi masquer ou afficher dynamiquement des parties du formulaire selon les actions de l’utilisateur.

InfoPath Designer propose des modèles prédéfinis pour créer plus rapidement de nouveaux formulaires.

Modèles de formulaires et formulaires

Vous lirez souvent que InfoPath Designer permet de créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016. Plus exactement, il crée des modèles de formulaires. Ces modèles de formulaires servent à remplir des formulaires par les utilisateurs finaux.

Le résultat d’InfoPath Designer est donc un modèle de formulaire qui sert à créer des formulaires basés sur ce modèle. De la même façon, vous pouvez utiliser Microsoft Word pour créer un modèle de document qui servira à créer des documents basés sur ce modèle.

InfoPath Designer ne produit donc pas directement de formulaires.

Vous verrez aussi que le processus de création d’un modèle de formulaire avec InfoPath Designer, débute par le choix d’un modèle préexistant (même vierge). Autrement dit, InfoPath Designer ne peut créer un modèle de formulaire qu’à partir d’un autre modèle de formulaire (même vide).

Il n’y a donc pas d’ambiguïté sur le rôle d’InfoPath Designer : il produit des modèles de formulaires.

Pour cette raison, lorsqu’il s’agit d’InfoPath Designer, vous pouvez utiliser le terme de formulaire pour remplacer les termes modèle de formulaire.

Microsoft InfoPath Filler

Pout créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016, vous utilisez InfoPath Designer. Ensuite, vous pouvez renseigner les formulaires avec InfoPath Filler ou avec un navigateur web.

InfoPath Filler s’installe sur le poste local de l’utilisateur qui souhaite l’utiliser.

Il permet de disposer de fonctionnalités avancées qui ne sont pas présentes dans le navigateur Web, comme par exemple enregistrer un brouillon du formulaire ou remplir le formulaire en mode déconnecté.

Malgré son intérêt, InfoPath Filler n’est pas forcément nécessaire. En effet, il est souvent possible de remplir un formulaire avec un simple navigateur.

Cependant, vous constaterez que le navigateur ne supporte pas certains contrôlesr. Dans ce cas, InfoPath Filler est indispensable pour remplir le formulaire. Lors de la création du formulaire, InfoPath Designer vous informe si le navigateur web le supporte ou pas.

Formulaires InfoPath SharePoint 2016
Formulaires InfoPath SharePoint 2016

Méthodologies

Lorsque vous concevez un formulaire, vous avez deux approches possibles.

Dans la première approche, vous pouvez concevoir une liste dans SharePoint avec ses métadonnées : types de contenus, colonnes de sites, etc.

Puis vous pouvez décider de la personnaliser avec un formulaire InfoPath Il s’agit d’une approche orientée données. Cette approche suppose que vous fassiez une analyse des données nécessaires avant de débuter la création du formulaire.

Toutefois vous pouvez aussi décider d’avoir une approche de type développement rapide où l’utilisateur valide progressivement l’implémentation de ses besoins grâce à une maquette visuelle.

Cette maquette visuelle est bien évidemment le formulaire.

Cette approche a l’avantage de permettre le développement d’un formulaire autonome, indépendant de la localisation des sources de données.

Les règles dans les formulaires

Dans un formulaire, une règle permet d’associer à un contrôle, une logique métier sans avoir à développer. Vous découvrirez qu’une règle est un ensemble de conditions et d’actions.

Les conditions déterminent si la règle doit s’exécuter. La règle ne s’appliquera que si les conditions sont vérifiées. Par exemple, les règles peuvent être utilisées pour cacher des contrôles selon certaines conditions.

Les actions définissent les tâches de la règle à exécuter.

Vous verrez aussi la création automatique de règles. Par exemple, ajouter une action à un bouton crée une règle. Vous pouvez modifier une règle qui a été créée automatiquement.

Vous pouvez copier une règle et la coller. Par exemple, vous copiez toutes les règles d’un bouton et vous les collez sur un autre bouton.

InfoPath Designer propose 3 types de règles :

  • Les règles de validation
  • Puis les règles de mise en forme
  • Enfin, les règles d’action

Principes des fonctions

Les fonctions permettent de manipuler, construire, ou obtenir des données du formulaire.

Vous découvrirez qu’elles permettent par exemple de calculer les valeurs par défaut pour les champs et les contrôles.

Elles permettent aussi de contrôler une valeur saisie ou de nommer l’instance du formulaire lors de la soumission.

Dans InfoPath designer, les fonctions sont rangées par catégories : Date, Date et heure, Champ, Math, Texte, URL, Utilisateur.

Contenu du livre pour créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016

Chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif.

Puis la solution est présentée et commentée, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, de nombreuses copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un récapitulatif vous rappelle ce que venez d’apprendre.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

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Créer un site SharePoint 2016

Créer un site SharePoint 2016 devient de plus facile. Toutefois, les possibilités sont nombreuses et il est utile de disposer d’un guide clair. C’est le rôle du livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint 2016.

Apprendre à créer un site SharePoint 2016

À l’origine, le contenu de ce livre est un recueil de travaux pratiques destinés à des stagiaires de formation ayant en charge la gestion de sites Intranet hébergés sur Microsoft SharePoint Server 2016.

En particulier, ce livre couvre l’organisation des contenus et leur mise à disposition pour les utilisateurs finaux. Il s’adresse donc à une population d’usagers communément appelés concepteurs.

Parmi tous les outils disponibles pour modifier l’interface utilisateur de SharePoint, celui qui est le plus accessible est le navigateur web, comme Internet Explorer. Son principal avantage est sa simplicité car il suffit de savoir cliquer. La seule difficulté est parfois de savoir où cliquer.

L’objet de ce livre est de vous expliquer comment réaliser les changements les plus pertinents, grâce aux options proposées. La simplicité des manipulations cache malgré tout une très grande richesse dans les modifications que vous pourrez apporter à votre site SharePoint Server 2016.

Vous l’avez compris, ce livre traitera des possibilités de personnalisation offertes par le navigateur web. Bien qu’il soit simple d’usage, il permet des manipulations souvent insoupçonnées, même par certains utilisateurs chevronnés de SharePoint Server 2016.

Créer un site SharePoint 2016
Page d’accueil de SharePoint

Qui doit lire ce livre ?

Ce livre est pour vous si vous voulez augmenter vos connaissances dans l’utilisation de SharePoint Server 2016. Notamment si vous souhaitez créer un site SharePoint 2016 et savoir l’organiser.

Vous n’avez absolument pas besoin d’être informaticien pour faire les exercices. Il est juste nécessaire que vous sachiez utiliser un ordinateur. Par exemple, pour ouvrir un fichier sur le disque dur.

Il faut aussi que vous ayez une expérience d’Internet. Par exemple, savoir surfer sur le web.

Si vous savez utiliser un outil comme Word de Microsoft, c’est encore mieux mais ce n’est pas obligatoire.

La pratique des exercices de ce document suppose aussi que vous ayez accès à Microsoft SharePoint Server 2016.

Très souvent, SharePoint vous donne un droit à l’erreur. Si vous vous trompez, il est souvent possible de corriger sans être obligé de tout refaire. Dans ce document, vous apprendrez à le faire dans la plupart des situations.

Toutefois, pour des raisons évidentes, il est plus prudent que vous vous entraîniez dans un environnement dans lequel vous pourrez faire toutes vos manipulations sans crainte, comme par exemple un environnement de test, de développement ou de formation. N’expérimentez pas les exercices de ce livre dans un environnement de production, sans les avoir préalablement testés.

Créer un site SharePoint 2016
Créer un site SharePoint 2016

Ce livre ne vous conviendra pas si…

Si vous êtes déjà à l’aise avec la création de sites ou de pages dans SharePoint Server 2016. De même, si vous maîtrisez la création de listes, de bibliothèques ou de leurs affichages. Et si vous savez déjà comment modifier la mise en forme des pages et la navigation. Enfin, si l’utilisation des composants WebPart et les fonctions de publication n’ont plus de secret pour vous.

Si vous cherchez un document exhaustif qui présente toutes les possibilités de SharePoint Server 2016. À notre connaissance, vous ne trouverez jamais un livre, ni une formation, qui puisse tout expliquer.

Si vous travaillez sur une ancienne version de SharePoint, notamment SharePoint Server 2010, ou SharePoint Server 2013. Même si les concepts sont similaires, voire identiques pour certains, les écrans peuvent être différents à cause du ruban. Par exemple, SharePoint 2016 introduit de nouvelles possibilités totalement inconnues dans SharePoint 2010, comme par exemple le glisser-déplacer directement avec le navigateur web.

Si vous n’avez jamais vu un site SharePoint Server 2016 et vous ignorez totalement de quoi il s’agit. Bien que ce livre s’adresse à des débutants, il suppose que vous ayez eu au moins une fois l’occasion d’utiliser SharePoint Server 2016. Même si nous vous expliquerons l’intérêt des exercices, il nous paraît risqué de les faire si vous découvrez pour la première fois un site SharePoint Server 2016.

Pourquoi créer un site SharePoint 2016 ?

Créer un site SharePoint 2016 correspond au besoin d’organiser et de classer le contenu numérique sur SharePoint 2016. C’est un peu à l’image du disque dur, où vous ajoutez progressivement des dossiers et sous-dossiers pour gérer vos fichiers. Plus vos fichiers deviennent nombreux, plus vous éprouvez le besoin de les organiser en les classant dans des dossiers différents pour constituer une arborescence.

Toutefois la comparaison s’arrête là.

Grâce aux sites, SharePoint Server 2016 propose un classement des données numériques de façon thématique et non pas uniquement arborescente. Ainsi, vous pouvez regrouper dans un site du contenu aussi différent que des fichiers, un calendrier, une liste de contacts Outlook, etc.

Notamment le site d’équipe, très répandu, sert à créer, organiser et partager rapidement des informations au sein d’une équipe, d’un service ou d’une direction de taille limitée.

C’est pour cette raison que certains qualifient SharePoint Server 2016 comme un “super-organiseur”, même si cela est un peu réducteur.

Collection de sites SharePoint Server 2016

Par ailleurs, il n’existe pas de site web isolé dans SharePoint Server 2016. Un site web appartient toujours à une collection de sites. Comme son nom l’indique, une collection de sites est un regroupement de sites.

Lorsque l’administrateur SharePoint Server 2016 a créé la collection de sites racine sur laquelle vous travaillez en ce moment, celle-ci a été créée avec un seul site. Par défaut, ce site s’intitule Site d’équipe mais il peut être renommé en quasiment ce que vous voulez.

Ce site est important car il s’agit du site racine de la collection de sites. En quelque sorte, il porte la collection de sites. Tous les autres sites que vous allez créer dans cette collection de sites, seront rattachés directement ou indirectement à ce site principal.

Cela ne signifie pas que vous ne pourrez pas choisir comment organiser visuellement vos sites les uns par rapport aux autres. Au contraire, vous verrez que vous bénéficier d’une très grande latitude pour la navigation entre les sites.

L’administrateur peut créer plusieurs collections de sites. Les raisons qui nécessitent la création de plusieurs collections de sites sont précises, mais il est prématuré de les aborder à ce stade. Sachez que l’utilisateur peut parfaitement surfer d’une collection de sites à une autre sans jamais le savoir.

En effet, il est facile de créer un lien hypertexte vers une autre collection de sites à partir d’un site quelconque.

Contenu du livre pour créer un site SharePoint 2016

Comme vous l’avez déjà certainement compris, l’objectif du livre est de vous proposer une démarche, des outils et des retours d’expérience.

Le point de départ est l’analyse des besoins métiers. Puis, au fur et à mesure de l’avancée dans le livre, vous saurez comment étudier l’impact organisationnel. Puis, vous verrez comment définir l’architecture technique et la sécurité.

Ensuite, vous verrez les tâches à prendre en compte pour installer l’environnement SharePoint Server 2016. Enfin, vous découvrirez les tâches propres au suivi et la formation.

Par ailleurs, vous apprendrez aussi les bonnes pratiques et les erreurs à éviter !

Ce livre est pratique. Aussi, il comporte 39 travaux pratiques. Chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif et de la solution détaillée, étape par étape.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Un récapitulatif en fin d’exercice vous rappelle ce que venez d’apprendre pour vous aider à mémoriser.

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Yammer et RSE SharePoint

Yammer propose des fonctions d’un RSE (réseau social d’entreprise). Par ailleurs, SharePoint Server offre nativement des fonctionnalités de sociales : microblogging, suivi de documents, sites communautaires, etc.

Toutefois la stratégie de Microsoft est d’orienter les utilisateurs de SharePoint vers Yammer, ce qui hypothèque l’avenir des fonctionnalités de RSE dans les prochaines versions de SharePoint.

Il n’existe pas non plus de certitudes sur la possibilité qu’auront les entreprises de basculer le contenu de ces fonctionnalités vers Yammer. Dans ces conditions, il est plus prudent d’intégrer dès maintenant cet outil dans SharePoint.

Yammer

Son objectif est d’être un réseau social d’entreprise (RSE) qui rassemble des personnes, des conversations, des contenus et des données d’entreprise en un seul endroit. L’idée est de pouvoir rester en contact avec les collègues et les informations qui vous intéressent. C’est aussi de pouvoir collaborer avec les membres de votre équipe.

Son intérêt est d’être accessible à tout moment et n’importe où, via un appareil mobile ou un navigateur web.

Yammer est la société éponyme qui a été acquise par Microsoft Corporation en 2012.

Yammer
Page d’accueil de SharePoint

Versions

La version Yammer Basic est gratuite et elle permet de collaborer avec d’autres membres de sa société.

La version Yammer Enterprise est plus riche. Elle est disponible soit en produit autonome, soit proposée avec les plans Office 365.

Pour en savoir plus, consultez la page dédiée de Microsoft, intitulée Yammer – Le réseau social d’entreprise (RSE) d’Office 365.

Intégration de Yammer dans SharePoint

Il existe plusieurs façons d’intégrer ce nouvel outil RSE dans SharePoint Server, dès maintenant.

Par exemple, vous pouvez incorporer ses flux aux sites SharePoint, ou bien vous pouvez ajouter simplement Yammer à la barre de navigation de SharePoint.

Outre ces possibilités, il est intéressante dès maintenant de l’utiliser au lieu des fonctionnalités d’échange par défaut de SharePoint 2013.

En effet, sur les sites d’équipe et sur Mon site (My Site), vous pouvez dès à présent masquer les contrôles d’interface qui fournissent ces fonctionnalités.

Notamment, vous pouvez remplacer les composants WebPart de réseau social de SharePoint Server par celles de Yammer.

Pour vous guider, reportez-vous aux explications détaillées qui figurent sur le site de Microsoft, dans la page Masquer les fonctionnalités sociales de SharePoint Server 2013.

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Coédition dans SharePoint et Office 365

Grâce à la coédition, vous pouvez travailler en même temps et à plusieurs sur un document dans SharePoint 2013, SharePoint 2016 et SharePoint Online. Vous êtes des coauteurs simultanés du document.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez diminuer les envois par messages électroniques des fichiers que vous voulez modifier.

Notamment, pendant que vous modifiez un classeur Excel, vous savez qu’un autre utilisateur est en train de modifier aussi le même document car son nom est affiché sur la ligne du ruban.

Co-édition dans Microsoft Excel
Co-édition dans Microsoft Excel

Cet autre utilisateur peut modifier une autre feuille du classeur Excel. Il peut aussi modifier, une cellule différente de celle sur laquelle vous travaillez.

Vous ne voyez pas les modifications en temps réels des autres utilisateurs durant leur frappe. En revanche, dès qu’ils valident leur saisie le résultat est immédiatement visible.

Par ailleurs, chaque utilisateur est associée à une couleur qui est visible. Aussi, pendant leur frappe, vous savez sur quelles cellules ils travaillent car le tour de la cellule est colorée avec leur couleur.

Dans Word, vous savez quelle partie du fichier est en cours de modification.

Coédition et coauteurs

Lors de l’enregistrement, SharePoint fusionne les modifications des utilisateurs dans les fichiers. Il ne remplace pas les fichiers. Il ne les écrase pas non plus. Cela est possible grâce au format de fichier Office Open XML. Notamment, les fichiers qui bénéficient de ce format ont une extension de type docx, xlsx ou pptx.

Dans SharePoint Online, l’enregistrement se fait automatiquement. Vous n’avez pas besoin de cliquer sur le bouton Enregistrer et vous ne pouvez pas le faire. En effet, il n’existe pas dans SharePoint Online.

De plus, si Alice et Bob modifient simultanément un fichier Word d’une bibliothèque de document SharePoint 2013, SharePoint 2016 ou SharePoint Online, SharePoint les prévient que l’autre utilisateur est en train de modifier telle partie du fichier.

Vous pouvez être 2 ou 50 à modifier un document car il n’y a pas de limite par défaut. En revanche, l’administrateur peut volontairement limiter le nombre maximum d’utilisateurs autorisés à modifier un document.

Contraintes

La coédition a tendance à augmenter le nombre de versions, si vous avez activé le contrôle de version sur la bibliothèque.

Vous devez désactiver l’extraction obligatoire pour utiliser la coédition dans SharePoint. Si vous ne désactivez pas l’extraction obligatoire, vos utilisateurs ne pourront pas être des coauteurs simultanés et ils ne pourront pas faire de coédition.

SharePoint Online : coédition et coauteurs
SharePoint Online : coédition et coauteurs

Modalités

L’article Vue d’ensemble de la co-création dans SharePoint 2013 détaille les modalités précises de ce qu’il est possible de faire ou pas.

Pour résumer l’article de Microsoft : vous bénéficiez de la coédition avec Word, PowerPoint et OneNote pour les éditions Office 2016, Office 2013, Office 2010 et Office Web App.

Excel Web App permet la prise en charge de la coédition. Excel 2010 et Excel 2013 ne prennent pas en charge la coédition.

Visio 2016 et Visio 2013 permettent la prise en charge de la coédition. Visio Web App et Visio 2010 ne prennent pas en charge la coédition.

Les versions Office 2007 et avant ne prennent pas en charge la coédition.

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Améliorations SharePoint 2016

Cet article est une explication des autres nouveautés et améliorations SharePoint 2016. Il s’agit de la dernière version serveur de Microsoft SharePoint.

L’article précédent vous explique ce qu’il faut savoir sur hybridation SharePoint 2016.

Améliorations SharePoint 2016
Améliorations SharePoint 2016

Connexions chiffrées et améliorations SharePoint 2016

Chiffrement TLS 1.2

SharePoint 2016 supporte le chiffrement TLS 1.2 pour le chiffrement des connexions avec un client. Il le supporte aussi lors de l’exploration des sites Web.

Pour rappel, il existe une vulnérabilité dans SSL 3.0 qui permet à un attaquant de décrypter les données. C’est pour cette raison que certaines fonctionnalités de SharePoint désactive par défaut SSL 3.0, ainsi que l’algorithme de chiffrement RC4, qui est aussi victime d’une faiblesse.

Par ailleurs, Microsoft incite fortement de tester l’ensemble des scenarios de connexion SSL / TLS / HTTPS avec SharePoint 2016, en particulier en cas d’existence d’un logiciel tiers.

Chiffrement de connexion SMTP

La connexion entre le serveur SMTP et SharePoint 2016 peut être chiffrée.

A noter que si SharePoint est configuré pour utiliser le chiffrement de connexion SMTP, il enverra uniquement des emails chiffrés une fois que la négociation de connexion a été établie avec succès.

Si la négociation échoue, il n’enverra pas d’emails non chiffrés.

Si SharePoint 2016 n’est pas configuré pour utiliser le chiffrement de connexion SMTP, il enverra toujours des emails non chiffrés, même si le serveur SMTP prend en charge le chiffrement de connexion.

A noter aussi qu’il est possible d’utiliser des ports SMTP autre que la valeur par défaut (25). C’est indépendant du chiffrement.

Access

Access Services supporte les applications Office. Autrement dit, vous pouvez ajouter une application Office Access (par exemple une carte Bing) à votre application Access hébergée sur SharePoint Server 2016, puis sélectionner les données à afficher dans la carte.

Parmi les améliorations SharePoint 2016, si vous avez créé directement une application Access sur un site SharePoint. Dorénavant, vous pouvez mettre à jour la version actuelle. Cette possibilité est déjà présente dans SharePoint Online.

Lors de la visualisation de données Access dans un composant de webpart, vous pouvez exporter les données directement dans Excel. Pour ce faire, vous devez utiliser la fonctionnalité “Télécharger dans Excel”.

Vous trouverez une amélioration du contrôle des éléments. Ce contrôle répertorie et résume les données d’une table ou d’une requête liée.

Enfin, le contrôle de listes déroulantes liées est maintenant disponible et supporté dans les applications Access web.

Contenu sensible

Le composant de Protection contre la perte de données (DLP), vous permet de faire des requêtes sensibles. En effet, vous pouvez faire des requêtes pour rechercher du contenu sensible dans SharePoint 2016, SharePoint Online et OneDrive Entreprise. Notamment, le composant DLP se trouve dans le Centre de découverte électronique.

Par exemple, si vous souhaitez connaître tous les fichiers qui évoquent les cartes de crédit, vous créez un cas de découverte électronique dont la requête sera de type SensitiveType=”Numéro de carte de crédit|5..”.

En particulier, il est possible d’interroger jusqu’à 51 types différents d’informations sensibles : cartes de crédit, numéros de passeport, numéros de sécurité sociale, etc.

Consultez l’article de Microsoft Utilisez DLP dans SharePoint Online pour identifier les données sensibles stockées sur les sites pour en savoir plus.

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Hybridation SharePoint 2016

Cet article est une explication des nouveautés et améliorations liés à la technique hybridation SharePoint 2016. Cette notion d’hybridation exprime la coexistence entre vos données locales et vos données dans le cloud.

L’article précédent vous explique quelles sont les nouveautés SharePoint 2016 pour les bibliothèques & fichiers. Tandis, que l’article suivant vous explique ce que vous devez savoir sur les améliorations SharePoint 2016.

Hybridation SharePoint 2016
Hybridation SharePoint 2016

Accès unifié aux documents

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’accéder à leurs documents de SharePoint 2016. Ils peuvent y accéder depuis n’importe où. Ils peuvent aussi y accéder à partir d’un iPhone, d’un Smartphone, d’une tablette, etc. Par contre, ils doivent synchroniser leurs documents avec OneDrive Enterprise pour en bénéficier.

Enfin, elle nécessite un abonnement à Office 365.

Ensuite, vous n’avez pas besoin d’être connecté au réseau d’entreprise pour y accéder. Vous pouvez partager les documents avec d’autres personnes de l’entreprise, ou même des utilisateurs externes.

De plus, si vous utilisez à la fois des serveurs SharePoint 2016 et SharePoint Online, les utilisateurs ont un affichage unique de la liste des documents et un seul profile dans Office 365.

Profil unique

En effet, cette fonctionnalité redirige les utilisateurs hybrides vers leur profil unique dans Office 365. Cet emplacement stocke l’ensemble de leurs informations de profil. Un clic sur le profil d’un utilisateur hybride dans SharePoint Server, le redirige vers son profil Office Delve dans Office 365.

Les utilisateurs non-hybrides conserver leurs profils SharePoint Server. S’ils ont un compte Office 365, ils ont aussi un profil Delve.

Suivi unifié des sites

Quand vous suivez un site dans SharePoint Server, il est ajouté à la liste des sites suivis à la fois dans SharePoint Server et Office 365.

La liste Office 365 contient les sites suivis dans SharePoint Server, ainsi que ceux qui sont suivis dans SharePoint Online.

Notez que l’activation de cette fonctionnalité ne migre pas automatiquement les sites suivis de SharePoint 2016 vers Office 365. Si vous activez cette fonctionnalité, les utilisateurs devront demander à suivre à nouveau leurs sites SharePoint Server.

Recherche unifiée et hybridation SharePoint 2016

Le principe est d’indexer les informations sur lesquelles vous souhaitez faire des recherches, comme vous le faites actuellement sur vos serveurs SharePoint hébergés chez vous (SharePoint on-premises).

Lorsque les utilisateurs lancent une requête de recherche dans Office 365, les résultats obtenus proviennent à la fois de SharePoint Online et des serveurs SharePoint on-premises.

Si vous voulez en savoir plus sur l’intégration d’Office 365 à vos services d’annuaire existants et à une installation locale de SharePoint Server, consultez l’article de Microsoft intitulé Intégration d’Office 365 aux environnements locaux.

Bien que cela soit indépendant de l’hybride, SharePoint 2016 prend en charge l’indexation jusqu’à 500 millions d’articles par application de service de recherche.

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Nouveautés SharePoint 2016

Cet article est une présentation et une explication des nouveautés SharePoint 2016 pour les bibliothèques & fichiers. Certains de ces changements apportent une véritable valeur ajoutée à cette nouvelle version.

L’article précédent vous explique quelles sont les nouveautés et améliorations des modèles de sites SharePoint 2016. Tandis, que l’article suivant vous dit ce qu’il faut savoir sur l’hybridation SharePoint 2016.

Nouveautés SharePoint 2016
Nouveautés SharePoint 2016

Raccourcis claviers et nouveautés SharePoint 2016

Parmi les nouveautés SharePoint 2016, des raccourcis clavier sont disponibles pour gérer les documents :

  • Nouveau avec Alt + N
  • Modifier avec Alt + E
  • Télécharger avec Alt + U
  • Gérer avec Alt + M
  • Partager avec Alt + S
  • Synchroniser avec Alt + Y

Informations de téléchargement

Ensuite, il y a d’autres améliorations comme par exemple les informations de progression du téléchargement.

Dans SharePoint 2013, vous avez uniquement l’écran avec la roue qui tourne.

Taille maximale

Autres nouveautés SharePoint 2016, vous pouvez dorénavant télécharger des fichiers d’une taille supérieure à 2 Go.

SharePoint 2016 supporte le téléchargement des fichiers jusqu’à une taille de 10 Go par fichier.

Vous pouvez configurer la limite de la taille de fichier maximale souhaitée pour une application web spécifiée.

Noms de fichiers

Maintenant, les noms de fichier peuvent inclure les caractères spéciaux comme & ~ {  } ainsi que les noms de fichiers qui contiennent un GUID ou qui débutent par des points. Les noms de fichiers de plus de 128 caractères sont aussi supportés dans SharePoint 2016.

En revanche, les noms de fichiers avec les caractères spéciaux ” ? < > # % / \ ne sont toujours pas autorisés.

Open Document Format (ODF)

Le format de document Open Document (ODF) est disponible pour les bibliothèques de documents. Vous pouvez donc spécifier que le modèle de fichier par défaut pour une bibliothèque de documents est ODF.

Lorsqu’un utilisateur demande à créer un nouveau fichier dans la bibliothèque, celui-ci s’ouvre au format ODF. L’utilisateur peut utiliser le programme de son choix pour modifier le nouveau fichier.

Partage de dossiers

Lors de la création d’un dossier il est possible de le partager en même temps.

Par ailleurs, lors de la visualisation d’un dossier, vous savez avec qui vous le partagez.

Vidéos et images

Si vous cliquez sur une vidéo qui est stockée dans une bibliothèque de documents, elle s’ouvre directement dans SharePoint 2016 : vous pouvez la partager, la télécharger ou fermer la fenêtre. Dans SharePoint 2013, le lecteur de vidéos définit par défaut s’ouvre.

Enfin, si vous cliquez sur une image d’une bibliothèque de documents, elle s’ouvre directement dans SharePoint 2016 : vous pouvez la partager, la télécharger ou fermer la fenêtre.

Information Rights Management (IRM)

Information Rights Management (IRM ou Gestion des droits relatifs à l’information) (IRM) est une technologie Microsoft qui utilise le chiffrement pour éviter que des personnes non autorisées accèdent au contenu d’un document.

Cette technologie empêche par exemple l’impression, le transfert ou la copie des informations sensibles par des personnes non autorisées. En particulier, ces restrictions sont attachées de manière permanente au document, peu importe le support sur lequel votre document est stocké : ordinateur portable, appareil mobile, clef USB.

IRM permet d’assigner des stratégies de restrictions aux emails ou à SharePoint. Dorénavant, elles s’appliquent aussi aux documents hébergés dans OneDrive Entreprise.

Caractéristiques de conformité

Pour différentes raisons, votre entreprise doit conserver certains documents. Cependant, une conservation plus longue que nécessaire peut créer un risque juridique.

Notamment, une stratégie de suppression de documents permet à votre entreprise de supprimer les documents des sites OneDrive Entreprise des utilisateurs après une période de temps spécifique.

À l’inverse, une stratégie de maintien en-place permet aux administrateurs de conserver des documents, courriels et autres fichiers.

Liens durables

Enfin, si vous déplacez ou renommez les fichiers, le lien d’origine vers le fichier continue à fonctionner sur SharePoint 2016.

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Modèles de sites SharePoint 2016

Les modèles de sites SharePoint 2016 sont organisés par fonctionnalités, comme dans SharePoint 2013. Notamment, pour obtenir la liste complète des modèles avec leur compatibilité, consultez le document SharePoint 2016 Web Templates.xlsx.

L’article précédent vous explique comment installer SharePoint 2016 avec les assistants graphiques. Tandis, que l’article suivant vous détaille les nouveautés SharePoint 2016 pour les bibliothèques & fichiers.

Modèles de sites SharePoint 2016 de collaboration

Site d’équipe (Team Site)

C’est le modèle privilégié parmi les modèles de sites SharePoint 2016.

En particulier, il sert à partager des documents, des annonces, des calendriers pour un groupe de personnes qui ont un même objectif.

Modèle Site d'équipe SharePoint 2016
Modèle Site d’équipe SharePoint 2016

Blog

Ensuite, ce modèle est orienté vers la communication d’idées, de savoirs, de partage d’expériences pour un public qui peut lire et commenter les articles.

Modèle Blog SharePoint 2016
Modèle Blog SharePoint 2016

Site du développeur (Developer Site)

En particulier, ce modèle s’adresse aux développeurs qui veulent créer, tester et publier des applications pour Office.

Modèle Site du développeur SharePoint 2016
Modèle Site du développeur SharePoint 2016

Site Project Server (Project Site)

Notamment, l’objectif ce modèle est réunir toutes les données relatives à un projet afin de le gérer.

Modèle Site Project Server SharePoint 2016
Modèle Site Project Server SharePoint 2016

Site communautaire (Community Site)

En particulier, l’intérêt de ce modèle est de proposer un site qui rassemble des personnes intéressées par les mêmes sujets.

Ensuite, ce site permet aux idées les plus populaires d’émerger grâce à un indice de popularité, et de mettre en avant les publications qui recueillant les meilleures réponses.

Par ailleurs, les membres du site gagnent des points de réputation, grâce à leur activité : lancement d’un sujet, réponse aux autres membres, etc.

Modèle Site communautaire SharePoint 2016
Modèle Site communautaire SharePoint 2016

Modèles de sites SharePoint 2016 d’Entreprise

Centre de documents (Document Center)

Notamment, ce modèle permet de créer, exploiter et stocker des documents qui serviront pour un référentiel documentaire ou pour alimenter une base de connaissances.

Modèle Centre de documents SharePoint 2016
Modèle Centre de documents SharePoint 2016

Centre de conservation inaltérable (In-place Hold Policy Center)

En particulier, ce modèle de site permet de gérer des stratégies qui visent à conserver les éléments dans des sites SharePoint pour une période de temps déterminée, basée sur la date de création ou de modification de l’élément.

Par exemple, vous pouvez coupler ces stratégies avec celles liées à la suppression de documents selon leurs règles de rétention.

Enfin, si plusieurs stratégies s’appliquent, le document est conservé pour la période la plus longue.

Ce modèle de site fait son apparition avec SharePoint 2016.

Modèle Centre de conservation inaltérable SharePoint 2016
Modèle Centre de conservation inaltérable SharePoint 2016

Centre de découverte électronique (eDiscovery Center)

Notamment, ce modèle de site permet de créer, gérer et traiter des cas eDiscovery à des fins juridiques et d’enquête.

Les cas eDiscovery permettent de gérer l’archivage du contenu des boîtes aux lettres Exchange, des sites SharePoint ainsi que d’autres sources de contenu.

Enfin, il est possible de créer des requêtes de recherche sur le contenu archivé, puis d’exporter le résultat des recherches.

Modèle Centre de découverte électronique SharePoint 2016
Modèle Centre de découverte électronique SharePoint 2016

Centre des enregistrements (Records Center)

Ce modèle de site permet d’archiver à long terme des documents contractuels, juridiques ou autres.

Par ailleurs, des règles permettent de router le contenu dans la bibliothèque appropriée.

Modèle Centre des enregistrements SharePoint 2016
Modèle Centre des enregistrements SharePoint 2016

Centre d’intelligence économique (Business Intelligence Center)

Notamment, ce modèle de site permet d’effectuer d’explorer et analyser les données grâce à PowerPivot, de concevoir des rapports interactifs à l’aide d’Excel et de Power View, de partager les tableaux de bord avec Excel Services.

Modèle Centre d'intelligence économique SharePoint 2016
Modèle Centre d’intelligence économique SharePoint 2016

Centre de conformité (Compliance Policy Center)

En particulier, ce modèle permet de gérer des stratégies pour supprimer des documents après une période de temps donnée.

Par ailleurs, ces stratégies peuvent ensuite être affectées à des modèles de collection de sites ou à des collections de sites.

Ce modèle de site fait son apparition avec SharePoint 2016.

Modèle Centre de conformité SharePoint 2016
Modèle Centre de conformité SharePoint 2016

Centre de recherche d’entreprise (Enterprise Search Center)

Notamment, ce modèle permet de créer un site de recherche pour les données gérées dans l’entreprise (pas uniquement le contenu de SharePoint).

Modèle Centre de recherche d'entreprise SharePoint 2016
Modèle Centre de recherche d’entreprise SharePoint 2016

Hôte de sites Mon site (My Site Host)

En particulier, il s’agit d’un site pour héberger les sites personnels et la page de profil publique des personnes.

Modèle Hôte de sites Mon site SharePoint 2016
Modèle Hôte de sites Mon site SharePoint 2016

Portail communautaire (Community Portal)

Un modèle de site qui permet de découvrir les communautés les plus populaires, ainsi que les sujets en lien avec vos centres d’intérêt, ou pour contacter d’autres personnes.

Modèle Portail communautaire SharePoint 2016
Modèle Portail communautaire SharePoint 2016

Centre de recherche de base (Basic Search Center)

Modèle de site qui fournit des fonctions de recherche de base.

Modèle Centre de recherche de base SharePoint 2016
Modèle Centre de recherche de base SharePoint 2016

Référentiel de processus Visio (Visio Process Repository)

Ce modèle permet d’afficher, de partager et de stocker des schémas de processus Visio.

Modèle Référentiel de processus Visio SharePoint 2016
Modèle Référentiel de processus Visio SharePoint 2016

Modèles de sites SharePoint 2016 de Publication

Portail de publication (Publishing Portal)

Vous utiliserez ce modèle pour publier des pages web avec des flux de travail d’approbation. Il offre une grande richesse en termes de mise en page et de personnalisation.

Notamment, vous l’utiliserez pour un portail intranet important ou un site Internet, qui comportent un grand nombre de lecteurs et moins de rédacteurs.

Modèle Portail de publication SharePoint 2016
Modèle Portail de publication SharePoint 2016

Wiki d’entreprise (Enterprise Wiki)

Ce modèle permet de centraliser les connaissances et la gestion de projet dans l’entreprise. Les sites Wiki d’entreprise sont flexibles et faciles à créer.

Modèles de sites SharePoint 2016
Modèle Wiki d’entreprise SharePoint 2016

À noter que le modèle de SharePoint 2013 intitulé Catalogue de produits, qui permet de gérer les données d’un catalogue de produits destiné à être publié sur un site, a disparu en tant que tel de SharePoint 2016.

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Installer SharePoint 2016

Dans cet article, vous allez avoir comment installer SharePoint 2016. Notamment, pour des raisons de sécurité, il s’agit d’une installation sans connexion internet de SharePoint 2016 sur Windows Server 2012 R2 et SQL Server 2014 SP1.

L’article précédent vous dévoile ce que vous devez savoir sur la nouvelle version de SharePoint 2016. Tandis, que l’article suivant vous explique les nouveautés et améliorations des modèles de sites SharePoint 2016.

En fait, installer SharePoint 2016 sans connexion internet n’est pas différent d’une installation avec une connexion internet. En particulier, la seule contrainte supplémentaire est que vous devez télécharger au préalable les fichiers nécessaires aux prérequis.

De plus, SharePoint 2016 ne supporte pas les noms de domaines Active Directory à l’aide de noms DNS en une seule partie. Par exemple, un nom DNS en une seule partie comme “machepro” ne sera pas supporté. En revanche, il supporte des noms de domaines comme, par exemple : machepro.com, prod.machepro.com ou machepro.formation.

Configuration matérielle minimale

Pour installer SharePoint 2016, vous devez disposez au minimum d’un serveur de bases de données (64 bits). Ensuite, vous pouvez prendre les gestionnaires de bases de données comme SQL Server 2014 SP1 ou SQL Server 2016.

Par ailleurs, il vous faut aussi un système d’exploitation 64 bits : Windows Server 2012 R2, Windows Server 2016.

La configuration minimale pour installer SharePoint 2016 est d’avoir 4 coeurs, 80 Go pour le lecteur système + 80 à 100 Go selon les besoins.

Toutefois, les besoins minimaux en mémoire RAM dépendent de la configuration.

  • Services minimaux et SQL Server sur un serveur unique pour le développement, un pilote ou une évaluation : 12 Go,
  • Tous les services et SQL Server pour le développement, un pilote ou une évaluation : 16 Go,
  • Services minimaux sur un serveur frontal ou applicatif pour un pilote, dans une ferme : 8 Go,
  • Tous les services sur un serveur frontal ou applicatif pour un pilote, dans une ferme : 12 Go.

Installer SharePoint 2016 dans Azure

Pour une installation minimaliste d’un environnement d’évaluation sur Azure :

  • Machine virtuelle de 8 Go à 2 cœurs pour SharePoint 2016,
  • Machine virtuelle de 2 Go à 1 cœur pour le Contrôleur de domaine avec des fonctionnalités d’authentification basses.

Les tailles de machines virtuelles recommandées pour installer SharePoint 2016 sont :

  • Extra Large (A4) : 8 cœurs, 14 Go RAM, 1023 Go système, 16 * 500 IO/s
  • A6 : 4 cœurs et 28 Go RAM, 1023 Go système, 8 * 500 IO/s
  • A7 : 8 cœurs et 56 Go RAM, 1023 Go système, 16 * 500 IO/s

La machine virtuelle contient une image complète de SharePoint 2016. L’image peut être configurée en utilisant les rôles disponibles avec l’Assistant de Configuration des produits SharePoint.

Par ailleurs, SQL Server 2014 Service Pack 1 ou SQL Server 2016 CTP 2.2 sont nécessaires pour installer SharePoint 2016.

Comment installer SharePoint 2016

Le lancement de l’installation se fait via l’application default.hta.

SharePoint 2016 Preview
SharePoint 2016 Preview

Ensuite, cliquez sur Install software prerequisites. Les prérequis de SharePoint 2016 sont :

  • Windows Identity Foundation 1.0,
  • Windows Management Framework 3.0,
  • Sync Framework Runtime 1.0 SP1,
  • SQL Server 2012 Native Client,
  • ODBC Driver 11 for SQL Server,
  • WCF Data Services 5.6,
  • Microsoft Information Protection and Control Client 2.1,
  • Appfabric 1.1 for Windows Server,
  • Cumulative Update Package 1 for Microsoft AppFabric 1.1 for Windows Server,
  • Microsoft Identity Extensions 1.0,
  • Microsoft .NET Framework 4.5.2,
  • Update for Microsoft .NET Framework to disable RC4 in Transport Layer Security (KB2898850),
  • Visual C++ Redistributable Package for Visual Studio 2013.

Procédure d’installation

Pour installer SharePoint 2016, vous devez avoir un serveur à jour. En particulier pour le KB2898850 (cf. ci-dessus). Pour SQL Server 2014, le client d’accès est bien Microsoft SQL Server 2012 Native Client.

Prerequis SharePoint 2016 Preview
Prerequis SharePoint 2016 Preview

Ensuite, vous cliquez sur Install SharePoint Server.

La clef d’évaluation de SharePoint 2016 est indiquée sur le site de Microsoft Download SharePoint 2016 Preview from Official Microsoft Download Center : NQTMW-K63MQ-39G6H-B2CH9-FRDWJ

Par ailleurs, la suite de l’installation est identique à celle de SharePoint 2013 jusqu’à la saisie de la phrase secrète. Celle-ci interdit l’installation de SharePoint à un administrateur local, s’il ne la connaît pas.

Installation réussie SharePoint 2016 Preview
Installation réussie SharePoint 2016

Nouvelles applications dans le menu

A ce stade, vous avez trois nouvelles applications qui sont accessibles dans le menu :

  • Administration centrale de SharePoint 2016
  • SharePoint 2016 Management Shell
  • Assistant de configuration des produits SharePoint 2016

Ensuite vous lancez l’assistant SharePoint Products Configuration Wizard (choix proposé par défaut). Les services Internet Information Services (IIS), SharePoint Administration Service et SharePoint Timer Service vont être arrêtés.

Puis, vous demandez à créer une nouvelle batterie de serveurs (Create a new server farm). Ensuite vous indiquez le nom de la base de données (ou l’instance), puis vous indiquez le nom de la base de données de configuration (ou laissez le nom par défaut : SharePoint_Config), puis vous saisissez le compte d’accès à SQL Server pour créer les bases de données.

Accès SQL Server
Accès SQL Server

Attention à SQL Server 2014, qui a le protocole TCP/IP désactivé par défaut (sauf avec la version SP1 intégré en slipstream). Vous devez l’activer dans le Gestionnaire de configuration SQL Server.

Enfin vous saisissez la phrase de passe qui sécurise la modification de la topologie de la batterie de serveurs SharePoint 2016.

Topologie MinRole

La nouveauté concerne la spécification du rôle qui est à faire durant l’installation, lors de la création d’une nouvelle batterie de serveurs ou pour rejoindre une batterie existante. Cette technique est intitulée topologie MinRole.

Sur la base de cette topologie, SharePoint configure automatiquement les services en optimisant les performances de la batterie.

Choix des rôles de la topologie MinRole
Choix des rôles de la topologie MinRole

Liste des rôles MinRole

Pour une installation d’une batterie de serveurs, il y a cinq rôles qui sont proposés :

  • Front-end (Frontal Web) : Les applications de service, les services et les composants qui servent les demandes des utilisateurs appartiennent aux serveurs Web frontaux. Ces serveurs sont optimisés pour des performances rapides.
  • Application : Les applications de service, les services et les composants qui servent les demandes applicatives (par exemple l’indexation du contenu pour les recherches) appartiennent aux serveurs d’application. Ces serveurs sont optimisés pour un débit élevé.
  • Distributed Cache (Cache distribué) : Les applications de service les services, et les composants qui sont nécessaires pour le cache distribué appartiennent aux serveurs de cache distribué. En option, vous pouvez configurer ces serveurs pour les mettre en balance de charge.
  • Search (Recherche) : Les applications de service, les services, et les composants qui sont nécessaires à la recherche appartiennent aux serveurs de recherche.
  • Custom (Personnalisé) : Les applications de service personnalisées, les services et les composants qui n’intègrent pas la topologie MinRole appartiennent aux serveurs personnalisés. La topologie MinRole ne jouera aucun rôle dans ce cas. C’est à l’administrateur de configurer les applications de service, les services et les composants nécessaires.

Pour l’installation d’un seul serveur, vous ne trouverez qu’un seul choix.

  • Single-Server Farm (Batterie à serveur unique) : Les applications de service, les services et les composants requis pour une ferme composée d’une seule machine appartiennent à une batterie à serveur unique. Une batterie à serveur unique est destinée pour le développement, les tests, et une utilisation très limitée en production. Elle ne peut pas avoir plus d’un serveur.

Notamment, le rôle de batterie à serveur unique (Single-Server Farm) de SharePoint 2016 remplace l’installation en mode Standalone disponible dans SharePoint 2013 et avant. Contrairement à l’installation Standalone, il faut installer et configurer séparément Microsoft SQL Server.

Nouveautés du Feature Pack 1 (FP1) pour MinRole

Avec le Feature Pack 1 (FP1) de novembre 2016, vous verrez une nouvelle version de MinRole. Outre les six rôles d’origine (Frontal web, Application, Cache distribué, Recherche, Personnalisé et Serveur unique), vous aurez deux rôles supplémentaires.

En effet, vous verrez apparaître deux autres rôles qui sont des combinaisons d’autres rôles : Frontal Web et Cache distribué, Recherche et Application.

Le reste de l’installation est aussi identique à celle de SharePoint 2013.

Finalisation de l’installation

Ensuite, indiquez un port (ou laissez le port par défaut) du site de l’Administration Centrale. Sélectionnez le fournisseur de sécurité, ou gardez NTLM proposé par défaut: vous pourrez ensuite basculer dans Kerberos.

Installation réussie de SharePoint 2016 Preview
Installation réussie de SharePoint 2016 Preview

Notamment, vous vous authentifiez pour accéder à l’Administration Centrale. Ensuite, vous choisissez ou non de participer à au programme d”amélioration de l’expérience utilisateur (Customer Experience Improvement Program). Puis vous pouvez démarrer l’assistant pour configurer la batterie de serveurs SharePoint ou le faire manuellement.

L’assistant affiche, en plus de la liste des applications de services, la liste des services que vous choisissez de démarrer.

Sélection des services SharePoint 2016 Preview
Sélection des services SharePoint 2016 Preview

Puis l’assistant se termine.

Configuration Assistant terminé
Configuration Assistant terminé

Ensuite, le panneau de l’administration centrale de SharePoint 2016 s’affiche.

Installer SharePoint 2016
Panneau Administration centrale SharePoint 2016

Supprimer un serveur SharePoint

C’est moins fréquent mais il arrive que vous ayez besoin de supprimer proprement un serveur SharePoint !

C’est possible. Notamment, si vous suivez la méthode que vous trouverez dans l’article sur comment supprimer un serveur SharePoint.