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Faire indexer les fichiers par SharePoint

Faire indexer les fichiers par SharePoint est une tâche importante. En effet, la recherche dans SharePoint est souvent une des fonctionnalités qui va générer une adhésion, ou pas, à SharePoint. Et sans indexation, il n’y pas de recherche.

En effet, la recherche SharePoint est possible parce qu’un composant de SharePoint se charge au préalable d’indexer les documents.

Par ailleurs, une recherche SharePoint qui fonctionne mal ou qui ne donne pas les résultats attendus, et vous vous retrouvez avec des utilisateurs mécontents.

A juste titre.



Extrait du cours Concevoir un site avec SharePoint Online

Le bon fonctionnement de la recherche dépend de plusieurs critères. En particulier, la quantité de documents qui sont présents dans l’index.

SharePoint indexe le contenu des documents. Ce qui signifie que SharePoint indexe tout le texte qui se trouve à l’intérieur d’un document. Toutefois, en présence de gros fichiers, SharePoint limite volontairement la taille de l’index du document.

En effet, par défaut, SharePoint limite l’indexation d’un document à 16 Mo, même si celui-ci à une taille supérieure à 16 Mo. Autrement dit, seuls les premiers 16 Mo d’un document sont indexés par SharePoint.

Il existe d’autres limites dans SharePoint qui ne concernent pas spécifiquement la recherche. Pour découvrir, les limitations et frontières logicielles pour SharePoint 2013 et SharePoint 2016 : https://technet.microsoft.com/library/mt493258(v=office.16).aspx

Indexer les fichiers par SharePoint

Si c’est limite peut paraître raisonnable, l’analyse montre que la taille moyenne des fichiers a tendance à augmenter avec le temps. Certains fichiers dépassent allègrement la taille de 16 Mo.

Heureusement, il est possible de modifier cette limite.

L’interface graphique de l’administration centrale SharePoint ne propose pas de menu pour modifier ce paramètre.

La modification doit donc se faire avec un petit script SharePoint PowerShell.

# Nouvelle valeur de la limite de la taille de fichier à indexer en Mo
# La valeur maximale autorisée est 64 Mo
$limit = 64
# Instance de l'objet de l'application de service de la recherche SharePoint
$ssa = Get-SPEnterpriseSearchServiceApplication
$ssa

# Récupère la valeur actuelle de la propriété MaxDownloadSize
$ssa.GetProperty("MaxDownloadSize")

# Met à jour la valeur de la propriété MaxDownloadSize
$ssa.SetProperty("MaxDownloadSize",$limit)
$ssa.Update()

# Redémarre application de service moteur de recherche
# ...SharePoint 2010
Restart-Service OSearch14

# ...SharePoint 2013
Restart-Service OSearch15

# ...SharePoint 2016
Restart-Service OSearch16

Vous venez de modifier la taille limite des fichiers que SharePoint peut indexer.

La nouvelle valeur sera prise en compte après le redémarrage du service du moteur de recherche de SharePoint.

Indexer les fichiers par SharePoint
Indexer les fichiers par SharePoint

Claude COUDERC

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