Créer des flux de travail SharePoint 2016

Cet article vous explique comment créer des flux de travail SharePoint 2016. En effet, grâce à Créer des Flux de Travail pour les sites SharePoint 2016, vous allez devenir opérationnel dans la conception de workflows pour SharePoint 2016 avec SharePoint Designer.

Créer des flux de travail SharePoint 2016

La Commission générale de terminologie et de néologie recommande d’utiliser l’expression flux de travaux. Vous trouverez aussi les termes de flux de travail, flux opérationnel, flux de production, processus de travail, voire automatisation des processus.

Afin d’alléger la lecture, le terme privilégié sera workflow, car il fait partie du langage commun, notamment en entreprise.

À l’origine, le workflow est une modélisation d’une activité liée à une organisation. C’est une représentation souvent graphique et visuelle de l’ensemble des tâches à accomplir par les acteurs impliqués à chaque étape de la réalisation d’un processus métier. Les acteurs peuvent être des personnes physiques, des machines ou des traitements.

Concrètement, le workflow décrit le circuit des tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus et les documents manipulés. L’objectif d’un workflow moderne est de contrôler les processus d’une organisation. Le terme de contrôler est à comprendre comme : maîtriser, piloter, s’assurer du bon déroulement et surveiller.

Dans SharePoint, l’apparition d’un événement (par exemple, une commande) déclenche l’application associée au workflow. Celle-ci connaît les acteurs (Direction financière, Service clientèle, etc.) concernés par le processus, ainsi que les documents que les acteurs doivent gérer et les règles de gestion à appliquer. L’application d’une règle de gestion se traduira souvent par l’affectation d’une tâche à un acteur.

Créer des flux de travail SharePoint 2016
Créer des flux de travail SharePoint 2016

Bénéfices espérés des workflows

Une application de workflow correctement implémentée permet de cadrer précisément les actions autorisées des participants afin de limiter les risques et renforcer la sécurité des opérations. Cette attribution de droits dépend du rôle de l’utilisateur dans l’exécution du workflow. Exemple : Mise en place d’un workflow pour instruire une demande d’un crédit financier.

Les workflows peuvent aussi faire gagner du temps lors d’une procédure administrative. Le gain espéré peut être de 10% (ou parfois beaucoup plus) du temps du traitement. Exemple : Enregistrement d’un nouvel hôte dans un complexe touristique.

Enfin, le pilotage des workflows permet de disposer de métriques pour la qualité et d’identifier une anomalie : ralentissement dans le traitement d’un dossier, blocage, etc.

Workflows séquentiels et à états

Un workflow séquentiel exécute une série d’étapes prédéfinies pour accomplir une tâche. Dans un workflow séquentiel, toute son exécution se déroule dans une unique direction, du début à la fin. Vous pouvez avoir des ramifications, mais il n’y a aucun moyen de revenir à une étape précédente.

Les exemples classiques sont ceux d’un workflow de validation d’une demande d’investissements avec différents niveaux d’approbation, ou bien un workflow de support avec l’escalade à travers les niveaux.

Tous les workflows livrés nativement avec SharePoint, sauf le Flux de travail à trois états, sont des workflows séquentiels.

Dans un workflow à états, à la fin de chaque étape, l’exécution du workflow change d’état en fonction de la logique de l’étape achevée. Les workflows à états ont donc la capacité de s’adapter aux conditions qui peuvent évoluer durant l’exécution du workflow.

Un workflow à états peut modéliser des processus complexes, non linéaires, où le résultat attendu n’est pas uniquement dans une logique binaire : oui / non, approuver / rejeter.

Ces workflows vous permettent aussi de créer des logiques métiers où vous pouvez aller directement à un état donné, sans passer par les états intermédiaires. Ils peuvent donc sauter d’un état à un autre, y compris revenir à un état précédent.

Compatibilité SharePoint 2016 et SharePoint 2010

Il y a une très grande similitude dans les actions mises en œuvre pour créer des flux de travail SharePoint 2016 ou SharePoint 2013. Les différences sont nettement plus marquées entre SharePoint 2016 et SharePoint 2010.

Toutefois, les workflows développés pour SharePoint 2010 sont compatibles avec SharePoint 2016.

Par ailleurs, SQL Server stocke ces workflows dans les bases de données, comme toutes les autres données de configuration.

SharePoint Server 2016 dispose du même moteur de workflow que celui de SharePoint Server 2010. Ce moteur de workflow s’installe aussi automatiquement avec l’installation de SharePoint. Ce qui signifie que tous les workflows SharePoint Server 2010 continueront à fonctionner dans SharePoint Server 2016.

Grâce à cette compatibilité, vous verrez que vous pouvez continuer à développer des workflows SharePoint 2010 dans l’environnement SharePoint 2016. Ces workflows s’intitulent Flux de travail SharePoint 2010.

Workflows SharePoint 2016

Par rapport à SharePoint 2010, SharePoint 2016 et SharePoint Designer 2013 apportent de nombreuses améliorations pour créer des flux de travail SharePoint 2016, grâce à une plateforme spécifique de workflows et de nouvelles fonctionnalités.

Comme dans SharePoint 2013, la plateforme de workflows de SharePoint 2016 repose sur le Gestionnaire de workflow (Workflow Manager).

Service Bus, dont le rôle est de garantir la livraison de messages et d’assurer les services de publication / souscription, vient compléter Workflow Manager.

Workflow Manager et Service Bus possèdent chacun leurs propres bases de données SQL Server, qui sont aussi distinctes des bases de données de SharePoint.

Cette plateforme de workflows est totalement indépendante de SharePoint, même si elle peut communiquer avec lui. Elle peut être installée sur un serveur sans SharePoint et disposer de plus de ressources matérielles. Elle a été conçue pour les environnements de type Cloud, comme SharePoint Online. Ce qui permet de s’adapter dynamiquement à l’accroissement ou l’abaissement des demandes.

Cette plateforme de workflows sera nommée dans la suite, la plateforme de Flux de travail SharePoint 2013.

Microsoft n’a pas introduit de Flux de travail SharePoint 2016 puisque l’architecture est identique entre SharePoint 2016 et SharePoint 2013. Les workflows de type SharePoint 2016 sont donc nommés de Flux de travail SharePoint 2013 dans SharePoint Designer 2013.

Nouvelles possibilités

Vous avez la possibilité de créer des flux de travail SharePoint 2016 basés sur l’infrastructure de workflows .Net 4.5. Ce qui permet de créer des workflows de type Flux de travail SharePoint 2013. Comme indiqué précédemment, vous pourrez aussi continuer à créer et modifier des workflows de type Flux de travail SharePoint 2010.

Les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013 peuvent accéder directement à une étape quelconque du workflow. Ils peuvent accéder aussi à une étape antérieure, grâce à des actions de type go-to. Cette possibilité associée à l’action Mettre en pause pour une certaine durée, permet de créer des boucles temporelles. Par exemple pour l’exécution quotidienne du workflow.

Les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013 dispose d’un nouveau concepteur visuel dans SharePoint Designer 2013. Il permet d’avoir un nouveau plan de travail où les formes Visio peuvent être déposées grâce au cliquer-glisser. Pour ce type de workflows, l’environnement Visio est donc directement intégré à SharePoint Designer 2013. Ce nouveau concepteur visuel permet aussi de définir les propriétés des actions, sans avoir à revenir au concepteur textuel.

Encore plus de nouveautés !

Dans tous les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013, il devient possible d’intégrer des boucles. Elles peuvent s’exécuter en fonction d’une condition ou d’un nombre de fois paramétrable. Il est maintenant possible de créer des variables qui peuvent contenir un tableau de valeurs.

Dans tous les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013, vous pouvez appeler les services web REST / HTTP. Par exemple, cela signifie que vous pouvez récupérer les données de sites web Internet et les afficher dans SharePoint 2016.

De même, vous pouvez démarrer un flux de travail SharePoint 2010 à partir d’un flux de travail SharePoint 2013.

Tous les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013 peuvent s’exporter sous forme de fichiers WSP. Les workflows réutilisables de type Flux de travail SharePoint 2010 peuvent toujours s’exporter.

Vous pouvez maintenant créer des workflows Project Server dans SharePoint Designer 2013. Il existe un type de plateforme spécifique Flux de travail SharePoint 2013 – Project Server avec cinq actions spécifiques supplémentaires. Le reste de la création est identique à un workflow de type Flux de travail SharePoint 2013.

Contenu du livre pour créer des flux de travail SharePoint 2016

Vous imaginez facilement que le sujet n’est pas épuisé avec cette introduction. Le sujet est riche et vaste dès qu’il s’agit de créer des flux de travail SharePoint 2016.

L’intérêt du livre est d’approfondir tous ces concepts. Surtout, vous pourrez vous entraîner grâce aux 33 Travaux pratiques corrigés !

Chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif avec une copie d’écran qui affiche le résultat attendu.

Si nécessaire, des instructions précises expliquent les prérequis pour l’exercice.

Puis la solution est présentée et commentée, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un résumé vous rappelle ce que venez d’apprendre et vous aider à mémoriser.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

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