Applications Office 365 : Comprendre

Dans cet article, vous allez découvrir à quoi peuvent servir les applications Office 365 : StaffHub, To-Do, Forms, Stream, Teams, etc.  En effet, ces applications Office 365 sont de plus en plus nombreuses et parfois leur intérêt n’est pas évident en lisant juste leur nom.

Par ailleurs, certaines de ces applications Office 365 peuvent se recouvrir en partie.

Applications Office 365
Applications Office 365

Applications Office 365 et Microsoft Office

Quitte à énoncer une évidence et mettre les points sur les i, les applications Office 365 ne sont pas uniquement Word, Excel ou PowerPoint.

Office 365 est le nom donné par Microsoft à un ensemble de logiciels accessibles à travers le web. Autrement dit, vous avez accès à ces applications grâce à une URL de type https:// etc.

Dans ce cas, vous manipulez les applications Office 365 qui sont hébergées sur des serveurs qui se trouvent chez Microsoft (pour faire simple).

La liste de ces applications est impressionnante. Vous allez donc découvrir le rôle de ces différentes applications. Afin d’alléger la lecture, vous trouverez une présentation thématique plutôt qu’une simple énumération.

Les applications individuelles

Les programmes Office bien connus comme Word, Excel, PowerPoint et OneNote sont disponibles dans Office 365, selon votre contrat de licence.

Office Online
Office Online

Vous avez donc accès par exemple à Word sans que le logiciel soit installé sur votre ordinateur : tout est géré via le navigateur. Plus précisément, vous avez accès à Word Online. C’est le nom donné par Microsoft à l’application Word accessible à travers un navigateur.

Sachez que les entreprises peuvent aussi bénéficier de Word Online, ainsi que Excel Online, PowerPoint Online et OneNote, sans utiliser Office 365. C’est l’offre Office Online Server (OOS) de Microsoft. Office Online Server peut être couplé éventuellement à SharePoint Server.

Par ailleurs, grâce à Office Online, vous pouvez par exemple consulter les mises à jour en temps réel avec les co-auteurs dans Word, Excel et PowerPoint.

Autre exemple. Quand vous modifiez un document Word dans le navigateur Word, vos modifications sont enregistrées au fur et à mesure ! Inutile de chercher le bouton Enregistrer : il n’y en a pas.

L’application Sway vous permet de concevoir facilement des présentations. Vous créez une présentation à partir de modèles et d’assistants qui s’affichent en fonction de vos actions.

Sway
Sway

Par ailleurs, le site Video vous permet de charger et partager des vidéos avec votre communauté. C’est un site très rudimentaire. C’est aussi un site d’entreprise.

Delve vous permet de stocker et partager vos documents dans OneDrive Entreprise. Par ailleurs, Delve vous propose automatiquement du contenu en fonction de votre activité. Il se présente sous forme d’un tableau de bord. Vous pouvez aussi partager des informations vous concernant.

Delve
Delve

Les applications de messagerie

Ces applications correspondent à peu près à ce qui existe dans le client Outlook : la messagerie Courrier, le calendrier, la gestion de contacts, les tâches, les flux d’actualités et To-Do.

Applications de messagerie
Applications de messagerie (extrait)

Dans Courrier, vous pouvez faire glisser directement des messages dans les groupes afin de les partager. Vous pouvez aussi facilement accéder au calendrier d’un groupe afin d’en prendre connaissance.

Outre une gestion classique de création ou modification des contacts, vous pouvez personnaliser l’affichage de vos contacts. Par exemple, vous pouvez afficher en priorité les personnes que vous contactez régulièrement. Autre exemple, vous affichez celles avec lesquelles vous voudriez prendre contact, ou celles qui sont présentes sur votre planning du jour.

Les flux d’actualités sont plutôt dynamiques. Ils vont se créer en fonction de vos visites de site ou de vos actions de suivi.

Flux d'actualités
Flux d’actualités

To-Do permet de saisir des listes de tâches. Vous pouvez créer des listes de course, de projets ou pour préparer une excursion. Peu importe le contenu.

Ensuite, vous pouvez gérer ces listes à partir d’un mobile Apple, Google ou Microsoft. Les listes sont aussi intégrées et visibles dans votre Outlook. Probablement que Microsoft souhaitera vous apporter une aide à la gestion de ces listes.

Outils collaboratifs d’informations et documentaires

Parmi les applications Office 365, vous trouverez des outils collaboratifs comme le réseau social d’entreprise Yammer, SharePoint ou OneDrive.

Yammer est un réseau social d’entreprise dans lequel, vous pouvez chatter, et partager des informations, à l’instar par exemple de LinkedIn.

Yammer
Yammer

SharePoint c’est l’outil collaboratif de Microsoft qui permet de partager des documents et de communiquer des informations liées à l’activité de l’entreprise. Autrement dit, vous utilisez généralement SharePoint comme un intranet ou comme un produit de Gestion électronique des documents (GED).

Vous trouverez de nombreux articles sur SharePoint sur ce blog.

Avec OneDrive, vous disposez d’une sorte de SharePoint qui permet uniquement de déposer et partager des fichiers. C’est l’équivalent d’un Dropbox.

Outils collaboratifs de travail d’équipe

Dans les autres applications Office 365, vous avez des outils collaboratifs orientés pour le travail d’équipe comme le planificateur Planner, Teams, StaffHub ou Microsoft Stream.

Le planificateur Planner est un outil de gestion de projet. Vous créez un projet. Ensuite, vous lui affectez des membres de votre équipe en leur attribuant des tâches.

En fait, l’outil se distingue par son côté pratique car vous faites la plupart des manipulations à la souris. Il est aussi très visuel avec des vues différentes de votre projet.

Planificateur Planner
Planificateur Planner

Teams permet de créer des équipes, y compris à partir d’un groupe Office 365 existant.  Lors de la création d’une équipe, un canal intitulé Général est créé automatiquement.

Un canal correspond à un sujet de discussion. Vous pouvez créer des canaux spécifiques en les nommant comme vous voulez. Ensuite, vous pouvez autoriser les membres de l’équipe à s’abonner et participer au canal.

Teams
Teams

Dans Teams, il existe aussi un suivi d’activité, des plannings, des échanges de fichiers et des sites wiki à créer. Sous certains aspects, Teams a de nombreux points communs avec SharePoint, tout en apportant d’autres services.

Vous pouvez aussi vous connecter à OneNote, Planner et Stream à partir de votre Teams.

Vous pouvez utiliser StaffHub pour créer, gérer et suivre facilement les tâches à accomplir, y compris pour les équipes sur le terrain.

En effet, une application mobile StaffHub permet de rester en liaison avec son planning et l’équipe. Vous pouvez donc consulter votre planning. Par ailleurs, vous êtes prévenu en avance de l’arrivée d’un nouvel événement sur votre planning. Ce que StaffHub appelle un shift : train à prendre, réunion de travail, etc.

Le site Microsoft Stream qui concerne les vidéos, est proche du fonctionnement d’un YouTube, sans être aussi riche, tout en étant différent.

En effet, sur Microsoft Stream, vous chargez et partagez des vidéos avec les membres de votre organisation. Vous pouvez charger des vidéos de réunions, de formations ou de présentations.

Ensuite, les membres de votre équipe peuvent laisser des commentaires sur les vidéos.

Applications métiers

Parmi les applications Office 365 disponibles, il existe des applications qui vous permettent de développer vos propres applications.

Microsoft Dynamics 365 se positionne à la fois comme un logiciel de gestion de la relation client (Customer Relationship Management / CRM) et un ERP (Enterprise Resource Planning). Vous trouverez des modules pour gérer la paie, les ventes, les besoins financiers, etc. C’est évidemment un produit d’entreprise.

Si vous voulez développer vos applications, vous pouvez utiliser PowerApps. Cette application vous permet de créer par vous-même des applications métier qui se connectent à vos données.

Sa prise en main est vraiment très simple. Elle ne nécessite pas de faire appel à un développeur, ni même un informaticien pour créer les premières applications. C’est parfois suffisant.

Microsoft Forms vous permet de créer des sondages, des enquêtes ou des questionnaires à l’aide du navigateur. Ensuite, vous pouvez exporter puis analyser les réponses dans Excel.

Microsoft Forms
Microsoft Forms

Dès qu’il s’agit de formulaires, les flux de travail ou workflows ne sont pas très loin. En effet, Microsoft Flow vous permet d’automatiser les processus et les tâches.

Microsoft Flow vous propose des modèles prêts à l’emploi, que vous pouvez personnaliser. Vous pouvez créer des flux de travail qui combinent des actions sur des services Office 365, comme SharePoint, ou des services du web, comme Twitter ou Dropbox.

A ce jour, vous disposez de plus de 200 services ou connecteurs dans Flow. Bien évidemment, vous pouvez aussi créer des déclencheurs pour démarrer un flux. La nature du déclencheur dépend du type de connecteur.

Ensuite, il vous reste plus qu’à ajouter des conditions, approuver des demandes ou utiliser des données locales. A votre convenance.

Outils d’administration d’Office 365

Dans cette galaxie d’applications Office 365, il y a deux sites qui concernent les administrateurs techniques : Sécurité et conformité, Admin center Office.

Dans le site Sécurité et conformité, vous trouverez des rapports d’utilisation et des outils pour procéder à des recherches. Vous trouverez aussi des outils pour gérer les menaces et contrôler la gouvernance des données.

Sécurité et conformité
Sécurité et conformité

Il existe aussi des alertes sur le bon fonctionnement de votre Office 365 et bien d’autres possibilités.

Enfin, le centre d’administration d’Office 365 (Admin center Office) vous présente tous les accès nécessaires pour administrer votre tenant : gestion des utilisateurs ou des groupes, administration des ressources, suivi de la facturation, configuration des paramètres et des options, rapports et état d’intégrité, etc.

Admin center Office
Admin center Office

Microsoft Azure

La visite des applications Office 365 se poursuit avec Azure. En effet, l’environnement Azure est une extension d’Office 365 pour ses administrateurs.

Dans Azure, vous pouvez créer et héberger des machines virtuelles. Ces machines virtuelles peuvent fonctionner sous Windows Server 2016, Windows 10, etc. et même Linux !

Il existe aussi des liens étroits entre Office 365 et Azure. Par exemple, vous pouvez créer des autorisations sur les documents et le contenu d’Office 365 à l’aide de Microsoft Azure Information Protection, etc.

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Site SharePoint Online piloté par les données

Créer un site SharePoint Online piloté par les données vous entraîne dans un univers beaucoup plus riche et large que vous ne pouvez l’imaginer. En effet, SharePoint Online permet de se connecter à des sources de données externes qui enrichissent l’expérience utilisateur.

Créer un site SharePoint Online piloté par les données
Créer un site SharePoint Online piloté par les données

L’objectif du livre Créer un site SharePoint Online Piloté par les données: Concepts et 14 Travaux Pratiques est de vous rendre autonome et opérationnel le plus rapidement possible dans la création d’un site de données SharePoint Online grâce à SharePoint Designer et les composants WebPart des données métiers.

Créer un site SharePoint Online piloté par les données

Business Connectivity Services (BCS) est une application de services qui permet d’accéder dans SharePoint à des données externes à SharePoint.

Par exemple, il peut s’agir de données externes qui se trouvent dans une base de données, ou qui sont accessibles à travers un service web, ou qui sont publiées en tant que source OData.

Lorsque ces données externes sont disponibles à travers BCS, vous pouvez les interroger, les lire, les mettre à jour, les supprimer ou en créer de nouvelles.

Le type de contenu externe est l’un des principaux outils de BCS. Un type de contenu externe fournit les informations nécessaires pour accéder à une source de données externes.

Il permet aussi de créer les objets qui exposent les données externes, comme par exemple une liste externe, une colonne de données externes ou un composant WebPart de données métiers.

Les manipulations pour gérer correctement BCS se font avec SharePoint Designer et dans la console d’Administration centrale de SharePoint.

BCS est un outil important pour créer un site SharePoint Online piloté par les données.

Gérer les autorisations externes

Quand les données se trouvent dans une liste SharePoint, il est facile pour l’administrateur d’accorder les autorisations nécessaires aux utilisateurs afin qu’ils y accèdent.

Lorsqu’il s’agit d’accéder à des données externes à SharePoint, les autorisations doivent être accordées dans le système externe. Cela peut devenir beaucoup plus complexe.

Pourtant, c’est fondamental pour créer un site SharePoint Online piloté par les données. Car sans accès autorisé, vous ne réussirez pas à vous connecter à une source de données externes.

Une solution consiste à utiliser le service Banque d’informations sécurisé (BIS).

Service Banque d’informations sécurisé

Le service Banque d’informations sécurisé permet de créer une passerelle sécurisée entre un utilisateur connu dans SharePoint sous un compte donné, et un système externe qui le connaît avec un autre compte.

Autrement dit, ce service définit quelles informations d’identification (compte, mot de passe) utilisées pour se connecter à la source de données externe.

Typiquement l’application de service BDC (Business Data Connectivity) peut utiliser le service Banque d’informations sécurisé pour authentifier une requête d’extraction des données afin de récupérer des données externes à SharePoint (bases de données, etc.)

En effet, le système externe peut ne pas connaître le compte SharePoint lors de la phase d’authentification. Le Service Banque d’informations sécurisé peut stocker et mapper les informations d’identification utilisateur requises par le système externe.

Ce service se manipule dans le Centre d’Administration SharePoint.

Vous devez configurer le service Banque d’informations sécurisé. Cette configuration nécessite des droits d’administrateur SharePoint. Si vous n’êtes pas administrateur SharePoint, demandez de l’assistance à votre administrateur.

Vous pouvez préparer l’environnement en créant et en paramétrant un ID d’application cible du service Banque d’informations sécurisé afin de se connecter à une source de données externes, comme une base de données SQL Server.

Par ailleurs, rappelez-vous que toutes les manipulations de ces travaux pratiques sont à faire dans un environnement de développement, de tests ou de formation mais pas dans un environnement de production ou même de préproduction ou de qualification.

Créer un type de contenu externe

Un type de contenu externe est un objet SharePoint. Il permet de se connecter à une source de données externe. Il peut être manipulé par Business Connectivity Services.

Vous allez apprendre à créer un type de contenu externe. Il permet de se connecter à une base de données SQL Azure.

Il faut que vous disposiez d’une base de données SQL hébergée par Microsoft, grâce à son offre Azure. Microsoft propose régulièrement une offre d’essai de 30 jours pour utiliser Azure.

Par ailleurs, il existe aussi un abonnement de paiement à l’utilisation (sans coût mensuel). À titre d’exemple, ce type d’abonnement me revient à moins de 2€ par mois. Il s’agit d’une petite base SQL Server que j’utilise sporadiquement

Créer une liste externe

Pour restituer les données qui sont récupérées avec un type de contenu externe, vous pourriez utiliser les applications Office.

Vous pouvez aussi créer une liste, intitulée liste externe, dans SharePoint qui servira à manipuler les données.

Vous allez apprendre à créer une liste externe pour manipuler les données externes dans SharePoint.

Utiliser les composants WebPart BCS pour créer un site SharePoint Online piloté par les données

Vous avez configuré l’application de service Business Connectivity Services (BCS). Par ailleurs, vous avez créé un type de contenu externe. Aussi, vous allez pouvoir l’utiliser dans vos sites SharePoint.

Notamment, l’affichage de données externe peut se faire à travers les composants WebPart.

Ensuite, vous allez découvrir l’intérêt de différents composants WebPart du service Business Connectivity Services.

Connecter des composants WebPart

Certains composants WebPart peuvent se connecter à d’autres composants WebPart. Cela signifie qu’un composant WebPart (dénommé fournisseur) envoie des données à un autre composant WebPart (dénommé client). Le client traite les données reçues du fournisseur pour les afficher ou les filtrer.

La connexion de composants WebPart permet de rendre l’affichage des données plus dynamique.

Vous pourrez permettre à l’utilisateur de filtrer les ventes de la boutique sur différents critères comme le vendeur.

 

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Workflows SharePoint Online

Dans cet article, vous allez découvrir les possibilités des workflows SharePoint Online, grâce à de véritables flux de travail qui fonctionnement dans l’environnement SharePoint Online.

Workflows SharePoint Online
Workflows SharePoint Online

Workflows SharePoint Online

En effet, l’objectif du livre Workflows SharePoint Designer pour SharePoint Online : 33 Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de flux de travail pour SharePoint Online avec SharePoint Designer 2013.

Notamment, vous pourrez vous entraîner grâce aux 33 travaux pratiques corrigés ! Ces travaux pratiques de workflows SharePoint Online fonctionnent dans Office 365 avec SharePoint Online. Toutefois, la réalisation de ces exercices dépend de votre licence Office 365.

Au moment où cet article paraît, la réalisation des exercices nécessite un plan Office 365 Business Essentials ou Office 365 Business Premium. En particulier, les exercices ont tous été réalisés avec un plan Microsoft Office 365 Entreprise E3.

Flux de travail à l’identique

Par ailleurs, sachez qu’il n’y a eu aucune évolution pour les flux de travail entre SharePoint 2013 et SharePoint Online.

Dans SharePoint Online, vous développez littéralement des flux de travail SharePoint 2013 et SharePoint 2010 ! En effet, il n’existe pas de flux de travail SharePoint Online.

Lors de la création d’un flux de travail, vous choisissez de développer un flux de travail SharePoint 2013 ou SharePoint 2010. Vous ne pouvez pas basculer de l’un à l’autre.

En revanche, vous pouvez appeler et exécuter un flux de travail SharePoint 2010 à partir d’un flux de travail SharePoint 2013.

SharePoint Designer 2013

Dans le livre, le sujet principal concerne les flux de travail SharePoint Online que vous pouvez créer avec SharePoint Designer 2013. En effet, il n’existe pas de version SharePoint Designer Online, ni même SharePoint Designer 2016.

Ce n’est pas un problème car vous développez bien vos workflows SharePoint Online avec SharePoint Designer 2013. C’est la même logique qu’avec Microsoft Word.

Vous pouvez avoir Microsoft Word Office 2016 ou Office 365 et ouvrir des fichiers Word de versions antérieurs. Notamment, vous pouvez même ouvrir et modifier un fichier Word d’une version très ancienne.

Vous pouvez télécharger gratuitement SharePoint Designer 2013.

Une interface visuelle pour créer les flux de travail

Grâce à SharePoint Designer, vous pouvez concevoir des workflows sans connaître le HTML. En effet, l’interface utilisateur intuitive de SharePoint Designer permet de composer visuellement le workflow voulu et de voir à l’écran à quoi ressemblera le résultat final.

Ce résultat est directement atteignable sans l’aide de Visio Professionnel, bien que celui-ci apporte un confort supplémentaire dans la conception de workflows.

De plus, vous pouvez créer des workflows avancés, dotés de très nombreuses fonctionnalités, sans équivalent avec les workflows livrés nativement.

Dorénavant, vous pouvez démarrer un autre workflow à partir du workflow en cours d’exécution. Ou bien, vous pouvez exécuter les étapes dans un ordre séquentiel. De même, vous pouvez dérouter l’exécution du workflow. Par exemple, pour le brancher directement sur une phase quelconque du workflow.

De même, il devient possible de faire une boucle qui s’exécute 10 fois ou bien de créer une boucle qui s’exécute tant qu’une condition est vraie.

Quelques limites

En revanche, SharePoint Designer ne permet pas d’interagir nativement avec les objets d’un autre site. Par exemple, vous ne pourrez pas mettre à jour une liste d’un autre site.

Il n’y a pas non plus de fonctionnalités de débogage intégrées à SharePoint Designer. Toutefois, vous trouverez des solutions pratiques dans le chapitre intitulé Débogage et suivi.

Malgré ses quelques limitations, SharePoint Designer permet de démultiplier les possibilités des workflows dans SharePoint.

Manipulations opérationnelles des workflows SharePoint Online

Un objectif avec une copie d’écran, qui affiche le résultat attendu, permet de mettre en situation chaque exercice.

Si nécessaire, des instructions précises expliquent les prérequis pour l’exercice.

Vous trouverez une description complète de la solution, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un résumé vous rappelle ce que venez d’apprendre dans l’exercice.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

Quelques conseils pratiques pour les exercices

Lisez l’objectif de chaque exercice afin de bien comprendre le sens des manipulations dans les travaux pratiques. De même, faites la phase de préparation (quand elle existe), sinon vous ne pourrez pas faire l’exercice.

Dans les exercices du livre, le site SharePoint est accessible à partir de l’emplacement (URL) : https://monsite.sharepoint.com/sites/formation. Cet emplacement est fictif et arbitraire !

Aussi, en fonction de votre environnement réel, vous devrez vous adapter.

Avant de commencer les exercices

Pour que l’exercice se déroule dans les meilleures conditions, il est nécessaire que vous ayez à accès à Microsoft SharePoint Online à l’aide d’un navigateur web.

Très souvent, dans les organisations, le navigateur web est Internet Explorer. Il est possible d’accéder à un site SharePoint à l’aide d’un autre navigateur comme Firefox ou Chrome. Toutefois, ceux-ci ne vous proposeront pas toutes les fonctionnalités. Aussi, il est préférable d’utiliser Internet Explorer dans ses versions récentes.

Tous les exercices sont présentés avec Internet Explorer 11. Le site de travail principal (https://monsite.sharepoint.com/sites/formation) est basé sur le modèle de site d’équipe standard de SharePoint Online.

Les fichiers nécessaires aux exercices sont fournis dans les dossiers de chacun des travaux pratiques concernés.

Prise en compte de vos actions

Compte-tenu des latences de votre réseau ou d’Internet, la prise en compte de vos actions peut parfois générer une attente perceptible dans le rafraîchissement d’un page.

Suite à un de vos clics, vous obtiendrez pratiquement tout le temps un message comme celui-ci :

Traitement en cours
Traitement en cours

Ce message est en haut et à droite du navigateur. Toutefois, vous pouvez ne pas le voir pour différentes raisons, ou bien il arrive que ce message ne s’affiche pas.

Pour être certain que vos actions ont bien été prises en compte (clics de souris, entrée sur le clavier), vous pouvez vérifier l’apparition du message, éventuellement tronqué, Nous avons bientôt terminé dans le titre de l’onglet du navigateur.

Nous avons bientôt terminé
Nous avons bientôt terminé

Si ce message apparaît dans le titre de l’onglet, cela signifie que vos actions ont bien été prises en compte : il est inutile de cliquer à nouveau, par exemple.

 

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Formulaires InfoPath SharePoint Online

Vous souhaitez apprendre à créer des formulaires InfoPath SharePoint Online. L’objectif du livre Créer des formulaires InfoPath pour les sites SharePoint Online: Concepts et Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans l’utilisation d’InfoPath Designer pour SharePoint Online.

Formulaires InfoPath SharePoint Online

Les besoins des entreprises sont gigantesques en ce qui concerne les formulaires et en flux de travail. En effet, les formulaires permettent de renseigner simplement et rapidement les données métiers.

Ainsi, vos utilisateurs vous transmettent une demande d’intervention grâce à un formulaire de support. Ils peuvent aussi obtenir directement la réponse à leurs questions en renseignant le même formulaire.

Dans ce cas, vous reliez le formulaire à une base de données qui contient une base de connaissances. Cette base de connaissance peut s’alimenter directement à l’aide de vos réponses et ainsi de suite.

Se mettre à la place du destinataire

Si vous concevez un formulaire, vous devez être attentifs aux besoins de vos utilisateurs. Vous devez aussi simplifier la saisie. Cela semble évident en l’écrivant.

Pourtant, l’auteur a vu trop souvent des formulaires incomplets et parfois inutilisables. Dans une entreprise où il intervenait comme consultant, les formulaires d’origine étaient des fichiers Microsoft Word ou Acrobat PDF photocopiés.

Pour le remplir, il ne vous restait plus qu’à imprimer le document. Ensuite, vous le remplissiez à la main. Puis, vous faisiez à nouveau une copie papier qui était numérisée puis transmis au service concerné.

Tout sauf simple, sans erreur, pratique et efficace.

Automatiser les saisies grâce aux formulaires InfoPath SharePoint Online

La solution est d’automatiser le plus possible la saisie des formulaires.

Pour plusieurs raisons. Vous fiabilisez la saisie de l’utilisateur et vous diminuez le nombre d’erreurs. Un autre avantage, c’est que vous lui faites gagner du temps. Enfin, vous gagnez en crédibilité.

Ce dernier aspect est plus important qu’il n’y parait. Trop souvent l’informatique et les informaticiens sont apparus comme peu crédibles. Ils apportent leur solution et celle-ci se révèle parfois complexe et pas pratique.

Le risque est similaire avec les formulaires InfoPath SharePoint Online.

A quoi cela peut-il servir de demander le nom de l’utilisateur qui remplit le formulaire, quand une simple fonction permet de le récupérer automatiquement ? Quel est l’intérêt de demander la ville, quand on connaît le code postal : une simple requête permet de récupérer l’information ? Qu’est-ce que ça coûte d’avoir le curseur positionné dans la bonne case à l’ouverture du formulaire : rien ? Pareil pour la tabulation qui doit aller dans l’ordre visuel des champs du formulaire, etc.

Stop. La liste est loin d’être exhaustif. L’essentiel n’est pas que dans les détails. Le fonctionnement de certains process sont parfois remis en question par l’arrivée d’un formulaire.

Le formulaire questionne les pratiques

En effet, certains formulaires interrogent l’organisation et son fonctionnement. Généralement, pour son plus grand bien. En effet, lors de l’analyse des besoins du formulaire, vous pouvez découvrir des pratiques parfois déroutantes voire inutiles.

Ce constat est vrai pour tous les projets informatiques quand ceux-ci portent sur des process existants.

Les formulaires InfoPath SharePoint Online doivent rendre plus efficace le travail des employés. Vous devez donc mesurer le retour sur investissement de votre travail de création d’un formulaire. Vous pouvez ainsi justifier plus facilement la remise en cause des pratiques précédentes.

Par ailleurs, les utilisateurs découvrent qu’ils peuvent gagner du temps grâce aux formulaires InfoPath SharePoint Online. Cela les soulage de tâches parfois pénibles et fastidieuses.

L’avantage ne s’arrête aux gains de temps, d’argent et à la réduction, voire la suppression, des erreurs. Vous pouvez penser que c’est déjà important.

Certes. Toutefois, vous avez un autre type de gains qui peut vous intéresser.

Suivre l’efficacité

S’il existe bien un domaine en informatique qui intéresse tout le monde, c’est celui des tableaux de bord.

Avoir un tableau de bord précis, à jour, juste et compréhensible. Dans lequel, vous pouvez avoir une vision synthétique et ensuite détaillée, etc !

Soyons clairs. Les formulaires InfoPath SharePoint Online peuvent vous fournir les données qui alimenteront vos tableaux de bord. Toutefois, ils ne vous aideront pas à les créer. Si vous souhaitez créer des tableaux de bord dans SharePoint Online de Microsoft Office 365, vous pouvez vous familiariser avec l’excellent produit de Microsoft Power Bi.

Alors comment les formulaires InfoPath SharePoint Online peuvent vous aider pour les tableaux de bord ? Et bien , tout simplement. En effet, durant l’utilisation des formulaires, c’est une bonne pratique de venir alimenter des listes SharePoint Online avec les mesures qui vous intéressent.

Durant la phase de conception, vous définissez les métriques qui vous intéressent : nombre de demandes par jour, nombre de demandes ayant échouées, nombre de demandes par service, etc. Il ne reste plus qu’à prévoir l’alimentation des listes SharePoint qui vont recevoir ses données.

Même si vous pouvez obtenir ces informations par ailleurs, c’est toujours mieux d’en disposer à la source.

Le livre des formulaires InfoPath

Arrivé à ce stade, vous avez probablement envie de savoir ce que vous trouverez dans ce livre.

Et oui, comme toujours, l’auteur a fait des choix. Vous ne trouverez donc pas tout ce qui est possible de faire avec les formulaires InfoPath SharePoint Online.

En revanche, la bonne nouvelle, c’est que tous ces formulaires ont été réalisés avec un abonnement Microsoft Office 365 Entreprise E3.

Assurez-vous que votre administrateur autorise les formulaires sur votre environnement Microsoft Office 365. En effet, par défaut, l’option est désactivée. Il faut donc que l’administrateur SharePoint l’autorise explicitement.

Vous trouverez des exemples précis. A chaque fois, vous avez une description de l’objectif de chaque exercice. Et, vous avez systématiquement la solution. Vous trouverez une solution qui vous guide pas-à-pas. Ensuite, vous avez des copies d’écrans pour ne pas vous perdre.

Les travaux pratiques du livre

Dans ce livre, vous verrez comment créer un formulaire avec une disposition de tableau. Ce formulaire aura bien sûr des champs et des contrôles pour la saisie ou l’affichage des données.

Vous verrez la différence entre un contrôle de type texte, ou de type case à cocher ou case d’option, etc.

Bien sûr, vous verrez comment récupérer le nom des utilisateurs de l’annuaire de votre entreprise. Vous apprendrez aussi à rendre obligatoire la saisie d’un contrôle.

Puis, vous verrez comment ajouter une image. Ensuite, vous verrez aussi comment rendre son comportement dynamique. Parfaitement.

Toujours dans le dynamisme, vous saurez comment insérer un tableau extensible dans votre formulaire, voire comment modifier les types de données des colonnes.

Ensuite, les règles vous donneront la puissance (!) nécessaire pour faire des mises en forme, ou pour masquer un champ. Vous apprendrez aussi les règles d’action et les règles de validation.

Puis, vous découvrirez les fonctions des formulaires. Vous les utiliserez pour calculer, sommer, ou manipuler les chaînes de caractères, etc.

Des exercices encore plus riches

Vous saurez comment changer l’affichage par défaut d’un formulaire, mais aussi comment créer un pied-de-page dans un affichage.

Ensuite, vous apprendrez à publier un formulaire dans SharePoint Online. Vous verrez aussi comment créer rapidement une liste SharePoint grâce à un formulaire.

Ensuite, vous découvrirez comment se connecter à des sources de données. Vous découvrirez aussi plusieurs méthodes d’envoi du formulaire.

Puis, vous manipulerez les modèles de formulaires, vous associerez aussi un type de contenu formulaire à une bibliothèque de documents.

Vous apprendrez à créer un formulaire à onglets, à modifier le panneau des propriétés de document, et bien d’autres choses encore !

Formulaires InfoPath SharePoint Online
Formulaires InfoPath SharePoint Online
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Instructions ASP NET

Grâce à cet article sur les instructions ASP NET, vous allez découvrir comment écrire sans faute des instructions ASP.NET dans vos programmes C#. En effet, un programme C# est un ensemble d’instructions.

Pour faire court : un programme ASP.NET écrit en C# s’exécute dans le runtime ASP.NET. Celui-ci étant un sous-ensemble des bibliothèques de programmes du framework .NET.

Instructions ASP NET
Instructions ASP NET

Tout d’abord, sachez que chaque instruction d’un programme C# se termine par un point-virgule “;”.

Ensuite, un bloc d’instructions peut regrouper les instructions. Une paire d’accolade {}  symbolise un bloc d’instructions.

Enfin, une instruction est une combinaison logique d’opérandes et d’opérateurs.

Opérandes et opérateurs en C#

Un opérande est un mot très générique qui désigne n’importe quel élément manipulé par un opérateur. Notamment, il faut donc définir ce qu’est un opérateur pour mieux comprendre ce qu’est un opérande.

En C#, il existe trois types d’opérateurs. Vous avez l’opérateur unaire qui n’agit que sur 1 seul opérande, comme ++ ou –.

Exemple d’une instruction avec un opérateur unaire.

 i++;

Ensuite, vous avec les opérateurs binaires. Donc, eux agissent sur combien d’opérandes ? Devinez… deux opérandes. Bravo !

Exemple d’une instruction avec un opérateur binaire.

 2 + y;

Enfin, il existe un opérateur ternaire (?:) qui agit sur trois opérandes.

 (nb == "0") ? "0 enfant" : "Famille nombreuse";

Les expressions

Un ou plusieurs opérandes peuvent constituer un unique opérande. La combinaison de ces opérandes avec un ou plusieurs opérateurs permet de former une expression.

 autreInt + 3;

Une ou plusieurs expressions peuvent constituer une unique expression. Généralement les expressions sont supposées être évaluées à une certaine valeur.

x = y + 2;

Décomposition des instructions ASP NET

Pour mieux comprendre ces concepts, prenez l’exemple de l’instruction ci-dessous :

monInt = autreInt + 3 ;

Vous avez une première instruction. Celle-ci est composée d’un opérande, qui est une variable (monInt), puis un opérateur d’assignation (=).

Ensuite, vous avez une seconde instruction. Celle-ci est composée d’un opérande, qui est une variable (autreInt), puis un opérateur d’addition et enfin un opérande, qui est un littéral (3).

Exemples de plusieurs instructions ASP NET

Vous avez ci-dessous une instruction de déclaration.

int monInt;

Ensuite, vous trouverez ci-dessous une instruction d’affectation.

monInt = 42;

Attention. Vous avez ici, une expression. Ce n’est pas une instruction.

monInt + 1;

Enfin, une instruction de déclaration avec une initialisation est équivalent à une instruction de déclaration suivie d’une instruction d’affectation.

int autreInt = 37;

 

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Connecter des données à SharePoint 2016

Voulez-vous connecter des données à SharePoint 2016 ? Dans ce cas, cet article vous explique la démarche grâce aux techniques pour créer un site SharePoint 2016 Piloté par les données. Vous verrez comment vous pouvez connecter des données externes à SharePoint 2016. Vous pourrez utiliser au choix SharePoint Designer ou les composants WebPart des données métiers.

Pourquoi connecter des données à SharePoint 2016

Avant de plonger dans les délices inavouées des manipulations techniques, prenons le temps de comprendre leur intérêt.

En premier lieu, que signifie un site SharePoint créé par les données ? Un site SharePoint peut servir à transmettre des informations de toutes natures. Par exemple, vous créez un site SharePoint qui publie des nouvelles sur la vie de la société ou du service.

Vous pouvez aussi avoir un site web qui donne les procédures et les formulaires pour remplir une note de frais, etc.

Ensuite, vous pouvez créer des sites SharePoint de type GED (Gestion électronique de documents). Globalement, vous partagez des documents avec des collègues. Vous pouvez même faire de la coédition, c’est-à-dire que vous pouvez être plusieurs à modifier simultanément le même document.

Puis, progressivement, vous mettez en place des applications métiers. Ces applications s’appellent des applications métiers car elles permettent de faire fonctionner votre organisation.

Donc, vous créez des applications à partir de formulaires, puis de flux de travail, etc.

Connecter des données à SharePoint 2016
Connecter des données à SharePoint 2016

Un développement spécifique

Bien sûr, vous pouvez aussi faire développer des applications spécifiques en faisant appel à un développeur professionnel.

C’est la solution de facilité à court et moyen terme. Malgré son intérêt, le développement spécifique a aussi ses inconvénients.

Déjà, c’est couteux. Comptez au minimum 400 € / jour de développement. Ensuite, cela coûte souvent plus que prévu. Parfois même beaucoup plus. C’est possible que ces questions d’argent ne soit pas un problème pour votre organisation. Car, il s’agit un investissement qui sera rentabilisé. Ou bien, vous disposez de moyens financiers colossaux. C’est rare mais ça existe.

L’autre inconvénient est la difficulté à obtenir exactement ce que vous voulez. C’est bien évidemment possible. Mais dans la pratique, cela se heurte à plusieurs difficultés. Par exemple, il peut exister une incompréhension de part et d’autre, le désir de ne pas dépasser le temps alloué pour le développeur, une forme de flemme et probablement 47 autres raisons.

Il existe d’autres problèmes. Par exemple, l’obligation de continuer de faire appel à des personnes externes. Ou bien, si vous rencontrez des difficultés lors d’une migration de SharePoint. Et d’autres raisons encore.

Certains trouveront peut-être que le tableau est noirci. Mais ce n’est pas sûr. L’auteur de cet article a été successivement développeur, chef de projet, directeur de projets, puis à nouveau développeur, etc.

Un développement contrôlé

Une autre raison qui peut vous inciter à faire votre propre “développement” (sans programmation) est la liberté.

Quand vous maîtrisez complètement le processus de “développement” vous faites ce que vous voulez, à votre rythme. Quoique ce n’est pas toujours vrai.

Imaginez que votre souci est d’avoir une formule Microsoft Excel dans une cellule d’une feuille de calcul. Par exemple :

=SI(ESTVIDE(L2);"";DATE(ANNEE(L2);MOIS(L2);1))

Une fois que vous avez compris comment la formule fonctionne, vous pouvez facilement en créer d’autres. Les prochaines seront peut être encore plus complexes. De plus, vous avez l’auto-satisfaction d’être autonome. Faites-vous plaisir !

C’est exactement ce que propose l’idée derrière “Connecter des données à SharePoint 2016”.

Connecter des données à SharePoint 2016

En effet, grâce aux techniques qui permettent de connecter des données à SharePoint 2016, vous pouvez afficher et manipuler directement les données métiers.

Plus précisément, vous utilisez des données qui proviennent de bases de données, de feuilles Excel, de fichiers XML et même de services web. Parfaitement.

Vous faites tout cela sans jamais programmer quoique ce soit, y compris pour connecter des services web.

Rappelez-vous que si vous avez besoin d’introduire des traitements, c’est possible. Vous pouvez généralement le faire vous-même et sans programmation avec les flux de travail SharePoint 2016.

Quels sont les pré-requis ?

Ces techniques supposent que vous avez une bonne connaissance fonctionnelle de SharePoint 2016, notamment que vous connaissiez les notions de listes, bibliothèques, pages etc.

La connexion de SharePoint à des sources de données externes réclame une bonne culture informatique générale et une compréhension globale de notions comme les serveurs, les méthodes d’authentifications, les autorisations d’accès à une ressource, etc.

La compréhension générale du fonctionnement des balises XML, de services web et des bases de données est aussi nécessaire.

Toutefois, à aucun moment, vous n’aurez à faire le moindre développement. Les outils utilisés ne nécessitent pas de développer une interface ou un programme.

Bien évidemment, si vous êtes déjà un développeur, et en particulier un développeur .Net, vous comprendrez probablement plus finement les mécanismes mis en œuvre. Toutefois, il n’est absolument pas nécessaire d’être un développeur pour utiliser ces techniques. Comme cela vient d’être indiqué, être un informaticien avec une bonne culture générale en informatique suffit.

La pratique de ces techniques suppose évidemment que vous ayez accès à Microsoft SharePoint 2016.

Contenu du livre pour connecter des données à SharePoint 2016

Dans ce livre, vous verrez une présentation pratique de SharePoint Designer. En effet, la plupart des manipulations nécessite d’utiliser SharePoint Designer.  Bien sûr, seuls les aspects liés à la connexion de données sont exposés.

Ensuite, vous verrez comment vous pouvez connecter des sources de données externes à SharePoint. Notamment, les données peuvent provenir d’une base de données SQL Server d’une feuille Excel, de fichiers XML, d’un service web SOAP ou d’un service web REST.

L’objectif de ces manipulations est généralement d’afficher les données. Aussi, vous verrez concrètement comment vous pouvez afficher les données externes.

Notamment, vous découvrirez comment manipuler une vue de données, afficher un fichier XML, afficher un flux RSS externe ou un flux RSS SharePoint.

Vous apprendrez aussi à manipuler le service Business Connectivity Services (BCS) pour connecter des données à SharePoint 2016. En particulier, vous saurez gérer les autorisations externes, créer un type de contenu externe et créer une liste externe.

Enfin, vous découvrirez aussi comment utiliser les composants WebPart de BCS et connecter ces composants WebPart spécialisés à SharePoint 2016.

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Designer un site SharePoint 2016

Dans cet article, vous allez apprendre à designer un site SharePoint 2016, grâce aux techniques de Modifier l’apparence des sites SharePoint 2016: Concepts et Travaux Pratiques.

Designer un site SharePoint 2016

La personnalisation d’un site SharePoint 2016 consiste aussi à modifier son apparence. C’est même toujours la même première demande des clients : “Faites un site SharePoint qui ne ressemble pas à SharePoint !”.

Concrètement, il est possible de personnaliser en profondeur un site avec Visual Studio ou SharePoint Designer. Toutefois ces outils puissants ne doivent pas faire oublier le paramétrage disponible avec un simple navigateur web.

D’autant qu’une personnalisation mal maîtrisée peut conduire à la perte de fonctionnalités natives de SharePoint 2016, comme le responsive. Aussi, il est plus prudent d’utiliser uniquement le navigateur pour personnaliser un site SharePoint 2016.

Surtout que vous pouvez modifier radicalement de nombreux aspects d’un site. Par exemple, vous pouvez modifier sa présentation ou sa navigation en quelques clics bien placés.

Présentations composées

Un gros avantage de travailler avec des modèles pour créer des sites est la simplicité. En effet, vous choisissez le modèle de site puis vous créez un site à partir de ce modèle. L’inconvénient est que les sites ont tendance à se ressembler.

Pour remédier à cet inconvénient ou pour appliquer les codes graphiques de votre organisation, SharePoint 2016 propose d’appliquer une présentation composée sur un site.

Une présentation composée (ou thème) s’appuie sur le format XML.

Notamment, ce format supporte les polices Web. La présentation composée peut inclure des liens vers des fichiers de polices. Elle propose une image de fond, une palette et des polices avec aperçu en direct. Par ailleurs, il n’est pas utile d’activer la fonctionnalité de publication.

Une présentation composée comprend une page maître, une palette de couleurs, une image de fond éventuelle et un jeu de deux polices de caractères.

La première police (Par exemple Segoe UI Light) s’applique aux titres du site, tandis que la seconde police (Segoe UI) s’applique au corps de texte.

Si la fonctionnalité de collection de sites intitulée Infrastructure de publication de SharePoint Server est active, l’application d’une présentation composée sur un site s’applique aussi aux sites de publication. Un site de publication est un site sur lequel la fonctionnalité de site intitulée Publication SharePoint Server est active.

Nativement, SharePoint 2016 propose 17 présentations composées mais vous pouvez aussi les personnaliser ou créer vos propres présentations composées.

Images et Rendus d’image

L’utilisation d’images dans un site web est indispensable. En effet, elles améliorent la compréhension du fonctionnement du site web. L’objectif est que l’utilisateur puisse s’orienter tout seul dans le site web et comprendre de lui-même comment trouver l’information ou le contenu qu’il cherche.

Livrer un mode d’emploi explicite avec un site web est un aveu d’échec, car le site web doit être son propre manuel.

Par exemple, un logo est plus souvent parlant qu’une description textuelle.

Le design d’un site SharePoint nécessite donc de manipuler des images pour illustrer et fluidifier le contenu. Dans ce cours, nous avons eu besoin très rapidement d’images afin de rendre certaines pages un plus attrayantes.

La fonctionnalité de rendus d’image de SharePoint 2016 permet de gérer différentes versions d’une même image chargée dans une bibliothèque SharePoint, avec des tailles différentes ou des cadrages différents.

Cette possibilité fonctionne sur un site sur lequel la fonctionnalité Infrastructure de publication de SharePoint Server est active. La mise en cache BLOB de l’application web doit aussi être active.

Designer un site SharePoint 2016
Designer un site SharePoint 2016

Définition d’une page maître

Pour designer un site SharePoint 2016, vous devrez souvent modifier la page maître.

Une page maître (master page) contient tout le code de présentation de l’interface utilisateur.

Ce code comprend généralement, l’en-tête de la page, le logo et la navigation.

Il peut aussi comprendre le pied de page, les couleurs ainsi que les images.

Enfin, il comprend souvent les feuilles de styles en cascade (CSS, Cascading Style Sheets) et les fonctions JavaScript communes.

Espaces réservés de contenu (Content Placeholders)

Une autre caractéristique sont les espaces réservés de contenu (Content Placeholders) présents dans une page maître. Les espaces réservés de contenu sont des zones de contenu remplaçable sur la page maître. Dans le code, ils sont identifiés par la balise <asp:ContentPlaceHolder>.

Un content Placeholder est donc un espace réservé sur la page maître pour y mettre le contenu correspondant. Le contenu correspondant sera inséré au moment de la fusion du contenu avec la page maître. C’est l’opération dite du rendu de page.

Lorsque l’utilisateur d’un site appelle une page dans le navigateur, la page de contenu est fusionnée avec la page maître pour générer la page que l’utilisateur voit dans le navigateur.

Par exemple, la page maître possède un content placeholder pour le nom du site à côté du content placeholder du logo du site.

Rendu de page

Lors du rendu de page, SharePoint lit le titre de la page et l’insère dans la page maître dans son content placeholder. Le titre de la page est stocké dans la base de données de contenu.

Un content placeholder ressemble à l’exemple suivant :

<asp:ContentPlaceHolder id="MonPlaceholder" runat="server" />

Techniquement, une page maître est une page ASP.NET dont l’extension du nom de fichier est .master et qui sert à partager du code entre les pages.

Elle permet de disposer d’un modèle qui sera utilisé pour créer les nouvelles pages. Elle offre aussi un aspect uniforme pour chaque page d’un site.

Les pages maîtres se trouvent dans le lien Pages maîtres dans la section Galeries du concepteur web. Dans SharePoint Designer, elles se trouvent dans le dossier masterpage sous le dossier _catalogs dans la liste de tous les fichiers.

SharePoint Designer permet de personnaliser la page maître. Ce n’est pas directement possible avec le navigateur web. Par contre, une technique de création et de personnalisation avec le navigateur est expliquée dans les exercices du chapitre 6.

Il y a un ensemble de Content Placeholder obligatoire pour SharePoint. Sans ces espaces réservés, le site ne fonctionnera pas.

Livre pour designer un site SharePoint 2016

Vous apprendrez à leur donner une identité visuelle personnalisée et à modifier leur apparence pour leur donner un aspect personnalisé, grâce aux outils comme le Gestionnaire de conception ou les Présentations composées.

Vous mettrez vos connaissances en pratique grâce aux 26 Travaux Pratiques entièrement détaillés et corrigés.

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Créer des flux de travail SharePoint 2016

Cet article vous explique comment créer des flux de travail SharePoint 2016. En effet, grâce à Créer des Flux de Travail pour les sites SharePoint 2016, vous allez devenir opérationnel dans la conception de workflows pour SharePoint 2016 avec SharePoint Designer.

Créer des flux de travail SharePoint 2016

La Commission générale de terminologie et de néologie recommande d’utiliser l’expression flux de travaux. Vous trouverez aussi les termes de flux de travail, flux opérationnel, flux de production, processus de travail, voire automatisation des processus.

Afin d’alléger la lecture, le terme privilégié sera workflow, car il fait partie du langage commun, notamment en entreprise.

À l’origine, le workflow est une modélisation d’une activité liée à une organisation. C’est une représentation souvent graphique et visuelle de l’ensemble des tâches à accomplir par les acteurs impliqués à chaque étape de la réalisation d’un processus métier. Les acteurs peuvent être des personnes physiques, des machines ou des traitements.

Concrètement, le workflow décrit le circuit des tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus et les documents manipulés. L’objectif d’un workflow moderne est de contrôler les processus d’une organisation. Le terme de contrôler est à comprendre comme : maîtriser, piloter, s’assurer du bon déroulement et surveiller.

Dans SharePoint, l’apparition d’un événement (par exemple, une commande) déclenche l’application associée au workflow. Celle-ci connaît les acteurs (Direction financière, Service clientèle, etc.) concernés par le processus, ainsi que les documents que les acteurs doivent gérer et les règles de gestion à appliquer. L’application d’une règle de gestion se traduira souvent par l’affectation d’une tâche à un acteur.

Créer des flux de travail SharePoint 2016
Créer des flux de travail SharePoint 2016

Bénéfices espérés des workflows

Une application de workflow correctement implémentée permet de cadrer précisément les actions autorisées des participants afin de limiter les risques et renforcer la sécurité des opérations. Cette attribution de droits dépend du rôle de l’utilisateur dans l’exécution du workflow. Exemple : Mise en place d’un workflow pour instruire une demande d’un crédit financier.

Les workflows peuvent aussi faire gagner du temps lors d’une procédure administrative. Le gain espéré peut être de 10% (ou parfois beaucoup plus) du temps du traitement. Exemple : Enregistrement d’un nouvel hôte dans un complexe touristique.

Enfin, le pilotage des workflows permet de disposer de métriques pour la qualité et d’identifier une anomalie : ralentissement dans le traitement d’un dossier, blocage, etc.

Workflows séquentiels et à états

Un workflow séquentiel exécute une série d’étapes prédéfinies pour accomplir une tâche. Dans un workflow séquentiel, toute son exécution se déroule dans une unique direction, du début à la fin. Vous pouvez avoir des ramifications, mais il n’y a aucun moyen de revenir à une étape précédente.

Les exemples classiques sont ceux d’un workflow de validation d’une demande d’investissements avec différents niveaux d’approbation, ou bien un workflow de support avec l’escalade à travers les niveaux.

Tous les workflows livrés nativement avec SharePoint, sauf le Flux de travail à trois états, sont des workflows séquentiels.

Dans un workflow à états, à la fin de chaque étape, l’exécution du workflow change d’état en fonction de la logique de l’étape achevée. Les workflows à états ont donc la capacité de s’adapter aux conditions qui peuvent évoluer durant l’exécution du workflow.

Un workflow à états peut modéliser des processus complexes, non linéaires, où le résultat attendu n’est pas uniquement dans une logique binaire : oui / non, approuver / rejeter.

Ces workflows vous permettent aussi de créer des logiques métiers où vous pouvez aller directement à un état donné, sans passer par les états intermédiaires. Ils peuvent donc sauter d’un état à un autre, y compris revenir à un état précédent.

Compatibilité SharePoint 2016 et SharePoint 2010

Il y a une très grande similitude dans les actions mises en œuvre pour créer des flux de travail SharePoint 2016 ou SharePoint 2013. Les différences sont nettement plus marquées entre SharePoint 2016 et SharePoint 2010.

Toutefois, les workflows développés pour SharePoint 2010 sont compatibles avec SharePoint 2016.

Par ailleurs, SQL Server stocke ces workflows dans les bases de données, comme toutes les autres données de configuration.

SharePoint Server 2016 dispose du même moteur de workflow que celui de SharePoint Server 2010. Ce moteur de workflow s’installe aussi automatiquement avec l’installation de SharePoint. Ce qui signifie que tous les workflows SharePoint Server 2010 continueront à fonctionner dans SharePoint Server 2016.

Grâce à cette compatibilité, vous verrez que vous pouvez continuer à développer des workflows SharePoint 2010 dans l’environnement SharePoint 2016. Ces workflows s’intitulent Flux de travail SharePoint 2010.

Workflows SharePoint 2016

Par rapport à SharePoint 2010, SharePoint 2016 et SharePoint Designer 2013 apportent de nombreuses améliorations pour créer des flux de travail SharePoint 2016, grâce à une plateforme spécifique de workflows et de nouvelles fonctionnalités.

Comme dans SharePoint 2013, la plateforme de workflows de SharePoint 2016 repose sur le Gestionnaire de workflow (Workflow Manager).

Service Bus, dont le rôle est de garantir la livraison de messages et d’assurer les services de publication / souscription, vient compléter Workflow Manager.

Workflow Manager et Service Bus possèdent chacun leurs propres bases de données SQL Server, qui sont aussi distinctes des bases de données de SharePoint.

Cette plateforme de workflows est totalement indépendante de SharePoint, même si elle peut communiquer avec lui. Elle peut être installée sur un serveur sans SharePoint et disposer de plus de ressources matérielles. Elle a été conçue pour les environnements de type Cloud, comme SharePoint Online. Ce qui permet de s’adapter dynamiquement à l’accroissement ou l’abaissement des demandes.

Cette plateforme de workflows sera nommée dans la suite, la plateforme de Flux de travail SharePoint 2013.

Microsoft n’a pas introduit de Flux de travail SharePoint 2016 puisque l’architecture est identique entre SharePoint 2016 et SharePoint 2013. Les workflows de type SharePoint 2016 sont donc nommés de Flux de travail SharePoint 2013 dans SharePoint Designer 2013.

Nouvelles possibilités

Vous avez la possibilité de créer des flux de travail SharePoint 2016 basés sur l’infrastructure de workflows .Net 4.5. Ce qui permet de créer des workflows de type Flux de travail SharePoint 2013. Comme indiqué précédemment, vous pourrez aussi continuer à créer et modifier des workflows de type Flux de travail SharePoint 2010.

Les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013 peuvent accéder directement à une étape quelconque du workflow. Ils peuvent accéder aussi à une étape antérieure, grâce à des actions de type go-to. Cette possibilité associée à l’action Mettre en pause pour une certaine durée, permet de créer des boucles temporelles. Par exemple pour l’exécution quotidienne du workflow.

Les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013 dispose d’un nouveau concepteur visuel dans SharePoint Designer 2013. Il permet d’avoir un nouveau plan de travail où les formes Visio peuvent être déposées grâce au cliquer-glisser. Pour ce type de workflows, l’environnement Visio est donc directement intégré à SharePoint Designer 2013. Ce nouveau concepteur visuel permet aussi de définir les propriétés des actions, sans avoir à revenir au concepteur textuel.

Encore plus de nouveautés !

Dans tous les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013, il devient possible d’intégrer des boucles. Elles peuvent s’exécuter en fonction d’une condition ou d’un nombre de fois paramétrable. Il est maintenant possible de créer des variables qui peuvent contenir un tableau de valeurs.

Dans tous les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013, vous pouvez appeler les services web REST / HTTP. Par exemple, cela signifie que vous pouvez récupérer les données de sites web Internet et les afficher dans SharePoint 2016.

De même, vous pouvez démarrer un flux de travail SharePoint 2010 à partir d’un flux de travail SharePoint 2013.

Tous les workflows de type Flux de travail SharePoint 2013 peuvent s’exporter sous forme de fichiers WSP. Les workflows réutilisables de type Flux de travail SharePoint 2010 peuvent toujours s’exporter.

Vous pouvez maintenant créer des workflows Project Server dans SharePoint Designer 2013. Il existe un type de plateforme spécifique Flux de travail SharePoint 2013 – Project Server avec cinq actions spécifiques supplémentaires. Le reste de la création est identique à un workflow de type Flux de travail SharePoint 2013.

Contenu du livre pour créer des flux de travail SharePoint 2016

Vous imaginez facilement que le sujet n’est pas épuisé avec cette introduction. Le sujet est riche et vaste dès qu’il s’agit de créer des flux de travail SharePoint 2016.

L’intérêt du livre est d’approfondir tous ces concepts. Surtout, vous pourrez vous entraîner grâce aux 33 Travaux pratiques corrigés !

Chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif avec une copie d’écran qui affiche le résultat attendu.

Si nécessaire, des instructions précises expliquent les prérequis pour l’exercice.

Puis la solution est présentée et commentée, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un résumé vous rappelle ce que venez d’apprendre et vous aider à mémoriser.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

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Formulaires InfoPath SharePoint 2016

Si vous voulez créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016, cet article est pour vous. En effet, l’objectif de Créer des formulaires InfoPath pour les sites SharePoint 2016 est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans l’utilisation d’InfoPath à travers 42 Travaux Pratiques.

Premiers pas avec InfoPath

Microsoft InfoPath permet de créer et remplir des formulaires numériques. Ces formulaires concernent toutes les activités de l’organisation : demande de droits d’accès, suivi d’interventions, processus qualité, etc.

Les formulaires peuvent simplement recueillir des données, ou bien être plus complexes et s’intégrer dans une logique métier avec des règles de gestion.

Ils peuvent être remplis à partir d’un navigateur Web sur un site Microsoft SharePoint Server 2016, dans Outlook ou être accessibles à partir d’un dossier partagé sur le réseau de l’entreprise.

Microsoft Office Professionnel Plus 2013 comprend Microsoft InfoPath. Vous pouvez aussi le télécharger à partir de Microsoft Office 365. Par contre, il n’est pas disponible avec Microsoft Office Professionnel Plus 2016.

Vous voyez apparaître deux nouveaux liens dans le menu Microsoft Office 2013 : InfoPath Designer 2013 et InfoPath Filler 2013.

Créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016
Créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016

InfoPath Designer pour créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016

InfoPath Designer sert à créer les modèles de formulaires, qui peuvent lire ou alimenter des listes ou bibliothèques de SharePoint 2016 ainsi que des données externes.

Il permet aussi de remplacer les formulaires par défaut des listes SharePoint en intégrant des contrôles supplémentaires, des validations de données et des mises en forme.

Il introduit la possibilité de créer plusieurs affichages différents du même formulaire et il peut aussi masquer ou afficher dynamiquement des parties du formulaire selon les actions de l’utilisateur.

InfoPath Designer propose des modèles prédéfinis pour créer plus rapidement de nouveaux formulaires.

Modèles de formulaires et formulaires

Vous lirez souvent que InfoPath Designer permet de créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016. Plus exactement, il crée des modèles de formulaires. Ces modèles de formulaires servent à remplir des formulaires par les utilisateurs finaux.

Le résultat d’InfoPath Designer est donc un modèle de formulaire qui sert à créer des formulaires basés sur ce modèle. De la même façon, vous pouvez utiliser Microsoft Word pour créer un modèle de document qui servira à créer des documents basés sur ce modèle.

InfoPath Designer ne produit donc pas directement de formulaires.

Vous verrez aussi que le processus de création d’un modèle de formulaire avec InfoPath Designer, débute par le choix d’un modèle préexistant (même vierge). Autrement dit, InfoPath Designer ne peut créer un modèle de formulaire qu’à partir d’un autre modèle de formulaire (même vide).

Il n’y a donc pas d’ambiguïté sur le rôle d’InfoPath Designer : il produit des modèles de formulaires.

Pour cette raison, lorsqu’il s’agit d’InfoPath Designer, vous pouvez utiliser le terme de formulaire pour remplacer les termes modèle de formulaire.

Microsoft InfoPath Filler

Pout créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016, vous utilisez InfoPath Designer. Ensuite, vous pouvez renseigner les formulaires avec InfoPath Filler ou avec un navigateur web.

InfoPath Filler s’installe sur le poste local de l’utilisateur qui souhaite l’utiliser.

Il permet de disposer de fonctionnalités avancées qui ne sont pas présentes dans le navigateur Web, comme par exemple enregistrer un brouillon du formulaire ou remplir le formulaire en mode déconnecté.

Malgré son intérêt, InfoPath Filler n’est pas forcément nécessaire. En effet, il est souvent possible de remplir un formulaire avec un simple navigateur.

Cependant, vous constaterez que le navigateur ne supporte pas certains contrôlesr. Dans ce cas, InfoPath Filler est indispensable pour remplir le formulaire. Lors de la création du formulaire, InfoPath Designer vous informe si le navigateur web le supporte ou pas.

Formulaires InfoPath SharePoint 2016
Formulaires InfoPath SharePoint 2016

Méthodologies

Lorsque vous concevez un formulaire, vous avez deux approches possibles.

Dans la première approche, vous pouvez concevoir une liste dans SharePoint avec ses métadonnées : types de contenus, colonnes de sites, etc.

Puis vous pouvez décider de la personnaliser avec un formulaire InfoPath Il s’agit d’une approche orientée données. Cette approche suppose que vous fassiez une analyse des données nécessaires avant de débuter la création du formulaire.

Toutefois vous pouvez aussi décider d’avoir une approche de type développement rapide où l’utilisateur valide progressivement l’implémentation de ses besoins grâce à une maquette visuelle.

Cette maquette visuelle est bien évidemment le formulaire.

Cette approche a l’avantage de permettre le développement d’un formulaire autonome, indépendant de la localisation des sources de données.

Les règles dans les formulaires

Dans un formulaire, une règle permet d’associer à un contrôle, une logique métier sans avoir à développer. Vous découvrirez qu’une règle est un ensemble de conditions et d’actions.

Les conditions déterminent si la règle doit s’exécuter. La règle ne s’appliquera que si les conditions sont vérifiées. Par exemple, les règles peuvent être utilisées pour cacher des contrôles selon certaines conditions.

Les actions définissent les tâches de la règle à exécuter.

Vous verrez aussi la création automatique de règles. Par exemple, ajouter une action à un bouton crée une règle. Vous pouvez modifier une règle qui a été créée automatiquement.

Vous pouvez copier une règle et la coller. Par exemple, vous copiez toutes les règles d’un bouton et vous les collez sur un autre bouton.

InfoPath Designer propose 3 types de règles :

  • Les règles de validation
  • Puis les règles de mise en forme
  • Enfin, les règles d’action

Principes des fonctions

Les fonctions permettent de manipuler, construire, ou obtenir des données du formulaire.

Vous découvrirez qu’elles permettent par exemple de calculer les valeurs par défaut pour les champs et les contrôles.

Elles permettent aussi de contrôler une valeur saisie ou de nommer l’instance du formulaire lors de la soumission.

Dans InfoPath designer, les fonctions sont rangées par catégories : Date, Date et heure, Champ, Math, Texte, URL, Utilisateur.

Contenu du livre pour créer des formulaires InfoPath SharePoint 2016

Chaque exercice est composé d’un descriptif de l’objectif.

Puis la solution est présentée et commentée, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, de nombreuses copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un récapitulatif vous rappelle ce que venez d’apprendre.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

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Fondamentaux de la programmation

Pour apprendre les fondamentaux de la programmation en vidéos, le mieux est d’avoir une vidéo. Justement, la vidéo Installer Visual Studio pour ASP.NET est la première d’une série de vidéos pour vous apprendre les fondamentaux de la programmation à travers le développement d’une application web.

Il existe déjà une autre série sur ce site qui permet d’apprendre les fondamentaux de la programmation avec le langage C#.

Toutefois, j’ai souhaité à travers cette nouvelle série de vidéos vous faire découvrir la programmation de manière plus concrète grâce au développement d’une véritable application web. En effet, l’objectif est de dépasser la console d’applications, vous savez ce petit carré noir, dans lequel les résultats de vos applications s’affichent.

Il s’agit d’apprendre à développer une application web, et plus particulièrement une application web en ASP.NET.

Cette application en ASP.NET sera écrite grâce au langage C# mais aussi vous verrez aussi un petit peu de HTML, des feuilles de styles CSS de façon à voir panorama le plus large possible sur le développement d’une application .Net.

Vous apprendrez aussi à manipuler Visual Studio. Souvent, ce qui bloque les développeurs dans le monde Microsoft c’est justement l’apprentissage de Visual Studio.

Fondamentaux de la programmation

Visual Studio est un outil très riche et très puissant mais qui nécessite son propre apprentissage.

Aussi, je vous invite fortement à faire les manipulations grâce à la dernière version Microsoft qui s’appelle Visual Studio Community 2013.

C’est un outil entièrement gratuit, que vous pouvez télécharger gratuitement à partir du site Microsoft, ça va être vu en détail dans la vidéo. Ainsi, vous pourrez bénéficier des fonctionnalités de Visual Studio de façon gratuite et vous pourrez expérimenter le développement.

Cette série s’adresse à des débutants en développement, vrais ou faux débutants. Les faux débutants ont des notions mais qui ils n’ont peut-être pas su les assembler pour construire un vrai programme.

Ces vidéos seront progressives et surtout fourniront les explications de façon à ce que vous puissiez progresser pas à pas.

Vous apprendrez si vous manipulez par vous-même.

Regarder les vidéos sans les pratiquer n’est pas suffisant pour progresser.

Fondamentaux de la programmation
Fondamentaux de la programmation

Préparer l’installation

Pour débuter la première chose à faire est d’installer Visual Studio Community 2013. Pour cela c’est très simple.

Dans votre navigateur vous faites une recherche sur Visual Studio Community 2013.

Vous cliquez sur le lien visualstudio.com et là vous arrivez sur la version Community 2013. Cherchez bien la version Visual Studio Community 2013.

Sur cette page vous cliquez sur Downloads puis Visual Studio Downloads.

Ça  vous permet d’arriver sur la page qui présente toutes les versions de Visual Studio 2013.

Vous descendez un petit peu et là vous trouvez Visual Studio Community & Express, et en particulier Community 2013 with Update 4.

Cliquez dessus.

Quand vous arrivez sur cette page là, vous pouvez soit installer directement la version Visual Studio Community 2013 en cliquant sur ce lien mais moi je vous conseille plutôt de télécharger l’image iso. C’est sûr que ça va prendre du temps parce que ça fait à peu près 7 Go à télécharger.

L’avantage: vous serez autonome.

Si vous avez le moindre problème et que vous devez refaire l’installation ou une mise à jour, ou réparer, vous avez tout ce qu’il faut sans être obligatoirement connecté à Internet.

Aussi, je vous invite à  télécharger cette version-là.

Cette version est en anglais.

Vous pouvez ensuite appliquer le module logistique dans la langue de votre choix, par exemple en français en le téléchargeant.

Ça  fait deux téléchargements distincts.

Télécharger Visual Studio

Il faudra d’abord installer la version anglaise et éventuellement si vous le souhaitez, vous pouvez installer la version française.

Cela étant, compte-tenu du nombre très important d’information et de guides qui existent sur le web, je vous suggère de rester sur la version anglaise.

Maintenant, si vous êtes un irréductible gaulois, rien ne vous empêche évidemment d’installer la version française.

Donc, vous cliquez sur ce lien et vous allez avoir un téléchargement qui va débuter de l’image ISO.

Comme vous avez effectivement 7Go à télécharger ça prend du temps.

Donc la version ISO est téléchargée, ainsi que le pack de langue en français. Ouvrez d’abord le fichier ISO en double-cliquant dessus.

Ça nous permet de lancer l’installation à travers vs_community.exe.

Si vous ne voyez pas d’extension il faut régler l’affichage.

Il faut dans Affichage Options Modifier les options des dossiers de recherche.

Décochez Masquer les extensions des fichiers dont type est connu.

Lancer l’installation

Vous lancez vs_community.exe.

L’assistant d’installation s’ouvre.

Vous approuvez les termes du contrat. Ensuite, vous pouvez éventuellement modifier l’endroit où va être stocké les fichiers d’installation, si c’est nécessaire. Puis, vous cliquez sur Next.

Vous avez ici tous les outils qui vont s’installer En particulier, ce qui nous intéresse c’est Microsoft Web Developer Tools, mais laissez les autres outils car dans l’immédiat, on ne fera pas de développement Windows Phone.

Laissez donc les options puis cliquez sur Install.

L’installation va aussi durer un certain temps.

Je mets la vidéo en pause et je reprends dans quelques instants.

À la fin de l’installation, vous avez cet écran.

Normalement tout s’est bien passé.

Cliquez sur Launch: il est possible que vous ayez ce message.

Ce n’est pas grave: cliquez sur ok et vous avez effectivement Visual Studio qui  termine son installation.

Vous pouvez avoir des outils supplémentaires qui viennent s’ajouter. C’est normal.

Dans les vidéos suivantes sur ASP NET, vous ferez  quelques manipulations de base pour mieux comprendre cet environnement riche qui est Visual Studio.

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