Coédition dans SharePoint et Office 365

Grâce à la coédition, vous pouvez travailler en même temps et à plusieurs sur un document dans SharePoint 2013, SharePoint 2016 et SharePoint Online. Vous êtes des coauteurs simultanés du document.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez diminuer les envois par messages électroniques des fichiers que vous voulez modifier.

Notamment, pendant que vous modifiez un classeur Excel, vous savez qu’un autre utilisateur est en train de modifier aussi le même document car son nom est affiché sur la ligne du ruban.

Co-édition dans Microsoft Excel
Co-édition dans Microsoft Excel

Cet autre utilisateur peut modifier une autre feuille du classeur Excel. Il peut aussi modifier, une cellule différente de celle sur laquelle vous travaillez.

Vous ne voyez pas les modifications en temps réels des autres utilisateurs durant leur frappe. En revanche, dès qu’ils valident leur saisie le résultat est immédiatement visible.

Par ailleurs, chaque utilisateur est associée à une couleur qui est visible. Aussi, pendant leur frappe, vous savez sur quelles cellules ils travaillent car le tour de la cellule est colorée avec leur couleur.

Dans Word, vous savez quelle partie du fichier est en cours de modification.

Coédition et coauteurs

Lors de l’enregistrement, SharePoint fusionne les modifications des utilisateurs dans les fichiers. Il ne remplace pas les fichiers. Il ne les écrase pas non plus. Cela est possible grâce au format de fichier Office Open XML. Notamment, les fichiers qui bénéficient de ce format ont une extension de type docx, xlsx ou pptx.

Dans SharePoint Online, l’enregistrement se fait automatiquement. Vous n’avez pas besoin de cliquer sur le bouton Enregistrer et vous ne pouvez pas le faire. En effet, il n’existe pas dans SharePoint Online.

De plus, si Alice et Bob modifient simultanément un fichier Word d’une bibliothèque de document SharePoint 2013, SharePoint 2016 ou SharePoint Online, SharePoint les prévient que l’autre utilisateur est en train de modifier telle partie du fichier.

Vous pouvez être 2 ou 50 à modifier un document car il n’y a pas de limite par défaut. En revanche, l’administrateur peut volontairement limiter le nombre maximum d’utilisateurs autorisés à modifier un document.

Contraintes

La coédition a tendance à augmenter le nombre de versions, si vous avez activé le contrôle de version sur la bibliothèque.

Vous devez désactiver l’extraction obligatoire pour utiliser la coédition dans SharePoint. Si vous ne désactivez pas l’extraction obligatoire, vos utilisateurs ne pourront pas être des coauteurs simultanés et ils ne pourront pas faire de coédition.

SharePoint Online : coédition et coauteurs
SharePoint Online : coédition et coauteurs

Modalités

L’article Vue d’ensemble de la co-création dans SharePoint 2013 détaille les modalités précises de ce qu’il est possible de faire ou pas.

Pour résumer l’article de Microsoft : vous bénéficiez de la coédition avec Word, PowerPoint et OneNote pour les éditions Office 2016, Office 2013, Office 2010 et Office Web App.

Excel Web App permet la prise en charge de la coédition. Excel 2010 et Excel 2013 ne prennent pas en charge la coédition.

Visio 2016 et Visio 2013 permettent la prise en charge de la coédition. Visio Web App et Visio 2010 ne prennent pas en charge la coédition.

Les versions Office 2007 et avant ne prennent pas en charge la coédition.

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