Convertir un PowerPoint en Word

Convertir un PowerPoint en Word est une opération très différente d’un export PowerPoint vers Word. En effet quand vous convertissez une présentation PowerPoint en un document Microsoft Word, vous conservez les styles et vous n’avez plus du toute de diapositives PowerPoint.

C’est vrai que vous pouvez obtenir très proche avec un export en mode plan uniquement. Cependant le mode plan ne conserve pas les styles, ni la couleur ou le format des caractères. Autrement dit, ce mode ne récupère que le contenu sans mise en forme.

Au contraire de l’export en mode plan, l’opération de conversion d’une présentation PowerPoint en Microsoft Word conserve la mise en forme. Vous retrouverez les styles, les couleurs, le gras et la taille des caractères.

Cependant, tout comme le mode plan de l’export, les notes ne sont pas reprises. Vous n’obtenez que le contenu des diapositives.

Afficher les extensions des fichiers

Vous savez que chaque fichier de votre disque possède un format qui lui est propre. Par exemple, vous avez des documents Word, des feuilles de calcul Excel, des présentations PowerPoint, etc.

Windows connaît le format d’un fichier grâce à son extension. Cependant, Microsoft cache par défaut les extensions afin de simplifier l’expérience utilisateur.

Toutefois, pour bien comprendre ce qui se passe, vous devez afficher les extensions des formats de fichiers. Notez que ce n’est pas obligatoire pour convertir un PowerPoint en Word. C’est purement pédagogique.

Pour afficher les extensions des fichiers, vous faites clic normal sur l’icône Windows (en bas à gauche). Puis vous cliquez sur l’icône en forme de roue dentée, qui s’intitule Paramètres : la fenêtre Paramètres Windows s’affiche.

Juste sous le titre, dans la zone Rechercher un paramètre, vous tapez dossiers. Puis, dans les résultats, vous cliquez sur le lien qui s’intitule Afficher les fichiers et dossiers cachés : un pop-up apparaît.

Le pop-up est ouvert sur l’onglet Affichage. Vous voyez une liste de cases à cocher ou qui sont déjà cochées. Dans cette liste, recherchez la case qui s’intitule Masquer les fichiers protégés du système d’exploitation (recommandé). Il est possible que vous ne voyiez pas la totalité de la ligne en une seule fois. Pour ce faire, vous pouvez déplacer le curseur horizontal en bas de la liste.

Si la case Masquer les fichiers protégés du système d’exploitation (recommandé) est décochée, vous la laissez décochée. Si elle est cochée, vous la décochez. Si vous voyez apparaître un nouveau pop-up, c’est que vous avez décoché la mauvaise case : annulez puis recommencez.

Afficher les extensions cachées
Afficher les extensions cachées

Il ne reste plus qu’à valider. Pour ce faire, vous cliquez sur le bouton OK. Puis vous fermez toutes les fenêtres qui sont restées ouvertes.

Enregistrer un PowerPoint en RTF

Pour convertir un PowerPoint en Word, vous devez disposer d’un document PowerPoint.

Ouvrez votre présentation PowerPoint.

Présentation PowerPoint
Présentation PowerPoint

Cliquez sur le ruban Fichier.

Dans le ruban Fichier, cliquez sur Enregistrer sous. L’écran Enregistrer sous s’affiche.

Enregistrer sous
Enregistrer sous

Cet écran Enregistrer sous est composé de 3 volets. Vous avez le volet de gauche avec un fond rouge, un volet central avec le titre Enregistrer sous et un dernier volet à droite. Le contenu du volet de droite dépend du menu sélectionné dans le volet central. Par défaut, le menu du volet central est Ce PC.

Ensuite, dans cet écran, cliquez sur le lien Autres options qui se trouve dans le volet de droite, juste sous le format Présentation PowerPoint (*.pptx).

Autres options
Autres options

La fenêtre classique Enregistrer sous apparaît.

En face du champ Type, cliquez sur Présentation PowerPoint (*.pptx) pour faire apparaître la liste des types proposés.

Vous remarquerez que cette liste propose de nombreux formats de présentation. Vous trouvez aussi la possibilité d’enregistrer dans d’autres formats de fichiers. Toutefois, vous n’avez pas la possibilité d’enregistrer directement au format Word. Autrement dit, vous n’avez pas l’extension *.doc ou *.docx.

C’est normal et ce n’est pas grave. Car vous allez passer par un format de fichier intermédiaire pour réussir à convertir un PowerPoint en Word.

Convertir un PowerPoint en Word

Ensuite, dans la liste vous sélectionnez le format Plan/RTF (*.rtf), qui se trouve vers le bas de la liste.

Format RTF
Format RTF

Puis, vous cliquez sur le bouton Enregistrer.

Maintenant, vous pouvez fermer ou enregistrer votre présentation PowerPoint.

Par ailleurs, ouvrez votre document au format RTF. Normalement, il doit s’ouvrir dans Microsoft Word.

Vous obtenez un résultat qui ressemble à cela.

Convertir un PowerPoint en Word
Convertir un PowerPoint en Word

Bien évidemment, tout le texte est entièrement modifiable. Il ne reste plus qu’à l’enregistrer au format Microsoft Word.

Pour ce faire, vous cliquez sur le ruban Fichier.

Dans le ruban Fichier, cliquez sur Enregistrer sous. L’écran Enregistrer sous s’affiche.

Ensuite, dans cet écran, cliquez sur le lien Autres options qui se trouve dans le volet de droite, juste sous le format Format RTF (*.rtf).

En face du champ Type, cliquez sur Format RTF (*.rtf) pour faire apparaître la liste des types proposés.

Ensuite, dans la liste vous sélectionnez le format Document Word (*.docx), qui se trouve tout en haut de la liste.

Puis, vous cliquez sur le bouton Enregistrer : un pop-up vous informe que votre document va être mis à niveau vers le format de fichier le plus récent.

Dans le pop-up, vous cliquez sur le bouton OK.

En résumé et pour aller encore plus loin

En résumé, dans cet article, vous avez vu comment convertir un PowerPoint en Word.

Plus précisément, vous avez dû convertir la présentation PowerPoint en un fichier au format RTF.

Ensuite, il a suffi d’ouvrir le fichier RTF dans Microsoft Word. Puis, vous avez enregistré le fichier au format RTF en un nouveau fichier au format Word avec l’extension docx.

Un petit point de vocabulaire, afin d’être un poil pointilleux 🙂

Ne confondez pas le programme Word avec le format de fichier Word. Même, si les deux sont étroitement liés, il s’agit de deux notions différentes. La preuve c’est que vous avez pu ouvrir le fichier RTF, qui n’est pas au format Word, dans l’application Word.

Par ailleurs, il existe d’autres types de conversion possibles dans Word. Par exemple, vous pouvez convertir un PDF en Word. Le document Word étant modifiable aussi.

Share Button

Exporter un PowerPoint en Word

Il existe deux méthodes très différentes pour convertir un PowerPoint en Word. Les deux techniques sont excellentes. Elles ont chacune leurs avantages et inconvénients. Dans cet article, vous verrez la première méthode qui consiste à exporter un PowerPoint en Word.

Bien sûr, vous pourrez modifier le document Microsoft Word après l’export. L’article suivant vous montre comment convertir un PowerPoint en Word, qui est une opération très différente.

Méthode pour exporter un fichier PowerPoint

Cette première méthode est peut-être la moins connue. Pourtant, elle est la plus fidèle au document PowerPoint d’origine.

Notamment, cette méthode est un peu moins connue car le menu qui permet d’exporter une présentation PowerPoint en Word n’est pas visible directement.

Pour ce faire, ouvrez votre fichier PowerPoint.

Présentation PowerPoint
Présentation PowerPoint

Ensuite, pour exporter la présentation PowerPoint en Word, cliquez sur le ruban Fichier.

Puis, dans le ruban Fichier, cliquez sur le menu Exporter (à gauche dans le volet rouge) : l’écran Exporter s’affiche.

Exporter un PowerPoint en Word
Exporter un PowerPoint en Word

Cet écran Exporter est composé de 3 volets. Vous avez le volet de gauche avec un fond rouge, un volet central avec le titre Exporter et un dernier volet à droite. Le contenu du volet de droite dépend du menu sélectionné dans le volet central. Par défaut, le menu du volet central est Créer un document PDF/XPS.

Ensuite, dans cet écran, cliquez sur le menu Créer des documents du volet central : le volet de droite s’actualise avec le titre Créer des documents dans Microsoft Word.

Créer des documents
Créer des documents

Exporter un PowerPoint en Word

Ensuite, dans le volet de droite, cliquez sur Créer des documents : un pop-up apparaît. Ce pop-up vous demande le type d’affichage que vous souhaitez dans Microsoft Word.

Notamment, si vous souhaitez que les notes apparaissent à côté ou sous la diapositive. Si vous préférez, les notes peuvent ne pas apparaître. Dans ce cas, vous aurez à la place des notes, des lignes vierges qui seront à côté ou sous la diapositive.

Enfin, l’option Plan uniquement crée un fichier Word avec le texte des diapositives, sauf le texte des notes et le texte qui se trouve dans certains objets. Avec cette option, la mise en forme est perdue : vous ne verrez de titres ou de couleurs dans le document Microsoft Word.

Dans ce scénario, vous cliquez sur l’option Notes sous les diapositives, et vous gardez l’option par défaut Coller pour ajouter les diapositives au document Word, puis vous cliquez sur le bouton OK.

Microsoft Word se lance automatiquement : vous le voyez se remplir au fur et à mesure. Vous obtenez un résultat qui ressemble à cela.

Exporter un PowerPoint en Word
Exporter un PowerPoint en Word

Si vous rencontrez des problèmes lors de la conversion en Word. Notamment, si vous obtenez un message d’erreur de Word. Dans ce cas, vous fermez toutes vos applications qui s’exécutent et vous recommencez.

Ce qui est intéressant, c’est que le texte est modifiable, y compris pour les diapositives. Autrement dit, vous pouvez modifier directement les diapositives du document Word.

Pour ce faire, vous double-cliquez dans la diapositive. Ensuite, vous modifiez le texte comme d’habitude.

Diapositive modifiable dans Word
Diapositive modifiable dans Word

En résumé et pour aller encore plus loin

En résumé, dans cet article, vous avez vu comment exporter un PowerPoint en Word. Notamment, vous savez maintenant qu’un fichier Word est créé automatiquement avec le contenu de la présentation PowerPoint.

Par ailleurs, vous pouvez modifier le contenu du document Microsoft Word, y compris le contenu des diapositives. Notez aussi que vous pouvez les redimensionner ou les déplacer, si vous le souhaitez.

Il existe d’autres possibilités insoupçonnées dans les outils Microsoft Office, comme par exemple pour convertir un PDF en Word. Le document Word étant modifiable aussi.

Share Button

Un bon client et un mauvais client

Cet article concerne le nerf de la guerre du monde des affaires : l’argent. Si vous vous lancez comme chef d’entreprise, vous aurez à cœur de trouver pour chaque affaire un bon client. Grâce aux conseils de cet article, vous saurez comment faire la différence entre un bon client et un mauvais client.

Un premier conseil : “Il vaut mieux passer à côté d’une bonne affaire que d’en prendre une mauvaise”.

Un bon client
Un bon client

Quand vous débutez dans le monde des affaires, vous êtes généralement tout content d’avoir trouvé un client. C’est naturel.

Cependant, vous serez d’accord qu’un client qui ne paie pas n’est pas intéressant du tout. En effet, que vos affaires concernent un produit ou un service, votre objectif est d’être payé. Ce qui est normal aussi.

Vous trouverez ci-dessous une typologie simplifiée des clients. Vous verrez aussi comment, vous pouvez les identifier avant de signer avec eux grâce à quelques réflexes de bons sens.

Les plus mauvais clients

Sachez qu’il existe des clients, dont certains ont pignon sur rue, qui ne paient pas leurs fournisseurs. C’est systématique avec eux.

Bien sûr, ils ne vous le disent pas. Ils vont prétexter un inventaire de fin d’année, ou bien des problèmes techniques, etc.

Ou alors, ils vous disent parfois qu’ils vont vous payer le mois prochain, et vous entendrez cette musique pendant 6 à 9 mois.

Dans ce cas, faites appel à une société de recouvrement de créances. Cela vous coûtera de l’argent, mais ces mauvais clients paieront.

C’est tout votre intérêt de le faire. En effet, dans tous les cas, vous avez engagé des dépenses. Vous devez au moins récupérer vos frais.

Évidemment, vous ne traitez plus d’affaires avec ce type de clients.

Les mauvais payeurs

Contrairement à un bon client, certains mauvais payeurs attendent systématiquement une, deux voire trois relances avant de vous payer. Pendant ce temps-là, vous êtes leur banque.

C’est très agaçant. D’autant plus quand il s’agit de clients dont la surface financière est beaucoup plus importante que la vôtre.

Il existe une variante de ces clients. En effet, certains ne respectent pas leur engagement de délai de paiement.

Un bon client qui vous paie régulièrement à 60 jours, est nettement préférable à un client qui paie tantôt à 40 ou 50 jours alors qu’il devrait vous payer à 30 jours.

Dans ce cas, il faut les relancer.

Exemple d’une première relance modérée :

Sauf erreur ou omission de notre part, les factures suivantes n'ont pas été réglées...

Dans le cas où votre règlement se serait croisé avec notre courrier, veuillez ne pas tenir compte de cette lettre.

Exemple d’une relance plus énergique :

Nous sommes surpris de voir nos courriers précédents demeurés sans réponse et sans effet.

Nous vous demandons de nous adresser la somme due par retour de courrier.

Faute de quoi, nous serions dans l'obligation de recouvrer notre créance par voie judiciaire.

Distinguer un bon client du mauvais client

Avant d’accepter une affaire, renseignez-vous toujours sur votre futur client. C’est la base des affaires.

En premier lieu, demandez le SIRET ou le SIREN de l’entreprise à qui vous enverrez une facture. En effet, il est important de connaître l’identité précise de la société à facturer, notamment dans les groupes.

Ensuite faites une recherche sur l’entreprise avec un moteur de recherches. En particulier, vérifiez que les informations fournies par votre interlocuteur sont conformes à ceux que vous trouvez : activité, nombre de salarié, implémentation, etc.

Tout doit être cohérent. S’il y a une incohérence, interrogez votre interlocuteur. Ensuite, vous décidez si vous donnez suite ou pas.

Recherchez aussi des informations sur la santé financière de votre futur client. Notamment, n’hésitez pas à rechercher si l’entreprise est fiable pour les paiements.

Vous trouverez ce type d’information sur des forums ou simplement avec votre moteur de recherche et les bons mots clés.

Bien que ces étapes paraissent simples, elles sont efficaces dans la plupart des cas.

Share Button

Faire face à une panne matérielle

Comment faire face à une panne et comment être prêt à la panne ? Une panne d’ordinateur, une panne de voiture, une panne d’électricité, une panne de lave-linge ou de lave-vaisselle, etc. les exemples ne manquent pas.

Faire face à une panne
Faire face à une panne

Tout neuf et déjà en panne ?

Lorsque vous achetez une voiture, un lave-linge, un smartphone ou une perceuse, vous devez penser à la panne.

Certes, ce n’est pas naturel de penser à la panne avec un objet tout neuf entre les mains. Pourtant, la panne arrivera inéluctablement. C’est un principe de thermodynamique.

La panne peut arriver dans 30 ans ou… au bout de 3 utilisations.

De plus, la panne peut arriver au plus mauvais moment.

Évidemment, la panne arrivera quand vous aurez besoin de l’objet. En effet, vous remarquerez que les objets dont on ne se sert pas ont l’air de bien fonctionner… 😉

Si votre appareil vous claque entre les mains un jour férié, un jour de grève, etc. Vous devrez attendre.

Parfois, vous pouvez éviter ou retarder l’apparition d’une panne. Notamment, si vous suivez la procédure d’entretien du fabricant. Cela concerne les voitures, mais aussi le gros électro-ménager ainsi que les chauffe-eaux, etc.

Faire face à une panne

En théorie, il existe une technique imparable pour faire face à une panne. Malheureusement, elle est irréalisable pour la plupart d’entre-nous.

En effet, la solution consisterait à acheter tout en double.

Toutefois, infiniment rares sont ceux qui ont les moyens matériels d’avoir tout en double : deux lave-vaisselles, deux lave-linges, deux voitures, deux maisons, etc.

Cette idée n’est pas si farfelue. Beaucoup d’organes de l’être humain sont en double : bras, jambes, yeux, poumons, reins, etc.

Même si ce n’est pas réalisable complètement, vous pouvez le faire au moins partiellement avec vos objets.

En effet, cela ne coûte pas beaucoup plus cher d’acheter une lame de scie de rechange au moment de l’achat de votre scie à métaux. En plus, vous êtes certain d’avoir la bonne pièce et elle est disponible. Dans 5 ou 10 ans, cela sera peut-être plus difficile à trouver.

Il arrive qu’une panne prévienne à l’avance. Souvent c’est un bruit bizarre ou un ronflement inhabituel mais pas celui des nuits.

Vous pouvez donc vous préparer et faire face à la panne.

Anticiper la panne

C’est à ce moment-là qu’il vaut mieux se préparer à la panne. Bien évidemment, la préparation dépend de l’appareil qui est en panne.

Si votre lave-vaisselle est en cause, il serait peut-être temps d’acheter du liquide vaisselle. Ça sera utile pour faire la vaisselle à la main le temps nécessaire à la réparation.

En effet, une réparation ou même un changement prend du temps. Cela prend souvent plus de temps que prévu. Car il faut commander les pièces de rechange. Votre réparateur aura peut-être un autre chantier plus prioritaire, etc.

Vous pouvez aussi chercher à réparer par vous-même. Si ce n’est pas votre métier, vous pouvez même vous former si la technicité est simple.

Il existe d’autres moyens pour anticiper et faire face à la panne. Tout dépend de l’objet en panne.

Trouver une solution avant la panne

Par exemple, si votre smartphone commence à montrer des signes de faiblesses, vous pouvez agir.

Avant la panne, vous prévenez vos relations de vous contactez par e-mails, s’ils n’arrivent pas à vous joindre via le smartphone. Grâce à un ordinateur, vous prendrez connaissance de vos emails.

Bien sûr, si vos moyens vous le permettent, vous pouvez acheter un smartphone premier prix pour vous dépanner.

Si vos moyens ne vous le permettent pas, vous pouvez récupérer un ancien smartphone en état de marche.

Malgré tout, le plus important n’est pas l’aspect matériel de la panne.

Déstressez-vous !

En effet, certains vivent très mal une panne d’un objet. Parce que cela change leur quotidien, ou cela leur donne du travail en plus, etc.

Pourtant, dites-vous que c’est normal. C’est comme ça.

Ruminer ne vous aidera pas à trouver des solutions. Au contraire, cela risque de ne pas vous laisser imaginer une solution de contournement.

Respirez calmement, profondément et avec le ventre. Puis interrogez-vous : comment puis-je faire maintenant pour faire face à la panne ? Est-ce qu’un voisin peut me dépanner ? Est-ce que le voisinage peut m’aider momentanément ? Et si je posais la question à mon fils ou à ma mère ?

Ils peuvent tous avoir des idées auxquels vous ne pensez pas à cause du stress.

Share Button

Fuite d’informations confidentielles : Agir

Microsoft Azure Rights Management vous permet de sécuriser les documents lors du télétravail notamment. Il permet aussi de limiter la fuite d’informations confidentielles en dehors de votre organisation. De plus grâce à des modèles, vous pouvez même rendre systématique l’application de cette sécurité.

Le mot de passe permet d’empêcher l’accès à un contenu. Toutefois, il est parfois nécessaire de gérer plus finement les droits d’un utilisateur.

Dans le billet précédent, vous trouverez une description des fonctionnalités de base de Microsoft Azure Rights Management (RMS).

Fuite d’informations confidentielles et RMS

Les fonctions avancées d’IRM (Information Rights Management soit Gestion des droits liés à l’information) permettent de créer des stratégies RMS.

Une stratégie RMS permet d’étiqueter un contenu ou un document. Autrement dit, vous associez une ou plusieurs étiquettes à une stratégie.

Par exemple, afin de lutter contre une fuite d’informations confidentielles, vous créez une stratégie RMS personnalisée qui s’intitule Client VIP. Ensuite, vous définissez les utilisateurs ou les groupes qui doivent recevoir votre stratégie. Dans ce scénario, il s’agit du groupe Office 365 qui s’intitule Chargés d’affaires.

Fuite d'informations confidentielles
Lutter contre la fuite d’informations confidentielles

Ensuite, vous définissez les étiquettes que vous voulez associer à votre stratégie.

Étiqueter les documents

Comme souvent l’objectif est de lutter contre la fuite d’informations confidentielles, l’étiquette permet de définir la confidentialité du document. Toutefois, vous êtes libre de définir vos étiquettes comme vous voulez.

Vous pouvez utiliser les étiquettes existantes ou créer vos propres étiquettes.

Quand vous ajoutez une étiquette vous devez spécifier la manière dont cette étiquette sera affichée. Tout simplement, vous indiquez si cette étiquette est active ou pas, vous donnez son nom d’affichage, sa description et sa couleur.

Étiquette RMS
Étiquette RMS

Toujours, au niveau de l’étiquette, vous définissez les autorisations pour les documents et les e-mails contenant cette étiquette.

Autorisations des étiquettes

Cette partie est probablement la plus importante car elle est très puissante pour vous aider à lutter contre la fuite d’informations.

En effet, vous pouvez définir dans cette partie quelles sont les autorisations accordées aux utilisateurs quand cette étiquette est appliquée.

Autorisation RMS
Autorisations RMS

Si vous cliquez sur le lien bleu Ajouter des autorisations, vous pouvez désigner des utilisateurs et des groupes de votre organisation. Vous pouvez aussi désigner des utilisateurs ou des domaines externes, grâce à l’onglet Entrez les détails.

Ajouter des autorisations
Ajouter des autorisations RMS

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner le niveau d’autorisation que vous voulez leur accorder : Co-owner (copropriétaire),  Co-author (co-auteur), Reviewer (Relecteur), Viewer( Visualiseur), Personnalisé(e).

Selon le niveau d’autorisation que vous choisissez, la liste des autorisations s’actualise. Vous savez donc précisément quelles autorisations vous pouvez accorder.

Expiration du contenu

Vous pouvez aussi définir une expiration du contenu en donnant une date absolue (30 avril 2019). Si vous préférez, vous pouvez définir une validité en nombre de jours.

Sur le même principe, vous pouvez proposer la possibilité d’ouvrir le contenu protégé sans connexion Internet.

Appliquer automatiquement une étiquette

La meilleure arme pour lutter contre la divulgation non autorisée de données ou pour contrer la fuite d’informations confidentielles est d’automatiser les protections.

Bien évidemment, cela demande une réflexion globale sur le fonctionnement de votre organisation et sur sa sécurité. La bonne nouvelle, c’est qu’il s’agit justement du rôle de votre responsable sécurité qui est grassement payé pour cela 😉

L’autre bonne nouvelle, c’est que vous pouvez configurer des conditions pour appliquer automatiquement votre étiquette. Autrement dit, vous définissez une ou plusieurs conditions, et si ces conditions sont remplies, votre étiquette s’applique automatiquement.

Vous pouvez cliquer sur le lien bleu Ajouter une condition.

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner le type de condition : Types d’information ou Personnalisé(e).

Le type de condition Personnalisé(e) vous permet d’indiquer de rechercher dans le contenu une correspondance exacte d’une chaîne de caractères. Vous pouvez faire une correspondance avec une phrase ou une expression régulière. Vous pouvez aussi spécifier le nombre minimal d’occurrences avant d’appliquer la condition et donc l’étiquette.

Le type de condition Types d’informations vous propose des modèles prêt à l’emploi. Vous trouvez par exemple des modèles français pour le numéro de permis de conduire, le numéro de carte d’identité, le numéro de passeport ou le numéro de sécurité sociale.

Par exemple, le numéro de sécurité sociale (INSEE) France est une combinaison de 13 chiffres suivis d’un espace suivi de deux chiffres, ou
15 chiffres consécutifs.

Il existe plus de 80 modèles différents qui concernent le secteur de la finance, du médical ou de la confidentialité pour plus d’une trentaine de pays.

Condition étiquette RMS
Condition étiquette RMS

Il ne reste plus qu’à enregistrer puis publier pour transmettre les modifications aux utilisateurs.

Procédure pour activer les fonctionnalités avancées de RMS

Afin de pouvoir bénéficier des fonctionnalités avancées décrites ci-dessus, suivez cette procédure.

Ouvrez le centre d’administration de Microsoft Office 365. Puis dans le volet des paramètres des services et compléments, vous cherchez Microsoft Azure Information Protection.

Ensuite, cliquez sur ce lien puis sur le lien suivant Gérer les paramètres de Microsoft Azure Information Protection.

Vous avez un autre onglet qui s’ouvre. Dans cet onglet, cliquez sur fonctionnalités avancées : Microsoft Azure Information Protection s’ouvre sur la page de Démarrage rapide.

Dans cette page, sous la section Bien démarrer, cliquez sur le lien Télécharger le client. Ce lien permet de télécharger le client Microsoft Azure Information Protection à installer sur les ordinateurs de votre domaine.

Cliquez sur le lien, télécharger et exécuter le programme AzInfoProtection.exe.

Client Microsoft Azure Information Protection

Le client Microsoft Azure Information Protection est un élément important pour la lutte contre contre la fuite d’informations confidentielles ou la divulgation non autorisée de contenu.

En effet, il permet notamment l’étiquetage des documents dans les applications Office, ainsi que pour les fichiers grâce à l’explorateur de fichiers.

Lors de son installation, le client vous propose installer une stratégie de démonstration. C’est une bonne idée car cela vous donne un exemple concret de ce que vous pouvez faire. Ensuite, vous cliquez sur le bouton J’accepte.

Ouvrez un document Word : vous voyez apparaître une barre supplémentaire qui permet d’indiquer la sensibilité des informations du document.

Microsoft Azure Information Protection
Microsoft Azure Information Protection

Cela vous permet tout de suite d’étiqueter le document et d’indiquer son niveau de confidentialité.

Si vous allez dans le ruban Fichier puis vous cliquez sur Protéger le document, dans le menu Restreindre l’accès, vous voyez  apparaître les différents modèles qui ont été définis dans RMS, si vous avez activé IRM.

Informations confidentielles
Restreindre l’accès RMS
Share Button

Microsoft Azure Information Protection

Microsoft Azure Information Protection vous donne la possibilité de renforcer considérablement la sécurité de vos documents. Notamment, vous pouvez lutter efficacement contre les fuites non autorisées de non documents. Microsoft Office 365 dispose d’une offre spécifique pour Microsoft Azure Information Protection.

Grâce à Azure Information Protection vous protégez les fichiers protégés. Vous protégez aussi ceux que vous envoyez par e-mail. Mieux encore : vous pouvez définir des règles afin que la protection s’applique automatiquement. Par exemple, dès qu’un document possède un numéro de carte bancaire, il ne devient accessible qu’aux membres de la Direction financière.

Cette technologie Microsoft utilise le chiffrement pour éviter que des personnes non autorisées accèdent au contenu d’un document. Cette technologie empêche par exemple l’impression, le transfert ou la copie des informations sensibles par des personnes non autorisées.

Le document stocke de manière permanente ces restrictions. Aussi, le support sur lequel vous avez enregistré le document n’intervient pas : ordinateur portable, clef USB, etc.

Une protection intra-muros et extra-muros

La gestion des droits liés à l’information s’appelle en anglais IRM (Information Rights Management).

Pour comprendre la gestion des droits liés à l’information ou IRM, il suffit d’ouvrir un document Word, Excel ou PowerPoint puis de cliquer dans Fichier.

Vous voyez les informations du fichier. Notamment, vous avez un pavé et un menu qui s’intitule Protéger le document. Si vous cliquez sur la flèche du menu, vous obtenez la copie d’écran ci-dessous.

Microsoft Azure Information Protection
Microsoft Azure Information Protection

Vous remarquerez la présence de deux options qui proviennent de la gestion de la gestion des droits liés à l’information : Restreindre la modification et Restreindre l’accès.

Vous verrez plus bas des exemples de restrictions. Toutefois, sachez dès maintenant que ces restrictions s’appliquent même si un utilisateur transmet les documents à l’extérieur de votre organisation.

En effet, lorsque vous activez ces restrictions et plus particulièrement l’option restreindre l’accès, le document est chiffré. Son contenu devient donc incompréhensible pour quelqu’un qui n’aurait pas la clé pour déchiffrer.

Comme cette clé est liée au compte de l’utilisateur et comme le compte de l’utilisateur est défini dans votre domaine Office 365, vous voyez qu’il est difficile de contourner cette protection.

Aussi, une fois que les restrictions d’accès et d’utilisation sont appliquées par IRM, peu importe où se trouve le document, parce que la permission d’un fichier est stockée dans le fichier lui-même.

Restrictions possibles

Les possibilités de restrictions liées à Microsoft Azure Information Protection sont nombreuses. Aussi, vous ne trouverez ci-dessous que quelques cas d’usage.

Par exemple certains utilisateurs peuvent lire un document mais ils ne peuvent pas l’imprimer. Si vous le voulez, vous pouvez aussi empêcher
l’impression d’un contenu restreint, y compris en utilisant la fonctionnalité d’impression écran de Microsoft Windows.

Autre exemple, les utilisateurs peuvent modifier un document jusqu’à une certaine date. Puis, à partir de cette date, ils ne peuvent plus le modifier. Vous pouvez aussi empêcher la lecture du document.

Les restrictions peuvent aussi s’appliquer dans les actions de Microsoft Outlook. Par exemple, vous pouvez interdire qu’un destinataire transfert un e-mail.

Activer Microsoft Azure Information Protection

La première chose à faire pour bénéficier de la gestion des droits liés à l’information est d’activer Microsoft Azure Information Protection dans Microsoft Office 365.

Dans la console d’administration de Microsoft Office 365, vous avez des paramètres qui permettent de configurer ses services et compléments.

Vous ouvrez donc la console d’administration Office 365.  Ensuite, vous cliquez sur Paramètres puis sur Services et compléments.

Dans la liste qui s’affiche, vous recherchez le lien qui s’intitule Microsoft Azure information Protection.

Vous cliquez sur ce lien : une fenêtre s’ouvre avec un lien qui s’intitule Gérer les paramètres de Microsoft Azure Information Protection.

Cliquez sur ce lien : un autre onglet s’ouvre.

Dans cet onglet, vous voyez un message qui vous indique que Rights Management n’est pas activé. Rights Management (RMS) est le nom donné à l’implémentation d’IRM. Sous ce message, vous avez un bouton qui s’intitule activer.

Cliquez sur ce bouton : une fenêtre vous demande si vous voulez activer Rights Management.

Dans cette fenêtre, vous cliquez sur le bouton activer : vous venez d’activer Rights Management.

Azure Rights Management
Azure Rights Management

 

Share Button

Applications Office 365 : Comprendre

Dans cet article, vous allez découvrir à quoi peuvent servir les applications Office 365 : StaffHub, To-Do, Forms, Stream, Teams, etc.  En effet, ces applications Office 365 sont de plus en plus nombreuses et parfois leur intérêt n’est pas évident en lisant juste leur nom.

Par ailleurs, certaines de ces applications Office 365 peuvent se recouvrir en partie.

Applications Office 365
Applications Office 365

Applications Office 365 et Microsoft Office

Quitte à énoncer une évidence et mettre les points sur les i, les applications Office 365 ne sont pas uniquement Word, Excel ou PowerPoint.

Office 365 est le nom donné par Microsoft à un ensemble de logiciels accessibles à travers le web. Autrement dit, vous avez accès à ces applications grâce à une URL de type https:// etc.

Dans ce cas, vous manipulez les applications Office 365 qui sont hébergées sur des serveurs qui se trouvent chez Microsoft (pour faire simple).

La liste de ces applications est impressionnante. Vous allez donc découvrir le rôle de ces différentes applications. Afin d’alléger la lecture, vous trouverez une présentation thématique plutôt qu’une simple énumération.

Les applications individuelles

Les programmes Office bien connus comme Word, Excel, PowerPoint et OneNote sont disponibles dans Office 365, selon votre contrat de licence.

Office Online
Office Online

Vous avez donc accès par exemple à Word sans que le logiciel soit installé sur votre ordinateur : tout est géré via le navigateur. Plus précisément, vous avez accès à Word Online. C’est le nom donné par Microsoft à l’application Word accessible à travers un navigateur.

Sachez que les entreprises peuvent aussi bénéficier de Word Online, ainsi que Excel Online, PowerPoint Online et OneNote, sans utiliser Office 365. C’est l’offre Office Online Server (OOS) de Microsoft. Office Online Server peut être couplé éventuellement à SharePoint Server.

Par ailleurs, grâce à Office Online, vous pouvez par exemple consulter les mises à jour en temps réel avec les co-auteurs dans Word, Excel et PowerPoint.

Autre exemple. Quand vous modifiez un document Word dans le navigateur Word, vos modifications sont enregistrées au fur et à mesure ! Inutile de chercher le bouton Enregistrer : il n’y en a pas.

L’application Sway vous permet de concevoir facilement des présentations. Vous créez une présentation à partir de modèles et d’assistants qui s’affichent en fonction de vos actions.

Sway
Sway

Par ailleurs, le site Video vous permet de charger et partager des vidéos avec votre communauté. C’est un site très rudimentaire. C’est aussi un site d’entreprise.

Delve vous permet de stocker et partager vos documents dans OneDrive Entreprise. Par ailleurs, Delve vous propose automatiquement du contenu en fonction de votre activité. Il se présente sous forme d’un tableau de bord. Vous pouvez aussi partager des informations vous concernant.

Delve
Delve

Les applications de messagerie

Ces applications correspondent à peu près à ce qui existe dans le client Outlook : la messagerie Courrier, le calendrier, la gestion de contacts, les tâches, les flux d’actualités et To-Do.

Applications de messagerie
Applications de messagerie (extrait)

Dans Courrier, vous pouvez faire glisser directement des messages dans les groupes afin de les partager. Vous pouvez aussi facilement accéder au calendrier d’un groupe afin d’en prendre connaissance.

Outre une gestion classique de création ou modification des contacts, vous pouvez personnaliser l’affichage de vos contacts. Par exemple, vous pouvez afficher en priorité les personnes que vous contactez régulièrement. Autre exemple, vous affichez celles avec lesquelles vous voudriez prendre contact, ou celles qui sont présentes sur votre planning du jour.

Les flux d’actualités sont plutôt dynamiques. Ils vont se créer en fonction de vos visites de site ou de vos actions de suivi.

Flux d'actualités
Flux d’actualités

To-Do permet de saisir des listes de tâches. Vous pouvez créer des listes de course, de projets ou pour préparer une excursion. Peu importe le contenu.

Ensuite, vous pouvez gérer ces listes à partir d’un mobile Apple, Google ou Microsoft. Les listes sont aussi intégrées et visibles dans votre Outlook. Probablement que Microsoft souhaitera vous apporter une aide à la gestion de ces listes.

Outils collaboratifs d’informations et documentaires

Parmi les applications Office 365, vous trouverez des outils collaboratifs comme le réseau social d’entreprise Yammer, SharePoint ou OneDrive.

Yammer est un réseau social d’entreprise dans lequel, vous pouvez chatter, et partager des informations, à l’instar par exemple de LinkedIn.

Yammer
Yammer

SharePoint c’est l’outil collaboratif de Microsoft qui permet de partager des documents et de communiquer des informations liées à l’activité de l’entreprise. Autrement dit, vous utilisez généralement SharePoint comme un intranet ou comme un produit de Gestion électronique des documents (GED).

Vous trouverez de nombreux articles sur SharePoint sur ce blog.

Avec OneDrive, vous disposez d’une sorte de SharePoint qui permet uniquement de déposer et partager des fichiers. C’est l’équivalent d’un Dropbox.

Outils collaboratifs de travail d’équipe

Dans les autres applications Office 365, vous avez des outils collaboratifs orientés pour le travail d’équipe comme le planificateur Planner, Teams, StaffHub ou Microsoft Stream.

Le planificateur Planner est un outil de gestion de projet. Vous créez un projet. Ensuite, vous lui affectez des membres de votre équipe en leur attribuant des tâches.

En fait, l’outil se distingue par son côté pratique car vous faites la plupart des manipulations à la souris. Il est aussi très visuel avec des vues différentes de votre projet.

Planificateur Planner
Planificateur Planner

Teams permet de créer des équipes, y compris à partir d’un groupe Office 365 existant.  Lors de la création d’une équipe, un canal intitulé Général est créé automatiquement.

Un canal correspond à un sujet de discussion. Vous pouvez créer des canaux spécifiques en les nommant comme vous voulez. Ensuite, vous pouvez autoriser les membres de l’équipe à s’abonner et participer au canal.

Teams
Teams

Dans Teams, il existe aussi un suivi d’activité, des plannings, des échanges de fichiers et des sites wiki à créer. Sous certains aspects, Teams a de nombreux points communs avec SharePoint, tout en apportant d’autres services.

Vous pouvez aussi vous connecter à OneNote, Planner et Stream à partir de votre Teams.

Vous pouvez utiliser StaffHub pour créer, gérer et suivre facilement les tâches à accomplir, y compris pour les équipes sur le terrain.

En effet, une application mobile StaffHub permet de rester en liaison avec son planning et l’équipe. Vous pouvez donc consulter votre planning. Par ailleurs, vous êtes prévenu en avance de l’arrivée d’un nouvel événement sur votre planning. Ce que StaffHub appelle un shift : train à prendre, réunion de travail, etc.

Le site Microsoft Stream qui concerne les vidéos, est proche du fonctionnement d’un YouTube, sans être aussi riche, tout en étant différent.

En effet, sur Microsoft Stream, vous chargez et partagez des vidéos avec les membres de votre organisation. Vous pouvez charger des vidéos de réunions, de formations ou de présentations.

Ensuite, les membres de votre équipe peuvent laisser des commentaires sur les vidéos.

Applications métiers

Parmi les applications Office 365 disponibles, il existe des applications qui vous permettent de développer vos propres applications.

Microsoft Dynamics 365 se positionne à la fois comme un logiciel de gestion de la relation client (Customer Relationship Management / CRM) et un ERP (Enterprise Resource Planning). Vous trouverez des modules pour gérer la paie, les ventes, les besoins financiers, etc. C’est évidemment un produit d’entreprise.

Si vous voulez développer vos applications, vous pouvez utiliser PowerApps. Cette application vous permet de créer par vous-même des applications métier qui se connectent à vos données.

Sa prise en main est vraiment très simple. Elle ne nécessite pas de faire appel à un développeur, ni même un informaticien pour créer les premières applications. C’est parfois suffisant.

Microsoft Forms vous permet de créer des sondages, des enquêtes ou des questionnaires à l’aide du navigateur. Ensuite, vous pouvez exporter puis analyser les réponses dans Excel.

Microsoft Forms
Microsoft Forms

Dès qu’il s’agit de formulaires, les flux de travail ou workflows ne sont pas très loin. En effet, Microsoft Flow vous permet d’automatiser les processus et les tâches.

Microsoft Flow vous propose des modèles prêts à l’emploi, que vous pouvez personnaliser. Vous pouvez créer des flux de travail qui combinent des actions sur des services Office 365, comme SharePoint, ou des services du web, comme Twitter ou Dropbox.

A ce jour, vous disposez de plus de 200 services ou connecteurs dans Flow. Bien évidemment, vous pouvez aussi créer des déclencheurs pour démarrer un flux. La nature du déclencheur dépend du type de connecteur.

Ensuite, il vous reste plus qu’à ajouter des conditions, approuver des demandes ou utiliser des données locales. A votre convenance.

Outils d’administration d’Office 365

Dans cette galaxie d’applications Office 365, il y a deux sites qui concernent les administrateurs techniques : Sécurité et conformité, Admin center Office.

Dans le site Sécurité et conformité, vous trouverez des rapports d’utilisation et des outils pour procéder à des recherches. Vous trouverez aussi des outils pour gérer les menaces et contrôler la gouvernance des données.

Sécurité et conformité
Sécurité et conformité

Il existe aussi des alertes sur le bon fonctionnement de votre Office 365 et bien d’autres possibilités.

Enfin, le centre d’administration d’Office 365 (Admin center Office) vous présente tous les accès nécessaires pour administrer votre tenant : gestion des utilisateurs ou des groupes, administration des ressources, suivi de la facturation, configuration des paramètres et des options, rapports et état d’intégrité, etc.

Admin center Office
Admin center Office

Microsoft Azure

La visite des applications Office 365 se poursuit avec Azure. En effet, l’environnement Azure est une extension d’Office 365 pour ses administrateurs.

Dans Azure, vous pouvez créer et héberger des machines virtuelles. Ces machines virtuelles peuvent fonctionner sous Windows Server 2016, Windows 10, etc. et même Linux !

Il existe aussi des liens étroits entre Office 365 et Azure. Par exemple, vous pouvez créer des autorisations sur les documents et le contenu d’Office 365 à l’aide de Microsoft Azure Information Protection, etc.

Share Button

RGPD dans Office 365 et SharePoint

Comment décliner le RGPD dans Office 365 et SharePoint ? En effet, le règlement européen sur la protection des données personnelles (“RGPD”) entrera en application le 25 mai 2018.

Toute entreprise qui stocke tout type d’informations personnelles identifiables d’un citoyen européen, y compris ceux qui n’habitent pas l’union européenne, doit se conformer à un nouvel ensemble de règles strictes pour protéger les données personnelles.

Formation RGPD dans Office 365 et SharePoint

Afin de comprendre les enjeux, les conséquences et les contraintes de cette réglementation, formez-vous ! En effet, nous organisons une formation particulière sur le RGPD dans Office 365 et SharePoint.

Dans cette formation spécifique, vous apprendrez l’essentiel du règlement européen sur la protection des données personnelles. Vous découvrirez aussi les mesures à prendre pour atteindre et maintenir la conformité avec Office 365 et SharePoint.

En effet, il faut disposer d’une méthodologie claire. Celle-ci doit permettre de s’assurer de la conformité de votre organisation au règlement européen sur la protection des données personnelles. Comme tous les projets importants, vous devez identifier les actions à mener.

Ensuite, vous verrez comment les outils, comme par exemple ceux d’Office 365, peuvent vous aider concrètement à atteindre la conformité aux fonctionnalités exigées.

Soyez attentifs que vous devrez peut être modifier des processus internes pour être en conformité. Vous devrez aussi documenter votre démarche afin d’apporter des éléments probants sur la mise en conformité de votre organisation avec le RGPD.

Enfin, vous découvrirez comment les autres entreprises se sont préparées au règlement européen sur la protection des données personnelles. En effet, vous découvrirez que certaines entreprises se sont organisées pour anticiper le RGPD afin d’être prête lors de son entrée en application.

Durée : 1 jour.

Pour en savoir plus et connaître les modalités, contactez-nous.

RGPD dans Office 365 et SharePoint
RGPD dans Office 365 et SharePoint

Nos conditions d’utilisation sont conformes aux RGPD mais il ne s’agit pas d’un site SharePoint 😉

Share Button

Expert Messagerie Travail Collaboratif

Être nommé Expert Messagerie Travail Collaboratif par un de nos clients est évidemment un grand honneur. Bien sûr, c’est le résultat d’un travail d’équipe. Sincèrement. De même qu’il est impossible de se mettre au monde soi-même, vous ne devenez pas un expert d’un domaine tout seul.

Expert Messagerie Travail Collaboratif
Expert Messagerie Travail Collaboratif

C’est le fruit de rencontres avec des personnes qui savent communiquer leurs connaissances et leur enthousiasme. C’est aussi la confiance que nous accordent des clients pour les accompagner.

Pourtant, par souci de discrétion, nous ne communiquons par le nom de nos clients. Certains sont mondialement connus. Tous sont importants.

Ensemble, nous progressons grâce à notre compréhension globale des entreprises et des entreprises publics.

Nous faisons preuve d’imagination, de créativité. Nous comprenons leurs métiers, leurs besoins et nous les traduisons en termes de solutions.

Une stratégie et une efficacité au service de nos clients

Être un expert Messagerie Travail Collaboratif ne nous donne pas la “grosse tête”.

Car nous doutons aussi. Nous faisons part de nos doutes, voire de nos limites, parfois de nos refus à nos clients.

Ce titre est aussi une responsabilité qui nécessite un travail important de notre part. En particulier, il s’agit de collecter des informations construites et utiles, de se former avec efficacité et rapidement.

Produire un livrable au contour net et précis

Une prestation, un service ou une formation pour notre client doit toujours se traduire par un livrable, clairement identifiable.

Ce qui signifie que nous devons savoir ce que nous aurons à produire 🙂

Bien sûr, le client doit être d’accord sur le livrable aussi. Notamment, cela implique une très grande transparence vis-à-vis de notre client. En particulier, le contenu, le périmètre et le contenu du livrable doit être clair dans l’esprit de notre client.

Dans la pratique, cela implique une description écrite et détaillée du contenu de la prestation avant qu’elle démarre. Comment imaginer de bâtir une maison avec comme seules indications : “Un grand salon, 4 chambres et une belle cuisine. Et aussi une ou deux salles de bains”…

Bien évidemment, nous nous adaptons à la réalité opérationnelle de notre client.

Annonce “Expert Messagerie Travail Collaboratif”

“Claude Couderc, de la société Claude Couderc Consulting, est nommé Expert référent de la Messagerie et du Travail Collaboratif par Orsys.”

Citation : “La première brique d’un système d’information porte sur la messagerie d’entreprise (Exchange, Lotus, Postfix). Elle centralise l’essentiel des échanges, internes comme externes. Dans le prolongement de l’e-mail, on trouve les services de communications unifiées tels que la messagerie instantanée et la visioconférence portées chez Microsoft par Skype for Business. L’étape suivante, c’est le travail collaboratif qui vise à capitaliser sur l’intelligence collective. Toujours dans le monde Microsoft, SharePoint permet la gestion et le partage de contenus à travers la création de sites Web collaboratifs.” (Extrait du catalogue de formation aux technologies numériques d’Orsys).

Share Button

Conception de sites SharePoint Online

L’objectif du livre Créer et Organiser le contenu des sites SharePoint Online: Concepts et Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de sites SharePoint Online.

Vous apprendrez aussi les bonnes pratiques et les erreurs à éviter !

Il comporte 37 travaux pratiques : chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif et de la solution détaillée, étape par étape.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution. Enfin, un récapitulatif vous rappelle ce que venez d’apprendre.

Conception de sites SharePoint Online
Conception de sites SharePoint Online

La clé du succès lors de la conception de sites SharePoint Online

Concevoir un site SharePoint Online dans Microsoft Office 365 n’est pas qu’une question d’outils ou de techniques. Loin s’en faut !

Quitte à reprendre une formule galvaudée, c’est plutôt Penser globalement et implémenter localement.

En effet, l’auteur a implémenté SharePoint Online de Microsoft Office 365 dans des organisations de taille et de statut différents. Il en ressort que l’atout majeur d’une implémentation réussie est de disposer de la vision globale du fonctionnement de l’organisation.

Vous devez avoir une vue d’ensemble de votre organisation et de ses besoins. Plus précisément, vous devez être capable d’imaginer les besoins des utilisateurs.

Mettez-vous à leur place !

Demandez-vous ceux dont ils ont besoin. Interrogez-vous sur ce qui peut leur faire gagner du temps, de l’énergie et, globalement, ce qui va leur permettre d’être plus efficace.

Des besoins différents qui sont identiques

Toutes les organisations sont différentes. Elles ont toutes leurs particularités, y compris dans les process ou les outils.

Aussi, elles ont toutes des besoins différents… qui sont toujours identiques !

Le paradoxe n’est qu’apparent. En effet, une entreprise de ventes de voyages a les mêmes besoins d’efficacité qu’une entreprise qui fabrique des flacons de parfums.

Or, cette efficacité repose de plus en plus sur la pertinence, la justesse et souvent la fraîcheur des informations sur lesquelles les utilisateurs travaillent.

À contrario, lorsqu’une entreprise, ou une organisation, travaille par échange d’e-mails avec des pièces jointes, le taux d’erreur est important. Les erreurs sont parfois simplement dues au fait que la bonne personne a eu un document erroné ou pas mis à jour.

Lors de la conception de sites SharePoint Online dans Microsoft Office 365, vous pouvez anticiper ce type d’erreurs afin de les éviter ou les réduire fortement.

Même, si vous ne pourrez pas résoudre tous vos problèmes avec SharePoint Online, vous pouvez améliorer vos process grâce à une bonne implémentation locale.

Implémenter localement

Il paraît très hasardeux de vouloir tout résoudre avec un produit informatique.

En effet, l’histoire informatique est malheureusement jonchée d’un nombre incalculable de cadavres de projets d’envergure. Ces projets devaient “remettre à plat” le système d’informations. Dans certains cas, le système d’informations a bien été mis au sol.

C’est un peu comme vouloir concevoir l’être humain de zéro, en enlevant les défauts réels ou supposés. Bon courage !

Une approche plus réaliste de la conception de sites SharePoint Online dans Microsoft Office 365 est de cibler un objectif précis : un process, un service voire un département.

Puis, progressivement, au fur et à mesure de l’appropriation des outils par les early adapters d’étendre le périmètre à un autre process, service ou département.

Cette approche, réaliste et méthodique, l’auteur y croit dur comme fer. Mais ce n’est pas un vœu pieu, ni une supplique. C’est un constat.

Gains de temps et d’argent

D’aucuns pourraient objecter le coût. En effet, intellectuellement, certains peuvent penser qu’une démarche locale et progressive coute plus cher qu’une opération Big Bang dans laquelle tout est remis à plat.

Pourtant, la réalité démontre le contraire. D’autant plus que l’introduction d’une nouvelle technologie présente toujours un risque. Ce risque augmente avec l’introduction de nouvelles méthodes de travail.

Aussi, lors de la conception de sites SharePoint Online, il faut tenir compte de ses risques afin de les atténuer. C’est la raison pour laquelle l’auteur détaille sa démarche d’implémentation dans ce livre.

Une implémentation réussie de sites SharePoint Online doit apporter une véritable plus-value à vos utilisateurs. L’objectif est de leur apporter un vrai plus par rapport à leur système précédent.

Bien sûr que certains vont se plaindre que c’était mieux avant. En effet, vous leur demander de changer leurs méthodes de travail. Vous leur proposer de sortir de leur zone de confort. Dans cette zone de confort, ils avaient leurs repères et leurs habitudes.

Mais, une fois que cette période inévitable sera passée, ils s’approprieront le nouvel outil. Ils découvriront une véritable simplicité dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Ils auront sous les yeux des informations qu’ils ne pouvaient obtenir auparavant qu’en se connectant qu’à un émulateur de terminal X400 en modes caractères. Oui, cela existe encore. En 2018.

Dans ce monde presque parfait, il y a malgré tout des pièges. Et, ils sont relativement nombreux.

Dans son livre, l’auteur en indique plusieurs. En complément, vous trouverez deux exemples supplémentaires.

Les embûches de la conception de sites SharePoint Online

Tout d’abord, sachez que les sites SharePoint Online doivent évoluer. En effet, un site SharePoint n’est pas une vitrine web. C’est un produit qui accueille des outils métiers comme des formulaires, des flux de travail, des tableaux de bord, des rapports d’utilisation, des listes de données, des fichiers, etc.

La conception et l’organisation des sites SharePoint doivent prendre en compte les inévitables évolutions. Un premier piège serait de trop formater l’apparence du site avec, justement, une jolie présentation vitrine.

Certes, bien sûr que vous pouvez personnaliser en profondeur l’apparence de vos sites. Mais, s’il vous plait, restez standard ! Une personnalisation trop ésotérique peut rendre très complexe certaines évolutions métiers.

Un autre piège concerne la gestion des droits et autorisations. En effet, dès la conception, tenez compte de qui va avoir accès à quoi et pour faire quoi. Au moins à grandes mailles.

La question des droits influe considérablement la conception des sites SharePoint Online. Si vous n’en êtes pas convaincu, faites l’exercice suivant. Imaginez que dans votre organisation tout le monde peut accéder à tous les documents avec un contrôle total. La conséquence de ce scénario serait de réduire considérablement le nombre de sites, de pages, de bibliothèques et de listes SharePoint. Fin de ce scénario cauchemardesque.

Bien évidemment, vous devez aussi tenir compte que les droits peuvent évoluer dans le temps. La tendance initiale est souvent de trop bloquer. La pratique montre que le collaboratif nécessite au moins un peu d’accès…

Share Button