Claude Couderc Consulting

Créer un élément dans une liste SharePoint avec un flux sans modèle

Provisionnement de la liste SharePoint

Objectif

Cet exemple vous explique comment déclencher un flux en fonction de l’objet d’un email pour alimenter une liste dans SharePoint.

Prérequis

  • L’exercice Créer une collection de sites doit être terminé avec succès.
  • La liste lstAnnonces doit exister dans votre site SharePoint. Si cette liste n’existe pas, ou s’il n’y a pas de liste de type Annonces, suivez la procédure ci-dessous pour créer ceette liste.

Créer la liste lstAnnonces

Vous allez créer une liste qui s’intitule lstAnnonces, dans votre site SharePoint. Le nom de la liste débute par les 3 caractères lst qui est l’abréviation du mot liste. La première lettre est donc un L minuscule (l), et non pas le chiffre 1.

Ouvrez votre site SharePoint.

Si la liste lstAnnonces a déjà été créée, ou s’il existe déjà une liste de type Annonces, il est inutile de chercher à la recréer : passez à l’étape suivante. Pour savoir si la liste lstAnnonces existe déjà, affichez le contenu du site SharePoint qui porte votre prénom.

Cliquez ou tapez sur la roue dentée Paramètres (en haut, à droite) : un menu s’ouvre.

Dans le menu, cliquez ou tapez sur Ajouter une application : les modèles du site s’affichent.

Dans la liste des modèles, cliquez ou tapez sur le modèle qui s’intitule Liste personnalisée : un pop-up s’ouvre.

Dans le pop-up, entrez le nom de la liste lstAnnonces puis cliquez ou tapez sur le bouton Créer : la liste est créée.

Créer le flux

Maintenant, vous allez créer le flux Flow. Pour ce faire :

Ouvrez le centre des processus et tâches Microsoft Flow et identifiez-vous éventuellement en tant qu’Administrateur du tenant. Pour ce faire, ouvrez l’adresse suivante dans un navigateur :

https://emea.flow.microsoft.com/fr-fr/

Il est possible que Flow reconnaisse automatiquement votre compte, si vous vous êtes déjà identifié.

Dans le volet de navigation (à gauche), cliquez ou tapez sur Mes flux.

Dans le menu supérieur, cliquez ou tapez sur le menu Nouveau.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Nouveau flux
Nouveau flux

Puis cliquez ou tapez sur Automatisé – à partir de zéro.

Si la fenêtre Générer un flux automatisé s’ouvre, cliquez sur Ignorer.

Vous allez indiquer la condition qui déclenche le flux. Pour ce faire, dans la zone Rechercher parmi les connecteurs et les déclencheurs, entrez : Lors de l’arrivée d’un nouveau message électronique.

Dans la liste des résultats qui apparaît, cliquez ou tapez sur Lors de l’arrivée d’un nouveau message électronique d’Office 365 Outlook.

Dans le déclencheur Lors de l’arrivée d’un nouveau message électronique, cliquez dans Dossier. Grâce à l’icône en forme de dossier, qui se trouve à droite de la zone Dossier, faites apparaître la liste des dossiers.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Liste des dossiers
Liste des dossiers

Dans cette liste, sélectionnez Boîte de réception.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Boîte de réception
Boîte de réception

Cliquez sur Afficher les options avancées.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Options avancées
Options avancées

Dans le champ Filtre Objet (en bas), entrez le texte que va utiliser le flux pour filtrer les courriers entrants. Dans ce scénario, il s’agit du mot annonce.

Ensuite, cliquez sur le bouton Nouvelle étape : vous allez choisir une action.

Dans la zone de recherche parmi les actions, entrez : Créer un élément.

Dans la liste des actions qui s’affiche, cliquez ou tapez sur Créer un élément dans SharePoint.

Si un pop-up intitulé Entrer l’adresse et le nom de liste/bibliothèque du site SharePoint s’affiche, cliquez sur Reçu.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Créer un élément
Créer un élément

Cliquez ou tapez dans la zone Adresse du site puis ensuite sur Entrer une valeur personnalisée. Si vous avez déjà utilisé cette boite de dialogue et que vous patientez quelques secondes, vous verrez apparaître automatiquement le nom de votre site. Vous n’aurez plus qu’à le sélectionner. Si le nom de votre site n’apparaît pas automatiquement, entrez l’adresse de votre site SharePoint.

Cliquez ou tapez dans la zone Nom de liste SharePoint puis sélectionnez : lstAnnonces.

Cliquez ou tapez dans la zone Titre : une liste de paramètres s’affiche. Dans cette liste, cliquez ou tapez sur le paramètre Objet.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous. Il est possible que la liste de paramètre s’affiche sur le côté, selon la résolution de votre écran.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Provisionnement de la liste SharePoint
Provisionnement de la liste SharePoint

Renommer le flux de travail

Maintenant, vous allez renommer votre flux.

Pour ce faire, cliquez, en haut et à gauche de l’écran, sur Sans titre.

Remplacez le texte par : Email alimente SharePoint

Vérifier le flux

Vous allez vérifier votre flux.

Pour ce faire, cliquez, en haut et à droite de l’écran, sur le lien Vérificateur de flux.

Un volet apparaît sur la droite. Normalement, vous devez avoir 0 erreur et 0 avertissement. Dans le cas contraire, demandez de l’aide à votre formateur.

Faites attention que le vérificateur de flux ne capte pas toutes les erreurs. Vous pouvez avoir des erreurs lors de l’enregistrement et lors de l’exécution du flux.

Si vous n’avez pas d’erreur, ni d’avertissement, fermez en cliquant sur l’icône X en haut et à droite du volet.

Enregistrer le flux

Vous allez enregistrer votre flux.

Pour ce faire, cliquez, en haut et à droite de l’écran, sur le lien Enregistrer. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Enregistrer qui se trouve sous le flux.

Si vous avez un message sur un bandeau rouge en haut de l’écran, il s’agit d’une erreur. Dans ce cas, demandez de l’aide à votre formateur.

Exécuter le flux

Grâce à Outlook d’Office 365, envoyez-vous un premier message avec l’objet : Annonce de la semaine.

Aussitôt après, envoyez-vous un autre message avec l’objet : Vive cet été !

Aussitôt après, envoyez-vous un autre message avec l’objet : Pas d’annonce cette semaine ?

Patientez 5 minutes.

Ouvrez la liste lstAnnonces de votre site SharePoint, pour vérifier que le premier et le dernier message ont bien été enregistrés dans cette liste.

Suivre l’activité

Vous pouvez savoir si le flux s’est exécuté.

Retournez dans le centre des processus et tâches Microsoft Flow.

https://emea.flow.microsoft.com/fr-fr/

Dans le volet de navigation (à gauche), cliquez ou tapez sur Mes flux.

Dans le volet central de droite, sous l’onglet Mes flux, cliquez sur les 3 petits points en face du nom de votre flux Email alimente SharePoint.

Dans ce menu, cliquez ou tapez sur Histor. Exéc : l’historique de l’exécution du flux s’affiche.

Désactiver le flux

Avant de désactiver ce flux, vérifiez que vous les éléments ont bien été créés dans la liste lstAnnonces.

Pour éviter de perturber la compréhension des futurs flux, vous allez désactiver le flux de cet exercice.

Pour ce faire, dans le volet de navigation du centre des processus et tâches Microsoft Flow, cliquez ou tapez sur Mes flux.

Dans ls liste des flux qui s’affiche, cochez le flux qui s’intitule Email alimente SharePoint, puis dans le menu supérieur cliquez ou tapez sur les …

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Désactiver le flux
Désactiver le flux

Puis cliquez ou tapez sur Désactiver le flux.

L’exercice est terminé.

Résumé

Dans cet exercice, vous avez appris comment déclencher un flux en fonction de l’objet d’un email pour alimenter une liste dans SharePoint.

Bien évidemment, vous auriez pu déclencher le flux à partir d’un autre élément que l’objet de l’email : le destinataire, l’émetteur, l’importance, etc.

Article mis à jour le 01.11.2019.

Claude COUDERC

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