Cette manipulation vous explique comment créer une liste de tâches SharePoint 2016 et la connecter à votre Outlook.
En particulier, une liste de tâches vous permet de suivre le travail que vous ou votre équipe devez accomplir.
Dans cet exercice, vous allez créer une liste de tâches, nommée mesTravaux au site avec votre prénom puis ajouter une tâche intitulée Ranger le bureau.
Vous ajouterez ensuite ces tâches à vos tâches Microsoft Outlook.
Gardez à l’esprit que l’interface a pu évoluer fortement depuis que cet article a été rédigé.
Ouverture du site SharePoint
Premièrement, avec le navigateur web, ouvrez le site avec votre prénom.
Bien évidemment, cette manipulation fonctionne avec tous les sites Sharepoint. Vous pouvez donc prendre le site de votre choix dans votre organisation.
Dans ce scénario, le site avec votre prénom est :
http://sharepoint/claudeCréation de la liste de tâches SharePoint 2016
Ensuite, sur le site SharePoint 2016, cliquez sur le lien Paramètres (icône en forme de roue dentée). L’icône se trouve à gauche du gros point d’interrogation.
Puis cliquez sur Ajouter une application : la liste des modèles s’affiche.
Dans la petite fenêtre Rechercher une application, saisissez le texte tâche (et non pas tache) puis faites entrée.
Puis, dans les modèles de listes qui s’affichent, cliquez sur Tâches.
Ensuite, nommez cette liste mesTravaux
Puis, laissez les options par défaut.
Ensuite, cliquez sur le bouton Créer : la liste de tâches intitulée mesTravaux est créée.
Une fois que vous avez créé la liste de tâches, vous allez ajouter une tâche.
Enfin, ouvrez la liste de tâches mesTravaux en cliquant sur son icône.
Ajout d’une nouvelle tâche à la liste de tâches SharePoint 2016
Ensuite, cliquez sur le lien nouvelle tâche.
Puis, dans l’écran qui s’ouvre, saisissez les informations suivantes :
- Titre : Ranger le bureau
- Date de début : (indiquez la date d’aujourd’hui).
- Échéance : (indiquez la date d’aujourd’hui + 3 jours) Oui, il y a beaucoup de travail J
- Assigné à : (laissez vide).
Par ailleurs, remarquez la présence du lien AFFICHER PLUS, juste en-dessous de la ligne Assigné à.
Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.
Par curiosité, cliquez sur le lien AFFICHER PLUS : SharePoint affiche d’autres caractéristiques de la tâche. Elles ne sont pas affichées par défaut car elles sont considérées comme secondaires par rapport aux champs : Nom de la tâche, Date de début, Échéance et Assigné à.
Ensuite, laissez toutes les nouveaux champs à leur valeur par défaut.
Puis cliquez sur le bouton Enregistrer : une nouvelle tâche est créée.
Par ailleurs, notez la barre de chronologie qui s’affiche, juste en-dessous du titre mesTravaux.
Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.
Ensuite, cliquez sur la barre de chronologie : vous pouvez modifier son affichage grâce au ruban CHRONOLOGIE qui apparaît.
Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.
Connexion de la liste de tâches SharePoint 2016 à Outlook
Maintenant, vous allez ajouter la tâche que vous venez de créer (Ranger le bureau) à vos tâches Outlook.
Ensuite, cliquez dans le ruban LISTE.
Puis cliquez sur Se connecter à Outlook: un pop-up vous demande l’autorisation de le faire. Ce pop-up est une sécurité liée à Internet Explorer.
Puis, cliquez sur le bouton Autoriser : un autre pop-up vous demande l’autorisation de connecter la liste des tâches à Outlook. Ce pop-up est une sécurité liée à Outlook.
Ensuite, dans le second pop-up qui s’affiche, cliquez sur le bouton Oui : la liste mesTravaux vient s’ajouter dans Outlook, sous Autres tâches.
Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.
Il s’agit d’une copie synchronisée avec celle de SharePoint. Cela signifie que si vous modifiez la tâche dans Outlook, la modification sera transmise à SharePoint.
Mettre à jour la tâche
Vous allez le mettre en pratique.
Dans Outlook, double-cliquez sur la tâche Ranger le bureau pour l’ouvrir.
Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.
Ensuite, cliquez sur Enregistrer et fermer (dans le menu, en haut et à gauche).
Puis, allez sur l’affichage de la tâche SharePoint dans le navigateur web.
Ensuite, cliquez sur le nom de la tâche dans SharePoint puis cliquez sur AFFICHER PLUS sous %achevé, vous voyez vos modifications.
Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.
Cliquez sur le bouton Fermer.
Ajout de la tâche à la chronologie
Maintenant, vous allez ajouter la tâche à la chronologie.
Pour cela, cliquez sur les 3 petits points à côté de la tâche.
Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.
Ensuite, dans le menu qui s’ouvre, cliquez sur AJOUTER À LA CHRONOLOGIE : instantanément, la chronologie se met à jour.
Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.
Création d’une tâche subordonnée dans la liste de tâches SharePoint 2016
Vous allez ajouter une tâche subordonnée à celle-ci.
Pour cela, cliquez sur les 3 petits points à côté de la tâche.
Puis cliquez sur CRÉER UNE TÂCHE SUBORDONNÉE.
Ensuite, dans la pseudo-feuille Excel qui s’ouvre, renseignez les champs suivants :
Puis, faites entrée pour valider votre saisie.
Par ailleurs, notez la présence du lien Arrêter dans Arrêter la modification de cette liste.
Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.
Ensuite, cliquez sur Arrêter la modification de cette liste.
Enfin, fermez le navigateur web, ainsi que tous ses onglets ouverts.
Vérification Outlook
Maintenant, vous allez vérifier que la tâche Mettre les documents dans des pochettes est bien dans les tâches Outlook.
Ensuite, allez sur Outlook.
L’affichage de Outlook ne se met pas à jour tout seul. Il faut faire une petite manipulation pour l’obliger à rafraichir l’affichage.
Pour ce faire, dans le volet de gauche de Outlook, cliquez sur Liste des tâches (en haut du volet).
Ensuite, cliquez sur votre_prenom – mesTravaux : la nouvelle tâche s’affiche.
Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.
Par ailleurs, notez que si l’affichage d’Outlook est à jour, vous ne voyez plus la dépendance de la nouvelle tâche avec la précédente.
Résumé
Dans cet exercice, vous avez appris à créer une liste de tâche, puis à créer une tâche et à obtenir le détail d’une tâche,.
Vous avez aussi appris à connecter une liste de tâche à Outlook.
Vous avez aussi vu comment ajouter une tâche à la chronologie, puis créer une tâche subordonnée.
Enfin, vous avez pu vérifier que Outlook se synchronisait dans les deux sens.
Pour aller plus loin
Consultez les articles complémentaires qui expliquent comment modifier l’affichage pour faire un Tri dans SharePoint 2016, Regrouper dans SharePoint 2016 ou un Affichage par défaut SharePoint 2016.
Ensuite, pour ajouter du contenu et structurer vos pages, lisez les articles qui expliquent les Versions de documents SharePoint 2016 ou comment créer une Bibliothèque d’images SharePoint 2016, une Créer une liste SharePoint 2016 ou une liste de Liens promus SharePoint 2016.
Puis, pour modifier les pages de votre site, consultez l’article sur les Composants WebPart SharePoint 2016.
Enfin, pour aller encore plus loin et tirer réellement profit de SharePoint, l’article Type de contenu SharePoint 2016 vous l’explique en détail.
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