Cet article est une explication des nouveautés et améliorations liés à la technique hybridation SharePoint 2016. Cette notion d’hybridation exprime la coexistence entre vos données locales et vos données dans le cloud.

L’article précédent vous explique quelles sont les nouveautés SharePoint 2016 pour les bibliothèques & fichiers. Tandis, que l’article suivant vous explique ce que vous devez savoir sur les améliorations SharePoint 2016.

Accès unifié aux documents

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’accéder à leurs documents de SharePoint 2016. Ils peuvent y accéder depuis n’importe où. Ils peuvent aussi y accéder à partir d’un iPhone, d’un Smartphone, d’une tablette, etc. Par contre, ils doivent synchroniser leurs documents avec OneDrive Enterprise pour en bénéficier.

Enfin, elle nécessite un abonnement à Office 365.

Ensuite, vous n’avez pas besoin d’être connecté au réseau d’entreprise pour y accéder. Vous pouvez partager les documents avec d’autres personnes de l’entreprise, ou même des utilisateurs externes.

De plus, si vous utilisez à la fois des serveurs SharePoint 2016 et SharePoint Online, les utilisateurs ont un affichage unique de la liste des documents et un seul profile dans Office 365.

Profil unique

En effet, cette fonctionnalité redirige les utilisateurs hybrides vers leur profil unique dans Office 365. Cet emplacement stocke l’ensemble de leurs informations de profil. Un clic sur le profil d’un utilisateur hybride dans SharePoint Server, le redirige vers son profil Office Delve dans Office 365.

Les utilisateurs non-hybrides conserver leurs profils SharePoint Server. S’ils ont un compte Office 365, ils ont aussi un profil Delve.

Suivi unifié des sites

Quand vous suivez un site dans SharePoint Server, il est ajouté à la liste des sites suivis à la fois dans SharePoint Server et Office 365.

La liste Office 365 contient les sites suivis dans SharePoint Server, ainsi que ceux qui sont suivis dans SharePoint Online.

Notez que l’activation de cette fonctionnalité ne migre pas automatiquement les sites suivis de SharePoint 2016 vers Office 365. Si vous activez cette fonctionnalité, les utilisateurs devront demander à suivre à nouveau leurs sites SharePoint Server.

Recherche unifiée et hybridation SharePoint 2016

Le principe est d’indexer les informations sur lesquelles vous souhaitez faire des recherches, comme vous le faites actuellement sur vos serveurs SharePoint hébergés chez vous (SharePoint on-premises).

Lorsque les utilisateurs lancent une requête de recherche dans Office 365, les résultats obtenus proviennent à la fois de SharePoint Online et des serveurs SharePoint on-premises.

Si vous voulez en savoir plus sur l’intégration d’Office 365 à vos services d’annuaire existants et à une installation locale de SharePoint Server, consultez l’article de Microsoft intitulé Intégration d’Office 365 aux environnements locaux.

Bien que cela soit indépendant de l’hybride, SharePoint 2016 prend en charge l’indexation jusqu’à 500 millions d’articles par application de service de recherche.

Cet article est une présentation et une explication des nouveautés SharePoint 2016 pour les bibliothèques & fichiers. Certains de ces changements apportent une véritable valeur ajoutée à cette nouvelle version.

L’article précédent vous explique quelles sont les nouveautés et améliorations des modèles de sites SharePoint 2016. Tandis, que l’article suivant vous dit ce qu’il faut savoir sur l’hybridation SharePoint 2016.

Raccourcis claviers et nouveautés SharePoint 2016

Parmi les nouveautés SharePoint 2016, des raccourcis clavier sont disponibles pour gérer les documents :

• Nouveau avec Alt + N
• Modifier avec Alt + E
• Télécharger avec Alt + U
• Gérer avec Alt + M
• Partager avec Alt + S
• Synchroniser avec Alt + Y

Informations de téléchargement

Ensuite, il y a d’autres améliorations comme par exemple les informations de progression du téléchargement.

Dans SharePoint 2013, vous avez uniquement l’écran avec la roue qui tourne.

Taille maximale

Autres nouveautés SharePoint 2016, vous pouvez dorénavant télécharger des fichiers d’une taille supérieure à 2 Go. Microsoft annonce que SharePoint 2016 supportera aussi le téléchargement de fichier jusqu’à une taille de 10 Go.

Vous pouvez configurer la limite de la taille de fichier maximale souhaitée pour une application web spécifiée.

Noms de fichiers

Maintenant, les noms de fichier peuvent inclure les caractères spéciaux comme & ou ~ ou { ou }, ainsi que les noms de fichiers qui contiennent un GUID ou qui débutent par des points. Les noms de fichiers de plus de 128 caractères sont aussi supportés dans SharePoint 2016.

En revanche, les noms de fichiers avec les caractères spéciaux # et % ne sont toujours pas autorisés.

Open Document Format (ODF)

Le format de document Open Document (ODF) est disponible pour les bibliothèques de documents. Vous pouvez donc spécifier que le modèle de fichier par défaut pour une bibliothèque de documents est ODF.

Lorsqu’un utilisateur demande à créer un nouveau fichier dans la bibliothèque, celui-ci s’ouvre au format ODF. L’utilisateur peut utiliser le programme de son choix pour modifier le nouveau fichier.

Partage de dossiers

Lors de la création d’un dossier il est possible de le partager en même temps.

Par ailleurs, lors de la visualisation d’un dossier, vous savez avec qui vous le partagez.

Vidéos et images

Si vous cliquez sur une vidéo qui est stockée dans une bibliothèque de documents, elle s’ouvre directement dans SharePoint 2016 : vous pouvez la partager, la télécharger ou fermer la fenêtre. Dans SharePoint 2013, le lecteur de vidéos définit par défaut s’ouvre.

Enfin, si vous cliquez sur une image d’une bibliothèque de documents, elle s’ouvre directement dans SharePoint 2016 : vous pouvez la partager, la télécharger ou fermer la fenêtre.

Information Rights Management (IRM)

Information Rights Management (IRM ou Gestion des droits relatifs à l’information) (IRM) est une technologie Microsoft qui utilise le chiffrement pour éviter que des personnes non autorisées accèdent au contenu d’un document.

Cette technologie empêche par exemple l’impression, le transfert ou la copie des informations sensibles par des personnes non autorisées. En particulier, ces restrictions sont attachées de manière permanente au document, peu importe le support sur lequel votre document est stocké : ordinateur portable, appareil mobile, clef USB.

IRM permet d’assigner des stratégies de restrictions aux emails ou à SharePoint. Dorénavant, elles s’appliquent aussi aux documents hébergés dans OneDrive Entreprise.

Caractéristiques de conformité

Pour différentes raisons, votre entreprise doit conserver certains documents. Cependant, une conservation plus longue que nécessaire peut créer un risque juridique.

Notamment, une stratégie de suppression de documents permet à votre entreprise de supprimer les documents des sites OneDrive Entreprise des utilisateurs après une période de temps spécifique.

À l’inverse, une stratégie de maintien en-place permet aux administrateurs de conserver des documents, courriels et autres fichiers.

Liens durables

Enfin, si vous déplacez ou renommez les fichiers, le lien d’origine vers le fichier continue à fonctionner sur SharePoint 2016.

Les modèles de sites SharePoint 2016 sont organisés par fonctionnalités, comme dans SharePoint 2013. Notamment, pour obtenir la liste complète des modèles avec leur compatibilité, consultez le document SharePoint 2016 Web Templates.xlsx.

L’article précédent vous explique comment installer SharePoint 2016 avec les assistants graphiques. Tandis, que l’article suivant vous détaille les nouveautés SharePoint 2016 pour les bibliothèques & fichiers.

Modèles de sites SharePoint 2016 de collaboration

Site d’équipe (Team Site)

C’est le modèle privilégié parmi les modèles de sites SharePoint 2016.

En particulier, il sert à partager des documents, des annonces, des calendriers pour un groupe de personnes qui ont un même objectif.

Blog

Ensuite, ce modèle est orienté vers la communication d’idées, de savoirs, de partage d’expériences pour un public qui peut lire et commenter les articles.

Site du développeur (Developer Site)

En particulier, ce modèle s’adresse aux développeurs qui veulent créer, tester et publier des applications pour Office.

Site Project Server (Project Site)

Notamment, l’objectif ce modèle est réunir toutes les données relatives à un projet afin de le gérer.

Site communautaire (Community Site)

En particulier, l’intérêt de ce modèle est de proposer un site qui rassemble des personnes intéressées par les mêmes sujets.

Ensuite, ce site permet aux idées les plus populaires d’émerger grâce à un indice de popularité, et de mettre en avant les publications qui recueillant les meilleures réponses.

Par ailleurs, les membres du site gagnent des points de réputation, grâce à leur activité : lancement d’un sujet, réponse aux autres membres, etc.

Modèles de sites SharePoint 2016 d’Entreprise

Centre de documents (Document Center)

Notamment, ce modèle permet de créer, exploiter et stocker des documents qui serviront pour un référentiel documentaire ou pour alimenter une base de connaissances.

Centre de conservation inaltérable (In-place Hold Policy Center)

En particulier, ce modèle de site permet de gérer des stratégies qui visent à conserver les éléments dans des sites SharePoint pour une période de temps déterminée, basée sur la date de création ou de modification de l’élément.

Par exemple, vous pouvez coupler ces stratégies avec celles liées à la suppression de documents selon leurs règles de rétention.

Enfin, si plusieurs stratégies s’appliquent, le document est conservé pour la période la plus longue.

Ce modèle de site fait son apparition avec SharePoint 2016.

Centre de découverte électronique (eDiscovery Center)

Notamment, ce modèle de site permet de créer, gérer et traiter des cas eDiscovery à des fins juridiques et d’enquête.

Les cas eDiscovery permettent de gérer l’archivage du contenu des boîtes aux lettres Exchange, des sites SharePoint ainsi que d’autres sources de contenu.

Enfin, il est possible de créer des requêtes de recherche sur le contenu archivé, puis d’exporter le résultat des recherches.

Centre des enregistrements (Records Center)

Ce modèle de site permet d’archiver à long terme des documents contractuels, juridiques ou autres.

Par ailleurs, des règles permettent de router le contenu dans la bibliothèque appropriée.

Centre d’intelligence économique (Business Intelligence Center)

Notamment, ce modèle de site permet d’effectuer d’explorer et analyser les données grâce à PowerPivot, de concevoir des rapports interactifs à l’aide d’Excel et de Power View, de partager les tableaux de bord avec Excel Services.

Centre de conformité (Compliance Policy Center)

En particulier, ce modèle permet de gérer des stratégies pour supprimer des documents après une période de temps donnée.

Par ailleurs, ces stratégies peuvent ensuite être affectées à des modèles de collection de sites ou à des collections de sites.

Ce modèle de site fait son apparition avec SharePoint 2016.

Centre de recherche d’entreprise (Enterprise Search Center)

Notamment, ce modèle permet de créer un site de recherche pour les données gérées dans l’entreprise (pas uniquement le contenu de SharePoint).

Hôte de sites Mon site (My Site Host)

En particulier, il s’agit d’un site pour héberger les sites personnels et la page de profil publique des personnes.

Portail communautaire (Community Portal)

Un modèle de site qui permet de découvrir les communautés les plus populaires, ainsi que les sujets en lien avec vos centres d’intérêt, ou pour contacter d’autres personnes.

Centre de recherche de base (Basic Search Center)

Modèle de site qui fournit des fonctions de recherche de base.

Référentiel de processus Visio (Visio Process Repository)

Ce modèle permet d’afficher, de partager et de stocker des schémas de processus Visio.

Modèles de sites SharePoint 2016 de Publication

Portail de publication (Publishing Portal)

Vous utiliserez ce modèle pour publier des pages web avec des flux de travail d’approbation. Il offre une grande richesse en termes de mise en page et de personnalisation.

Notamment, vous l’utiliserez pour un portail intranet important ou un site Internet, qui comportent un grand nombre de lecteurs et moins de rédacteurs.

Wiki d’entreprise (Enterprise Wiki)

Ce modèle permet de centraliser les connaissances et la gestion de projet dans l’entreprise. Les sites Wiki d’entreprise sont flexibles et faciles à créer.

À noter que le modèle de SharePoint 2013 intitulé Catalogue de produits, qui permet de gérer les données d’un catalogue de produits destiné à être publié sur un site, a disparu en tant que tel de SharePoint 2016.