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Formation Microsoft SharePoint online et GED

Objectif: Introduction générale à la GED, Architecture des systèmes de GED, Formats de documents, Fonctionnalités des systèmes de GED, Sécurité des documents, Les flux de travail (workflow), Vue d’ensemble de SharePoint, Listes, Bibliothèques et Affichages, Gérer les documents, Flux de travail dans SharePoint, Utilisateurs et groupes, La recherche SharePoint.

Prérequis: Connaissances de base du Web, de Windows et d’une suite Office.

Public concerné: Toute personne qui s’interroge sur les impacts d’un système de GED au sein de son organisation et du rôle de SharePoint dans ce domaine.

Pédagogie: Séminaire avec un support de cours inclus, cours personnalisable, il n’y a pas de travaux pratiques mais de nombreuses démonstrations viennent illustrer les concepts.

Durée: 2 jours

Prix: 1 410 €. Formation exonérée de TVA en vertu de l’article 261.4 4°a du CGI.

Condition: Tarif 2021 par participant. Il s’agit du tarif de l’animation pédagogique pour une formation en inter-entreprises. Nous contacter pour une formation personnalisée dans votre environnement professionnel : https://questcequecest.com/contact

Plan de cours détaillé

Introduction générale à la GED

• Fragilité des documents numériques, Durée de vie.
• Les avantages du numérique, les problèmes.
• L’importance de systèmes de GED.
• Motivations d’un projet de GED.

Architecture des systèmes de GED

• Architecture technique.
• Serveur flux de travail, Serveur COLD (Computer Output to Laser Disc), Serveur OCR, Serveur d’impression, Serveur fax et courriel.

Formats de documents

• Notion de formats, Questions relatives à la standardisation.
• Documents CI et NCI, Coded Information (CI), Non Coded Information, (NCI).
• Formats de texte et d’échange.
• La taille des images.
• Le poids des fichiers.

Fonctionnalités des systèmes de GED

• Acquisition numérique, Importation de documents électroniques, COLD.
• Indexation, Fonctionnement, Méthodes techniques.
• Stockage, disque dur magnétique, SSD, le stockage optique, les juke-boxes.
• Recommandations de conservation, Durée de vie des supports.

Sécurité des documents

• Prévention des sinistres.
• Étapes de mise en œuvre: évaluation, identifications des risques, mesures de sécurité.
• Planification des sauvegardes, critères de choix.
• Le hachage, le scellement, l’horodatage, la signature électronique, le certificat.

Les flux de travail (workflow)

• Vue d’ensemble du flux de travail, But du flux de travail, Intérêt pour la GED.
• Contraintes du flux de travail.
• Étapes d’un flux de travail, Le routage, les règles, les rôles.
• Démarche de modélisation des processus, Exemple de processus.

Vue d’ensemble de SharePoint Online

• Exemples de sites SharePoint Online, Principales évolutions de SharePoint Online.
• Outils de développement SharePoint Online, Création de sites SharePoint Online.

Listes, Bibliothèques et Affichages

• Listes, Tâches, Liens, Calendrier, Enquêtes, Annonces, Contacts, Forums de discussion, Wiki, Blogs, Flux RSS.
• Bibliothèques.
• Approbation, Historique des versions, Extraction, Archivage.
• Affichage Classique.
• Affichage Moderne.
• Bonnes pratiques pour les listes et bibliothèques.

Gérer les documents

• Type de contenus.
• Ensemble de documents, Fonctionnalités d’un ensemble de documents.
• Métadonnées gérées.
• Organisateur de contenu, Bibliothèque de remise.

Flux de travail dans SharePoint Online

• Flux de travail à états, Workflow: Définition (Concepteur), Workflow: Exécution (Utilisateur), Workflow: Suivi (Approbateur).
• Workflow avec SharePoint Designer.

Utilisateurs et groupes

• Sécurité des rôles, Autorisations de sites, Niveaux d’autorisation, Outils d’autorisation.
• Gestion de la sécurité, Héritage.
• Droits sur les listes, Droits sur les bibliothèques, Droits sur les documents.
• Bonnes pratiques de sécurité.

La recherche SharePoint Online

• Enjeu de la recherche, La recherche dans SharePoint Online, Amélioration de la pertinence, WebPart de recherche, Propriétés analysées.
• Gérer les sources de contenu, Indexer des données personnalisées, Sécurité de la recherche, Journalisation des requêtes.