Pour importer et empiler des fichiers par lot à l’aide de Power Query dans Excel, vous pouvez suivre un processus qui vous permet de combiner automatiquement plusieurs fichiers avec une structure similaire en une seule table.
Cela est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des rapports mensuels, des fichiers de données de ventes hebdomadaires, ou tout autre ensemble de fichiers structurés de manière similaire.
Toutes les données nécessaires pour faire l’exercice se trouvent dans TP Importer et empiler des fichiers par lot.
À l’issue des manipulations, vous aurez produit le classeur Excel PIB_Lab28.xlsx.
La correction de l’exercice se trouve dans TP Importer et empiler des fichiers par lot.
Connecter une source de données
Premièrement, ouvrez Excel puis cliquez sur Nouveau classeur.
Ensuite, sélectionnez le ruban Données.
Puis, dans le groupe Récupérer et transformer des données, cliquez sur le menu Obtenir des données puis sur À partir d’un fichier puis sur À partir d’un dossier.
Cela vous permet de sélectionner un dossier contenant tous les fichiers que vous souhaitez combiner.
Ensuite, dans la fenêtre qui s’ouvre, naviguez jusqu’au dossier Ventes qui contient les fichiers. Le dossier Ventes se trouve dans TP Importer et empiler des fichiers par lot.
Puis, sélectionnez le dossier Ventes et cliquez sur le bouton Ouvrir.
Excel utilisera Power Query pour afficher un aperçu des 3 fichiers dans le dossier.
Ensuite, dans l’aperçu des fichiers, vous verrez plusieurs options.
Soyez attentif aux manipulations suivantes car il y a des subtilités. Ne cliquez pas trop vite.
Notamment, remarquez la présence d’une petite flèche sur le bouton Combiner.
Cliquez sur cette petite flèche : un menu s’affiche avec 3 options :
- Combiner et transformer les données
- Combiner et charger
- Combiner et charger dans…
Les 3 options permettent de combiner tous les fichiers en une seule table.
La première option propose en plus d’ouvrir Power Query pour faire des transformations supplémentaires sur les données de la table.
La seconde option propose de charger directement la table dans le classeur Excel.
La troisième option propose de charger la table dans un autre classeur.
Combiner et charger
Pour ce scénario, cliquez sur la petite flèche du bouton Combiner puis cliquez sur Combiner et transformer les données.
Ensuite, Power Query vous offrira ensuite de choisir comment combiner vos fichiers.
Si vos fichiers ont une structure similaire (par exemple, tous les fichiers Excel avec les données dans la première feuille qui porte le même nom), Power Query peut parfois automatiquement détecter et suggérer la meilleure façon de les combiner.
Cependant, dans la plupart des cas, il est probable que Power Query ouvre la fenêtre Combiner les fichiers, pour connaître comment vous souhaitez que les fichiers soient combinés.
Aussi, dans la fenêtre Combiner les fichiers, sélectionnez le tableau Ventes à partir duquel importer les données.
Vous noterez que vous avez la possibilité de changer l’exemple de fichier. En effet, par défaut, il s’agit du premier fichier du dossier. Vous pourriez le changer. Toutefois, dans ce scénario, cela ne présente pas d’intérêt. Donc, ne le faites pas.
Ensuite, une fois que vous avez sélectionné comment les fichiers doivent être combinés, Power Query va importer et empiler les données de tous les fichiers sélectionnés en une seule table.
Ajuster les données
Vous pouvez voir le processus dans l’éditeur de requête Power Query, où vous pouvez également effectuer des ajustements supplémentaires si nécessaire, comme filtrer, trier, ou transformer les données.
Notamment, avec la méthode de votre choix, supprimez les 2 colonnes : Source.Name, Clef.
Fermer et charger
Ensuite, cliquez sur Fermer et charger pour charger les données combinées dans une nouvelle feuille dans votre classeur Excel.
Notez que la table finale contient 37 lignes de données.
Enregistrer son travail
Puis, enregistrez votre classeur Excel avec le nom PIB_Lab28.xlsx
Ne fermez pas le classeur Excel.
Ajouter un nouveau fichier
Vous allez ajouter un nouveau fichier de ventes afin de vérifier que le chargement automatique fonctionne bien quand les données sont actualisées.
Ce fichier s’intitule Data_Ventes_Zygmund.xlsx.
Il se trouve dans le sous-dossier Zygmund de TP Importer et empiler des fichiers par lot.
Pour ce faire, copier le fichier Data_Ventes_Zygmund.xlsx dans le dossier Ventes.
Actualiser le classeur Excel
Une fois que le fichier Data_Ventes_Zygmund.xlsx est copié dans le dossier Ventes, sélectionnez le ruban Données du classeur Excel PIB_Lab28.xlsx.
Puis, dans le groupe Requêtes et connexions, cliquez sur le menu Actualiser tout.
Patientez quelques secondes.
Grâce à l’ascenseur vertical, vérifiez que les ventes de Zygmund apparaissent bien en bas de la table.
N’oubliez pas de descendre l’ascenseur vertical pour voir les nouvelles lignes : lignes 38 à 49.
Enregistrer son travail
Puis, enregistrez votre classeur Excel.
Enfin, fermez le classeur Excel PIB_Lab28.xlsx
La manipulation est terminée.
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