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Apprenez à utiliser les métadonnés gérées dans SharePoint 2010

GED SharePoint 2010: Explorez les métadonnées gérées, un thésaurus composé de termes liés entres eux, des types de contenu et plus encore.

En effet, la GED SharePoint 2010 est une réalité, avec des fonctionnalités puissantes, communes aux autres logiciels de GED.

L’objectif est de mettre l’accent sur ces fonctionnalités méconnues ou sous-utilisées de la GED SharePoint .

Les métadonnées gérées

Avant tout, vous savez que les métadonnées gérées SharePoint 2010 constituent une collection hiérarchique de termes.

Ces termes sont gérés de façon centralisée et utilisables comme attributs d’éléments dans Microsoft SharePoint Server. Autrement dit, il s’agit d’un thésaurus. Un thésaurus regroupe des termes entre eux et les hiérarchise. Donc, il comprend aussi un synonyme de termes.

Par ailleurs, des types de contenu SharePoint Server 2010 possèdent une colonne de mots clés gérés. Lorsque l’utilisateur commence à taper une valeur, le contrôle affiche tous les termes de tous les ensembles de termes. Ces ensembles de termes comprennent l’ensemble de mots clés qui commencent par les caractères tapés.

Vous verrez l’ensemble de termes dans lequel le terme existe, ainsi que la position du terme dans la hiérarchie.

Ged SharePoint 2010
GED SharePoint 2010

Métadonnés gérées et organisateur de contenu pour la GED SharePoint 2010

SharePoint introduit le stockage et le routage par métadonnées par le biais de l’organisateur de contenu, ce qui est une fonctionnalité de la GED SharePoint 2010, liées aux métadonnés.

Au lieu de télécharger directement un document vers une bibliothèque ou un dossier, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs documents dans la bibliothèque de remise.

Des règles, définies préalablement, routent les documents vers les bonnes bibliothèques.

L’organisateur de contenu est accessible à l’aide de l’une des méthodes suivantes : Téléchargement d’un document vers une bibliothèque de remise, Utilisation de l’option Enregistrer sous dans les applications clientes Word, Excel et PowerPoint, Utilisation de l’option Envoyer vers à partir des autres sites SharePoint, Envoi vers un site Centre d’enregistrements dans le cadre du cycle de vie ou de l’expiration d’un document, par exemple, dans le cadre d’un flux de travail ou d’une stratégie de rétention.

Explication des paramètres de l’organisateur de contenu pour la GED SharePoint 2010

Les utilisateurs ne pourront pas venir déposer directement un document dans une bibliothèque cible d’une règle, si vous le souhaitez.

Un autre site peut accueillir les documents redirigés grâce à une règle, si vous le souhaitez.

Vous pouvez créer automatiquement des sous-dossiers.

Soumissions en double : Indique s’il faut utiliser le contrôle de version SharePoint ou ajouter des caractères uniques à la fin des noms de fichier en double lors de la présence de doublons.

Gestionnaires de règles : Ce paramètre spécifie les utilisateurs ou les groupes qui peuvent créer des règles, réagir à du contenu téléchargé ne correspondant à aucune règle et gérer ce contenu.

Points de soumission : URL de service que vous spécifiez comme destination pour les fichiers envoyés vers l’emplacement Envoyer vers.

Explication des règles de l’organisateur de contenu

Les règles s’appuient sur les métadonnés gérées ou simplement les métadonnés, à travers les types de contenu.

Vous indiquez la priorité d’une règle dans l’organisateur de contenu de la GED SharePoint 2010.

Vous spécifiez que la règle est active ou inactive.

Type de contenu de l’envoi : Spécifie le groupe de types de contenu tel que Types de contenu de document, etc.

Conditions : Applique des filtres de propriété supplémentaires pour la règle à traiter.

Emplacement cible : Spécifie où placer le contenu qui correspond à la règle.

Points de soumission : Emplacement auquel sera enregistré l’élément satisfaisant à tous les critères précédents. L’option Envoi vers un autre site dans les paramètres de l’organisateur de contenu, une zone déroulante apparaît. Cette zone répertorie d’autres emplacements hors du site actuel vers lesquels un document peut être routé.

Autres fonctionnalités des métadonnés gérées et de la GED SharePoint 2010

Il existe bien d’autres fonctionnalités liées aux métadonnés gérées ou à la GED, comme le contrôle de version, l’identifiant unique de document, etc.

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