Conception de sites SharePoint Online

L’objectif du livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint Online: Concepts et Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de sites SharePoint Online.

Vous apprendrez aussi les bonnes pratiques et les erreurs à éviter !

Il comporte 37 travaux pratiques : chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif et de la solution détaillée, étape par étape.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution. Enfin, un récapitulatif vous rappelle ce que venez d’apprendre.

Conception de sites SharePoint Online
Conception de sites SharePoint Online

La clé du succès lors de la conception de sites SharePoint Online

Concevoir un site SharePoint Online dans Microsoft Office 365 n’est pas qu’une question d’outils ou de techniques. Loin s’en faut !

Quitte à reprendre une formule galvaudée, c’est plutôt Penser globalement et implémenter localement.

En effet, l’auteur a implémenté SharePoint Online de Microsoft Office 365 dans des organisations de taille et de statut différents. Il en ressort que l’atout majeur d’une implémentation réussie est de disposer de la vision globale du fonctionnement de l’organisation.

Vous devez avoir une vue d’ensemble de votre organisation et de ses besoins. Plus précisément, vous devez être capable d’imaginer les besoins des utilisateurs.

Mettez-vous à leur place !

Demandez-vous ceux dont ils ont besoin. Interrogez-vous sur ce qui peut leur faire gagner du temps, de l’énergie et, globalement, ce qui va leur permettre d’être plus efficace.

Des besoins différents qui sont identiques

Toutes les organisations sont différentes. Elles ont toutes leurs particularités, y compris dans les process ou les outils.

Aussi, elles ont toutes des besoins différents… qui sont toujours identiques !

Le paradoxe n’est qu’apparent. En effet, une entreprise de ventes de voyages a les mêmes besoins d’efficacité qu’une entreprise qui fabrique des flacons de parfums.

Or, cette efficacité repose de plus en plus sur la pertinence, la justesse et souvent la fraîcheur des informations sur lesquelles les utilisateurs travaillent.

À contrario, lorsqu’une entreprise, ou une organisation, travaille par échange d’e-mails avec des pièces jointes, le taux d’erreur est important. Les erreurs sont parfois simplement dues au fait que la bonne personne a eu un document erroné ou pas mis à jour.

Lors de la conception de sites SharePoint Online dans Microsoft Office 365, vous pouvez anticiper ce type d’erreurs afin de les éviter ou les réduire fortement.

Même, si vous ne pourrez pas résoudre tous vos problèmes avec SharePoint Online, vous pouvez améliorer vos process grâce à une bonne implémentation locale.

Implémenter localement

Il paraît très hasardeux de vouloir tout résoudre avec un produit informatique.

En effet, l’histoire informatique est malheureusement jonchée d’un nombre incalculable de cadavres de projets d’envergure. Ces projets devaient “remettre à plat” le système d’informations. Dans certains cas, le système d’informations a bien été mis au sol.

C’est un peu comme vouloir concevoir l’être humain de zéro, en enlevant les défauts réels ou supposés. Bon courage !

Une approche plus réaliste de la conception de sites SharePoint Online dans Microsoft Office 365 est de cibler un objectif précis : un process, un service voire un département.

Puis, progressivement, au fur et à mesure de l’appropriation des outils par les early adapters d’étendre le périmètre à un autre process, service ou département.

Cette approche, réaliste et méthodique, l’auteur y croit dur comme fer. Mais ce n’est pas un vœu pieu, ni une supplique. C’est un constat.

Gains de temps et d’argent

D’aucuns pourraient objecter le coût. En effet, intellectuellement, certains peuvent penser qu’une démarche locale et progressive coute plus cher qu’une opération Big Bang dans laquelle tout est remis à plat.

Pourtant, la réalité démontre le contraire. D’autant plus que l’introduction d’une nouvelle technologie présente toujours un risque. Ce risque augmente avec l’introduction de nouvelles méthodes de travail.

Aussi, lors de la conception de sites SharePoint Online, il faut tenir compte de ses risques afin de les atténuer. C’est la raison pour laquelle l’auteur détaille sa démarche d’implémentation dans ce livre.

Une implémentation réussie de sites SharePoint Online doit apporter une véritable plus-value à vos utilisateurs. L’objectif est de leur apporter un vrai plus par rapport à leur système précédent.

Bien sûr que certains vont se plaindre que c’était mieux avant. En effet, vous leur demander de changer leurs méthodes de travail. Vous leur proposer de sortir de leur zone de confort. Dans cette zone de confort, ils avaient leurs repères et leurs habitudes.

Mais, une fois que cette période inévitable sera passée, ils s’approprieront le nouvel outil. Ils découvriront une véritable simplicité dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Ils auront sous les yeux des informations qu’ils ne pouvaient obtenir auparavant qu’en se connectant qu’à un émulateur de terminal X400 en modes caractères. Oui, cela existe encore. En 2018.

Dans ce monde presque parfait, il y a malgré tout des pièges. Et, ils sont relativement nombreux.

Dans son livre, l’auteur en indique plusieurs. En complément, vous trouverez deux exemples supplémentaires.

Les embûches de la conception de sites SharePoint Online

Tout d’abord, sachez que les sites SharePoint Online doivent évoluer. En effet, un site SharePoint n’est pas une vitrine web. C’est un produit qui accueille des outils métiers comme des formulaires, des flux de travail, des tableaux de bord, des rapports d’utilisation, des listes de données, des fichiers, etc.

La conception et l’organisation des sites SharePoint doivent prendre en compte les inévitables évolutions. Un premier piège serait de trop formater l’apparence du site avec, justement, une jolie présentation vitrine.

Certes, bien sûr que vous pouvez personnaliser en profondeur l’apparence de vos sites. Mais, s’il vous plait, restez standard ! Une personnalisation trop ésotérique peut rendre très complexe certaines évolutions métiers.

Un autre piège concerne la gestion des droits et autorisations. En effet, dès la conception, tenez compte de qui va avoir accès à quoi et pour faire quoi. Au moins à grandes mailles.

La question des droits influe considérablement la conception des sites SharePoint Online. Si vous n’en êtes pas convaincu, faites l’exercice suivant. Imaginez que dans votre organisation tout le monde peut accéder à tous les documents avec un contrôle total. La conséquence de ce scénario serait de réduire considérablement le nombre de sites, de pages, de bibliothèques et de listes SharePoint. Fin de ce scénario cauchemardesque.

Bien évidemment, vous devez aussi tenir compte que les droits peuvent évoluer dans le temps. La tendance initiale est souvent de trop bloquer. La pratique montre que le collaboratif nécessite au moins un peu d’accès…

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