Le versionning SharePoint (ou suivi des versions ou contrôle de versions) d’une liste ou d’une bibliothèque dans SharePoint peut être à la source de nombreux contresens. Le versionning SharePoint permet d’avoir plusieurs versions d’un même document.
Si vous créez une bibliothèque ou une liste avec l’interface graphique du navigateur Web, SharePoint n’active généralement pas le suivi des versions par défaut. C’est vrai aussi lors de la création d’une liste ou d’une bibliothèque avec SharePoint Designer.
Il existe toutefois des exceptions. Les bibliothèques de connexions de données, de pages wiki et de rapports ont le versionning SharePoint activé par défaut mais il est possible de le désactiver.
Versionning SharePoint d’une bibliothèque
Si le versionning SharePoint n’est pas actif pour votre bibliothèque, vous pouvez l’activer en allant sur les paramètres de la bibliothèque (Ruban Bibliothèque) puis vous cliquez sur Paramètres de contrôle de version.
Dans la section Document – Historique des versions :
Versions principales
Si vous sélectionnez uniquement l’option Créer des versions principales, l’ajout d’un nouveau document, ou sa création,lui donne la version 1.0. Ensuite, à chaque fois que vous modifierez et enregistrerez les propriétés du document, la version va s’incrémenter de 1 : 2.0, 3.0, 4.0 etc.
L’incrémentation dépend aussi de l’intégration des outils clients utilisés (par exemple suite Office, notepad, autre) et donc du type de documents. Par exemple, le numéro de version d’un fichier texte sera incrémenté à chaque enregistrement du document.
Les fichiers d’images fonctionnement comme les fichiers de type texte.
Si vous modifiez un document Office (Word, etc.) avec l’application correspondante (Microsoft Word), SharePoint incrémente le numéro de version uniquement à sa fermeture. Les enregistrements successifs n’incrémenteront pas le numéro de version.
Par exemple, dans le scénario ci-dessous, vous avez chargé une première fois ces documents dans la bibliothèque SharePoint. Ensuite, vous avez modifié et enregistré 4 fois de suite. Puis vous avez fermé l’application cliente.
Nombre de versions principales à conserver
Dans les paramètres de la bibliothèque, vous pouvez aussi indiquer le nombre maximal de versions principales à conserver. C’est souvent une source de confusion.
En effet, si vous indiquez le chiffre 4, vous pourrez quand même avoir des versions 5.0, 6.0, 7.0 etc. En revanche, vous ne pourrez jamais avoir un historique de plus de 4 versions simultanément. Autrement dit, quand le document atteindra la version 7.0, SharePoint aura gardé la version principale courante (7.0) et les 4 dernières (6.0, 5.0, 4.0, 3.0). Il aura supprimé les plus anciennes versions: 1.0 et 2.0. Et ainsi de suite.
Lorsque vous limitez le nombre de versions principales à conserver en indiquant un chiffre, SharePoint n’opère pas immédiatement pour réduire le nombre de versions. Il supprime les versions supplémentaires (si elles existent) uniquement lors de la création d’une nouvelle version. Ce comportement s’explique pour des raisons de performances car cela lui évite de parcourir une bibliothèque qui comporte parfois des milliers de fichiers pour détecter uniquement ceux qui sont en trop.
Toutefois si votre principale préoccupation est le gain de place disque, la solution est d’utiliser un script PowerShell qui supprime l’historique de version des bibliothèques SharePoint, en indiquant une valeur maximale. Attention, testez sérieusement ce script.
Restaurer une version
Grâce à l’historique des versions, vous pouvez restaurer une version précédente. C’est aussi parfois une source de confusion.
La confusion vient du fait, que comme la version 7.0 est restaurée, nous imaginons, instinctivement, que la prochaine version devrait être la 7.0. Cela donnerait une numérotation : 10.0 puis 11.0 puis 7.0 etc. S’il est possible d’avoir des ruptures dans la numérotation (cf. plus bas), il n’est pas possible d’avoir une numérotation qui ne va pas en croissant.
Il vaut mieux imaginer l’acte de restauration comme la copie intégrale du contenu de la version 7.0 et son collage dans la version 11.0 pour venir remplacer tout le contenu existant. Autrement dit, vous créez une version 12.0 dont le contenu provient de la 7.0. Vous pouvez l’indiquer dans les commentaires afin de mieux suivre l’historique du document.
Versions principales et secondaires
Si, dans les paramètres, vous sélectionnez uniquement l’option Créer des versions principales et secondaires (brouillons), non seulement la case Conserver des brouillons pour le nombre suivant de versions principales se libère mais de plus la section Sécurité des éléments de brouillon se libère aussi, au moins partiellement.
La section Sécurité des éléments de brouillon permet de mieux comprendre l’intérêt des versions secondaires. En particulier, si vous sélectionnez l’option Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments.
Pour mieux comprendre, supposez qu’Alice a le droite de créer ou modifier des documents dans cette bibliothèque et Bob a uniquement le droit de lire les documents sans pouvoir les modifier. Si l’option Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments est cochée, Bob ne pourra voir que les versions principales. Il ne verra pas les versions secondaires.
Exemple d’un scénario
Dans l’exemple ci-dessous, Alice a créé le 10/6 un nouveau document dans une bibliothèque où les versions principales et secondaires avaient été préalablement activées. La première version est donc la version 0.1. Le 13/6, elle modifie et enregistre le même document qui passe en version 0.2. Elle le modifie encore le 14/6, il passe en version 0.3.
Le 17/6, Alice décide de passer son document en version principale car elle considère qu’il est terminé ou parce qu’il a été validé. Le passage en version principale s’appelle une publication. Étymologiquement, publier signifie « rendre public ». Le document passe donc en version 1.0. Finalement, Alice modifie encore son document le 20/6, le document se retrouve en version secondaire 1.1. Puis le 21 juin, elle publie une nouvelle version principale, c’est la version 2.0. Enfin, le 23/6 Alice procède à une ultime modification qu’elle ne publiera jamais: le document est en version 2.1.
| Dates | ALICE (droit de modifier) | BOB (droit de lecture) |
|---|---|---|
| 10/06 | 0.1 | / |
| 13/06 | 0.2 | / |
| 14/06 | 0.3 | / |
| 17/06 | 1.0 | 1.0 |
| 20/06 | 1.1 | 1.0 |
| 21/06 | 2.0 | 2.0 |
| 23/06 | 2.1 | 2.0 |
Lorsque Bob se connecte à la bibliothèque, le 10 juin, il ne voie pas le document. En effet, vous avez activé l’option Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments. C’est la même situation le 13 et 14 juin.
Ce n’est qu’à partir du 17 juin que Bob peut lire pour la première fois le document qui est en version principale 1.0. C’est d’ailleurs la seule version qu’il verra aussi le 20/6, bien qu’il existe une version secondaire.
Le 22 juin, Bob peut voir la version 2.0 et c’est la dernière version qu’il pourra lire en l’état car Alice ne fera plus de publication.
Limiter le nombre de versions secondaires à conserver
Vous pourriez faire un contre-sens avec ce paramètre. En effet, une lecture rapide pourrait vous faire croire qu’il est l’équivalent du nombre de versions principales à conserver.
Ce n’est pas le cas. En effet, le versionning SharePoint présente une caractéristique particulière.
Il indique le nombre de versions principales qui auront des versions secondaires. Il ne limite pas le nombre de versions secondaires qui peut être illimité, si la place disque le permet.
Si, par exemple, vous avez saisi 7 pour le nombre maximal de versions principales et 2 pour le nombre de brouillons.
Cela signifie que SharePoint gardera un nombre illimité de versions secondaires pour les 2 dernières versions principales (6.0 et 7.0 mais aussi 18.0 et 19.0). SharePoint supprimera les versions secondaires (ou brouillons) des versions principales inférieures. Rappelez-vous qu’il faut ajouter la version courant au nombre maximal de versions principales pour obtenir le nombre total maximum de versions d’un document.
Les suppressions réalisées par SharePoint ne vont pas dans la corbeille de site. Une sauvegarde réalisée par un opérateur de sauvegarde permet de restaurer.
Supprimer manuellement des versions
Lors de la consultation de l’historique des versions, SharePoint affiche la possibilité de supprimer des versions principales et secondaires antérieures.
Si vous cliquez sur Supprimer les versions secondaires, toutes les versions secondaires seront supprimées sauf la dernière version secondaire (si elle existe).
Si vous cliquez sur Supprimer toutes les versions, toutes les versions principales et secondaires seront supprimées sauf la dernière version principale et la dernière version secondaire.
SharePoint envoie les versions supprimées principales ou secondaires dans la corbeille du site. Il est donc facile de les restaurer en cas d’erreur.
Restaurer des versions
A la suite d’une suppression manuelle d’une version, la corbeille récupère les versions sous forme de fichiers élémentaires. Il est donc possible de restaurer un fichier dans une version précise sans avoir à tout restaurer. Cela explique pourquoi, il y a parfois des ruptures dans la numérotation du versionning SharePoint.
Les ruptures dans la numérotation peuvent aussi venir de suppressions manuelles der versions faites à des époques différentes.
Mécanisme d’approbation
Le mécanisme d’approbation des documents permet de mieux contrôler le risque documentaire, comme le versionning SharePoint. En effet, ce mécanisme permet de s’assurer que le document ne sera visible qu’une fois qu’il sera approuvé.
Lorsque vous cochez à oui l’option Demander une approbation du contenu pour les éléments soumis, SharePoint active la section Sécurité des éléments de brouillon se libère et l’option Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments (et l’auteur de l’élément).
Comme vous pouvez le constater le mécanisme d’approbation est indépendant de l’historique des versions.
Lors de l’ajout d’un document, si l’approbation de contenu a été activée, la colonne État d’approbation s’affiche.
Le fichier Word a été rajouté après que l’option de contenu ait été activée. Son état d’approbation est en cours.
Si vous avez gardé l’option Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments (et l’auteur de l’élément) activée alors un utilisateur qui ne dispose que des droits de lecture et modification ne voit pas le fichier. Pour qu’ils puissent voir le fichier, sans modifier leurs droits, il faut que le fichier soit approuvé par un approbateur.
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