La Ged SharePoint est une réalité. Aussi, l’objet de cet article est de présenter quelques des fonctionnalités communes à SharePoint et aux logiciels de GED. L’objectif est de mettre l’accent sur des fonctionnalités méconnues ou sous-utilisées de la Ged SharePoint .
Métadonnées gérées
Avant tout, vous savez que les métadonnées gérées constituent une collection hiérarchique de termes gérés de façon centralisée et utilisables comme attributs d’éléments dans Microsoft SharePoint Server. Autrement dit, il s’agit d’un thésaurus. Un thésaurus regroupe des termes entre eux et les hiérarchise. Donc, il comprend aussi un synonyme de termes.
Par ailleurs, des types de contenu SharePoint Server 2010 possèdent une colonne de mots clés gérés. Lorsque l’utilisateur commence à taper une valeur, le contrôle affiche tous les termes de tous les ensembles de termes comprenant l’ensemble de mots clés qui commencent par les caractères tapés.
Vous verrez l’ensemble de termes dans lequel le terme existe, ainsi que la position du terme dans la hiérarchie.
Organisateur de contenu et Ged SharePoint
SharePoint Server introduit le stockage et le routage par métadonnées par le biais de l’organisateur de contenu, ce qui est une fonctionnalité de la Ged SharePoint 2010.
Au lieu de télécharger directement un document vers une bibliothèque ou un dossier, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs documents dans la bibliothèque de remise.
Des règles, définies préalablement, routent les documents vers les bonnes bibliothèques.
L’organisateur de contenu est accessible à l’aide de l’une des méthodes suivantes : Téléchargement d’un document vers une bibliothèque de remise, Utilisation de l’option Enregistrer sous dans les applications clientes Word, Excel et PowerPoint, Utilisation de l’option Envoyer vers à partir des autres sites SharePoint, Envoi vers un site Centre d’enregistrements dans le cadre du cycle de vie ou de l’expiration d’un document, par exemple, dans le cadre d’un flux de travail ou d’une stratégie de rétention.
Explication des paramètres de l’organisateur de contenu
Les utilisateurs ne pourront pas venir déposer directement un document dans une bibliothèque cible d’une règle, si vous le souhaitez.
Un autre site peut accueillir les documents redirigés grâce à une règle, si vous le souhaitez.
Vous pouvez créer automatiquement des sous-dossiers.
Soumissions en double : Indique s’il faut utiliser le contrôle de version SharePoint ou ajouter des caractères uniques à la fin des noms de fichier en double lors de la présence de doublons.
Gestionnaires de règles : Ce paramètre spécifie les utilisateurs ou les groupes qui peuvent créer des règles, réagir à du contenu téléchargé ne correspondant à aucune règle et gérer ce contenu.
Points de soumission : URL de service que vous spécifiez comme destination pour les fichiers envoyés vers l’emplacement Envoyer vers.
Explication des règles de l’organisateur de contenu
Vous indiquez la priorité d’une règle.
Vous spécifiez que la règle est active ou inactive.
Type de contenu de l’envoi : Spécifie le groupe de types de contenu tel que Types de contenu de document, etc.
Conditions : Applique des filtres de propriété supplémentaires pour la règle à traiter.
Emplacement cible : Spécifie où placer le contenu qui correspond à la règle.
Points de soumission : Emplacement auquel sera enregistré l’élément satisfaisant à tous les critères précédents. L’option Envoi vers un autre site dans les paramètres de l’organisateur de contenu, une zone déroulante apparaît. Cette zone répertorie d’autres emplacements hors du site actuel vers lesquels un document peut être routé.
Autres fonctionnalités de GED
Il existe bien d’autres fonctionnalités de GED, comme le contrôle de version, l’identifiant unique de document, etc.
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