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Métadonnées SharePoint pour la sécurité

Cet article explique le rôle et l’intérêt des métadonnées SharePoint pour la sécurité. En plus d’utiliser les autorisations SharePoint pour sécuriser les accès aux sites, vous pouvez éventuellement vous appuyez sur les métadonnées.

Une organisation rencontrait un problème de diffusion de documents assez classique. Cette organisation assure le rôle de diffuseur de contenu auprès d’autres organismes officiels, via un site extranet SharePoint. Une fois qu’un utilisateur d’un organisme étranger s’est identifié, il accède à ses documents.

Les métadonnées sont souvent utilisées pour faciliter la recherche ou pour catégoriser des documents afin d’opérer des filtres.

Un autre usage méconnu concerne la sécurité. Notamment, et sous certaines conditions, vous pouvez utiliser les métadonnées SharePoint pour la sécurité.

métadonnées SharePoint pour la sécurité
Modèle de sécurité natif de SharePoint

Modèle de sécurité standard de SharePoint

En effet, l’organisation mettait à disposition des documents qui sont communs à certains organismes et qui ne doivent pas être accessibles à tous. Afin de répondre à ce problème, le responsable de l’organisation avait décidé de s’appuyer sur le modèle de sécurité standard de SharePoint.

Pour cela, il avait mis en place différentes bibliothèques SharePoint pour les différents utilisateurs avec des droits spécifiques.

La gestion de plusieurs bibliothèques de documents devenait complexe et la maintenance des autorisations de niveau était difficile. De plus, ce fonctionnement a entraîné la duplication volontaire de certains documents dans plusieurs bibliothèques pour résoudre les cas complexes.

Les métadonnées SharePoint pour la sécurité

Cette solution étant inacceptable, le responsable a proposé un nouveau modèle de sécurité. Ce nouveau modèle s’appuie sur l’utilisation de métadonnées.

En utilisant ce nouveau modèle, il peut déposer de nouveaux documents dans SharePoint avec des métadonnées qui spécifie simplement les organismes qui peuvent y accéder: les niveaux de permissions accordés au document sont déduits des métadonnées des documents. Ce qui permet de réduire aussi le nombre de bibliothèque de documents à gérer.

Dans de nombreux cas, les métadonnées du document permettent d’indiquer qui peut y avoir accès. Toutefois, si vous avez l’intention d’utiliser les métadonnées pour la sécurité, vous devez planifier avec soin le type de métadonnées à collecter.

Nouveau modèle de sécurité

A ce jour, ce modèle de sécurité n’étant pas natif, vous devez utiliser un logiciel tiers.

En particulier, l’utilisation des métadonnées SharePoint pour la sécurité nécessite de s’appuyer sur un logiciel comme celui proposé par la société Titus.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser les métadonnées SharePoint pour la sécurité en complément des autorisations existantes. Vous pouvez aussi l’utiliser pour venir se substituer au modèle de sécurité natif de SharePoint.

Microsoft365 Addict

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