Claude Couderc Consulting

Rôle et intérêts des métadonnées SharePoint

Vous pouvez utiliser les métadonnées SharePoint pour remplacer les dossiers utilisés dans Windows depuis 30 ans. Cela aide vos utilisateurs à trouver leurs documents en moins de 3 clics !

L’habitude de hiérarchiser les documents

Généralement, vous stockez les fichiers dans des dossiers imbriqués les uns dans les autres sur votre disque dur.

Dossiers Windows
Dossiers Windows

 

Toutefois cette organisation des données est rigide et pose de nombreux problèmes en termes de classement.

Notamment, comment s’assurer que les documents sont classés au bon endroit ? De plus, il arrive fréquemment qu’un fichier concerne des sujets transversaux.

Cette façon de faire peut se justifiée dans une organisation où:

  • Il y a peu de documents,
  • Une seule personne se charge d’alimenter la hiérarchie et elle est très organisée,
  • Le nombre de niveaux est très limité,
  • Il y a peu d’échanges de documents.

Dans tous les autres cas, elle pose de sérieux problèmes en particulier pour la recherche de documents. Hors, la découverte de l’information est un processus couteux en temps

Recherche de documents dans une structure hiérarchique

Vous trouvez le document grâce à un chemin vertical défini par une autre personne. Ce chemin n’est peut être pas celui que vous aviez en tête. Ou bien, il peut correspondre à une logique de recherche qui n’est pas celle de vos besoins du moment.

Typiquement, si vous avez besoin de connaître tous les documents des montants de priorité 1 de tous les projets pour 2018, cela vous oblige à parcourir chaque sous-dossier pour trouver les documents relatifs aux budgets.

Même si c’est faisable, c’est une perte de temps et une source d’erreur en cas d’oubli.

Cette difficulté n’est pas propre à la recherche documentaire. Les opérationnels cherchent à avoir un détail relativement précis alors que les directions cherchent une vision plus synthétique.

Remarques sur les optimisations de la vue verticale

Lorsque le nombre de documents électroniques explose ou lorsque l’arborescence hiérarchique devient très détaillée, certains ont imaginés des solutions souvent astucieuses.

Par exemple, les dossiers sont préfixés avec un numéro pour respecter un ordre de classement:

  • 10-Projet ABC
  • 20-Projet DEF
  • etc.

Cette astuce facilite aussi la recherche visuelle car à l’intérieur d’un dossier, les sous-dossiers sont toujours dans le même ordre.

Un autre astuce consiste à stocker dans le nom des documents des données normalisées: nom de l’auteur, type de document, etc. Par exemple: “devis client machepro 13.05.2018.docx”

Certains vont encore plus loin en cherchant à “normaliser” le nom des documents. Par exemple en préfixant le nom du document avec la date de l’événement au format AAAA_MM_JJ suivi du lieu de l’événement:

  • 2018_12_12_Paris_Présentation commerciale
  • 2018_12_19_Nantes_Présentation aux partenaires
  • etc.

Il est normal que les concepteurs de ses systèmes les trouvent “efficaces voire efficients”. Cependant les audits documentaires opérationnels démontrent une distorsion parfois considérable et toujours insoupçonnée.

Plutôt que de se plier aux diktats d’une règle qu’ils ne comprennent pas ou qui les embêtent, les utilisateurs préféreront gérer une partie de leurs documents dans leur coin: disque local, boîtes aux lettres Exchange, clefs USB voire stockage en ligne gratuit comme Google Docs, Dropbox, etc.

Cette réalité ne doit pas être méconnue, y compris lors de la mise en place de SharePoint. Tout doit donc être fait pour la minimiser.

Doublons de fichier

L’utilisation de dossiers pour structurer les fichiers pourrait fonctionner lorsque ces fichiers sont du ressort d’un seul dossier. Toutefois, certains fichiers relèvent de plus d’un dossier.

Par exemple, un document sur le développement dans SharePoint, doit-il être classé dans le dossier SharePoint ? ou le dossier Développement ?

La solution générale est de créer une copie du document et donc de créer des doublons, ce qui provoque les problèmes suivants:

  • Quelle est la dernière version,
  • Comment identifier la version qui fait autorité,
  • Qui est le propriétaire du document,
  • Prévoir un stockage supplémentaire pour le doublon et ses sauvegardes.

Métadonnées SharePoint

Un document Word possède un titre, une date de création, de modification, un auteur, etc. Il s’agit de propriétés du document ou métadonnées.

Littéralement, une métadonnée est une “donnée sur une donnée”. Son rôle est de donner des informations supplémentaires. dans le monde documentaire, les métadonnées SharePoint caractérisent un document.

Les caractéristiques d’un document ne s’arrêtent pas au titre ou à son auteur. Si vous prenez l’exemple d’un compte-rendu, celui-ci est caractérisé par des données comme l’émetteur, les destinataires, l’objet, la date, etc.

Bien évidemment, toutes ces informations figurent déjà dans le compte-rendu lui-même, en plus du contenu.

C’est tout le problème. Lorsque les caractéristiques d’un document sont mélangées avec le contenu du document, il devient quasiment impossible de les extraire pour les exploiter.

Vous pouvez caractériser tous les types de documents : devis, factures, devis, notes de frais, plans, etc.

Intérêt des métadonnées SharePoint

SharePoint affiche les documents de ses bibliothèques sous forme de liste. Il utilise des colonnes pour fournir des informations supplémentaires sur les documents car les métadonnées SharePoint sont mises en oeuvre sous forme de colonnes dans les bibliothèques et les listes.

Par exemple, vous ajoutez 3 métadonnées SharePoint à une bibliothèque de documents SharePoint. Ces métadonnées SharePoint sont : Émetteur, Date émission et Destinataires.

Bibliothèque de documents avec des métadonnées SharePoint
Bibliothèque de documents avec des métadonnées SharePoint

Permanence des métadonnées SharePoint

SI vous utilisez des colonnes de sites, lorsque vous déplacez un fichier d’une bibliothèque à une autre, il garde ses métadonnées SharePoint.

Les fichiers Office disposent d’un mécanisme encore plus puissant car les métadonnées SharePoint des documents Office, qui sont stockés dans SharePoint, sont associées au document lui-même.

Par exemple, lorsque vous copiez un document Office d’une bibliothèque  vers une autre, la copie garde les métadonnées SharePoint d’origine. Elles sont visibles dans les propriétés du document Word.

Permanence des métadonnées SharePoint
Exemple de la restitution d’une valeur d’une métadonnée (“Emetteur”) dans les propriétés d’un document Word

Filtrer les documents

D’un point de vue pratique, les métadonnées SharePoint permettent de filtrer rapidement les informations pour pouvoir répondre rapidement à des demandes comme:

  • Donnez-moi la liste de tous les comptes-rendus reçus par la COMPTA.
  • Je veux la liste des comptes-rendus émis entre le 6/2 et le 9/2 par la DRH à destination de la DOI.

Vous pouvez filtrer une liste ou une bibliothèque en cliquant sur l’entête de la colonne de la métadonnée.

La manipulation pour obtenir tous les comptes-rendus reçus par la COMPTA est conviviale:

Filtre des métadonnées SharePoint
Mise en place d’un filtre pour ne faire apparaître que les comptes-rendus reçus par la COMPTA

Le résultat du filtre:

Filtre des métadonnées SharePoint
Liste des comptes-rendus filtrés pour la COMPTA

Ce filtre est temporaire: si vous quittez l’écran en cours et que vous y revenez, le filtre aura disparu. Si vous souhaitez avoir un filtre permanent, ou plus complexe, vous devez créer un nouvel affichage.

Trier les documents

Vous pouvez trier une bibliothèque SharePoint grâce à un simple clic sur l’entête de la métadonnée.

Ce tri est temporaire: si vous quittez l’écran en cours et que vous y revenez, le tri aura disparu. Si vous souhaitez avoir un tri permanent, ou un tri en cascade, vous devez créer un nouvel affichage.

Regrouper les documents

Le regroupement de documents sur la base d’une métadonnée est possible en créant un nouvel affichage.

Par exemple, si vous souhaitez avoir la liste des documents regroupés par émetteur:

Regroupement des métadonnées SharePoint
Regroupement des métadonnées SharePoint

Si la métadonnée est de type Choix (avec des cases à cocher) qui autorise plusieurs sélections, il n’est pas possible de l’utiliser pour un regroupement. C’est le cas de la métadonnée Destinataires de notre exemple.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser les filtres de touche afin de limiter dynamiquement la liste des documents.

Utilisation des filtres de touche
Utilisation des filtres de touche

Éliminer les dossiers

Ne créez pas de dossiers dans les bibliothèques SharePoint.

La raison tient à la rigidité du classement sous forme de dossiers. Utiliser les dossiers dans les bibliothèques SharePoint c’est prendre le risque d’avoir à nouveau les problèmes présentés plus haut.

Remplacez la notion de données par une métadonnée équivalente !

Au lieu de …. Essayez ….
Un dossier pour chaque projet Une métadonnée appelée Nom du projet
Un dossier pour chaque mois Une métadonnée appelée Date du rapport
Un dossier pour chaque personne Rien. SharePoint a déjà une métadonnée Créé par de sorte que vous saurez toujours qui a créé un document
Un dossier pour chaque application Une métadonnée gérée appelée Application avec une liste de valeurs standard que vous pouvez maintenir de façon centralisée

Pour aller plus loin

SharePoint dispose de nombreux mécanismes pour simplifier la gestion des métadonnées SharePoint, afin de répondre aux organisations les plus complexes.

Parmi les plus courants, vous avez à votre disposition: les types de contenu, les métadonnées SharePoint gérées, les ensembles de documents, les bibliothèques de remise, etc.

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