Créer une fonction Power Query

Vous allez apprendre à créer une fonction d’import par lot avec Power Query pour importer automatiquement un ensemble de fichiers.

Ces fichiers se trouvent dans un même dossier, par lot. Les sources de données sont constituées de plusieurs fichiers Microsoft Excel stockés dans un dossier.

Gardez à l’esprit que l’interface a pu évoluer fortement depuis que cet article a été rédigé.

Fichier Power BI Desktop pour créer une fonction Power Query

Créer un nouveau fichier Power BI Desktop vierge nommé Rapport_Lab2C.pbix.

Dans le groupe Requêtes, cliquer sur la partie supérieure du menu Transformer les données : cela ouvre l’éditeur Power Query.

Importer plusieurs fichiers

Continuer à travailler dans le même fichier Power BI Desktop.

Avec l’explorateur Windows, ouvrir le dossier qui s’intitule Ventes.

Ce dossier contient 3 classeurs Excel qui possèdent la même structure. Ils contiennent les ventes de 3 vendeurs. Chaque vendeur possède son classeur Excel.

Avec Microsoft Excel, ouvrir chacun des 3 classeurs Excel afin de prendre connaissance de leur structure et de leurs données puis fermer les fichiers.

Ensuite, cliquer sur le ruban Accueil de Power Query puis cliquer sur la partie haute du menu Nouvelle source : le volet Obtenir les données s’ouvre.

Puis, sélectionner Dossier puis cliquer sur le bouton Se connecter et ouvrir le dossier Ventes, puis cliquer sur OK.

Lors d’une connexion à un dossier comme source de données, une fenêtre apparaît avec deux propositions : Combiner et transformer les données, Transformer les données.

Pour vous aider, regarder la copie d’écran ci-dessous.

Créer une fonction Power Query : combiner et transformer les données

Ensuite, cliquer sur le bouton Combiner et transformer les données : le volet Combiner les fichiers s’ouvre.

Puis garder les paramètres par défaut puis cocher la table Ventes puis cliquer sur le bouton OK.

Notez la présence de la requête Ventes dans le volet Requêtes (à gauche), ainsi que l’apparition de nombreuses nouvelles options dans le volet Requêtes.

Le bouton Combiner et transformer les données crée automatiquement les objets suivants : Paramètre1, Exemple de fichier, Transformer le fichier, Transformer l’exemple de fichier, ainsi que la requête finale.

Pour vous aider, regarder la copie d’écran ci-dessous.

Exemple de fichier est une requête qui récupère le contenu binaire d’un seul fichier.

Paramètre1 est un paramètre de type binaire qui lit la requête binaire précédente.

Transformer le fichier est une fonction qui applique les étapes appliquées à chacun des fichiers du dossier. Le nom de chaque fichier est transmis par le paramètre Paramètre1.

Transformer l’exemple de fichier est la requête résultante (table) de la requête Exemple de fichier. Il n’y a donc qu’un seul fichier de chargé dans cette table. Les modifications doivent être faites sur cette requête, et non pas sur la fonction. En effet, par défaut, la fonction est mise à jour automatiquement.

Une modification faite sur cette requête s’applique donc aussitôt sur la requête finale. Par exemple, l’ajout d’une nouvelle colonne sur cette requête provoque l’apparition de la nouvelle colonne dans la requête finale. C’est évidemment vrai pour toutes les modifications faites dans cette requête.

La requête finale est la requête résultante (table) de l’application de la fonction Transformer le fichier sur chacun des fichiers du dossier.

Fermer & appliquer Power Query

Ensuite, dans le ruban Accueil (en haut), cliquer sur Fermer et appliquer.

Ajouter un visuel de type Matrice pour créer une fonction Power Query

Maintenant, vous allez vérifier le bon fonctionnement de la fonction générée automatiquement.

Pour ce faire, dans Power BI Desktop, cliquer sur une partie vierge quelconque de la page.

Ensuite, ouvrir le volet Visualisations (à droite).

Puis ajouter un objet visuel de type Matrice. C’est celui qui ressemble à une feuille de calcul Excel avec des cellules colorées en bleu. Il est à droite du visuel Table.

Ensuite, dans l’onglet Ajouter des données à votre visuel, ajouter dans Lignes : Vendeur

Puis, ajouter dans Colonnes : Mois.Trimestre

Puis, ajouter dans Valeurs : Montant

Pour vous aider, regarder la copie d’écran ci-dessous.

Dans l’onglet Mettre en forme votre visuel, rechercher et modifier :

Vous allez formater le champ Montant en € Euro (123 €), sans décimales.

Pour ce faire, sélectionner le champ Montant dans le volet Champs (à droite).

Dans le ruban Outils de colonne (en haut), cliquer sur la proposition € Euro (123 €) dans le menu déroulant de $, puis mettre 0 dans le nombre de décimales.

Pour vous aider, regarder la copie d’écran ci-dessous.

Ajouter un nouveau fichier

Vous allez ajouter un nouveau fichier de ventes. Ce fichier s’intitule Data_Ventes_Zygmund.xlsx.

Pour ce faire, copier le fichier Data_Ventes_Zygmund.xlsx dans le dossier Ventes.

Pour vous aider, regarder la copie d’écran ci-dessous.

Vérifier l’actualisation des données pour créer une fonction Power Query

Maintenant, vous allez actualiser le rapport.

Pour ce faire, cliquer dans le ruban Accueil (en haut), sur le menu Actualiser.

Ensuite, constater que les ventes du vendeur Zygmund apparaissent.

Pour vous aider, regarder la copie d’écran ci-dessous.

Enregistrer son travail

Enfin, enregistrer le fichier Rapport_Lab2C en cliquant sur la disquette en haut et à gauche.

Fermer le fichier Power BI Desktop

Puis fermer le fichier Rapport_Lab2C.pbix.

La manipulation est terminée.