Connecter des données à SharePoint 2016

Voulez-vous connecter des données à SharePoint 2016 ? Dans ce cas, cet article vous explique la démarche grâce aux techniques pour créer un site SharePoint 2016 Piloté par les données. Vous verrez comment vous pouvez connecter des données externes à SharePoint 2016. Vous pourrez utiliser au choix SharePoint Designer ou les composants WebPart des données métiers.

Pourquoi connecter des données à SharePoint 2016

Avant de plonger dans les délices inavouées des manipulations techniques, prenons le temps de comprendre leur intérêt.

En premier lieu, que signifie un site SharePoint créé par les données ? Un site SharePoint peut servir à transmettre des informations de toutes natures. Par exemple, vous créez un site SharePoint qui publie des nouvelles sur la vie de la société ou du service.

Vous pouvez aussi avoir un site web qui donne les procédures et les formulaires pour remplir une note de frais, etc.

Ensuite, vous pouvez créer des sites SharePoint de type GED (Gestion électronique de documents). Globalement, vous partagez des documents avec des collègues. Vous pouvez même faire de la coédition, c’est-à-dire que vous pouvez être plusieurs à modifier simultanément le même document.

Puis, progressivement, vous mettez en place des applications métiers. Ces applications s’appellent des applications métiers car elles permettent de faire fonctionner votre organisation.

Donc, vous créez des applications à partir de formulaires, puis de flux de travail, etc.

Connecter des données à SharePoint 2016
Connecter des données à SharePoint 2016

Un développement spécifique

Bien sûr, vous pouvez aussi faire développer des applications spécifiques en faisant appel à un développeur professionnel.

C’est la solution de facilité à court et moyen terme. Malgré son intérêt, le développement spécifique a aussi ses inconvénients.

Déjà, c’est couteux. Comptez au minimum 400 € / jour de développement. Ensuite, cela coûte souvent plus que prévu. Parfois même beaucoup plus. C’est possible que ces questions d’argent ne soit pas un problème pour votre organisation. Car, il s’agit un investissement qui sera rentabilisé. Ou bien, vous disposez de moyens financiers colossaux. C’est rare mais ça existe.

L’autre inconvénient est la difficulté à obtenir exactement ce que vous voulez. C’est bien évidemment possible. Mais dans la pratique, cela se heurte à plusieurs difficultés. Par exemple, il peut exister une incompréhension de part et d’autre, le désir de ne pas dépasser le temps alloué pour le développeur, une forme de flemme et probablement 47 autres raisons.

Il existe d’autres problèmes. Par exemple, l’obligation de continuer de faire appel à des personnes externes. Ou bien, si vous rencontrez des difficultés lors d’une migration de SharePoint. Et d’autres raisons encore.

Certains trouveront peut-être que le tableau est noirci. Mais ce n’est pas sûr. L’auteur de cet article a été successivement développeur, chef de projet, directeur de projets, puis à nouveau développeur, etc.

Un développement contrôlé

Une autre raison qui peut vous inciter à faire votre propre “développement” (sans programmation) est la liberté.

Quand vous maîtrisez complètement le processus de “développement” vous faites ce que vous voulez, à votre rythme. Quoique ce n’est pas toujours vrai.

Imaginez que votre souci est d’avoir une formule Microsoft Excel dans une cellule d’une feuille de calcul. Par exemple :

=SI(ESTVIDE(L2);"";DATE(ANNEE(L2);MOIS(L2);1))

Une fois que vous avez compris comment la formule fonctionne, vous pouvez facilement en créer d’autres. Les prochaines seront peut être encore plus complexes. De plus, vous avez l’auto-satisfaction d’être autonome. Faites-vous plaisir !

C’est exactement ce que propose l’idée derrière “Connecter des données à SharePoint 2016”.

Connecter des données à SharePoint 2016

En effet, grâce aux techniques qui permettent de connecter des données à SharePoint 2016, vous pouvez afficher et manipuler directement les données métiers.

Plus précisément, vous utilisez des données qui proviennent de bases de données, de feuilles Excel, de fichiers XML et même de services web. Parfaitement.

Vous faites tout cela sans jamais programmer quoique ce soit, y compris pour connecter des services web.

Rappelez-vous que si vous avez besoin d’introduire des traitements, c’est possible. Vous pouvez généralement le faire vous-même et sans programmation avec les flux de travail SharePoint 2016.

Quels sont les pré-requis ?

Ces techniques supposent que vous avez une bonne connaissance fonctionnelle de SharePoint 2016, notamment que vous connaissiez les notions de listes, bibliothèques, pages etc.

La connexion de SharePoint à des sources de données externes réclame une bonne culture informatique générale et une compréhension globale de notions comme les serveurs, les méthodes d’authentifications, les autorisations d’accès à une ressource, etc.

La compréhension générale du fonctionnement des balises XML, de services web et des bases de données est aussi nécessaire.

Toutefois, à aucun moment, vous n’aurez à faire le moindre développement. Les outils utilisés ne nécessitent pas de développer une interface ou un programme.

Bien évidemment, si vous êtes déjà un développeur, et en particulier un développeur .Net, vous comprendrez probablement plus finement les mécanismes mis en œuvre. Toutefois, il n’est absolument pas nécessaire d’être un développeur pour utiliser ces techniques. Comme cela vient d’être indiqué, être un informaticien avec une bonne culture générale en informatique suffit.

La pratique de ces techniques suppose évidemment que vous ayez accès à Microsoft SharePoint 2016.

Contenu du livre pour connecter des données à SharePoint 2016

Dans ce livre, vous verrez une présentation pratique de SharePoint Designer. En effet, la plupart des manipulations nécessite d’utiliser SharePoint Designer.  Bien sûr, seuls les aspects liés à la connexion de données sont exposés.

Ensuite, vous verrez comment vous pouvez connecter des sources de données externes à SharePoint. Notamment, les données peuvent provenir d’une base de données SQL Server d’une feuille Excel, de fichiers XML, d’un service web SOAP ou d’un service web REST.

L’objectif de ces manipulations est généralement d’afficher les données. Aussi, vous verrez concrètement comment vous pouvez afficher les données externes.

Notamment, vous découvrirez comment manipuler une vue de données, afficher un fichier XML, afficher un flux RSS externe ou un flux RSS SharePoint.

Vous apprendrez aussi à manipuler le service Business Connectivity Services (BCS) pour connecter des données à SharePoint 2016. En particulier, vous saurez gérer les autorisations externes, créer un type de contenu externe et créer une liste externe.

Enfin, vous découvrirez aussi comment utiliser les composants WebPart de BCS et connecter ces composants WebPart spécialisés à SharePoint 2016.

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