Cet article présente l’intégration Office avec SharePoint. En effet, Office System s’appuie sur les applications clientes comme la suite Office, Visio, Designer, Workspace, InfoPath, Publisher, OneNote, ainsi que les produits serveurs comme SharePoint, Project Server, Rights Management System, etc.
Concrètement, les fonctionnalités de ces produits peuvent se combiner afin d’améliorer la productivité de l’organisation. Les exemples sont très nombreux et très variés. Globalement, Office System se positionne comme une offre de gestion de contenus bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) intégrés. Même si les frontières sont floues et mouvantes, cette offre a l’avantage de disposer de solutions peu onéreuses pour développer des solutions intégrées.
Pour prendre un exemple concret d’intégration Office avec SharePoint, imaginez la mise en œuvre d’un flux de travail.
De même, vous devez savoir si votre entreprise gagne ou perd de l’argent. Cela est possible, si vous savez expliquer en détail le circuit de valeur ajoutée de l’entreprise.
En effet, le fait de détailler les étapes du circuit de valeur ajoutée met en évidence les processus du fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, quels sont les processus qui conduisent à fournir un service de qualité ou à produire sans défaut ? La notion de flux de travail s’appuie sur la notion de processus. Le flux de travail formalise les processus de l’organisation, après une cartographie des métiers de cette organisation. Dans ces conditions, la mise en place d’un flux de travail procède d’une démarche qualité.
Intégration Office avec SharePoint
Ce gestionnaire pourra concevoir un flux de travail à l’aide des outils disponibles dans Visio Premium 2010. De manière visuelle, il peut dessiner son flux de travail. Vous pouvez exporter le flux de travail créé grâce à Visio dans SharePoint Designer 2010.
L’intégration Office avec SharePoint se poursuit.
En effet, avec SharePoint Designer 2010, le gestionnaire va paramétrer finement le flux de travail à l’aide d’un outil semi-graphique. À aucun moment, il n’aura besoin d’écrire la moindre ligne de code informatique.
Vous pouvez aussi importer à nouveau dans Visio 2010 le flux de travail.
De même, vous pouvez l’associer à une liste ou une bibliothèque SharePoint. Lorsqu’il est publié sur la bibliothèque SharePoint concerné, l’utilisateur final pourra l’exploiter.
Par exemple, l’utilisateur créé un document office (Word, Excel, PowerPoint) qu’il stocke dans la bibliothèque SharePoint. Automatiquement, le flux de travail pourra se déclencher et s’exécuter.
L’exécution du flux de travail va donner lieu à une notification par email ou par la création d’une nouvelle tâche dans une liste de tâches. Par exemple, cette nouvelle tâche aura été assignée à un approbateur selon une propriété du document Office. La règle d’assignation dynamique de tâches selon la valeur de la propriété ayant été définie dans le flux de travail.
Grâce à la consultation d’Outlook, l’approbateur sait qu’une nouvelle tâche l’attend. L’utilisation d’Outlook n’est pas obligatoire car l’approbateur pourrait aussi recevoir sur son Smartphone une alerte automatique générée par SharePoint, ou un SMS envoyée par Exchange Server 2010.
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