Power Apps avec SharePoint

Vous apprendrez que la combinaison Power Apps avec SharePoint est réellement puissante pour créer une application métier.

Si vous rencontrez des erreurs dans les manipulations ci-dessous, lisez l’article qui explique comment débuguer les erreurs dans Power Apps.

Gardez à l’esprit que l’interface a pu évoluer fortement depuis que cet article a été rédigé.

Power Apps avec SharePoint : limite d’une liste SharePoint

La limite d’une liste SharePoint est de 30 000 000 d’enregistrements (trente millions).

Source : Article de Microsoft qui explique comment Gérer des listes et des bibliothèques de grande taille. Ces enregistrements peuvent être des éléments d’une liste ou des fichiers d’une bibliothèque SharePoint.

Il y a aussi d’autres limites qui peuvent s’appliquer sur SharePoint en fonction de votre licence. Notamment, certaines limites concernent le stockage maximum autorisé ou le nombre maximum d’utilisateurs (Source : Limites de SharePoint).

Cependant ces limites ne concernent pas le nombre maximum d’enregistrements dans une liste SharePoint qui est de 30 millions, pour l’instant.

Limite des 5000 éléments

Toutefois, au-delà de 5000 éléments dans une liste SharePoint, vous aurez un message. Ce message est un message automatique d’avertissement. Ce n’est pas un message d’erreur.

En revanche, si vous dépassez les 5000 éléments dans une liste SharePoint, vous constaterez un ralentissement pour certaines opérations, comme par exemple l’accès à tous les éléments de la liste, sans filtre.

Pour en savoir plus sur les limitations ou blocages dans SharePoint Online pour les opérations trop gourmandes, lisez cet excellent article sur comment Éviter d’être limité ou bloqué dans SharePoint Online.

Enfin, sachez qu’il existe de nombreuses techniques pour éviter d’avoir à manipuler des tables avec 5000 éléments. Par exemple, il est possible de définir une stratégie de gestion des informations pour déplacer automatiquement les enregistrements obsolètes dans une liste d’archives. Il y a bien d’autres techniques mais ce n’est pas l’objet de cet article.

Power Apps avec SharePoint : Nombre de colonnes maximum

En réalité, ce qui compte vraiment c’est le nombre de colonnes et surtout, leur nature.

En effet, au-delà de 12 colonnes de type personnes, recherche ou métadonnées gérées, il est possible que les temps de réponses soient allongés mais ce n’est pas automatique.

Par exemple, nous avons développé pour un client une application Power Apps avec 20 listes SharePoint simultanées. La liste la plus importante possède presque 100 colonnes. Le temps de réponse est rapide malgré le nombre important de colonnes.

Alternative SQL Server / Dataverse

Si cette limite de 5000 éléments est rédhibitoire, il existe des alternatives chez Microsoft ou ailleurs. Toutefois, n’oubliez pas qu’il existe aussi la limite de 2000 éléments maximum dans Power Apps qui intervient.

Chez Microsoft l’alternative pour le stockage de données, c’est Dataverse (ex CDS), ou bien SQL Server.

Notez que les deux nécessitent un connecteur Premium dans Power Apps. Autrement dit, il faut une licence Plan Power Apps par application, Plan Power Apps par utilisateur ou Dynamics 365 Applications (ou Enterprise).

Power Apps avec SharePoint : Performances

Nous n’avons jamais rencontré de problèmes de performances liées à la taille des listes SharePoint.

Dans notre expérience, les mauvais temps de réponse des applications Power Apps ont toujours été liés au réseau des clients, surtout pour les grandes organisations. Cela peut sembler paradoxal car elles disposent souvent d’énormément de moyens financier et techniques pour gérer leur réseau.

Pourtant, il suffisait de lancer l’application de notre côté et leur montrer que les temps de réponses étaient quasi-instantanés avec SharePoint pour qu’ils reconnaissent que le problème n’était peut-être pas dans l’application elle-même.

Aussi, avant de se lancer dans SQL Server ou CDS, faites des essais. Il serait surprenant que vous rencontriez des problèmes de lenteurs liés à SharePoint uniquement.

La manipulation est terminée.