Créer un site SharePoint 2016

Créer un site SharePoint 2016 devient de plus facile. Toutefois, les possibilités sont nombreuses et il est utile de disposer d’un guide clair. C’est le rôle du livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint 2016.

Apprendre à créer un site SharePoint 2016

À l’origine, le contenu de ce livre est un recueil de travaux pratiques destinés à des stagiaires de formation ayant en charge la gestion de sites Intranet hébergés sur Microsoft SharePoint Server 2016.

En particulier, ce livre couvre l’organisation des contenus et leur mise à disposition pour les utilisateurs finaux. Il s’adresse donc à une population d’usagers communément appelés concepteurs.

Parmi tous les outils disponibles pour modifier l’interface utilisateur de SharePoint, celui qui est le plus accessible est le navigateur web, comme Internet Explorer. Son principal avantage est sa simplicité car il suffit de savoir cliquer. La seule difficulté est parfois de savoir où cliquer.

L’objet de ce livre est de vous expliquer comment réaliser les changements les plus pertinents, grâce aux options proposées. La simplicité des manipulations cache malgré tout une très grande richesse dans les modifications que vous pourrez apporter à votre site SharePoint Server 2016.

Vous l’avez compris, ce livre traitera des possibilités de personnalisation offertes par le navigateur web. Bien qu’il soit simple d’usage, il permet des manipulations souvent insoupçonnées, même par certains utilisateurs chevronnés de SharePoint Server 2016.

Créer un site SharePoint 2016
Page d’accueil de SharePoint

Qui doit lire ce livre ?

Ce livre est pour vous si vous voulez augmenter vos connaissances dans l’utilisation de SharePoint Server 2016. Notamment si vous souhaitez créer un site SharePoint 2016 et savoir l’organiser.

Vous n’avez absolument pas besoin d’être informaticien pour faire les exercices. Il est juste nécessaire que vous sachiez utiliser un ordinateur. Par exemple, pour ouvrir un fichier sur le disque dur.

Il faut aussi que vous ayez une expérience d’Internet. Par exemple, savoir surfer sur le web.

Si vous savez utiliser un outil comme Word de Microsoft, c’est encore mieux mais ce n’est pas obligatoire.

La pratique des exercices de ce document suppose aussi que vous ayez accès à Microsoft SharePoint Server 2016.

Très souvent, SharePoint vous donne un droit à l’erreur. Si vous vous trompez, il est souvent possible de corriger sans être obligé de tout refaire. Dans ce document, vous apprendrez à le faire dans la plupart des situations.

Toutefois, pour des raisons évidentes, il est plus prudent que vous vous entraîniez dans un environnement dans lequel vous pourrez faire toutes vos manipulations sans crainte, comme par exemple un environnement de test, de développement ou de formation. N’expérimentez pas les exercices de ce livre dans un environnement de production, sans les avoir préalablement testés.

Créer un site SharePoint 2016
Créer un site SharePoint 2016

Ce livre ne vous conviendra pas si…

Si vous êtes déjà à l’aise avec la création de sites ou de pages dans SharePoint Server 2016. De même, si vous maîtrisez la création de listes, de bibliothèques ou de leurs affichages. Et si vous savez déjà comment modifier la mise en forme des pages et la navigation. Enfin, si l’utilisation des composants WebPart et les fonctions de publication n’ont plus de secret pour vous.

Si vous cherchez un document exhaustif qui présente toutes les possibilités de SharePoint Server 2016. À notre connaissance, vous ne trouverez jamais un livre, ni une formation, qui puisse tout expliquer.

Si vous travaillez sur une ancienne version de SharePoint, notamment SharePoint Server 2010, ou SharePoint Server 2013. Même si les concepts sont similaires, voire identiques pour certains, les écrans peuvent être différents à cause du ruban. Par exemple, SharePoint 2016 introduit de nouvelles possibilités totalement inconnues dans SharePoint 2010, comme par exemple le glisser-déplacer directement avec le navigateur web.

Si vous n’avez jamais vu un site SharePoint Server 2016 et vous ignorez totalement de quoi il s’agit. Bien que ce livre s’adresse à des débutants, il suppose que vous ayez eu au moins une fois l’occasion d’utiliser SharePoint Server 2016. Même si nous vous expliquerons l’intérêt des exercices, il nous paraît risqué de les faire si vous découvrez pour la première fois un site SharePoint Server 2016.

Pourquoi créer un site SharePoint 2016 ?

Créer un site SharePoint 2016 correspond au besoin d’organiser et de classer le contenu numérique sur SharePoint 2016. C’est un peu à l’image du disque dur, où vous ajoutez progressivement des dossiers et sous-dossiers pour gérer vos fichiers. Plus vos fichiers deviennent nombreux, plus vous éprouvez le besoin de les organiser en les classant dans des dossiers différents pour constituer une arborescence.

Toutefois la comparaison s’arrête là.

Grâce aux sites, SharePoint Server 2016 propose un classement des données numériques de façon thématique et non pas uniquement arborescente. Ainsi, vous pouvez regrouper dans un site du contenu aussi différent que des fichiers, un calendrier, une liste de contacts Outlook, etc.

Notamment le site d’équipe, très répandu, sert à créer, organiser et partager rapidement des informations au sein d’une équipe, d’un service ou d’une direction de taille limitée.

C’est pour cette raison que certains qualifient SharePoint Server 2016 comme un “super-organiseur”, même si cela est un peu réducteur.

Collection de sites SharePoint Server 2016

Par ailleurs, il n’existe pas de site web isolé dans SharePoint Server 2016. Un site web appartient toujours à une collection de sites. Comme son nom l’indique, une collection de sites est un regroupement de sites.

Lorsque l’administrateur SharePoint Server 2016 a créé la collection de sites racine sur laquelle vous travaillez en ce moment, celle-ci a été créée avec un seul site. Par défaut, ce site s’intitule Site d’équipe mais il peut être renommé en quasiment ce que vous voulez.

Ce site est important car il s’agit du site racine de la collection de sites. En quelque sorte, il porte la collection de sites. Tous les autres sites que vous allez créer dans cette collection de sites, seront rattachés directement ou indirectement à ce site principal.

Cela ne signifie pas que vous ne pourrez pas choisir comment organiser visuellement vos sites les uns par rapport aux autres. Au contraire, vous verrez que vous bénéficier d’une très grande latitude pour la navigation entre les sites.

L’administrateur peut créer plusieurs collections de sites. Les raisons qui nécessitent la création de plusieurs collections de sites sont précises, mais il est prématuré de les aborder à ce stade. Sachez que l’utilisateur peut parfaitement surfer d’une collection de sites à une autre sans jamais le savoir.

En effet, il est facile de créer un lien hypertexte vers une autre collection de sites à partir d’un site quelconque.

Contenu du livre pour créer un site SharePoint 2016

Comme vous l’avez déjà certainement compris, l’objectif du livre est de vous proposer une démarche, des outils et des retours d’expérience.

Le point de départ est l’analyse des besoins métiers. Puis, au fur et à mesure de l’avancée dans le livre, vous saurez comment étudier l’impact organisationnel. Puis, vous verrez comment définir l’architecture technique et la sécurité.

Ensuite, vous verrez les tâches à prendre en compte pour installer l’environnement SharePoint Server 2016. Enfin, vous découvrirez les tâches propres au suivi et la formation.

Par ailleurs, vous apprendrez aussi les bonnes pratiques et les erreurs à éviter !

Ce livre est pratique. Aussi, il comporte 39 travaux pratiques. Chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif et de la solution détaillée, étape par étape.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Un récapitulatif en fin d’exercice vous rappelle ce que venez d’apprendre pour vous aider à mémoriser.

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