Alerte automatique Power BI

Cette manipulation vous explique comment créer une alerte automatique Power BI qui vous envoie un email lorsqu’elle se déclenche.

L’alerte se déclenche lorsque la condition est déclenchée. Dans ce scénario, l’alerte vous avertit quand des données dépassent des limites que vous avez définies.

Par ailleurs, une alerte se crée uniquement sur des jauges, des indicateurs de performance clés et des cartes des tableaux de bord (et non pas des rapports).

Gardez à l’esprit que l’interface a pu évoluer fortement depuis que cet article a été rédigé.

Se connecter pour créer une alerte automatique Power BI

Premièrement, vous allez ouvrir l’accueil de Power BI en tant qu’Administrateur général.

Pour ce faire, dans votre navigateur en tant qu’Administrateur général, tapez :

https://app.powerbi.com/

Ensuite, dans le volet de gauche, cliquez sur Espaces de travail.

Puis, dans le volet Espaces de travail, cliquez sur Acheteurs.

Insérer un visuel de type Jauge

Ensuite, vous allez ajouter une jauge sur le rapport Producteurs de l’espace de travail Acheteurs.

Puis, cliquez sur le rapport Producteurs pour l’ouvrir.

Ensuite, dans le menu horizontal, cliquez sur le bouton Modifier pour modifier le rapport.

Si vous ne voyez pas le bouton Modifier, cliquez sur les 3 petits points horizontaux du menu puis dans le menu qui s’affiche, cliquez sur le bouton Modifier.

Puis, cliquez sur une partie vierge quelconque de la page.

Ensuite, ouvrez le volet Visualisations.

Enfin, ajoutez un objet visuel de type Jauge. C’est celui qui ressemble à une jauge en demi-cercle avec une petite aiguille.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Paramétrer le visuel pour créer une alerte automatique Power BI

Le visuel de type Jauge est sélectionné mais il est vide, ce qui est normal. Vous allez maintenant indiquer à Power BI, les champs qui doivent être utilisés dans ce visuel.

Notamment, dans le volet Visualisations, il y a une icône avec un curseur et deux rectangles superposées en pointillés. C’est la partie Ajouter des données à votre visuel.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Dans l’onglet Ajouter des données à votre visuel, vous allez ajouter dans Valeur, le champ suivant : CA 2027 (Somme)

Pour ce faire, cliquez sur la petite flèche à gauche du nom Producteurs, sous le volet Champs (à droite). Cela permet d’afficher tous les champs.

Ensuite, cocher la case vide en face du champ concerné (CA 2027). Vous pouvez aussi glisser un champ directement sur le visuel avec la souris.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Ensuite, cliquer Dans l’onglet Mettre en forme votre visuel du visuel. La partie Mettre en forme votre visuel est symbolisée par une icône en forme de pinceau sur un graphique.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Plutôt que de chercher à parcourir les arborescences de Mettre en forme votre visuel, nous vous conseillons vivement d’utiliser sa zone de recherche. Cette zone est juste sous la partie Mettre en forme votre visuel.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Dans l’onglet Mettre en forme votre visuel, recherchez et modifiez :

• Taille
  • Hauteur : 340
  • Largeur : 440
• Position
  • Horizontale : 400
  • Verticale : 100
• Titre : Activé
  • Taille du texte : 24 pt

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Cliquez sur le bouton Enregistrer (ou l’icône Enregistrer).

Ajouter la vignette à un tableau de bord

Vous allez ajouter votre vignette au tableau de bord existant Liste Producteurs Complète.xlsx.

Pour ce faire, survolez la jauge avec la souris.

Ensuite, dans la jauge, cliquez sur l’épingle (en haut).

Puis, dans le pop-up, qui s’affiche, laissez les paramètres par défaut (Tableau de bord existant), puis cliquez sur le bouton Épingler.

Puis, dans le pop-up qui s’ouvre en haut et à droite, cliquez sur l’option Accéder au tableau de bord.

Si vous avez raté le pop-up pour ouvrir le tableau de bord, ouvrez l’espace de travail Acheteurs (volet de gauche), puis, sous Tableaux de bord, cliquez sur Liste Producteurs Complète.xlsx.

Créer une alerte automatique Power BI

Ensuite, avec la souris, survolez la jauge.

Puis, dans la jauge, sélectionnez les points de suspension (en haut et à droite de la vignette).

Ensuite, dans le menu qui s’affiche, cliquez sur Gérer les alertes : le volet CA 2027 Gérer les alertes apparaît à droite.

Puis, dans ce volet, cliquez sur le bouton Ajouter une règle d’alerte.

Puis, dans la zone Seuil, indiquez la valeur 10000000, soit 10 millions.

Ensuite, cochez la case Au plus toutes les heures.

Mais ne modifiez pas les autres paramètres.

Il est possible que le bouton poussoir Active soit jaune ou vert (et non pas grisé, comme ci-dessous). C’est juste l’affichage. Ce qui est important, c’est qu’il soit sur la valeur Activé.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Cliquez sur le bouton Enregistrer et Fermer.

Modification de la source de données pour déclencher l’alerte automatique Power BI

Le classeur Excel Liste Producteurs Complète.xlsx se trouve normalement dans votre OneDrive.

Ensuite, ouvrez un onglet OneDrive Entreprise.

Puis cliquez sur le classeur Excel Liste Producteurs Complète.xlsx pour l’ouvrir : un nouvel onglet s’ouvre.

Ne tenez pas compte du message d’information sur fond jaune qui évoque une connexion héritée. S’il vous gêne, vous pouvez cliquer sur la croix noire à sa droite pour le fermer.

Ensuite, modifiez le CA 2027 de la première ligne en saisissant 8000000 (à la place de 800000), soit 10 fois plus. Cette valeur suffira à déclencher l’alerte car le total sera de 13 millions.

Enfin, appuyez sur entrée.

La sauvegarde se fait automatiquement.

Actualisation manuelle

Ensuite, retournez dans Power BI.

Vous allez actualiser manuellement le jeu de données.

Pour ce faire, cliquez sur le volet Acheteurs (à gauche) : la liste du contenu s’affiche.

Puis, dans cette liste, survolez avec la souris le jeu de données Liste Producteurs Complète.

Ensuite, cliquez sur l’icône Actualiser Maintenant. Cette icône représente une flèche qui tourne sur elle-même.

Ensuite, actualisez la page du navigateur.

Enfin, constatez que l’heure d’actualisation du jeu de données Liste Producteurs Complète et du rapport Producteurs a été mise à jour.

Réception de l’alerte

Comme le CA 2027 dépasse le seuil, vous recevez une alerte.

Cette alerte est une notification dans Power BI et un email.

Notamment, grâce au lanceur d’applications, ouvrez l’application Outlook.

Un message vous prévient qu’une alerte s’est déclenchée.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Un lien dans l’email permet d’accéder directement au tableau de bord. Celui-ci affiche la vignette dans laquelle une alerte apparaît dans la cloche (sur la gauche).

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

Ensuite, actualiser simplement la page du navigateur : dans la zone de notification, une alerte apparaît aussi.

Dans la notification, un lien permet d’accéder directement à la vignette concernée.

Pour vous aider, regardez la copie d’écran ci-dessous.

La manipulation est terminée.