Créer une bibliothèque SharePoint 2016 avec une colonne de type choix

L’objectif de cette manipulation est de créer une bibliothèque de documents qui aura une colonne personnalisée de type choix.

La bibliothèque sera intitulée mesDocuments et elle sera créée dans le site qui porte votre prénom.

La colonne personnalisée sera intitulée Emetteur et elle sera de type choix avec les valeurs : INFORMATIQUE, DRH, DIRECTION.

Une fois ces manipulations faites, vous glisserez le document florale.docx dans la bibliothèque mesDocuments.

Création d’un document Word

Avec Word, créez le document Word non vide florale.docx, que vous déposerez dans un dossier autre que sur le bureau.

• Ce document Word doit s’intituler florale.docx.
• Il ne doit pas être vide : il doit contenir une phrase quelconque.
• Ce document doit être déposé dans un dossier quelconque mais pas sur le bureau.

Dans ce scénario, le dossier est :

C:\FICHIERS_EXERCICES_FORMATION\documents pour exercices

Manipulation de l’explorateur de fichiers

Ouvrez l’explorateur de fichiers Windows (et non pas Internet Explorer).

Avec l’explorateur de fichiers, ouvrez le dossier qui contient le fichier florale.docx. Dans ce scénario, le dossier est :

C:\FICHIERS_EXERCICES_FORMATION\documents pour exercices

Vous allez faire une petite manipulation pour que l’explorateur de fichiers occupe exactement la moitié de votre écran.

Conseil : lisez d’abord les consignes de cette section avant de faire les manipulations. Ensuite, faites les manipulations.

Tout d’abord, repérez visuellement la touche Windows sur votre clavier. Cette touche se trouve en bas du clavier et à gauche.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Ensuite, repérez visuellement la touche de la flèche vers la gauche sur votre clavier. Cette touche se trouve en bas du clavier et à droite.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Ensuite, cliquez sur la fenêtre de l’explorateur de fichiers pour la sélectionner. Normalement, elle est déjà sélectionnée : c’est pour être sûr.

Puis, appuyez simultanément sur la touche Windows du clavier et sur la touche de la flèche gauche : l’explorateur de fichier devrait se ranger exactement sur la moitié gauche de l’écran.

Si ce n’est pas le cas, appuyez à nouveau simultanément sur la touche Windows du clavier et sur la touche de la flèche gauche, jusqu’à ce que l’explorateur de fichier soit exactement sur la moitié gauche de l’écran.

Ouverture du site qui porte votre prénom

Avec le navigateur web, ouvrez le site avec votre prénom. Dans ce scénario, le site avec votre prénom est :

http://sharepoint/claude

Création d’une bibliothèque

Sur le site SharePoint, cliquez sur le lien Paramètres (icône en forme de roue dentée). L’icône se trouve à gauche du gros point d’interrogation.

Puis cliquez sur Ajouter une application : la liste des modèles s’affiche.

Dans la petite fenêtre Rechercher une application, saisissez le texte bib puis faites entrée.

Cliquez sur le modèle Bibliothèque de documents.

Nommez la bibliothèque mesDocuments

Laissez les autres options par défaut.

Cliquez ensuite sur Créer : vous avez créé une bibliothèque de documents.

Ouvrez la bibliothèque mesDocuments en cliquant sur son icône.

Maintenant vous allez télécharger un document dans cette bibliothèque.

Manipulation du navigateur

Vous allez déplacer sur la moitié droite de l’écran le site SharePoint.

Pour ce faire, appuyez simultanément sur la touche Windows du clavier et sur la touche de la flèche droite : le site SharePoint devrait se ranger exactement sur la moitié droite de l’écran.

Glisser-déposer d’un fichier

Avec la souris, glissez le document Word florale.docx du dossier Windows vers la bibliothèque mesDocuments puis lâchez le bouton de la souris.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Création de la colonne Emetteur

Ensuite, vous allez créer une colonne personnalisée dans une bibliothèque qui contiendra l’émetteur du document.

Pour ce faire, dans la bibliothèque mesDocuments, cliquez sur le ruban BIBLIOTHÈQUE.

Puis cliquez sur le lien Paramètres de la bibliothèque (à droite).

Sous la section Colonnes, cliquez sur Créer une colonne.

Nommez la colonne Emetteur (sans accent) puis sélectionnez le type Choix.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Sous Tapez chaque choix sur une ligne distincte (et non pas dans la zone Description), remplacez les valeurs :

• Entrez le choix n° 1
• Entrez le choix n° 2
• Entrez le choix n° 3

Par les valeurs suivantes sur des lignes différentes :

• INFORMATIQUE
• DRH
• DIRECTION

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Cliquez sur le bouton OK pour valider vos choix.

Remarquez la colonne Emetteur qui a été ajoutée dans la section Colonnes.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Vous venez de créer une colonne dans votre bibliothèque de documents.

Télécharger un document

Les documents enregistrés dans une bibliothèque SharePoint peuvent être téléchargés sur Windows. Vous allez le vérifier.

Tout d’abord, repérez le Fil d’Ariane.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Avec le Fil d’Ariane, ouvrez la bibliothèque mesDocuments (en cliquant sur mesDocuments dans le Fil d’Ariane).

Cliquez sur les … à côté du document florale : une boite de dialogue s’ouvre.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Dans La boîte de dialogue qui s’affiche, remarquez les nouveaux … qui apparaissent sous MODIFIER.

Cliquez sur les … qui apparaissent sous MODIFIER : un nouveau menu s’affiche.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Télécharger.

Téléchargez le document dans votre dossier Téléchargements.

Notez bien l’emplacement de la copie. Généralement, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements.

Fermez le navigateur web, ainsi que tous ses onglets ouverts.

Propriétés des documents Office

Avec l’explorateur de fichiers Windows, rendez-vous à l’emplacement où vous avez téléchargé le document florale.docx.

Ouvrez le document florale.docx avec Word.

Ouvrez bien le document florale que vous avez téléchargé à partir de SharePoint et non pas le document florale qui se trouve dans C:\FICHIERS_EXERCICES_FORMATION\documents pour exercices. Regardez dans le dossier Téléchargements pour retrouver « votre » document florale.

Dans Word, vous allez maintenant afficher les propriétés du document. La procédure dépend de la version de Word.

Pour Word 2016, cliquez sur le ruban Fichier (à gauche toute) puis sur Informations (c’est la sélection par défaut) : la zone Propriétés s’affiche (à droite).

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

En bas, cliquez sur Afficher toutes les propriétés : la colonne Emetteur apparaît bien avec sa valeur.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Notez la présence de la colonne Emetteur dans les propriétés.

Autrement dit, une colonne créée dans SharePoint est stockée dans SharePoint et dans un document Office sous forme d’une propriété.

Le terme générique pour ces colonnes et propriétés est le mot métadonnées. Une métadonnée permet de caractériser un document en communiquant une information sur le document lui-même.

Certains disent qu’une métadonnée est une donnée sur une donnée. Une métadonnée permet de retrouver plus rapidement les documents éparpillés dans SharePoint.

Résumé

Dans cette manipulation, vous avez appris à créer une bibliothèque de document, créer une colonne personnalisée dans la bibliothèque, ajouter un fichier dans la bibliothèque, télécharger un fichier de SharePoint, vérifier que les métadonnées SharePoint sont stockées dans les documents Office.