Claude Couderc Consulting

Personnaliser un flux d’approbation

Email de refus

Objectif

Cet exemple vous explique comment personnaliser un flux d’approbation basé sur un modèle.

Le résultat final ressemblera à une fenêtre comme celle-ci, sans être exactement identique :

Personnaliser un flux d'approbation
Personnaliser un flux d’approbation

Prérequis

  • La liste lstAffaires doit exister dans votre site SharePoint.

Créer le flux

Ouvrez le centre des processus et tâches Microsoft Flow et identifiez-vous en tant qu’Administrateur du tenant.

https://emea.flow.microsoft.com/fr-fr/

Dans le volet de navigation (à gauche), cliquez ou tapez sur Mes flux.

Dans le menu supérieur, cliquez ou tapez sur le menu Nouveau.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Nouveau flux
Nouveau flux

Puis cliquez ou tapez sur Créer à partir d’un modèle.

Vérifiez bien que vous êtes dans l’onglet Tous les flux : n’allez pas dans l’onglet Approbation.

Dans la zone Rechercher dans les modèles, entrez Envoyer un e-mail d’approbation lors de l’ajout d’un nouvel élément.

Attention ! Soyez très précis dans votre saisie car il existe plusieurs modèles avec des noms similaires. Or, il existe de menues différences entre les modèles qui portent des noms similaires.

Appuyez sur la touche entrée de votre clavier.

Dans la liste des modèles qui apparaît, sélectionnez le modèle qui s’intitule Envoyer un e-mail d’approbation lors de l’ajout d’un nouvel élément.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Envoyer un e-mail d'approbation lors de l'ajout d'un nouvel élément
Envoyer un e-mail d’approbation lors de l’ajout d’un nouvel élément

Normalement, il se connecte automatiquement à SharePoint et Office 365 Outlook.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Modele de flux Envoyer un e-mail d'approbation lors de l'ajout d'un nouvel élément
Modele de flux Envoyer un e-mail d’approbation lors de l’ajout d’un nouvel élément

Cliquez sur le bouton Continuer.

Cliquez ou tapez dans la zone Adresse du site puis ensuite sur Entrer une valeur personnalisée. Si vous avez déjà utilisé cette boite de dialogue et que vous patientez quelques secondes, vous verrez apparaître automatiquement le nom de votre site. Vous n’aurez plus qu’à le sélectionner. Si le nom de votre site n’apparaît pas automatiquement, entrez l’adresse de votre site SharePoint.

Cliquez ou tapez dans la zone Nom de liste SharePoint puis sélectionnez lstAffaires.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Déclenchement du flux
Déclenchement du flux

Paramétrer les actions

Dans l’action Start an approval, cliquez ou tapez sur la zone Approval type, puis dans la liste proposée, sélectionnez Approuver/Rejeter – Premier à répondre. Si ce choix est déjà sélectionné, conservez-le.

Cliquez ou tapez dans la zone Titre : une fenêtre s’affiche sur le côté. Elle vous propose d’ajouter du contenu dynamique. Dans le cas présent, recherchez et sélectionnez le champ Titre, puis changez le texte existant (“Approval Request”) par Demande d’approbation.

Ensuite, cliquez ou tapez dans la zone Assigned to, puis entrez votre email du tenant. Dans ce scénario, il s’agit de l’adresse jack@monsupersite.onmicrosoft.com. Pour vous l’adresse sera forcément différente : il s’agit de votre adresse email dans le tenant.

Si d’aventures, vous voyez un message qui vous demande d’entrer un email valide, n’en tenez pas compte si vous n’avez pas fait d’erreur. Il va disparaitre tout seul, si vous continuez l’exercice.

Dans la zone Details, entrez changez le texte existant (“Please approve this item – “) par Merci d’approuver ce nouvel élément :

Notez que le champ Title se renomme automatiquement en Titre au bout de quelques secondes.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Paramétrer les actions
Paramétrer les actions

Si vous ne voyez pas Approval type, c’est que vous n’avez probablement pas choisi le bon modèle. Vous avez sélectionné un modèle qui porte presque le même nom. Vous devez recommencer en choisissant le bon type de modèle : Envoyer un e-mail d’approbation lors de l’ajout d’un nouvel élément.

Paramétrer la condition

En réalité, il n’y a rien à faire pour paramétrer la condition. Cependant, notez que la condition d’approbation est Approve (et non pas Approuver ou Approuvé). La casse est aussi importante. C’est Approve et non pas APPROVE ou approve, etc.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Paramétrer la condition
Paramétrer la condition

Paramétrer l’approbation

Sous la section Si Oui, cliquez ou tapez dans la zone Objet. Remplacez tout le texte existant par APPROBATION de l’objet :

Gardez le champ Titre à la fin de la phrase.

Cliquez ou tapez dans la zone Corps, puis remplacez tout le contenu, y compris le champ Title, par le texte suivant : Objet approuvé.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Paramétrer l'approbation
Paramétrer l’approbation

Maintenant, vous allez ajouter une action pour initialiser l’élément approuvé.

Pour ce faire, sous la section Si Oui, cliquez ou tapez sur Ajouter une action.

Dans la zone de recherche parmi les actions, entrez Mettre à jour l’élément.

Dans la liste des actions qui s’affiche, cliquez ou tapez sur Mettre à jour l’élément dans SharePoint.

Cliquez ou tapez dans la zone Adresse du site, patientez quelques secondes puis sélectionnez l’adresse du site SharePoint qui porte votre prénom.

Cliquez ou tapez dans la zone Nom de la liste, patientez quelques secondes puis sélectionnez votre liste (lstAffaires).

Cliquez ou tapez dans la zone ID, puis dans la fenêtre de contenu dynamique, recherchez et ajoutez le champ ID de SharePoint. C’est l’ID de l’élément sur lequel porte le flux.

Cliquez ou tapez dans la zone Titre, puis dans la fenêtre de contenu dynamique, recherchez et ajoutez le champ Titre. C’est le titre de l’élément sur lequel porte le flux.

Vous devrez peut-être jouer des ascenseurs pour réussir à l’afficher.

Maintenant, vous allez calculer la valeur de la zone IDAffaire. Celle-ci est égal à 1000 + la valeur numérique de l’ID de la colonne SharePoint.

Pour ce faire, cliquez ou tapez dans la zone IDAffaire, puis dans la fenêtre de contenu dynamique, cliquez ou tapez sur l’onglet Expression. Dans la zone où apparait le symbole fx, entrez la formule suivante.

add(1000,int())

Cliquez ou tapez entre les parenthèses de int(), puis , cliquez ou tapez sur l’onglet Contenu Dynamique. Puis, recherchez et ajoutez le champ ID de SharePoint (et non pas celui d’Office qui a un logo orange). Vous obtenez la formule suivante :

add(1000,int(triggerBody()?['ID']))

Cliquez ou tapez sur le bouton OK.

Vous devez aussi renseigner la zone FournisseurID à 1 par défaut.

Pour ce faire, cliquez ou tapez dans la zone FournisseurID, puis remplacez la valeur -1 par la valeur 1.

Enfin, il vous reste à utiliser la zone FinWkf. Celle-ci spécifie l’état de l’élément. Notamment, cette zone est utilisée pour indiquer si l’élément est approuvé, rejeté ou en cours.

Pour ce faire, cliquez ou tapez dans la zone FinWkf, puis entrez le texte Approuvé.

Ne faites aucune modification dans les autres zones.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Action d'approbation
Action d’approbation

Paramétrer le refus

Sous la section Si Non, cliquez ou tapez sur Ajouter une action.

Dans la zone de recherche parmi les actions, entrez Envoyer un e-mail.

Faites attention au tiret dans le mot e-mail. Si vous entrez email, cela ne fonctionne pas.

Dans la liste des actions qui s’affiche, cliquez ou tapez sur Envoyer un e-mail (V2) (version d’évaluation).

Cliquez ou tapez dans la zone À, puis dans la fenêtre de contenu dynamique, recherchez et ajoutez le champ Créé par Email. C’est l’adresse de courrier électronique de l’utilisateur qui a créé l’élément sur lequel porte le flux.

Cliquez ou tapez dans la zone Objet. Entrez le texte suivant : REJET de l’objet, puis dans la fenêtre de contenu dynamique, recherchez et ajoutez le champ Titre de SharePoint. . C’est le titre de l’élément sur lequel porte le flux. Normalement, il est tout en bas de la liste de contenu dynamique.

Vous devrez peut-être jouer des ascenseurs pour réussir à l’afficher.

Cliquez ou tapez dans la zone Corps, puis entrez le texte suivant : Objet rejeté.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Email de refus
Email de refus

Maintenant, vous allez ajouter une action pour initialiser l’élément approuvé.

Pour ce faire, sous la section Si Non, cliquez ou tapez sur Ajouter une action.

Dans la zone de recherche parmi les actions, entrez Mettre à jour l’élément.

Dans la liste des actions qui s’affiche, cliquez ou tapez sur Mettre à jour l’élément dans SharePoint.

Cliquez ou tapez dans la zone Adresse du site, patientez quelques secondes puis sélectionnez l’adresse du site SharePoint qui porte votre prénom.

Cliquez ou tapez dans la zone Nom de la liste, patientez quelques secondes puis sélectionnez votre liste (lstAffaires).

Cliquez ou tapez dans la zone ID, puis dans la fenêtre de contenu dynamique, recherchez et ajoutez le champ ID de SharePoint. C’est l’ID de l’élément sur lequel porte le flux.

Cliquez ou tapez dans la zone Titre, puis dans la fenêtre de contenu dynamique, recherchez et ajoutez le champ Titre. C’est le titre de l’élément sur lequel porte le flux.

Maintenant, vous allez alimenter la valeur de la zone IDAffaire. Celle-ci est égal à 0 pour les objets rejetés. Cette valeur permet de retrouver les anciens objets rejetés.

Pour ce faire, cliquez ou tapez dans la zone IDAffaire, puis entrez la valeur 0.

Enfin, il vous reste à utiliser la zone FinWkf. Celle-ci spécifie l’état de l’élément. Notamment, cette zone est utilisée pour indiquer si l’élément est approuvé, rejeté ou en cours.

Pour ce faire, cliquez ou tapez dans la zone FinWkf, puis entrez le texte Rejeté.

Ne faites aucune modification dans les autres zones, y compris la zone FournisseurID.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Action de refus
Action de refus

Vous avez presque terminé.

Renommer le flux de travail

Maintenant, vous allez renommer votre flux.

Pour ce faire, cliquez, en haut et à gauche de l’écran, sur Envoyer un e-mail d’approbation lors de l’ajout d’un nouvel élément : le texte est en surbrillance.

Remplacez le texte en surbrillance par : lstAffaires approbation personnalisée

Enregistrer le flux

Vous allez enregistrer votre flux.

Pour ce faire, cliquez, en haut et à droite de l’écran, sur le lien Enregistrer.

Il est possible que des pop-ups s’affichent pour vous demander d’entrer l’adresse du site SharePoint. Généralement, il ne faut pas en tenir compte. Cliquez simplement sur Reçu.

En revanche, si vous avez un message sur un bandeau rouge en haut de l’écran, il s’agit d’une véritable erreur. Dans ce cas, demandez de l’aide à votre formateur.

Exécuter le flux

Dans un autre onglet, ouvrez la liste lstAffaires.

Ajoutez un élément intitulé Peluche Ours. Vérifiez bien que par défaut, MontantHT est à zéro et LivraisonEtranger n’est pas cochée. Si ce n’est pas le cas, annulez et modifiez les valeurs par défaut de ces deux colonnes (voir la préparation des exercices plus haut). En dehors du Titre (Peluche Ours), ne saisissez rien et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Ouvrez la boite aux lettres qui correspond à votre email dans le tenant. Dans ce scénario, il s’agit de l’adresse jack@monsupersite.onmicrosoft.com.

Dans l’email qui s’intitule Demande d’approbation Peluche Ours, cliquez ou tapez sur le bouton Approuver puis ensuite vous cliquez sur Submit.

Ouvrez votre boite aux lettres. Vous avez un email qui s’intitule APPROBATION de l’objet : Peluche Ours.

Retournez dans la liste lstAffaires, vous devriez voir la valeur de IDAffaire mise à jour, ainsi que la valeur de Fournisseur ID à 1.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Mise à jour des champs de l'élément
Mise à jour des champs de l’élément

Désactiver le flux

Pour éviter de perturber la compréhension des futurs flux, vous allez désactiver le flux de cet exercice.

Pour ce faire, dans le volet de navigation du centre des processus et tâches Microsoft Flow, cliquez ou tapez sur Mes flux.

Dans ls liste des flux qui s’affiche, cochez le flux qui s’intitule lstAffaires approbation personnalisée, puis dans le menu supérieur cliquez ou tapez sur les …

Puis cliquez ou tapez sur Désactiver le flux.

L’exercice est terminé.

Résumé

Dans cet exercice, vous avez appris comment personnaliser un flux d’approbation basé sur un modèle.

Article mis à jour le 25.10.2019.

Claude COUDERC

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