Héritage des autorisations SharePoint

La notion d’héritage des autorisations SharePoint est le fondement du modèle de sécurité SharePoint. A chaque fois qu’un nouvel objet est créé, il hérite par défaut des autorisations de son parent.

Par exemple, un nouveau site dans une collection de site hérite par défaut des autorisations du site parent. Un sous-site d’un site hérite par défaut des autorisations du site parent. De même, si vous créez une nouvelle bibliothèque dans un site, elle héritera par défaut des autorisations du site.

Lisez aussi l’article sur les plans de nommage des groupes de sécurité SharePoint.

Pensez aussi à mettre à jour régulièrement votre ferme SharePoint afin de corriger d’éventuelles vulnérabilités.

Un héritage par défaut à tous niveaux

L’héritage s’applique par défaut. Toutefois, à la création d’un objet, vous pouvez demander des autorisations uniques pour que l’objet n’hérite pas des autorisations de son parent.

Héritage des autorisations SharePoint
Héritage des autorisations SharePoint

L’héritage fonctionne en cascade. Les autorisations données sur un site s’appliquent aux sites enfants et aux objets qu’ils contiennent (bibliothèques, listes), ainsi qu’aux enfants des sites enfants, etc. Autrement dit, chaque enfant hérite de son parent, qui hérite lui-même de son parent, etc.

Tant que l’héritage n’est pas rompu, il maintient un lien dynamique avec les autorisations de l’objet du parent. Ce qui signifie que toute modification d’une autorisation du site parent, par exemple, est automatiquement appliquée à tous les objets enfants qui héritent des autorisations.

Rompre l’héritage

Si vous voulez modifier des autorisations existants d’un objet enfant, ci celui-ci hérite des autorisations de l’objet parent, il suffit de rompre l’héritage. Lorsque que l’héritage est rompu, les autorisations de l’objet parent sont recopiés sur l’objet enfant sans lien dynamique et les autorisations de l’objet enfant deviennent modifiables.

Héritage des autorisations rompu
Héritage des autorisations rompu

Vous pouvez rétablir l’héritage à tout instant. Dans ce cas, toutes les autorisations existantes de l’objet enfant sont perdues.

Différences de l’héritage des autorisations SharePoint avec les ACL de NTFS

Le modèle d’héritage des autorisations SharePoint ressemble à celui mis en oeuvre par Microsoft avec le système de fichiers NTFS (New Technology File System) de Windows. Cependant, il s’en écarte sur certains points.

En particulier, dans le modèle de sécurité de SharePoint, il faut impérativement rompre l’héritage pour modifier ou ajouter une nouvelle autorisation.

Au contraire, dans NTFS, il est possible de rajouter une ACE (Access Control Entries) à une ACL (Access Control List) héritée.

Rapidité dans les cas simples

Le principal avantage de ce modèle d’héritage des autorisations SharePoint est sa simplicité et sa rapidité. En effet, aucune configuration particulière de sécurité n’est nécessaire. C’est sa force dans les implémentations de SharePoint où la sécurité n’est pas une grande préoccupation.

Notamment, vous modifiez les autorisations d’une collection de sites et ils s’appliquent automatiquement à tous les sites enfant.

Toutefois, les audits de sécurité révèlent deux écueils principaux : trop de droits et pas assez de droits.

Difficultés réelles aussi

Certains administrateurs n’ont pas toujours à l’esprit les conséquences de certaines décisions qui semblent anodines.

A l’inverse une politique trop restrictive peut exclure à tort certaines catégories d’utilisateurs. Notamment, c’est le cas des utilisateurs de l’organisation qui se trouvent dans des filiales.

Pour diverses raisons, ils ne voudront pas ou ils ne pourront pas se manifester . Dans ce cas, ils créeront de toutes pièces un gisement de données “pirate”, qui échappera à l’administration générale.

Outils d’administration de la sécurité

Toutefois, les versions de SharePoint 2013 et suivantes améliorent grandement la situation.

Globalement, il y a un manque d’outils natifs pour les administrateurs pour planifier et maintenir les autorisations SharePoint.

Sans qu’il s’agisse d’une recommandation (!), j’ai apprécié des outils de sociétés commerciales comme ceux de Varonis qui permettent d’avoir des rapports d’une grande clarté sur les autorisations accordées.

Pour mémoire, AvePoint qui est un acteur historique de SharePoint propose aussi des outils de gouvernance. Toutefois, je n’ai pas trouvé l’équivalent de Varonis.

Avec une approche différente, TITUS propose une solution intéressante avec l’utilisation de métadonnées pour gérer la sécurité.

Enfin pour les adeptes de l’huile de coude, il y a toujours les scripts gratuits de Gary Lapointe: cmdlets PowerShell et commandes STSADM. Ils permettent de construire une solution complète et évolutive d’analyse de la configuration de sécurité.

Share Button

Métadonnées gérées cachées

Les utilisateurs ne voient pas les valeurs des métadonnées gérées des documents des bibliothèques. Ils ne voient pas non plus les valeurs des métadonnées gérées des éléments des listes.

Ce comportement les empêche de faire une recherche sur les métadonnées.

Pourtant, tous ces utilisateurs ont des droits de collaboration, voire de conception, sur la totalité des sites concernés. Il ne s’agit donc pas d’un problème lié aux autorisations.

Par ailleurs, l’administrateur de la collection de sites continue à voir et à manipuler les valeurs sans difficulté. L’application de services des métadonnées gérées est donc hors de cause.

Résoudre le problème lié aux métadonnées gérées

Pour des raisons de sécurité, l’administrateur SharePoint ne permet pas aux utilisateurs de voir les métadonnées gérées SharePoint.

En effet, les utilisateurs ne peuvent pas voir les valeurs attribuées aux colonnes de métadonnées gérées d’entreprise ou mots-clés dans les listes ou des bibliothèques. Toutefois, les administrateurs de collections de sites sont en mesure de voir ses valeurs.

Lorsque vous mettez en oeuvre la taxonomie, vous disposez de métadonnées qui caractérisent les documents en fournissant des informations supplémentaires. Ces informations peuvent être parfois suffisamment importantes pour qu’elles n’apparaissent pas à la vue de tous.

Par exemple, un laboratoire pharmaceutique qui travaille sur un projet d’une nouvelle molécule ne veut pas que les personnes étrangères au projet récolte la moindre information dessus.

C’est la raison pour laquelle les utilisateurs ne voient pas systématiquement les métadonnées.

Dans la pratique, ce comportement est lié aux autorisations de la liste cachée TaxonomyHiddenList.

Cette liste met en cache l’essentiel des termes gérés et les mots clés pour une recherche rapide, plutôt que de devoir également interroger la base de données de métadonnées gérées.

Pour accéder à la liste, pointez votre navigateur sur:

http://sharepoint/Lists/TaxonomyHiddenList

Accédez aux autorisations de la liste et ajoutez Utilisateurs authentifiés avec un accès en lecture pour autoriser tous les utilisateurs authentifiés de Windows.

Métadonnées gérées
TaxonomyHiddenList
Share Button

Métadonnées gérées SharePoint

La différence entre une implémentation réussie ou bancale de SharePoint repose essentiellement sur la bonne utilisation des métadonnées et des métadonnées gérées SharePoint.

Une fois que le référentiel de données est défini, créé et alimenté, il reste à définir les méthodes d’accès à ces données qui doivent être simples et conviviales.

Rôle des métadonnées gérées SharePoint

La réponse de Microsoft consiste à s’appuyer sur l’application de services des métadonnées gérées SharePoint de SharePoint.

C’est un service qui permet aux organisations de définir leurs structures de métadonnées et celles qui sont disponibles dans SharePoint. Les utilisateurs peuvent naviguer rapidement dans l’arborescence pour attribuer des métadonnées pertinentes associées au contenu. Le service de métadonnées peut être utilisé pour fournir des métadonnées dans plusieurs fermes de l’organisation.

Toutefois, le référentiel de données a été créé dans les organisations, bien avant l’arrivée de SharePoint et l’application de services des métadonnées gérées SharePoint. Aussi, une proposition simple d’alimentation automatisée des métadonnées gérées SharePoint est vue à la fin de l’article.

Saisies assistées

L’utilisation du magasin de métadonnées gérées SharePoint permet de faire des saisies assistées. Par exemple, si vous avez défini la taxonomie suivante dans les métadonnées gérées SharePoint:

métadonnées gérées SharePoint
Arborescence de la taxonomie des métadonnées gérées SharePoint

Une liste Equipements est créée avec les 3 colonnes suivantes :

  • Lots: champ Titre renommé
  • Electro-Ménager: colonne de type métadonnées gérées SharePoint qui pointe sur l’ensemble de termes ‘Blanc’
  • Meubles: colonne de type métadonnées gérées SharePoint qui pointe sur l’ensemble de termes ‘Brun’

Lorsque l’utilisateur débute une saisie dans le champ Electro-Ménager, les valeurs correspondantes s’affiche.

Saisie assistée avec les métadonnées gérées SharePoint
Saisie assistée avec les métadonnées gérées SharePoint

Il est aussi possible d’avoir la liste de toutes les valeurs en cliquant sur l’icône en forme de double étiquettes:

Liste de toutes les valeurs d'un ensemble de termes
Liste de toutes les valeurs d’un ensemble de termes

Approvisionnement des métadonnées gérées SharePoint

La création de l’application de services des métadonnées gérées SharePoint peut se faire à l’aide de l’interface graphique utilisateur ou via PowerShell. L’utilisation de PowerShell est incontestablement plus souple, plus rapide et plus puissante. Toutefois, pour des raisons purement pédagogiques, vous le ferez avec l’interface graphique.

Dans l’administration centrale SharePoint, allez dans la gestion des applications de services puis créez une nouvelle application de service de type métadonnées gérées SharePoint.

Puis renseignez les champs suivants :

Création de l'application de services des métadonnées gérées SharePoint
Création de l’application de services des métadonnées gérées SharePoint

Maintenant, pour provisionner l’application de services des métadonnées gérées SharePoint, cliquez simplement dessus: la création de la taxonomie est simple et intuitive grâce à l’utilisation du clic droit.

Par contre, n’oubliez pas d’indiquer que votre compte est administrateur du magasin de termes, sinon vous ne pourrez rien faire. Pensez aussi éventuellement à indiquer la langue par défaut.

Provisionnement du magasin de termes des métadonnées gérées SharePoint
Provisionnement du magasin de termes des métadonnées gérées SharePoint

Les langues s’ajoutent grâce aux modules linguistiques SharePoint.

Concentrateur de type de contenu

Lors de la création, l’assistant demande de renseigner la zone intitulée Content Type hub.

Le Content Type Hub permet de partager les types de contenu avec les autres collections de sites de la ferme ou d’autres fermes.

Autrement dit, vous définissez une seule fois vos types de contenu sur une collection de sites quelconque (par exemple, http://formation).

Allez dans les paramètres de la collection de sites qui servira à publier les types de contenu. Dans ses paramètres, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites et recherchez la fonctionnalité intitulée Concentrateur de syndication de type de contenu. Activez cette fonctionnalité:

Fonctionnalité Concentrateur de syndication de type de contenu
Fonctionnalité Concentrateur de syndication de type de contenu

Ensuite, vous choisissez les types de contenu que vous souhaitez publier sur d’autres collections de sites.

Par exemple, si vous voulez partager le type de contenu Paris Core Columns, allez dans ses paramètres et cliquez sur Gérer la publication de ce type de contenu:

Paramètres d'un type de contenu
Paramètres d’un type de contenu

Ensuite, cliquez sur le bouton OK pour valider la publication.

Publication d'un type de contenu
Publication d’un type de contenu

Si vous apportez des modifications à ce type de contenu (ajout d’une colonne, etc), pensez à le republier manuellement.

Si vous voulez actualiser les sites qui sont abonnés à ce type de contenu, vous pouvez le demander explicitement. Pour cela, allez dans les paramètres d’administration de la collection de sites qui héberge les types de contenu à publier:

Journal des erreurs des applications de services de type de contenu
Journal des erreurs des applications de services de type de contenu

Cliquez sur le lien Publication de type de contenu et cochez la case Actualiser tous les types de contenu publiés lors de la prochaine mise à jour.

Publication de type de contenu
Publication de type de contenu

Sous la section Concentrateurs s’affiche la liste de tous les types de contenu qui doivent être publiés: Paris Core Columns, Nantes Core Columns, etc.

Erreurs liées aux métadonnées gérées SharePoint

Si la publication ne s’effectue pas correctement, vérifiez le journal des erreurs de publication de type de contenu.

Vous pouvez aussi vérifier un autre journal: le Journal des erreurs des applications de services de type de contenu. Ce journal se trouve dans les paramètres d’administration de la collection de sites qui héberge les types de contenu à publier.

Journal des erreurs des applications de services de type de contenu
Journal des erreurs des applications de services de type de contenu

Il donne des détails sur des dysfonctionnements éventuels des applications de service des métadonnées gérées SharePoint.

Un problème souvent rencontré concerne la création d’un type de contenu, ou d’une colonne de site, dans une collection de site cible et qui porte le même nom qu’un type de contenu (ou une colonne de site) publié.

Compte-tenu de la diversité des causes possibles, un autre article viendra compléter celui-ci pour exposer des cas d’erreurs liées aux métadonnées gérées SharePoint.

Import dans le magasin de données

Lorsqu’il existe déjà un référentiel “maison” de données, il faut imaginer une solution pour alimenter le magasin des métadonnées de SharePoint.

Vous pouvez alimenter le magasin de données à l’aide d’un fichier au format CSV. Vous trouverez un exemple de fichier dans les propriétés (“page d’accueil”) de l’application de service des métadonnées gérées SharePoint.

Toutefois, cela n’est possible que ponctuellement et ce n’est pas envisageable dans une véritable organisation.

Une autre solution consiste à développer avec Visual Studio un job SharePoint pour le faire systématiquement. Un développeur expérimenté peut le faire en 4/5 jours selon la complexité de la tâche.

Enfin, une dernière solution privilégie la simplicité avec PowerShell.

Le référentiel de données existant produit des fichiers au format texte et encodés en UTF-8. Ces fichiers contiennent toutes les valeurs de listes en respectant le formalisme attendu par SharePoint.

Ensuite, grâce au travail de Vlad Catrinescu, un petit script PowerShell et une tâche planifiée permet d’automatiser l’import.

Importez des données fictives avec le fichier ZIP Metadata.zip.

Share Button

Colonne à incrémentation automatique

Comment créer une colonne à incrémentation automatique dans SharePoint pour avoir un numéro d’ordre qui s’incrémente automatiquement pour chaque nouvel élément d’une liste. Par exemple, pour avoir un numéro de facture différent à chaque facture, ou pour des commandes, etc.

Le mécanisme proposé dans ce tutoriel ne nécessite aucun codage ou développement. Il utilise le navigateur et SharePoint Designer pour créer un flux de travail. Vous devez disposer au minimum des droits de conception.

Procédure de création du chrono

Cette procédure est détaillée dans l’article sur les colonnes calculées.

Alors, la première étape est de créer une liste qui contiendra le chrono des autres listes. Vous nommerez cette liste Chrono.

Outre la colonne Titre, cette liste personnalisée doit avoir 2 autres colonnes. Une colonne de type Nombre, intitulée NumeroSuivant et une colonne calculée, intitulée NumeroAvenir.

Dans cet exemple, NumeroSuivant contiendra la valeur du prochain numéro à utiliser.

Par ailleurs, NumeroAvenir est une simple incrémentation de NumeroSuivant. Elle permet de faire une addition qui ne peut pas être faite simplement dans le flux de travail. Cette colonne sera donc utilisée dans le flux de travail, comme NumeroSuivant.

De plus, la colonne NumeroAvenir a pour formule:

= NumeroSuivant+1

Le résultat renvoyé est de type Nombre.

Ajout d’un nouvel élément dans la liste Chrono

Ensuite, ajoutez un nouvel élément qui servira pour la liste Commandes. Vous créerez la liste Commandes plus tard. La numérotation des commandes commencent à 1000.

De plus, comme la liste Chrono peut contenir plusieurs éléments, c’est grâce à la valeur du titre de l’élément (“Commandes” dans cet exemple) que vous retrouverez dans le flux de travail l’élément correspondant

Par ailleurs, si vous le voulez, vous pouvez aussi ajouter un autre élément pour les factures :

Élément Liste Factures afficher
Élément Liste Factures afficher

Création de la colonne à incrémentation automatique

Tout d’abord, vous allez créer une liste intitulée Commandes. Dans cet exemple, il s’agit d’une liste personnalisée mais cela fonctionne de la même façon avec une liste de type annonces ou une bibliothèque.

Par ailleurs, vous pouvez aussi créer une liste Factures. La procédure est complètement symétrique pour la liste Factures. Pour des raisons de clarté, vous ne trouverez ici que la procédure de la liste Commandes.

Ensuite, dans la liste Commandes, créez une colonne de type nombre, nommée NumeroOrdre. Il s’agit de la colonne à incrémentation automatique.

Colonne à incrémentation automatique
Colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre à créer

Création d’une colonne de calcul

Puis, créez une nouvella colonne. Elle est de type valeur calculée et elle s’intitule NumeroCde. Vous l’alimentez avec la formule :

=CONCATENER("NUM";ANNEE(Modifié);"-";GAUCHE("000000";6-(NBCAR(TEXTE(NumeroOrdre;0))));TEXTE(NumeroOrdre;0))

Par ailleurs, elle renvoie des données de type texte.

Champ NumeroCde à créer
Champ NumeroCde à créer

Ajouter un nouvel élément dans la liste Commandes

Ensuite, pour vérifier le bon fonctionnement des formules, vous ajoutez un nouvel élément dans la liste. Pour l’instant, vous renseignez manuellement la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre. Lorsque le flux de travail sera terminé, ce champ sera alimenté automatiquement.

Élément Liste Commandes à alimenter
Élément Liste Commandes à alimenter

Le résultat donne :

Élément Liste Commandes affiché
Élément Liste Commandes affiché

Création du flux de travail avec SharePoint Designer

Ouvrez SharePoint Designer. Puis ouvrez votre site SharePoint dans SharePoint Designer. Patientez quelques secondes, le temps que SharePoint Designer récupère les informations du site SharePoint.

Dans SharePoint Designer, cliquez sur Flux de travail dans le menu de gauche.

Dans le menu du haut, cliquez sur Flux de travail de liste et sélectionnez la liste Commandes: La fenêtre Créer un flux de travail de liste s’ouvre.

Nommez votre flux de travail AutoInc puis cliquez sur le bouton OK.

Dans le menu du haut, cliquez sur Condition et ajoutez la condition Si le champ de l’élément actif est égal à la valeur.

Cette condition vous permet de tester que la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre est bien vide avant de l’alimenter.

Cliquez sur la première zone champ. Dans la liste déroulante qui s’ouvre, sélectionnez la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre.

Cliquez sur la zone est égal. Dans la liste déroulante, sélectionnez est inférieur ou égal à.

Ensuite, cliquez sur la zone valeur et tapez 0.

Test du champ NumeroCde
Test du champ NumeroCde

Débugger le workflow

SharePoint Designer n’offre pas d’outils simples pour débugger l’écriture du flux de travail. Pour vous aider à vérifier le bon fonctionnement du flux de travail, vous allez directement consigner les événements du flux de travail dans son historique.

Pour cela, cliquez dans la zone intitulée Commencez à taper ou utiliser le groupe Insertion dans le ruban, puis dans le ruban du haut, cliquez sur le bouton Action. Dans la liste déroulante, sélectionnez l’action Consigner dans l’historique qui se trouve sous la section Actions principales.

Cliquez sur la zone intitulée ce message: une petite fenêtre s’ouvre. Directement dans la petite fenêtre, tapez le message NumeroOrdre est vide. Lorsque que le flux de travail s’exécutera vous pourrez ainsi vérifier son fonctionnement. Vous verrez comment concrètement plus tard.

Consigner les messages

Si la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre n’est pas vide, il serait aussi intéressant de le savoir pour comprendre ce qui s’est passé au moment de l’exécution du flux de travail.

Pour le savoir, vous cliquez sur le bouton Branche Sinon-Si dans le ruban. Si vous le bouton Branche Sinon-Si est grisé, cliquez sous l’action que vous venez d’ajouter.

De manière générale, vous devez être très attentif à l’endroit où vous cliquez pour éviter des erreurs. Toutefois, il est possible de déplacer les actions quand elles ont été mal positionnées. Ce n’est pas le cas avec les conditions.

Sous la branche Else, vous allez ajouter l’événement que NumeroOrdre n’est pas vide dans l’historique.

Si vous cliquez à nouveau sur le bouton Action, vous remarquerez que les dernières actions sont regroupées sous la section Actions récentes (en haut de la liste). Ainsi, vous pouvez plus rapidement retrouver les actions que vous manipuler le plus.

Cliquez sur Consigner dans l’historique. Cliquez sur la zone intitulée ce message. Dans la petite fenêtre, tapez le message NumeroOrdre n’est pas vide.

Test du champ NumeroCde
Test du champ NumeroCde

Modifier le nom de l’étape

La tâche suivante est facultative. Vous allez modifier le titre de l’étape de Étape 1 en Calcul.

Cliquez directement sur le sur le titre Étape 1: le texte s’affiche dans une petite fenêtre. Dans cette fenêtre, remplacer Étape 1 par Calcul.

Test champ NumeroCde
Test champ NumeroCde

Maintenant, il faut successivement mettre à jour la colonne NumeroOrdre de la liste Commandes puis la colonne NumeroSuivant de la liste Chrono.

Mise à jour de la colonne NumeroOrdre

Cliquez sous Consigner NumeroOrdre est vide dans l’historique du flux de travail. Ensuite, cliquez sur le bouton Action du ruban. Dans la liste déroulante, sélectionnez Mettre à jour l’élément de la liste sous la section Actions de liste.

Flux de travail modifié
Flux de travail modifié

Dans cette action, cliquez sur la zone cette liste.

Modification de la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre
Modification de la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre

Il faut indiquer à SharePoint Designer, la colonne à mettre à jour. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter.

Modification de la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre
Modification de la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre

Sous la zone Appliquer à ce champ, sélectionnez la colonne NumeroOrdre.

Pour spécifier la valeur à assigner à NumeroOrdre, cliquez sur le bouton fx.

La fenêtre qui s’ouvre va vous permettre d’indiquer à SharePoint Designer, la colonne qui sera utilisée pour alimenter NumeroOrdre.

Dans cette fenêtre, cliquez sur la liste déroulante en face de Source de données puis sélectionnez Chrono. Au moment où vous sélectionnez Chrono, la fenêtre change d’aspect et une boite supplémentaire (“Rechercher l’élément de liste”) vient s’ajouter en bas. C’est normal, vous allez bientôt comprendre pourquoi.

Pour l’instant, en face de Champ de la source, sélectionnez NumeroSuivant.

Récapitulatif intermédiaire des manipulations précédentes

Arrivé à ce stade, qu’avez-vous fait ?

1) Vous avez indiqué que la colonne NumeroOrdre (liste: Commandes) doit être mise à jour
2) Vous venez d’indiquer que la colonne NumeroOrdre sera mise à jour à partir de la colonne NumeroSuivant (liste: Chrono)
Vous pourriez penser que c’est suffisant et que la boite supplémentaire de dialogue supplémentaire est inutile.

Sélection du bon élément dans la liste Chrono

Cependant, la liste Chrono peut avoir de nombreux éléments, il est donc nécessaire d’indiquer à SharePoint Designer quel élément de la liste Chrono doit être sélectionné. C’est l’objectif de la boite de dialogue supplémentaire.

La sélection se fait en indiquant un critère (rôle de la zone Champ) et une valeur (zone Valeur). Dans champ, vous indiquez Titre et dans valeur vous tapez Commandes.

“Commandes” est le nom de l’élément créé plus haut dans la liste Chrono.

Modification de la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre
Modification de la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre

Cliquez sur le bouton OK.

Une fenêtre s’affiche avec un message d’avertissement qui vous informe que la recherche définie peut renvoyer plusieurs valeurs. Le workflow utilisera systématiquement la première valeur, qu’il en existe une ou plusieurs. Vous savez qu’il n’y en a qu’une mais SharePoint Designer n’en sait rien.

Cliquez sur le bouton Oui: la fenêtre Affectation de valeurs mise à jour apparait:

Modification de la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre
Modification de la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre

Cliquez sur le bouton OK: la fenêtre Mettre à jour les éléments de liste mise à jour apparait:

Modification de la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre
Modification de la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre

Cliquez sur le bouton OK.

Flux de travail modifié
Flux de travail modifié

Mettre à jour la colonne NumeroSuivant

Maintenant, il ne reste plus qu’à mettre à jour la colonne NumeroSuivant de la liste Chrono avec NumeroAvenir de la liste Chrono aussi.

Cliquez sous Mettre à jour l’élément dans Élément en cours. Ensuite, cliquez sur le bouton Action du ruban. Sélectionnez Mettre à jour l’élément de la liste sous la section Actions récentes (en haut).

Dans cette action, cliquez sur la zone cette liste.

En face de Liste, cliquez sur la liste déroulante puis sélectionnez Chrono. Au moment où vous sélectionnez Chrono, la fenêtre change d’aspect et une boite supplémentaire (“Rechercher l’élément de liste”) vient s’ajouter en bas.

Cliquez sur le bouton Ajouter.

Sous la zone Appliquer à ce champ, sélectionnez la colonne NumeroSuivant.

Pour spécifier la valeur à assigner à NumeroSuivant, cliquez sur le bouton fx.

La fenêtre qui s’ouvre va vous permettre d’indiquer à SharePoint Designer, la colonne qui sera utilisée pour alimenter NumeroSuivant.

Dans cette fenêtre, cliquez sur la liste déroulante en face de Source de données puis sélectionnez Chrono. Au moment où vous sélectionnez Chrono, la fenêtre change d’aspect et une boite supplémentaire (“Rechercher l’élément de liste”) vient s’ajouter en bas.

Pour l’instant, en face de Champ de la source, sélectionnez NumeroAvenir.

Dans champ, vous indiquez Titre et dans valeur vous tapez Commandes. “Commandes” est le nom de l’élément créé plus haut dans la liste Chrono.

Cliquez sur le bouton OK.

Une fenêtre s’affiche avec un message d’avertissement. Celui-ci vous informe que la recherche définie peut renvoyer plusieurs valeurs et que dans ce cas, seule la première sera utilisée.

Cliquez sur le bouton Oui: la fenêtre Affectation de valeurs mise à jour apparait:

Modification du champ NumeroSuivant
Modification du champ NumeroSuivant

Cliquez sur le bouton OK: la fenêtre Mettre à jour les éléments de liste apparaît partiellement mise à jour:

Modification du champ NumeroSuivant
Modification du champ NumeroSuivant

Second récapitulatif des manipulations précédentes

Arrivé à ce stade, qu’avez-vous fait ?

1) Vous avez indiqué que la colonne NumeroSuivant (liste: Chrono) doit être mise à jour
2) Vous venez d’indiquer que la colonne NumeroSuivant sera mise à jour à partir de la colonne NumeroAvenir (liste: Chrono)
3) Vous avez même précisé le critère de sélection (Titre=”Commandes”) pour savoir de quel élément, la valeur de NumeroAvenir sera obtenue.

Mise à jour du bon élément

Cependant, vous devez aussi indiquer de quel élément la valeur de NumeroSuivant doit être mise à jour. C’est le rôle de la boite de dialogue Rechercher l’élément de liste.

En face de Champ, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez Titre. Dans valeur, tapez Commandes.

Une fenêtre s’affiche avec un message d’avertissement. Celui-ci vous informe que la recherche définie peut renvoyer plusieurs valeurs et que dans ce cas, seule la première sera utilisée.

Cliquez sur le bouton Oui: la fenêtre Affectation de valeurs mise à jour apparait:

Modification du champ NumeroSuivant
Modification du champ NumeroSuivant

Cliquez sur le bouton OK.

Flux de travail à jour

Le flux de travail devient:

Flux de travail modifié
Flux de travail modifié

Dans le ruban, cliquez sur le bouton Enregistrer (ou faites CTRL+S).

Dans le fil d’Ariane:

Etape de calcul
Etape de calcul

Cliquez sur AutoInc pour accéder aux paramètres du flux de travail.

Sous Options de démarrage, cochez la case Démarrer automatiquement le flux de travail lorsqu’un élément est créé.

Options de démarrage
Options de démarrage

Cette option permettra un démarrage systématique du flux de travail, et donc une mise à jour automatique du NumeroOrdre.

Puis, dans le ruban, cliquez sur le bouton Enregistrer (ou faites CTRL+S).

Publication du flux de travail

Ensuite, cliquez sur le bouton Publier.

Si vous ne publier pas votre workflow, il ne s’exécutera pas et il n’apparaîtra pas dans les Paramètres du flux de travail de la liste.

Ensuite, patientez quelques instants.

Enfin, fermez SharePoint Designer puis retournez sur le navigateur.

Ajout de nouveaux éléments dans la liste Commandes

Avec le navigateur, ouvrez la liste Commandes. Éventuellement, supprimez les éléments présents dans la liste.

Puis, ajoutez un nouvel élément : ne renseignez pas la colonne à incrémentation automatique NumeroOrdre.

Nouvel élément de la liste Commandes
Nouvel élément de la liste Commandes

Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider votre saisie.

Pour rafraîchir l’affichage du navigateur, faites CTRL+F5 (n’oubliez pas d’appuyer sur la touche CTRL !). En effet, le CTRL+F5 permet de forcer le navigateur Internet Explorer à faire u,e nouvelle demande au serveur sans utiliser son cache local.

Affichage du nouvel élément de la liste Commandes
Affichage du nouvel élément de la liste Commandes

Selon la charge de votre serveur, SharePoint affiche que le flux de travail est en cours. Il peut aussi indiquer qu’il est terminé.

Ensuite, faites CTRL+F5 pour rafraîchir l’écran.

Affichage du nouvel élément de la liste Commandes
Affichage du nouvel élément de la liste Commandes

En effet, vous constatez que le workflow a bien mis à jour la colonne NumeroCde.

Vérification de la mise à jour de liste Chrono

Ensuite, à titre de vérification, cliquez sur la liste Chrono pour savoir les valeurs contenues:

Affichage de la liste Chrono
Affichage de la liste Chrono

L’élément Commandes s’incrémente correctement tandis que l’élément Factures ne change pas.

Maintenant vous retournez sur la liste Commandes et saisissez 2 ou 3 commandes supplémentaires et vérifiez que le NumeroCde s’alimente correctement:

Affichage de la liste Commandes
Affichage de la liste Commandes

Ensuite, après avoir vérifié que tout fonctionne bien, dans un souci d’esthétique, vous pouvez modifier l’affichage pour cacher la colonne NumeroOrdre.

Vous pouvez aussi cliquer sur une valeur Terminé sous AutoInc. En effet, sous la section Historique des flux de travail, vous verrez uniquement indiqué dans la colonne Description : NumeroOrdre est vide.

Vérifiez à nouveau Chrono:

Affichage de la liste Chrono
Affichage de la liste Chrono

Maintenant, vous savez comment créer un flux de travail qui alimente une colonne à incrémentation automatique, comme par exemple un numéro d’ordre.

Share Button