Lien de partage d'un rapport

Partager un rapport et un jeu de données Power BI

Les bonnes pratiques de la sécurité ont déjà été abordées en détail dans les exercices de Gérer les rôles des espaces de travail et Groupes de sécurité Azure Active Directory.

Par ailleurs, vous verrez plus tard une autre bonne pratique avec Créer et publier une application.

Dans cet exercice, vous allez découvrir d’autres scénarios. Cela ne signifie pas qu’ils sont recommandés.

Ils sont présentés à des fins pédagogiques, uniquement pour mettre en évidence l’impact de ces choix en matière de sécurité et comprendre leurs implications.

Par ailleurs, toujours pour des raisons pédagogiques et afin de rendre plus simple la compréhension des mécanismes de sécurité, vous allez travailler avec des comptes individuels. Toutefois, souvenez-vous qu’en production, il est préférable de travailler avec des groupes et des rôles.

Cet article fait partie d’une série d’articles sur le thème du Partage de contenu dans Power BI Service :

  1. Partager un rapport et un jeu de données Power BI
  2. Partager un rapport Power BI sur SharePoint
  3. Créer et publier une application Power BI
  4. Modifier une application Power BI
  5. Créer une alerte sur un tableau de bord Power BI

Manipulations

Absence de droits (Alice)

Vous allez ouvrir l’accueil de Power BI en tant qu’Alice.

Pour ce faire, dans un navigateur, (par exemple Firefox) en navigation privée, ouvert en tant qu’Alice, tapez :

https://app.powerbi.com/

Actualisez simplement la page du navigateur.

Dans le volet de gauche, cliquez sur Espaces de travail.

Constatez que vous n’avez pas accès à l’espace de travail Commerciaux : vous ne le voyez même pas.

C’est normal car vous n’avez aucun droit sur cet espace de travail.

Ne fermez pas le navigateur d’Alice.

Publication Rapport Etude des ventes (Administrateur)

En tant qu’Administrateur général, ouvrez le rapport Power BI qui s’intitule Etude des ventes.pbix avec l’application Power BI Desktop.

Connectez-vous avec votre compte d’Administrateur général dans Power BI Desktop.

Restez sur la page par défaut du rapport.

Publiez votre rapport sur l’espace de travail Commerciaux.

Remplacez le rapport existant sur Power BI Service.

Une fois le rapport publié, enregistrez-le.

Fermez Power BI Desktop et son rapport.

Lien de partage Rapport à Alice (Administrateur)

Vous allez ouvrir l’accueil de Power BI en tant qu’Administrateur général.

Pour ce faire, dans votre navigateur en tant qu’Administrateur général, tapez :

https://app.powerbi.com/

Dans le volet de gauche, cliquez sur Espaces de travail.

Dans le volet Espaces de travail, cliquez sur Commerciaux : tout le contenu de l’espace de travail s’affiche dans le volet central.

Avec la souris, survolez le rapport Etude des ventes : des icônes apparaissent.

Cliquez sur l’icône Partager. Cette icône à la forme d’une flèche qui sort d’une boite.

Un pop-up s’affiche.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Lien de partage d'un rapport
Lien de partage d’un rapport

Avant d’aller plus loin, observez attentivement ce pop-up. En réalité, il est fait de 4 parties distinctes.

1) La partie 1 est symbolisée par 3 petits points horizontaux qui donnent accès à Gérer les autorisations. Cette gestion est vue plus bas.

2) La partie 2, qui est la plus importante en termes de conséquences, indique par défaut Les utilisateurs de votre organisation qui disposent du lien peuvent afficher et partager. Cela signifie que ce lien donne accès au rapport. Il suffit qu’un utilisateur de votre organisation dispose du lien pour accéder au contenu du rapport. En revanche, ce lien ne fonctionne pas pour les utilisateurs externes et les utilisateurs invités

Si vous cliquez sur ce message, vous verrez qu’il y deux autres possibilités. Notamment, vous avez Les utilisateurs qui ont déjà un accès peuvent utiliser ce lien. C’est plus restrictif. En effet, ce type de lien crée uniquement une URL vers le rapport, mais il ne donne pas accès au rapport.

Enfin, il y a une dernière possibilité Des utilisateurs spécifiques peuvent afficher et partager. Ce type de lien est beaucoup plus restrictif car il permet uniquement à des personnes ou des groupes spécifiques d’accéder au rapport. Il fonctionne aussi avec des utilisateurs invités dans l’annuaire Azure Active Directory. En revanche, il ne fonctionne pas avec des utilisateurs externes qui ne sont pas invités.

3) La partie 3 permet d’envoyer le lien par courriel à des personnes ou des groupes spécifiques.

4) La partie 4 permet de copier le lien ou d’envoyer le lien à une application : Courrier, Teams, PowerPoint.

Vous allez garder le paramétrage par défaut. Notamment, vous gardez Les utilisateurs de votre organisation qui disposent du lien peuvent afficher et partager.

Ensuite, vous allez transmettre ce lien par courriel à Alice.

Pour ce faire, dans la zone Entrez un nom ou une adresse e-mail, tapez Alice : le compte d’Alice apparaît.

Cliquez sur le compte d’Alice pour le sélectionner.

Ensuite, cliquez sur le bouton Envoyer : un pop-up de confirmation apparaît.

Fermez ce pop-up de confirmation.

Vérification Accès au rapport (Alice)

Retournez sur le navigateur d’Alice. Normalement, il est resté ouvert.

Ensuite, grâce au lanceur d’applications, ouvrez l’application Outlook.

Un message vous indique que le rapport Etude des ventes a été partagé avec vous.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Microsoft Outlook
Microsoft Outlook

Dans le message, cliquez sur le bouton Open this report (Ouvrir le rapport) : un autre onglet s’ouvre dans le navigateur d’Alice.

Cet onglet affiche le rapport Etude des ventes.

Gestion des autorisations (Administrateur)

Retournez sur le navigateur ouvert en tant qu’Administrateur général.

Avec la souris, survolez le rapport Etude des ventes : des icônes apparaissent.

Cliquez sur les 3 petits points verticaux, puis dans le menu qui s’affiche, cliquez sur le choix Gérer les autorisations.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Gérer les autorisations du rapport
Gérer les autorisations du rapport

Cet écran est constitué de 2 volets.

Le volet de gauche permet de naviguer entre les autorisations des Tableaux de bord, des Classeurs, des Jeux de données et du rapport, sur lequel vous êtes positionné par défaut.

Le volet de droite présente les autorisations spécifications du rapport.

Ce volet est lui-même segmenté en 4 onglets.

Le premier onglet présente le lien que vous venez de créer.

Vous pouvez créer un nouveau lien. Ce qui reviendrait au même que la manipulation précédente avec Alice, un peu plus haut.

Avec les 3 petits points verticaux, vous pouvez Copier le lien existant, le Supprimer, Gérer l’accès ou Afficher les vues partagées.

Cliquez sur les 3 petits points verticaux puis cliquez sur le choix Gérer l’accès.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Gérer l'accès
Gérer l’accès

Constatez que par défaut, ce lien permet aux destinataires de partager ce rapport. En revanche, il ne les autorise pas à créer du contenu avec les données associées au rapport.

Vous allez le vérifier avec le compte d’Alice.

Cliquez sur le bouton Annuler.

Lien de partage à Bob (Alice)

Retournez sur le navigateur d’Alice. Normalement, le rapport Etude des ventes est affiché.

Actualisez simplement la page du navigateur.

Dans le menu horizontal du rapport, cliquez sur le lien Partager : un pop-up strictement identique à la manipulation précédente, faite par l’Administrateur, apparaît.

Ce résultat est conforme au paramétrage du lien.

Dans la zone Entrez un nom ou une adresse e-mail, tapez Bob : le compte de Bob apparaît.

Cliquez sur le compte de Bob pour le sélectionner.

Ensuite, cliquez sur le bouton Envoyer : un pop-up de confirmation apparaît.

Fermez ce pop-up de confirmation.

Toujours, dans le menu du rapport, cliquez sur les 3 petits points horizontaux, puis sur Afficher le jeu de données.

Dans la page qui s’affiche, un bandeau jaune vous prévient que vous êtes en lecture seule. En réalité, cela signifie que vous ne pouvez pas créer de contenu à partir de jeu de données.

Ce résultat est conforme au paramétrage du lien.

À droite du bandeau jaune, cliquez sur le bouton Demander l’accès : le pop-up Demander des autorisations de build s’affiche.

Une autorisation de build permet de créer un rapport. Cette autorisation (Créer sur le jeu de données) est nécessaire pour copier un rapport et pour en créer un dans un autre espace de travail à partir d’un jeu de données de cet espace de travail.

Pour les jeux de données d’un espace de travail, les utilisateurs avec un rôle Administrateur, Membre ou Contributeur disposent automatiquement de l’autorisation Créer via leur rôle d’espace de travail.

Cliquez sur le bouton Envoyer.

La demande d’autorisation va être envoyée à Francine car c’est elle la propriétaire du jeu de données.

Impact des droits (Administrateur)

Retournez sur le navigateur ouvert en tant qu’Administrateur général.

Normalement, vous êtes sur l’onglet Liens du rapport.

Actualisez simplement la page du navigateur.

Le lien créé par Alice apparait.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Liens de partage du rapport
Liens de partage du rapport

Lien de partage Jeu de données à Alice (Administrateur)

Retournez sur le navigateur ouvert en tant qu’Administrateur général.

Positionnez-vous sur l’espace de travail Commerciaux.

Avec la souris, survolez le jeu de données Etude des ventes : des icônes apparaissent.

Cliquez sur les 3 petits points verticaux, puis dans le menu qui s’affiche, cliquez sur le choix Gérer les autorisations.

Dans l’onglet Accès direct, constatez la seule présence du compte Administrateur général, et des 3 groupes de Ventes.

Dupliquez l’onglet du navigateur.

Dans l’onglet dupliqué, grâce au lanceur d’applications, ouvrez l’application Outlook.

Un message vous indique que qu’une demande d’autorisation de build sur le rapport Etude des ventes est en attente.

Si l’email n’arrive pas, vérifiez qui est le propriétaire du jeu de données Etude des ventes dans l’espace de travail Commerciaux et consultez ses emails.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Demande de build
Demande de build

Cliquez sur le bouton Grant access (Accorder les autorisations) : un autre onglet s’ouvre avec un pop-up.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Lien de partage d'un jeu de données
Lien de partage d’un jeu de données

Dans la zone Entrez un nom ou une adresse e-mail, tapez Alice : le compte d’Alice apparaît.

Cliquez sur le compte d’Alice pour le sélectionner.

Ensuite, cliquez sur le bouton Accorder l’accès : un pop-up de confirmation apparaît en haut et à droite.

Fermez ce pop-up de confirmation.

Maintenant, le compte Alice peut créer du contenu à partir de ce jeu de donnée. D’ailleurs, elle a reçu un email qui l’informe de cette nouvelle possibilité.

Retournez sur l’onglet Accueil Power BI.

Dans l’espace de travail Commerciaux, ouvrez le menu Gérer les autorisations du jeu de données Etude des ventes.

Actualisez simplement le navigateur.

Constatez l’apparition du compte Alice.

Le but de cet exercice est d’expliciter les conséquences de chacune des manipulations liées à la sécurité.

Gardez à l’esprit qu’il n’est pas recommandé de gérer la sécurité de cette manière.

Toutefois, dans certaines circonstances, il est difficile de faire autrement.

Vérification Accès au jeu de données (Alice)

Retournez sur le navigateur d’Alice.

Dans l’onglet Power BI, positionnez-vous dans Mon espace de travail.

Dans le menu, cliquez sur + Nouveau puis dans le menu déroulant, cliquez sur l’option Rapport.

Dans la page qui s’affiche, cliquez sur Choisir un jeu de données publié.

Constatez que Alice peut bien créer un rapport à l’aide du jeu de données Etude des ventes.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Créer un rapport
Créer un rapport

Cliquez sur le bouton Annuler.

Fermez le navigateur d’Alice.

Résumé

Avec cette manipulation, vous avez découvert qu’il était possible de mettre en place de la sécurité sur un rapport et un jeu de données.

Vous avez vu aussi que certains choix par défaut peuvent entraîner des conséquences importantes en termes d’autorisations.

Vous avez aussi découvert qu’il existe différentes méthodes pour gérer la sécurité.

Notamment, vous auriez pu accorder directement des droits à Alice sur le jeu de données sans qu’elle soit obligée de faire une demande.

En effet, il suffisait de cocher la case Autoriser les destinataires à créer du contenu avec les données associées à ce rapport, du lien de partage.

Toutefois, en faisant ainsi, vous auriez élargi la portée du lien. Ce qui n’est pas forcément souhaitable.

De manière générale, il est difficile de suivre les droits accordés à un tableau de bord, un rapport ou un jeu de données.

C’est la raison pour laquelle, il est préférable -dans la mesure du possible – d’utiliser les rôles d’un espace de travail, voire les applications. Le rôle et l’intérêt d’une application sont vus plus loin.

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