Formulaires InfoPath SharePoint 2016

Si vous voulez créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016, cet article est pour vous. En effet, l’objectif de Créer des formulaires InfoPath pour les sites SharePoint 2016 est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans l’utilisation d’InfoPath à travers 42 Travaux Pratiques.

Premiers pas avec InfoPath

Microsoft InfoPath permet de créer et remplir des formulaires numériques. Ces formulaires concernent toutes les activités de l’organisation : demande de droits d’accès, suivi d’interventions, processus qualité, etc.

Les formulaires peuvent simplement recueillir des données, ou bien être plus complexes et s’intégrer dans une logique métier avec des règles de gestion.

Ils peuvent être remplis à partir d’un navigateur Web sur un site Microsoft SharePoint Server 2016, dans Outlook ou être accessibles à partir d’un dossier partagé sur le réseau de l’entreprise.

Microsoft Office Professionnel Plus 2013 comprend Microsoft InfoPath. Vous pouvez aussi le télécharger à partir de Microsoft Office 365. Par contre, il n’est pas disponible avec Microsoft Office Professionnel Plus 2016.

Vous voyez apparaître deux nouveaux liens dans le menu Microsoft Office 2013 : InfoPath Designer 2013 et InfoPath Filler 2013.

Créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016
Créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016

InfoPath Designer pour créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016

InfoPath Designer sert à créer les modèles de formulaires, qui peuvent lire ou alimenter des listes ou bibliothèques de SharePoint 2016 ainsi que des données externes.

Il permet aussi de remplacer les formulaires par défaut des listes SharePoint en intégrant des contrôles supplémentaires, des validations de données et des mises en forme.

Il introduit la possibilité de créer plusieurs affichages différents du même formulaire et il peut aussi masquer ou afficher dynamiquement des parties du formulaire selon les actions de l’utilisateur.

InfoPath Designer propose des modèles prédéfinis pour créer plus rapidement de nouveaux formulaires.

Modèles de formulaires et formulaires

Vous lirez souvent que InfoPath Designer permet de créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016. Plus exactement, il crée des modèles de formulaires. Ces modèles de formulaires servent à remplir des formulaires par les utilisateurs finaux.

Le résultat d’InfoPath Designer est donc un modèle de formulaire qui sert à créer des formulaires basés sur ce modèle. De la même façon, vous pouvez utiliser Microsoft Word pour créer un modèle de document qui servira à créer des documents basés sur ce modèle.

InfoPath Designer ne produit donc pas directement de formulaires.

Vous verrez aussi que le processus de création d’un modèle de formulaire avec InfoPath Designer, débute par le choix d’un modèle préexistant (même vierge). Autrement dit, InfoPath Designer ne peut créer un modèle de formulaire qu’à partir d’un autre modèle de formulaire (même vide).

Il n’y a donc pas d’ambiguïté sur le rôle d’InfoPath Designer : il produit des modèles de formulaires.

Pour cette raison, lorsqu’il s’agit d’InfoPath Designer, vous pouvez utiliser le terme de formulaire pour remplacer les termes modèle de formulaire.

Microsoft InfoPath Filler

Pout créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016, vous utilisez InfoPath Designer. Ensuite, vous pouvez renseigner les formulaires avec InfoPath Filler ou avec un navigateur web.

InfoPath Filler s’installe sur le poste local de l’utilisateur qui souhaite l’utiliser.

Il permet de disposer de fonctionnalités avancées qui ne sont pas présentes dans le navigateur Web, comme par exemple enregistrer un brouillon du formulaire ou remplir le formulaire en mode déconnecté.

Malgré son intérêt, InfoPath Filler n’est pas forcément nécessaire. En effet, il est souvent possible de remplir un formulaire avec un simple navigateur.

Cependant, vous constaterez que le navigateur ne supporte pas certains contrôlesr. Dans ce cas, InfoPath Filler est indispensable pour remplir le formulaire. Lors de la création du formulaire, InfoPath Designer vous informe si le navigateur web le supporte ou pas.

Formulaires InfoPath SharePoint 2016
Formulaires InfoPath SharePoint 2016

Méthodologies

Lorsque vous concevez un formulaire, vous avez deux approches possibles.

Dans la première approche, vous pouvez concevoir une liste dans SharePoint avec ses métadonnées : types de contenus, colonnes de sites, etc.

Puis vous pouvez décider de la personnaliser avec un formulaire InfoPath Il s’agit d’une approche orientée données. Cette approche suppose que vous fassiez une analyse des données nécessaires avant de débuter la création du formulaire.

Toutefois vous pouvez aussi décider d’avoir une approche de type développement rapide où l’utilisateur valide progressivement l’implémentation de ses besoins grâce à une maquette visuelle.

Cette maquette visuelle est bien évidemment le formulaire.

Cette approche a l’avantage de permettre le développement d’un formulaire autonome, indépendant de la localisation des sources de données.

Les règles dans les formulaires

Dans un formulaire, une règle permet d’associer à un contrôle, une logique métier sans avoir à développer. Vous découvrirez qu’une règle est un ensemble de conditions et d’actions.

Les conditions déterminent si la règle doit s’exécuter. La règle ne s’appliquera que si les conditions sont vérifiées. Par exemple, les règles peuvent être utilisées pour cacher des contrôles selon certaines conditions.

Les actions définissent les tâches de la règle à exécuter.

Vous verrez aussi la création automatique de règles. Par exemple, ajouter une action à un bouton crée une règle. Vous pouvez modifier une règle qui a été créée automatiquement.

Vous pouvez copier une règle et la coller. Par exemple, vous copiez toutes les règles d’un bouton et vous les collez sur un autre bouton.

InfoPath Designer propose 3 types de règles :

  • Les règles de validation
  • Puis les règles de mise en forme
  • Enfin, les règles d’action

Principes des fonctions

Les fonctions permettent de manipuler, construire, ou obtenir des données du formulaire.

Vous découvrirez qu’elles permettent par exemple de calculer les valeurs par défaut pour les champs et les contrôles.

Elles permettent aussi de contrôler une valeur saisie ou de nommer l’instance du formulaire lors de la soumission.

Dans InfoPath designer, les fonctions sont rangées par catégories : Date, Date et heure, Champ, Math, Texte, URL, Utilisateur.

Contenu du livre pour créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016

Chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif.

Puis la solution est présentée et commentée, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, de nombreuses copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un récapitulatif vous rappelle ce que venez d’apprendre.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

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