Applications Office 365 : Comprendre

Dans cet article, vous allez découvrir à quoi peuvent servir les applications Office 365 : StaffHub, To-Do, Forms, Stream, Teams, etc.  En effet, ces applications Office 365 sont de plus en plus nombreuses et parfois leur intérêt n’est pas évident en lisant juste leur nom.

Par ailleurs, certaines de ces applications Office 365 peuvent se recouvrir en partie.

Applications Office 365
Applications Office 365

Applications Office 365 et Microsoft Office

Quitte à énoncer une évidence et mettre les points sur les i, les applications Office 365 ne sont pas uniquement Word, Excel ou PowerPoint.

Office 365 est le nom donné par Microsoft à un ensemble de logiciels accessibles à travers le web. Autrement dit, vous avez accès à ces applications grâce à une URL de type https:// etc.

Dans ce cas, vous manipulez les applications Office 365 qui sont hébergées sur des serveurs qui se trouvent chez Microsoft (pour faire simple).

La liste de ces applications est impressionnante. Vous allez donc découvrir le rôle de ces différentes applications. Afin d’alléger la lecture, vous trouverez une présentation thématique plutôt qu’une simple énumération.

Les applications individuelles

Les programmes Office bien connus comme Word, Excel, PowerPoint et OneNote sont disponibles dans Office 365, selon votre contrat de licence.

Office Online
Office Online

Vous avez donc accès par exemple à Word sans que le logiciel soit installé sur votre ordinateur : tout est géré via le navigateur. Plus précisément, vous avez accès à Word Online. C’est le nom donné par Microsoft à l’application Word accessible à travers un navigateur.

Sachez que les entreprises peuvent aussi bénéficier de Word Online, ainsi que Excel Online, PowerPoint Online et OneNote, sans utiliser Office 365. C’est l’offre Office Online Server (OOS) de Microsoft. Office Online Server peut être couplé éventuellement à SharePoint Server.

Par ailleurs, grâce à Office Online, vous pouvez par exemple consulter les mises à jour en temps réel avec les co-auteurs dans Word, Excel et PowerPoint.

Autre exemple. Quand vous modifiez un document Word dans le navigateur Word, vos modifications sont enregistrées au fur et à mesure ! Inutile de chercher le bouton Enregistrer : il n’y en a pas.

L’application Sway vous permet de concevoir facilement des présentations. Vous créez une présentation à partir de modèles et d’assistants qui s’affichent en fonction de vos actions.

Sway
Sway

Par ailleurs, le site Video vous permet de charger et partager des vidéos avec votre communauté. C’est un site très rudimentaire. C’est aussi un site d’entreprise.

Delve vous permet de stocker et partager vos documents dans OneDrive Entreprise. Par ailleurs, Delve vous propose automatiquement du contenu en fonction de votre activité. Il se présente sous forme d’un tableau de bord. Vous pouvez aussi partager des informations vous concernant.

Delve
Delve

Les applications de messagerie

Ces applications correspondent à peu près à ce qui existe dans le client Outlook : la messagerie Courrier, le calendrier, la gestion de contacts, les tâches, les flux d’actualités et To-Do.

Applications de messagerie
Applications de messagerie (extrait)

Dans Courrier, vous pouvez faire glisser directement des messages dans les groupes afin de les partager. Vous pouvez aussi facilement accéder au calendrier d’un groupe afin d’en prendre connaissance.

Outre une gestion classique de création ou modification des contacts, vous pouvez personnaliser l’affichage de vos contacts. Par exemple, vous pouvez afficher en priorité les personnes que vous contactez régulièrement. Autre exemple, vous affichez celles avec lesquelles vous voudriez prendre contact, ou celles qui sont présentes sur votre planning du jour.

Les flux d’actualités sont plutôt dynamiques. Ils vont se créer en fonction de vos visites de site ou de vos actions de suivi.

Flux d'actualités
Flux d’actualités

To-Do permet de saisir des listes de tâches. Vous pouvez créer des listes de course, de projets ou pour préparer une excursion. Peu importe le contenu.

Ensuite, vous pouvez gérer ces listes à partir d’un mobile Apple, Google ou Microsoft. Les listes sont aussi intégrées et visibles dans votre Outlook. Probablement que Microsoft souhaitera vous apporter une aide à la gestion de ces listes.

Outils collaboratifs d’informations et documentaires

Parmi les applications Office 365, vous trouverez des outils collaboratifs comme le réseau social d’entreprise Yammer, SharePoint ou OneDrive.

Yammer est un réseau social d’entreprise dans lequel, vous pouvez chatter, et partager des informations, à l’instar par exemple de LinkedIn.

Yammer
Yammer

SharePoint c’est l’outil collaboratif de Microsoft qui permet de partager des documents et de communiquer des informations liées à l’activité de l’entreprise. Autrement dit, vous utilisez généralement SharePoint comme un intranet ou comme un produit de Gestion électronique des documents (GED).

Vous trouverez de nombreux articles sur SharePoint sur ce blog.

Avec OneDrive, vous disposez d’une sorte de SharePoint qui permet uniquement de déposer et partager des fichiers. C’est l’équivalent d’un Dropbox.

Outils collaboratifs de travail d’équipe

Dans les autres applications Office 365, vous avez des outils collaboratifs orientés pour le travail d’équipe comme le planificateur Planner, Teams, StaffHub ou Microsoft Stream.

Le planificateur Planner est un outil de gestion de projet. Vous créez un projet. Ensuite, vous lui affectez des membres de votre équipe en leur attribuant des tâches.

En fait, l’outil se distingue par son côté pratique car vous faites la plupart des manipulations à la souris. Il est aussi très visuel avec des vues différentes de votre projet.

Planificateur Planner
Planificateur Planner

Teams permet de créer des équipes, y compris à partir d’un groupe Office 365 existant.  Lors de la création d’une équipe, un canal intitulé Général est créé automatiquement.

Un canal correspond à un sujet de discussion. Vous pouvez créer des canaux spécifiques en les nommant comme vous voulez. Ensuite, vous pouvez autoriser les membres de l’équipe à s’abonner et participer au canal.

Teams
Teams

Dans Teams, il existe aussi un suivi d’activité, des plannings, des échanges de fichiers et des sites wiki à créer. Sous certains aspects, Teams a de nombreux points communs avec SharePoint, tout en apportant d’autres services.

Vous pouvez aussi vous connecter à OneNote, Planner et Stream à partir de votre Teams.

Vous pouvez utiliser StaffHub pour créer, gérer et suivre facilement les tâches à accomplir, y compris pour les équipes sur le terrain.

En effet, une application mobile StaffHub permet de rester en liaison avec son planning et l’équipe. Vous pouvez donc consulter votre planning. Par ailleurs, vous êtes prévenu en avance de l’arrivée d’un nouvel événement sur votre planning. Ce que StaffHub appelle un shift : train à prendre, réunion de travail, etc.

Le site Microsoft Stream qui concerne les vidéos, est proche du fonctionnement d’un YouTube, sans être aussi riche, tout en étant différent.

En effet, sur Microsoft Stream, vous chargez et partagez des vidéos avec les membres de votre organisation. Vous pouvez charger des vidéos de réunions, de formations ou de présentations.

Ensuite, les membres de votre équipe peuvent laisser des commentaires sur les vidéos.

Applications métiers

Parmi les applications Office 365 disponibles, il existe des applications qui vous permettent de développer vos propres applications.

Microsoft Dynamics 365 se positionne à la fois comme un logiciel de gestion de la relation client (Customer Relationship Management / CRM) et un ERP (Enterprise Resource Planning). Vous trouverez des modules pour gérer la paie, les ventes, les besoins financiers, etc. C’est évidemment un produit d’entreprise.

Si vous voulez développer vos applications, vous pouvez utiliser PowerApps. Cette application vous permet de créer par vous-même des applications métier qui se connectent à vos données.

Sa prise en main est vraiment très simple. Elle ne nécessite pas de faire appel à un développeur, ni même un informaticien pour créer les premières applications. C’est parfois suffisant.

Microsoft Forms vous permet de créer des sondages, des enquêtes ou des questionnaires à l’aide du navigateur. Ensuite, vous pouvez exporter puis analyser les réponses dans Excel.

Microsoft Forms
Microsoft Forms

Dès qu’il s’agit de formulaires, les flux de travail ou workflows ne sont pas très loin. En effet, Microsoft Flow vous permet d’automatiser les processus et les tâches.

Microsoft Flow vous propose des modèles prêts à l’emploi, que vous pouvez personnaliser. Vous pouvez créer des flux de travail qui combinent des actions sur des services Office 365, comme SharePoint, ou des services du web, comme Twitter ou Dropbox.

A ce jour, vous disposez de plus de 200 services ou connecteurs dans Flow. Bien évidemment, vous pouvez aussi créer des déclencheurs pour démarrer un flux. La nature du déclencheur dépend du type de connecteur.

Ensuite, il vous reste plus qu’à ajouter des conditions, approuver des demandes ou utiliser des données locales. A votre convenance.

Outils d’administration d’Office 365

Dans cette galaxie d’applications Office 365, il y a deux sites qui concernent les administrateurs techniques : Sécurité et conformité, Admin center Office.

Dans le site Sécurité et conformité, vous trouverez des rapports d’utilisation et des outils pour procéder à des recherches. Vous trouverez aussi des outils pour gérer les menaces et contrôler la gouvernance des données.

Sécurité et conformité
Sécurité et conformité

Il existe aussi des alertes sur le bon fonctionnement de votre Office 365 et bien d’autres possibilités.

Enfin, le centre d’administration d’Office 365 (Admin center Office) vous présente tous les accès nécessaires pour administrer votre tenant : gestion des utilisateurs ou des groupes, administration des ressources, suivi de la facturation, configuration des paramètres et des options, rapports et état d’intégrité, etc.

Admin center Office
Admin center Office

Microsoft Azure

La visite des applications Office 365 se poursuit avec Azure. En effet, l’environnement Azure est une extension d’Office 365 pour ses administrateurs.

Dans Azure, vous pouvez créer et héberger des machines virtuelles. Ces machines virtuelles peuvent fonctionner sous Windows Server 2016, Windows 10, etc. et même Linux !

Il existe aussi des liens étroits entre Office 365 et Azure. Par exemple, vous pouvez créer des autorisations sur les documents et le contenu d’Office 365 à l’aide de Microsoft Azure Information Protection, etc.

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Administrateur SharePoint fonctionnel

Cet article explique les différences entre un administrateur SharePoint et un administrateur SharePoint. 😉 Plus précisément, les différences entre un administrateur de la ferme SharePoint et un administrateur d’une collection de sites.

L’administrateur de la ferme est généralement un informaticien. C’est un administrateur technique. L’administrateur de la collection de sites est généralement un utilisateur. C’est un administrateur fonctionnel.

Extrait du cours SharePoint 2016 : L’administration

Administrateur de la ferme

L’administrateur de la ferme ne peut pas accéder au contenu des collections de sites pour des raisons de confidentialité. Il peut sauvegarder ou restaurer une collection de sites. En revanche, il n’a pas accès aux documents. Sauf s’il s’est désigné administrateur de la collection de sites.

Très souvent, l’administrateur de la ferme est aussi administrateur des collections de sites, ce qui pose des problèmes en termes de sécurité. Encore une fois, ce n’est pas indispensable pour ses activités. Simplement, c’est plus pratique pour lui.

Administrateur d’une collection de sites

L’administrateur de la collection de sites a un accès complet et définitif à tous les sites de la collection de sites. Même si vous lui retirer les droits, il continue d’avoir un accès en contrôle total sur tous les objets de la collection de sites.

Chaque collection de sites peut avoir sa propre son propre administrateur. Dans ce cas, un administrateur d’une collection de sites n’accède pas au contenu d’une autre collection de sites.

L’administrateur fonctionnel dispose évidemment des droits pour créer des sites ou des bibliothèques. Il peut aussi designer différemment un  site SharePoint. Par exemple, il peut faire disparaître le lien Tout le contenu du site, ou changer complètement l’apparence du site.

Administrateur SharePoint : En résumé

Un administrateur technique SharePoint n’a pas accès au contenu des collections de sites, sauf s’il est aussi administrateur de la collection de sites (à éviter).

Un administrateur d’une collection de sites ne voit pas les autres collections de sites, sauf s’il est aussi administrateur des autres collections de sites.

Pour désigner un administrateur d’une collection de sites, vous pouvez le faire en allant sur le site racine de la collection de sites. Dans les paramètres du sites, sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Administrateurs de la collection de sites.

Administrateur SharePoint
Paramètres du site
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Étape application workflows SharePoint

Le concepteur d’un workflow peut demander au workflow d’exécuter certaines actions avec des droits particuliers. Dans ce cas, le concepteur devra intégrer une étape particulière qui s’intitule Étape application workflows.

Lorsqu’un utilisateur démarre un flux de travail SharePoint, la plupart des actions sont exécutées avec les droits de cet utilisateur. Dans certains cas, l’utilisateur exécutant le workflow peut ne pas avoir l’autorisation nécessaire pour exécuter l’action désirée, ce qui peut entraîner son blocage.

Afin de résoudre ce genre de situation, le concepteur peut demander au workflow d’exécuter des actions qui pourront lire et écrire sur tous les éléments de ce site.

Heureusement, vous pouvez le faire grâce à l’étape intitulée Étape application workflows. Vous pouvez avoir autant d’étapes d’application que vous voulez dans un workflow. En revanche, vous ne pouvez pas les renommer, ni les imbriquer.

Même si l’étape application présente quelques similitudes avec l’Étape Emprunt d’identité des workflows de la plateforme flux de travail SharePoint 2010, elle est très différente dans son fonctionnement et sa configuration.

Autoriser les workflows

Pour que le concepteur puisse utiliser l’Étape application dans un workflow, celui-ci doit disposer d’une autorisation d’application.

Pour ce faire, sur le site où vous voulez exécuter le workflow, le propriétaire du site doit suivre cette procédure :
Paramètre > Paramètres du site > (section) Actions du site > (menu) Gérer les fonctionnalités du site > (fonctionnalité) Les flux de travail peuvent utiliser les autorisations d’applications > (bouton) Activer.

Étape application workflows
Étape application workflows

Identificateur d’application

Une fois que vous avez publié le flux de travail, vous devez accorder l’autorisation de contrôle total sur le site.

Ensuite, sur le site où le workflow a été publié : Paramètre > Paramètres du site > (section) Utilisateurs et autorisations > (menu) Autorisations relatives à l’application du site.

Puis, en face de l’application Flux de travail, copiez la valeur d’identification de l’application qui se trouve entre la dernière barre verticale (“|”) et l’arobase (“@”) : ne copiez ni la barre verticale, ni l’arobase.

Étape application workflows
Étape application workflows

Dans cet exemple, la valeur à copier est :
d3d8d10d-3d4f-4f59-bc74-fd323609c40f

Accorder l’autorisation à une application

Ensuite accédez à la page Accorder l’autorisation à une application, grâce à l’url suivante :
http://gamma129/sites/apps/_layouts/15/appinv.aspx

En particulier, le début de l’URL (http://gamma129/sites/apps) correspond à l’adresse d’une collection de sites du catalogue des applications SharePoint.

Étape application workflows
Étape application workflows

Recherche de l’application

Collez l’identification de l’application dans le champ ID de l’application, puis cliquez sur le bouton Recherche.

Étape application workflows
Étape application workflows

Étape application workflows : contrôle total accordé

Ensuite, dans le champ code XML de la demande d’autorisation, collez l’expression suivante pour accorder l’autorisation contrôle total, sans apporter la moindre modification, quel que soit le nom de votre site. Cette expression doit être copiée telle quelle : ne cherchez pas à l’adapter à votre environnement.

Étape application workflows
Étape application workflows

Cliquez sur le bouton Créer : une fenêtre vous demande si vous pouvez faire confiance à Flux de travail. Dans cette fenêtre, cliquez sur Approuver.

La configuration est terminée.

Si vous êtes un administrateur SharePoint et que vous voulez approfondir le sens de cette manipulation, consultez la page détaillée du site de Microsoft : Add-in permissions in SharePoint à l’adresse http://coudr.com/l

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RGPD dans Office 365 et SharePoint

Comment décliner le RGPD dans Office 365 et SharePoint ? En effet, le règlement européen sur la protection des données personnelles (“RGPD”) entrera en application le 25 mai 2018.

Toute entreprise qui stocke tout type d’informations personnelles identifiables d’un citoyen européen, y compris ceux qui n’habitent pas l’union européenne, doit se conformer à un nouvel ensemble de règles strictes pour protéger les données personnelles.

Formation RGPD dans Office 365 et SharePoint

Afin de comprendre les enjeux, les conséquences et les contraintes de cette réglementation, formez-vous ! En effet, nous organisons une formation particulière sur le RGPD dans Office 365 et SharePoint.

Dans cette formation spécifique, vous apprendrez l’essentiel du règlement européen sur la protection des données personnelles. Vous découvrirez aussi les mesures à prendre pour atteindre et maintenir la conformité avec Office 365 et SharePoint.

En effet, il faut disposer d’une méthodologie claire. Celle-ci doit permettre de s’assurer de la conformité de votre organisation au règlement européen sur la protection des données personnelles. Comme tous les projets importants, vous devez identifier les actions à mener.

Ensuite, vous verrez comment les outils, comme par exemple ceux d’Office 365, peuvent vous aider concrètement à atteindre la conformité aux fonctionnalités exigées.

Soyez attentifs que vous devrez peut être modifier des processus internes pour être en conformité. Vous devrez aussi documenter votre démarche afin d’apporter des éléments probants sur la mise en conformité de votre organisation avec le RGPD.

Enfin, vous découvrirez comment les autres entreprises se sont préparées au règlement européen sur la protection des données personnelles. En effet, vous découvrirez que certaines entreprises se sont organisées pour anticiper le RGPD afin d’être prête lors de son entrée en application.

Durée : 1 jour.

Pour en savoir plus et connaître les modalités, contactez-nous.

RGPD dans Office 365 et SharePoint
RGPD dans Office 365 et SharePoint

Nos conditions d’utilisation sont conformes aux RGPD mais il ne s’agit pas d’un site SharePoint 😉

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Expert Messagerie Travail Collaboratif

Être nommé Expert Messagerie Travail Collaboratif par un de nos clients est évidemment un grand honneur. Bien sûr, c’est le résultat d’un travail d’équipe. Sincèrement. De même qu’il est impossible de se mettre au monde soi-même, vous ne devenez pas un expert d’un domaine tout seul.

Expert Messagerie Travail Collaboratif
Expert Messagerie Travail Collaboratif

C’est le fruit de rencontres avec des personnes qui savent communiquer leurs connaissances et leur enthousiasme. C’est aussi la confiance que nous accordent des clients pour les accompagner.

Pourtant, par souci de discrétion, nous ne communiquons par le nom de nos clients. Certains sont mondialement connus. Tous sont importants.

Ensemble, nous progressons grâce à notre compréhension globale des entreprises et des entreprises publics.

Nous faisons preuve d’imagination, de créativité. Nous comprenons leurs métiers, leurs besoins et nous les traduisons en termes de solutions.

Une stratégie et une efficacité au service de nos clients

Être un expert Messagerie Travail Collaboratif ne nous donne pas la “grosse tête”.

Car nous doutons aussi. Nous faisons part de nos doutes, voire de nos limites, parfois de nos refus à nos clients.

Ce titre est aussi une responsabilité qui nécessite un travail important de notre part. En particulier, il s’agit de collecter des informations construites et utiles, de se former avec efficacité et rapidement.

Produire un livrable au contour net et précis

Une prestation, un service ou une formation pour notre client doit toujours se traduire par un livrable, clairement identifiable.

Ce qui signifie que nous devons savoir ce que nous aurons à produire 🙂

Bien sûr, le client doit être d’accord sur le livrable aussi. Notamment, cela implique une très grande transparence vis-à-vis de notre client. En particulier, le contenu, le périmètre et le contenu du livrable doit être clair dans l’esprit de notre client.

Dans la pratique, cela implique une description écrite et détaillée du contenu de la prestation avant qu’elle démarre. Comment imaginer de bâtir une maison avec comme seules indications : “Un grand salon, 4 chambres et une belle cuisine. Et aussi une ou deux salles de bains”…

Bien évidemment, nous nous adaptons à la réalité opérationnelle de notre client.

Annonce “Expert Messagerie Travail Collaboratif”

“Claude Couderc, de la société Claude Couderc Consulting, est nommé Expert référent de la Messagerie et du Travail Collaboratif par Orsys.”

Citation : “La première brique d’un système d’information porte sur la messagerie d’entreprise (Exchange, Lotus, Postfix). Elle centralise l’essentiel des échanges, internes comme externes. Dans le prolongement de l’e-mail, on trouve les services de communications unifiées tels que la messagerie instantanée et la visioconférence portées chez Microsoft par Skype for Business. L’étape suivante, c’est le travail collaboratif qui vise à capitaliser sur l’intelligence collective. Toujours dans le monde Microsoft, SharePoint permet la gestion et le partage de contenus à travers la création de sites Web collaboratifs.” (Extrait du catalogue de formation aux technologies numériques d’Orsys).

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Faire indexer les fichiers par SharePoint

Faire indexer les fichiers par SharePoint est une tâche importante. En effet, la recherche dans SharePoint est souvent une des fonctionnalités qui va générer une adhésion, ou pas, à SharePoint. Et sans indexation, il n’y pas de recherche.

En effet, la recherche SharePoint est possible parce qu’un composant de SharePoint se charge au préalable d’indexer les documents.

Par ailleurs, une recherche SharePoint qui fonctionne mal ou qui ne donne pas les résultats attendus, et vous vous retrouvez avec des utilisateurs mécontents.

A juste titre.



Extrait du cours Concevoir un site avec SharePoint Online

Le bon fonctionnement de la recherche dépend de plusieurs critères. En particulier, la quantité de documents qui sont présents dans l’index.

SharePoint indexe le contenu des documents. Ce qui signifie que SharePoint indexe tout le texte qui se trouve à l’intérieur d’un document. Toutefois, en présence de gros fichiers, SharePoint limite volontairement la taille de l’index du document.

En effet, par défaut, SharePoint limite l’indexation d’un document à 16 Mo, même si celui-ci à une taille supérieure à 16 Mo. Autrement dit, seuls les premiers 16 Mo d’un document sont indexés par SharePoint.

Il existe d’autres limites dans SharePoint qui ne concernent pas spécifiquement la recherche. Pour découvrir, les limitations et frontières logicielles pour SharePoint 2013 et SharePoint 2016 : https://technet.microsoft.com/library/mt493258(v=office.16).aspx

Indexer les fichiers par SharePoint

Si c’est limite peut paraître raisonnable, l’analyse montre que la taille moyenne des fichiers a tendance à augmenter avec le temps. Certains fichiers dépassent allègrement la taille de 16 Mo.

Heureusement, il est possible de modifier cette limite.

L’interface graphique de l’administration centrale SharePoint ne propose pas de menu pour modifier ce paramètre.

La modification doit donc se faire avec un petit script SharePoint PowerShell.

# Nouvelle valeur de la limite de la taille de fichier à indexer en Mo
# La valeur maximale autorisée est 64 Mo
$limit = 64
# Instance de l'objet de l'application de service de la recherche SharePoint
$ssa = Get-SPEnterpriseSearchServiceApplication
$ssa

# Récupère la valeur actuelle de la propriété MaxDownloadSize
$ssa.GetProperty("MaxDownloadSize")

# Met à jour la valeur de la propriété MaxDownloadSize
$ssa.SetProperty("MaxDownloadSize",$limit)
$ssa.Update()

# Redémarre application de service moteur de recherche
# ...SharePoint 2010
Restart-Service OSearch14

# ...SharePoint 2013
Restart-Service OSearch15

# ...SharePoint 2016
Restart-Service OSearch16

Vous venez de modifier la taille limite des fichiers que SharePoint peut indexer.

La nouvelle valeur sera prise en compte après le redémarrage du service du moteur de recherche de SharePoint.

Indexer les fichiers par SharePoint
Indexer les fichiers par SharePoint
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Site SharePoint Online piloté par les données

Créer un site SharePoint Online piloté par les données vous entraîne dans un univers beaucoup plus riche et large que vous ne pouvez l’imaginer. En effet, SharePoint Online permet de se connecter à des sources de données externes qui enrichissent l’expérience utilisateur.

Créer un site SharePoint Online piloté par les données
Créer un site SharePoint Online piloté par les données

L’objectif du livre Créer un site SharePoint Online Piloté par les données: Concepts et 14 Travaux Pratiques est de vous rendre autonome et opérationnel le plus rapidement possible dans la création d’un site de données SharePoint Online grâce à SharePoint Designer et les composants WebPart des données métiers.

Créer un site SharePoint Online piloté par les données

Business Connectivity Services (BCS) est une application de services qui permet d’accéder dans SharePoint à des données externes à SharePoint.

Par exemple, il peut s’agir de données externes qui se trouvent dans une base de données, ou qui sont accessibles à travers un service web, ou qui sont publiées en tant que source OData.

Lorsque ces données externes sont disponibles à travers BCS, vous pouvez les interroger, les lire, les mettre à jour, les supprimer ou en créer de nouvelles.

Le type de contenu externe est l’un des principaux outils de BCS. Un type de contenu externe fournit les informations nécessaires pour accéder à une source de données externes.

Il permet aussi de créer les objets qui exposent les données externes, comme par exemple une liste externe, une colonne de données externes ou un composant WebPart de données métiers.

Les manipulations pour gérer correctement BCS se font avec SharePoint Designer et dans la console d’Administration centrale de SharePoint.

BCS est un outil important pour créer un site SharePoint Online piloté par les données.

Gérer les autorisations externes

Quand les données se trouvent dans une liste SharePoint, il est facile pour l’administrateur d’accorder les autorisations nécessaires aux utilisateurs afin qu’ils y accèdent.

Lorsqu’il s’agit d’accéder à des données externes à SharePoint, les autorisations doivent être accordées dans le système externe. Cela peut devenir beaucoup plus complexe.

Pourtant, c’est fondamental pour créer un site SharePoint Online piloté par les données. Car sans accès autorisé, vous ne réussirez pas à vous connecter à une source de données externes.

Une solution consiste à utiliser le service Banque d’informations sécurisé (BIS).

Service Banque d’informations sécurisé

Le service Banque d’informations sécurisé permet de créer une passerelle sécurisée entre un utilisateur connu dans SharePoint sous un compte donné, et un système externe qui le connaît avec un autre compte.

Autrement dit, ce service définit quelles informations d’identification (compte, mot de passe) utilisées pour se connecter à la source de données externe.

Typiquement l’application de service BDC (Business Data Connectivity) peut utiliser le service Banque d’informations sécurisé pour authentifier une requête d’extraction des données afin de récupérer des données externes à SharePoint (bases de données, etc.)

En effet, le système externe peut ne pas connaître le compte SharePoint lors de la phase d’authentification. Le Service Banque d’informations sécurisé peut stocker et mapper les informations d’identification utilisateur requises par le système externe.

Ce service se manipule dans le Centre d’Administration SharePoint.

Vous devez configurer le service Banque d’informations sécurisé. Cette configuration nécessite des droits d’administrateur SharePoint. Si vous n’êtes pas administrateur SharePoint, demandez de l’assistance à votre administrateur.

Vous pouvez préparer l’environnement en créant et en paramétrant un ID d’application cible du service Banque d’informations sécurisé afin de se connecter à une source de données externes, comme une base de données SQL Server.

Par ailleurs, rappelez-vous que toutes les manipulations de ces travaux pratiques sont à faire dans un environnement de développement, de tests ou de formation mais pas dans un environnement de production ou même de préproduction ou de qualification.

Créer un type de contenu externe

Un type de contenu externe est un objet SharePoint. Il permet de se connecter à une source de données externe. Il peut être manipulé par Business Connectivity Services.

Vous allez apprendre à créer un type de contenu externe. Il permet de se connecter à une base de données SQL Azure.

Il faut que vous disposiez d’une base de données SQL hébergée par Microsoft, grâce à son offre Azure. Microsoft propose régulièrement une offre d’essai de 30 jours pour utiliser Azure.

Par ailleurs, il existe aussi un abonnement de paiement à l’utilisation (sans coût mensuel). À titre d’exemple, ce type d’abonnement me revient à moins de 2€ par mois. Il s’agit d’une petite base SQL Server que j’utilise sporadiquement

Créer une liste externe

Pour restituer les données qui sont récupérées avec un type de contenu externe, vous pourriez utiliser les applications Office.

Vous pouvez aussi créer une liste, intitulée liste externe, dans SharePoint qui servira à manipuler les données.

Vous allez apprendre à créer une liste externe pour manipuler les données externes dans SharePoint.

Utiliser les composants WebPart BCS pour créer un site SharePoint Online piloté par les données

Vous avez configuré l’application de service Business Connectivity Services (BCS). Par ailleurs, vous avez créé un type de contenu externe. Aussi, vous allez pouvoir l’utiliser dans vos sites SharePoint.

Notamment, l’affichage de données externe peut se faire à travers les composants WebPart.

Ensuite, vous allez découvrir l’intérêt de différents composants WebPart du service Business Connectivity Services.

Connecter des composants WebPart

Certains composants WebPart peuvent se connecter à d’autres composants WebPart. Cela signifie qu’un composant WebPart (dénommé fournisseur) envoie des données à un autre composant WebPart (dénommé client). Le client traite les données reçues du fournisseur pour les afficher ou les filtrer.

La connexion de composants WebPart permet de rendre l’affichage des données plus dynamique.

Vous pourrez permettre à l’utilisateur de filtrer les ventes de la boutique sur différents critères comme le vendeur.

 

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Créer un site SharePoint Online personnalisé

Créer un site SharePoint Online personnalisé est beaucoup plus simple que vous pouvez le croire. En effet, vous pouvez modifier en profondeur l’apparence d’un site à l’aide des bons outils et des bons conseils !

Notamment, l’objectif du livre SharePoint Online : Modifier l’apparence des sites SharePoint en 26 Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans le design de sites SharePoint Online grâce aux outils standards de Microsoft.

Vous apprendrez à leur donner une identité visuelle personnalisée et à modifier leur apparence pour leur donner un aspect personnalisé, grâce aux outils comme le Gestionnaire de conception ou les Présentations composées.

Vous mettrez vos connaissances en pratique grâce aux 26 Travaux Pratiques entièrement détaillés et corrigés.

Créer un site SharePoint Online personnalisé

La connaissance des types de page est la base pour pouvoir créer un site SharePoint Online personnalisé. Même s’il est nécessaire de connaître les différents types de page, ce n’est pas suffisant !

Vous verrez dans le livre qu’il existe aussi des outils puissants et natifs qui permettent de créer un site SharePoint Online personnalisé.

Notamment, vous verrez comment tirer partir du Gestionnaire de conception et des présentations composées.

Pages Wiki

Une page wiki se présente comme une grande page blanche.

Page wiki vierge
Page wiki vierge

Le mot “wiki” signifie “vite” en hawaïen. Les pages wiki de SharePoint permettent de créer rapidement un contenu, sans exigence forte sur son organisation.

Vous devrez fournir beaucoup d’efforts pour créer un site SharePoint Online personnalisé à partir d’une page wiki. Heureusement, il existe d’autres types de page.

Il est aussi possible d’insérer des composants WebPart dans une page de composants WebPart.

Composants WebParts

Les composants WebPart constituent un moyen simple pour élaborer des pages Web dynamiques et pour créer un site SharePoint Online personnalisé.

Les composants WebPart sont, littéralement, des parties de page web. Autrement dit, vous ajoutez les WebParts aux pages des sites SharePoint.

Pour prendre une analogie, les webparts sont comme les pièces d’un jeu de construction. L’enfant pioche dans le bac pour prendre la pièce qui correspond à son besoin en termes de forme et de couleurs. Puis ensuite, il associe les pièces sélectionnées pour fabriquer son objet.

Les webparts fonctionnent un peu comme les pièces de ce jeu. Selon vos besoins, vous allez “piocher” dans le bac à WebParts puis vous les ajoutez aux pages SharePoint. Avec SharePoint, le bac à WebParts s’appelle la galerie de WebParts.

Les composants de WebPart sont des objets web entièrement configurables et qui ont toutes des fonctionnalités différentes. Ce sont des mini-applications.

Exemples de composants WebPart

Quelques exemples de composants WebPart : afficher une zone de texte, afficher une liste, interroger une base de données externes, afficher une feuille Excel, afficher un formulaire InfoPath, etc.

Les WebPart se manipulent tous de la même façon. De plus, ils disposent tous d’un bloc commun de paramètres : Apparence, Disposition et Paramètres avancés. Toutefois, tous les WebPart ont des paramètres supplémentaires qui sont liés à leur fonction.

Par ailleurs, à chaque fois que vous créez une liste ou une bibliothèque, SharePoint crée un composant WebPart associé à la une liste ou une bibliothèque. Vous pouvez ajouter ce composant Web sur une page Wiki ou une page de composants WebPart.

Pages de composants WebPart

Une page de composants WebPart est une page Web qui affiche un ou plusieurs composants WebPart.

Les pages de composants WebPart peuvent afficher un regroupement d’informations qui proviennent de sources diverses.

Elles peuvent afficher le contenu d’autres pages Web ou des données externes à SharePoint.

Page de composants WebPart
Page de composants WebPart

Une page de composants WebPart est plus souple pour créer un site SharePoint Online personnalisé.

Il existe un marché des composants WebPart qui pallient aux manques de la version actuelle, avec des acteurs comme par exemple : Bamboo Solutions, CorasWorks, Virto Software, Pentalogic SharePoint Solutions, Mobile Entrée, WebParts360, iKAN Software, etc., ainsi qu’un acteur Open Source comme CodePlex.

En plus des pages de type Wiki et de composants WebPart, il existe aussi un type supplémentaire de page : les pages de publication.

 

Pages de publication pour créer un site SharePoint Online personnalisé

La publication permet de disposer de possibilités supplémentaires afin d’automatiser la production des pages et créer un site SharePoint Online personnalisé.

Grâce à la fonctionnalité de publication, les concepteurs peuvent travailler sur des versions préliminaires des pages et les publier pour les mettre à la disposition des lecteurs.

Lorsque vous activez les fonctionnalités de publication sur un site de nouvelles listes et bibliothèques apparaissent. Par contre, la possibilité de sauvegarder un site en modèle disparaît.

Les fonctionnalités de publication sont disponibles nativement dans SharePoint Online.

Navigation

Par défaut, SharePoint propose une navigation basée sur un paramétrage standard. Au tout début, ce fonctionnement convient car il permet de retrouver rapidement les éléments du site sur lesquels l’utilisateur navigue.

Cependant, le design de la collection de sites va nécessiter d’améliorer l’expérience utilisateur concernant la navigation.

Depuis SharePoint Online, la navigation peut être définie grâce à deux principes différents : la navigation structurelle et la navigation gérée, qui s’appuie sur les métadonnées gérées d’un ensemble de termes.

Navigation structurelle

Par défaut, SharePoint propose une navigation globale, qui correspond aux liens de la barre de navigation supérieure, ainsi qu’une navigation actuelle, qui correspond au volet de gauche de la page.

Selon les fonctionnalités activées sur votre collection de sites, il est possible que vous ayez différents menus.

Navigation structurelle avec publication
Navigation structurelle avec publication

Le principe de la navigation gérée est différent de celui de la navigation structurelle. Toutefois, il offre plus de souplesse.

Les métadonnées gérées est un concept dont l’application dépasse la navigation.

Métadonnées gérées

L’application de services des métadonnées gérées est un service SharePoint. Ce service permet aux organisations de définir leurs structures de métadonnées sous forme d’une arborescence. Les utilisateurs peuvent associer des métadonnées pertinentes aux documents.

L’utilisation du magasin de métadonnées gérées (Managed Metadata) permet de caractériser les fichiers et de faire des saisies assistées.

Par exemple, si vous avez défini la taxonomie suivante dans les métadonnées gérées, comme dans la copie d’écran ci-dessous :

Créer un site SharePoint Online personnalisé
Métadonnées gérées

Vous pouvez associer l’ensemble de termes Blanc à une colonne d’une liste quelconque.

Lorsque l’utilisateur débute une saisie dans le champ électro-ménager, les valeurs correspondantes s’affiche.

Saisie assistée d'une métadonnée gérée
Saisie assistée d’une métadonnée gérée

Navigation gérée

Dans la mesure où vous pouvez caractériser n’importe quel fichier de SharePoint avec les métadonnées gérées, il est aussi possible d’en associer aux pages, qui sont aussi des fichiers stockés dans des bibliothèques.

Cette technique permet de construire des menus dynamiques, où seules les pages associées à une certaine valeur (par exemple “News”) apparaîtront dans un menu.

La navigation gérée permet aussi de disposer d’adresses de liens (URL) plus conviviales. Par exemple, au lieu de voir l’adresse :

https://monsupersite.sharepoint.com/sites/dev/SitePages/Contact.aspx

Vous obtenez l’adresse :

https://monsupersite.sharepoint.com/sites/dev/Contact

Pour utiliser la navigation gérée, l’application de services des métadonnées gérées doit évidemment être démarrée et correctement configurée.

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Workflows SharePoint Online

Dans cet article, vous allez découvrir les possibilités des workflows SharePoint Online, grâce à de véritables flux de travail qui fonctionnement dans l’environnement SharePoint Online.

Workflows SharePoint Online
Workflows SharePoint Online

Workflows SharePoint Online

En effet, l’objectif du livre Workflows SharePoint Designer pour SharePoint Online : 33 Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de flux de travail pour SharePoint Online avec SharePoint Designer 2013.

Notamment, vous pourrez vous entraîner grâce aux 33 travaux pratiques corrigés ! Ces travaux pratiques de workflows SharePoint Online fonctionnent dans Office 365 avec SharePoint Online. Toutefois, la réalisation de ces exercices dépend de votre licence Office 365.

Au moment où cet article paraît, la réalisation des exercices nécessite un plan Office 365 Business Essentials ou Office 365 Business Premium. En particulier, les exercices ont tous été réalisés avec un plan Microsoft Office 365 Entreprise E3.

Flux de travail à l’identique

Par ailleurs, sachez qu’il n’y a eu aucune évolution pour les flux de travail entre SharePoint 2013 et SharePoint Online.

Dans SharePoint Online, vous développez littéralement des flux de travail SharePoint 2013 et SharePoint 2010 ! En effet, il n’existe pas de flux de travail SharePoint Online.

Lors de la création d’un flux de travail, vous choisissez de développer un flux de travail SharePoint 2013 ou SharePoint 2010. Vous ne pouvez pas basculer de l’un à l’autre.

En revanche, vous pouvez appeler et exécuter un flux de travail SharePoint 2010 à partir d’un flux de travail SharePoint 2013.

SharePoint Designer 2013

Dans le livre, le sujet principal concerne les flux de travail SharePoint Online que vous pouvez créer avec SharePoint Designer 2013. En effet, il n’existe pas de version SharePoint Designer Online, ni même SharePoint Designer 2016.

Ce n’est pas un problème car vous développez bien vos workflows SharePoint Online avec SharePoint Designer 2013. C’est la même logique qu’avec Microsoft Word.

Vous pouvez avoir Microsoft Word Office 2016 ou Office 365 et ouvrir des fichiers Word de versions antérieurs. Notamment, vous pouvez même ouvrir et modifier un fichier Word d’une version très ancienne.

Vous pouvez télécharger gratuitement SharePoint Designer 2013.

Une interface visuelle pour créer les flux de travail

Grâce à SharePoint Designer, vous pouvez concevoir des workflows sans connaître le HTML. En effet, l’interface utilisateur intuitive de SharePoint Designer permet de composer visuellement le workflow voulu et de voir à l’écran à quoi ressemblera le résultat final.

Ce résultat est directement atteignable sans l’aide de Visio Professionnel, bien que celui-ci apporte un confort supplémentaire dans la conception de workflows.

De plus, vous pouvez créer des workflows avancés, dotés de très nombreuses fonctionnalités, sans équivalent avec les workflows livrés nativement.

Dorénavant, vous pouvez démarrer un autre workflow à partir du workflow en cours d’exécution. Ou bien, vous pouvez exécuter les étapes dans un ordre séquentiel. De même, vous pouvez dérouter l’exécution du workflow. Par exemple, pour le brancher directement sur une phase quelconque du workflow.

De même, il devient possible de faire une boucle qui s’exécute 10 fois ou bien de créer une boucle qui s’exécute tant qu’une condition est vraie.

Quelques limites

En revanche, SharePoint Designer ne permet pas d’interagir nativement avec les objets d’un autre site. Par exemple, vous ne pourrez pas mettre à jour une liste d’un autre site.

Il n’y a pas non plus de fonctionnalités de débogage intégrées à SharePoint Designer. Toutefois, vous trouverez des solutions pratiques dans le chapitre intitulé Débogage et suivi.

Malgré ses quelques limitations, SharePoint Designer permet de démultiplier les possibilités des workflows dans SharePoint.

Manipulations opérationnelles des workflows SharePoint Online

Un objectif avec une copie d’écran, qui affiche le résultat attendu, permet de mettre en situation chaque exercice.

Si nécessaire, des instructions précises expliquent les prérequis pour l’exercice.

Vous trouverez une description complète de la solution, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un résumé vous rappelle ce que venez d’apprendre dans l’exercice.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

Quelques conseils pratiques pour les exercices

Lisez l’objectif de chaque exercice afin de bien comprendre le sens des manipulations dans les travaux pratiques. De même, faites la phase de préparation (quand elle existe), sinon vous ne pourrez pas faire l’exercice.

Dans les exercices du livre, le site SharePoint est accessible à partir de l’emplacement (URL) : https://monsite.sharepoint.com/sites/formation. Cet emplacement est fictif et arbitraire !

Aussi, en fonction de votre environnement réel, vous devrez vous adapter.

Avant de commencer les exercices

Pour que l’exercice se déroule dans les meilleures conditions, il est nécessaire que vous ayez à accès à Microsoft SharePoint Online à l’aide d’un navigateur web.

Très souvent, dans les organisations, le navigateur web est Internet Explorer. Il est possible d’accéder à un site SharePoint à l’aide d’un autre navigateur comme Firefox ou Chrome. Toutefois, ceux-ci ne vous proposeront pas toutes les fonctionnalités. Aussi, il est préférable d’utiliser Internet Explorer dans ses versions récentes.

Tous les exercices sont présentés avec Internet Explorer 11. Le site de travail principal (https://monsite.sharepoint.com/sites/formation) est basé sur le modèle de site d’équipe standard de SharePoint Online.

Les fichiers nécessaires aux exercices sont fournis dans les dossiers de chacun des travaux pratiques concernés.

Prise en compte de vos actions

Compte-tenu des latences de votre réseau ou d’Internet, la prise en compte de vos actions peut parfois générer une attente perceptible dans le rafraîchissement d’un page.

Suite à un de vos clics, vous obtiendrez pratiquement tout le temps un message comme celui-ci :

Traitement en cours
Traitement en cours

Ce message est en haut et à droite du navigateur. Toutefois, vous pouvez ne pas le voir pour différentes raisons, ou bien il arrive que ce message ne s’affiche pas.

Pour être certain que vos actions ont bien été prises en compte (clics de souris, entrée sur le clavier), vous pouvez vérifier l’apparition du message, éventuellement tronqué, Nous avons bientôt terminé dans le titre de l’onglet du navigateur.

Nous avons bientôt terminé
Nous avons bientôt terminé

Si ce message apparaît dans le titre de l’onglet, cela signifie que vos actions ont bien été prises en compte : il est inutile de cliquer à nouveau, par exemple.

 

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Formulaires InfoPath SharePoint Online

Vous souhaitez apprendre à créer des formulaires InfoPath SharePoint Online. L’objectif du livre Créer des formulaires InfoPath pour les sites SharePoint Online: Concepts et Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans l’utilisation d’InfoPath Designer pour SharePoint Online.

Formulaires InfoPath SharePoint Online

Les besoins des entreprises sont gigantesques en ce qui concerne les formulaires et en flux de travail. En effet, les formulaires permettent de renseigner simplement et rapidement les données métiers.

Ainsi, vos utilisateurs vous transmettent une demande d’intervention grâce à un formulaire de support. Ils peuvent aussi obtenir directement la réponse à leurs questions en renseignant le même formulaire.

Dans ce cas, vous reliez le formulaire à une base de données qui contient une base de connaissances. Cette base de connaissance peut s’alimenter directement à l’aide de vos réponses et ainsi de suite.

Se mettre à la place du destinataire

Si vous concevez un formulaire, vous devez être attentifs aux besoins de vos utilisateurs. Vous devez aussi simplifier la saisie. Cela semble évident en l’écrivant.

Pourtant, l’auteur a vu trop souvent des formulaires incomplets et parfois inutilisables. Dans une entreprise où il intervenait comme consultant, les formulaires d’origine étaient des fichiers Microsoft Word ou Acrobat PDF photocopiés.

Pour le remplir, il ne vous restait plus qu’à imprimer le document. Ensuite, vous le remplissiez à la main. Puis, vous faisiez à nouveau une copie papier qui était numérisée puis transmis au service concerné.

Tout sauf simple, sans erreur, pratique et efficace.

Automatiser les saisies grâce aux formulaires InfoPath SharePoint Online

La solution est d’automatiser le plus possible la saisie des formulaires.

Pour plusieurs raisons. Vous fiabilisez la saisie de l’utilisateur et vous diminuez le nombre d’erreurs. Un autre avantage, c’est que vous lui faites gagner du temps. Enfin, vous gagnez en crédibilité.

Ce dernier aspect est plus important qu’il n’y parait. Trop souvent l’informatique et les informaticiens sont apparus comme peu crédibles. Ils apportent leur solution et celle-ci se révèle parfois complexe et pas pratique.

Le risque est similaire avec les formulaires InfoPath SharePoint Online.

A quoi cela peut-il servir de demander le nom de l’utilisateur qui remplit le formulaire, quand une simple fonction permet de le récupérer automatiquement ? Quel est l’intérêt de demander la ville, quand on connaît le code postal : une simple requête permet de récupérer l’information ? Qu’est-ce que ça coûte d’avoir le curseur positionné dans la bonne case à l’ouverture du formulaire : rien ? Pareil pour la tabulation qui doit aller dans l’ordre visuel des champs du formulaire, etc.

Stop. La liste est loin d’être exhaustif. L’essentiel n’est pas que dans les détails. Le fonctionnement de certains process sont parfois remis en question par l’arrivée d’un formulaire.

Le formulaire questionne les pratiques

En effet, certains formulaires interrogent l’organisation et son fonctionnement. Généralement, pour son plus grand bien. En effet, lors de l’analyse des besoins du formulaire, vous pouvez découvrir des pratiques parfois déroutantes voire inutiles.

Ce constat est vrai pour tous les projets informatiques quand ceux-ci portent sur des process existants.

Les formulaires InfoPath SharePoint Online doivent rendre plus efficace le travail des employés. Vous devez donc mesurer le retour sur investissement de votre travail de création d’un formulaire. Vous pouvez ainsi justifier plus facilement la remise en cause des pratiques précédentes.

Par ailleurs, les utilisateurs découvrent qu’ils peuvent gagner du temps grâce aux formulaires InfoPath SharePoint Online. Cela les soulage de tâches parfois pénibles et fastidieuses.

L’avantage ne s’arrête aux gains de temps, d’argent et à la réduction, voire la suppression, des erreurs. Vous pouvez penser que c’est déjà important.

Certes. Toutefois, vous avez un autre type de gains qui peut vous intéresser.

Suivre l’efficacité

S’il existe bien un domaine en informatique qui intéresse tout le monde, c’est celui des tableaux de bord.

Avoir un tableau de bord précis, à jour, juste et compréhensible. Dans lequel, vous pouvez avoir une vision synthétique et ensuite détaillée, etc !

Soyons clairs. Les formulaires InfoPath SharePoint Online peuvent vous fournir les données qui alimenteront vos tableaux de bord. Toutefois, ils ne vous aideront pas à les créer. Si vous souhaitez créer des tableaux de bord dans SharePoint Online de Microsoft Office 365, vous pouvez vous familiariser avec l’excellent produit de Microsoft Power Bi.

Alors comment les formulaires InfoPath SharePoint Online peuvent vous aider pour les tableaux de bord ? Et bien , tout simplement. En effet, durant l’utilisation des formulaires, c’est une bonne pratique de venir alimenter des listes SharePoint Online avec les mesures qui vous intéressent.

Durant la phase de conception, vous définissez les métriques qui vous intéressent : nombre de demandes par jour, nombre de demandes ayant échouées, nombre de demandes par service, etc. Il ne reste plus qu’à prévoir l’alimentation des listes SharePoint qui vont recevoir ses données.

Même si vous pouvez obtenir ces informations par ailleurs, c’est toujours mieux d’en disposer à la source.

Le livre des formulaires InfoPath

Arrivé à ce stade, vous avez probablement envie de savoir ce que vous trouverez dans ce livre.

Et oui, comme toujours, l’auteur a fait des choix. Vous ne trouverez donc pas tout ce qui est possible de faire avec les formulaires InfoPath SharePoint Online.

En revanche, la bonne nouvelle, c’est que tous ces formulaires ont été réalisés avec un abonnement Microsoft Office 365 Entreprise E3.

Assurez-vous que votre administrateur autorise les formulaires sur votre environnement Microsoft Office 365. En effet, par défaut, l’option est désactivée. Il faut donc que l’administrateur SharePoint l’autorise explicitement.

Vous trouverez des exemples précis. A chaque fois, vous avez une description de l’objectif de chaque exercice. Et, vous avez systématiquement la solution. Vous trouverez une solution qui vous guide pas-à-pas. Ensuite, vous avez des copies d’écrans pour ne pas vous perdre.

Les travaux pratiques du livre

Dans ce livre, vous verrez comment créer un formulaire avec une disposition de tableau. Ce formulaire aura bien sûr des champs et des contrôles pour la saisie ou l’affichage des données.

Vous verrez la différence entre un contrôle de type texte, ou de type case à cocher ou case d’option, etc.

Bien sûr, vous verrez comment récupérer le nom des utilisateurs de l’annuaire de votre entreprise. Vous apprendrez aussi à rendre obligatoire la saisie d’un contrôle.

Puis, vous verrez comment ajouter une image. Ensuite, vous verrez aussi comment rendre son comportement dynamique. Parfaitement.

Toujours dans le dynamisme, vous saurez comment insérer un tableau extensible dans votre formulaire, voire comment modifier les types de données des colonnes.

Ensuite, les règles vous donneront la puissance (!) nécessaire pour faire des mises en forme, ou pour masquer un champ. Vous apprendrez aussi les règles d’action et les règles de validation.

Puis, vous découvrirez les fonctions des formulaires. Vous les utiliserez pour calculer, sommer, ou manipuler les chaînes de caractères, etc.

Des exercices encore plus riches

Vous saurez comment changer l’affichage par défaut d’un formulaire, mais aussi comment créer un pied-de-page dans un affichage.

Ensuite, vous apprendrez à publier un formulaire dans SharePoint Online. Vous verrez aussi comment créer rapidement une liste SharePoint grâce à un formulaire.

Ensuite, vous découvrirez comment se connecter à des sources de données. Vous découvrirez aussi plusieurs méthodes d’envoi du formulaire.

Puis, vous manipulerez les modèles de formulaires, vous associerez aussi un type de contenu formulaire à une bibliothèque de documents.

Vous apprendrez à créer un formulaire à onglets, à modifier le panneau des propriétés de document, et bien d’autres choses encore !

Formulaires InfoPath SharePoint Online
Formulaires InfoPath SharePoint Online
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