Liste SharePoint personnalisée créée

Classer automatiquement les documents avec l’organisateur de contenu SharePoint

L’organisateur de contenu est une fonctionnalité de SharePoint. Cette fonctionnalité permet de déplacer des fichiers dans un dossier, une bibliothèque, ou un site de type centre de documents.

Site Centre de documents

Un site de type Centre de documents dans SharePoint permet de centraliser le contenu d’une organisation afin de disposer d’un référentiel de documents. Les bibliothèques des centres de documents disposent par défaut des types de contenu Document et Lien vers un document.

Centre de documents
Centre de documents

Vous spécifiez des règles de sorte que lorsque les fichiers entrent dans la bibliothèque de remise, l’organisateur de contenu les applique. Ainsi, il déplace les fichiers à l’emplacement correct.

Fonctionnalité Organisateur de contenu

Un administrateur de site SharePoint peut créer des règles basées sur des métadonnées pour définir comment un document sera déplacé dans une bibliothèque. Vous devez activer la fonctionnalité Organisateur de contenu sur le site.

Organisateur de contenu
Organisateur de contenu

L’activation de l’organisateur rajoute d’office une nouvelle bibliothèque, intitulée Bibliothèque de remise (nom interne: DropOffLibrary).

Bibliothèque de remise
Bibliothèque de remise

Dans les paramètres du site, de nouveaux menus apparaissent sous Administration du site :

Paramètres de l'organisateur de contenu
Paramètres de l’organisateur de contenu

Paramètres de l’organisateur de contenu

La menu Paramètres de l’organisateur de contenu de SharePoint permet de configurer l’organisateur de contenu du site.

Le paramètre Rediriger les utilisateurs vers la bibliothèque de remise, redirige les utilisateurs vers la bibliothèque de remise lorsqu’ils veulent télécharger des documents dans une bibliothèque du site. Autrement dit, l’utilisateur ne peut pas télécharger directement un fichier dans cette bibliothèque.

Le paramètre Envoi vers un autre site permet de spécifier un autre site comme emplacement cible d’une règle. La fonctionnalité Organisateur de contenu doit être aussi active sur ce site. Ainsi, vous disposez d’un site unique pour gérer l’ensemble des règles. Sinon, vous devez avoir des règles sur chaque site concerné.

Autres paramètres de l’organisateur de contenu

La paramètre Partitionnement de dossier permet de créer automatiquement des sous-dossiers dès qu’un nombre de fichiers déposés dans un emplacement cible dépasse un nombre donné. La valeur par défaut est de 2500 mais elle est modifiable. En revanche, l’intitulé du dossier est fixe (en dehors de la date et l’heure de création du dossier). A cause de cette limitation, son utilisation perd un peu de son intérêt.

Le paramètre Soumissions en double permet de contrôler comment doit se comporter SharePoint en cas d’ajout d’un fichier portant le même nom dans un emplacement cible. Si le contrôle de version de la bibliothèque cible est actif, vous pouvez demander à ce que SharePoint l’utilise. Si le cas se présente, SharePoint créera une nouvelle version. Le résultat peut être assez hasardeux sauf s’il est possible de prédire avec certitude que les nouveaux fichiers qui viendront se déverser seront toujours plus récents que les fichiers déjà existants dans l’emplacement cible et qui possèdent le même nom. Généralement, je préfère activer l’autre option qui permet d’ajouter des caractères uniques à la fin des noms de fichiers en double.

Le paramètre Contexte de conservation permet de conserver les journaux d’audit associés aux documents et d’assurer une meilleure traçabilité en cas de contrôle.

Le paramètre Gestionnaires de règles indique qui sont les utilisateurs qui peuvent gérer les règles et réagir lorsque un document ne correspond à aucune règle.

Par défaut, le nombre de jours d’attente avant l’envoi d’un message électronique est de 3 mais il se modifie.

Le paramètre Points de soumission décrit les opérations supportées par le Web Service afin d’envoyer du contenu vers le site.

Règles de l’organisateur de contenu

Lors de l’ouverture des règles, SharePoint ouvre une bibliothèque intitulée Règles de l’organisateur de contenu (nom interne: RoutingRules). Si vous cliquez sur le lien Tout le contenu du site, vous ne verrez pas apparaître cette bibliothèque dans le navigateur web. En revanche, elle est visible si vous ouvrez le site avec SharePoint Designer.

Il ne faut pas confondre la bibliothèque Règles de l’organisateur de contenu qui stocke les règles avec la bibliothèque de remise qui stocke les documents sur lesquels les règles vont s’appliquer.

Les règles sont accessibles grâce au menu Actions du site > Paramètres du site > Règles de l’organisateur de contenu.

Règles de l'organisateur de contenu
Règles de l’organisateur de contenu

Si vous cliquez sur Ajouter un nouvel élément, vous pouvez créer une nouvelle règle.

Nouvelle règle de l’organisateur de contenu

Dans le paramètre Nom de la règle, vous pouvez indiquer dans le nom les conditions et les actions de la règle. Par exemple: Recherche et Développement si fichiers de type Recherche et Stochastique > 7.

Le paramètre État et priorité de la règle permet de fixer une priorité relative d’une règle par rapport aux autres règles. La priorité la plus forte est 1, tandis que la priorité la plus faible est 9. Par défaut, la valeur est sur la moyenne à 5. Si un envoi correspond à plusieurs règles, SharePoint appliquera celle dotée de la plus haute priorité.

Ce paramètre permet aussi de désactiver la règle. Cela permet par exemple de la suspendre temporairement afin de vérifier le bon fonctionnement des autres règles ou inversement.

Dans le paramètre Type de contenu de l’envoi, il faut d’abord choisir un type de contenu, en filtrant d’abord sur le groupe qui le contient puis ensuite en le sélectionnant. Par exemple, j’ai créé un type de contenu intitulé SOCT_BPM. Dans l’hypothèse (défavorable !) où ce type de contenu aurait un autre nom sur un autre site, vous pouvez l’indiquer.

Type de contenu de l'envoi
Type de contenu de l’envoi

Conditions

Le contenu des champs du paramètre Conditions dépend du type de contenu sélectionné au préalable. Les propriétés affichées dépendent donc du type de contenu.

Ensuite, vous devez choisir le type d’opérateur: « est égal à », « n’est pas égal à », « est supérieur à », « est inférieur à », « est supérieur ou égal à », « est inférieur ou égal à », « commence par », « ne commence pas par », « se termine par », « ne se termine pas par », « contient tou(te)s les », « ne contient pas tou(te)s les », « est vide », « n’est pas vide ».

La liste des opérateurs dépend du type de la propriété. Pour une propriété de type nombre, la liste des opérateurs sera différente de celle d’une propriété de type choix.

Il reste à indiquer la valeur choisie pour définir la condition. La liste des opérateurs disponibles et la liste des valeurs dépendent directement du choix de la propriété.

Par exemple dans mon type de contenu SOCT_BPM, il existe une métadonnée nommée Comités, de type choix avec les valeurs: Recherche, Laboratoire, Marketing, Production et Administratif.

Conditions de l'organisateur de contenu
Conditions de l’organisateur de contenu

Il est possible d’ajouter plusieurs conditions. Il est aussi possible de supprimer toutes les conditions: la règle s’exécutera systématiquement. Dans ce cas, il faut veiller à la mettre en priorité faible, c-à-d un chiffre supérieur à 5 (cf. le paramètre État et priorité de la règle).

Le paramètre Emplacement cible indique où placer les fichiers concernés par cette règle. Si d’autres sites ont la fonctionnalité Organisateur de contenu activé, vous pouvez les sélectionner. Vous pouvez aussi obliger le regroupement des documents similaires.

Exemples de mise en oeuvre de l’Organisateur de contenu

Pour cet exemple, un site vide intitulé No man’s land a été créé et la fonctionnalité Organisateur de contenu est activée. Deux bibliothèques de documents SharePoint ont été rajoutées: Recherche et Développement et Laboratoire.

Par ailleurs, il a été créé un type de contenu nommé SOCT_BPM avec 2 colonnes supplémentaires: Comités (type Choix) et Stochastique (Type Nombre). Ce type de contenue est associé à toutes les bibliothèques.

L’objectif est de déplacer les documents en respectant des règles précises:

Un document qui est estampillé Laboratoire (métadonnée Comités) doit être stocké dans la bibliothèque Laboratoire.

Un document qui est estampillé Recherche et qui a une valeur de stochastique > 5 et <= 7 doit être stocké aussi dans la bibliothèque Laboratoire. Un document qui est estampillé Recherche et qui a une valeur de stochastique > 7 doit être stocké aussi dans la bibliothèque Recherche et Développement.

Compte-tenu de la dépendance des 2 dernières règles, la dernière règle doit avoir une priorité plus élevée que l’autre. Soit, dans la pratique :

Règles de l'organisateur de contenu
Règles de l’organisateur de contenu

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