Nouveautés de SharePoint 2013

Parmi l’avalanche de documents passionnants et de vidéos sur les nouveautés de SharePoint 2013, un document de Microsoft permet d’évaluer les apports de ce progiciel.

Vous trouverez ci-dessous la synthèse en français, augmentée d’informations spécifiques, des apports qui nous ont semblé les plus pertinents.

Nouveautés de SharePoint 2013
Nouveautés de SharePoint 2013

Indéniablement, SharePoint Server 2013 permet d’augmenter les performances sans augmenter les coûts. Ce qui fait son succès car, au sein des organisations, il est demandé de faire plus chaque jour avec des budgets réduits.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour la sécurité

Concernant les nouveautés de SharePoint 2013, la sécurité propose d’importantes améliorations.

L’archivage, la conservation et des capacités de découvertes permettent de simplifier et d’automatiser le processus de protection et de préservation des affaires.

Information Rights Management (IRM) est encore mieux intégré afin de contrôler qui lit ou copies les informations, indépendamment de l’endroit où il est stocké.

Même si le modèle des droits n’a pas fondamentalement évolué, la gestion des autorisations devient plus facilement compréhensible. Par exemple, les niveaux d’autorisations associées aux utilisateurs et aux groupes s’affichent grâce à un simple survol de souris.

Les délégations d’autorisations, utilise le modèle fourni par OAuth 2.0. OAuth sert de clé de service qui permet “d’agir au nom des permissions accordées”.

SharePoint 2013 a introduit des politiques de conservation au niveau du site. Cela permet d’améliorer la détection des sites devenus obsolètes. Aussi, afin de maîtriser la quantité de données stockées dans SharePoint Server, la fermeture et suppression de sites respecte les politiques établies par l’informatique et permet aux utilisateurs de fermer et supprimer des sites qui ne sont plus nécessaires.

Afin de lutter contre les attaques d’iFrames, l’informatique et les administrateurs de collection de sites peuvent désormais spécifier des droits pour pouvoir insérer un iFrame dans une page.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour les performances

Toujours pour les nouveautés de SharePoint 2013, le “Storage shredded” permet de minimiser les fichiers et la taille du fichier car le stockage est proportionnel aux modifications faites au fichier. En cas de modification d’une partie du fichier, ce n’est donc pas la totalité du contenu du fichier qui est stockée.

Le cache distribué permet de s’assurer qu’aucune requête ne prend trop de temps. Ce mécanisme de mise en cache est un nouveau service qui est construit sur le modèle de mise en cache d’AppFabric de Windows Server 2012. Donc, lorsque vous stockez quelque chose sur un seul serveur, il sera mis à la disposition des autres serveurs, ce qui aura un impact positif du point de vue des performances.

Par ailleurs, SharePoint Server 2013 offre une réduction significative des entrées / sorties disques, ainsi que des conflits éventuels de ressources.

Le Téléchargement minimal de SharePoint Server 2013 améliore considérablement les performances liées au chargement des pages. Grâce à une interface gestionnaire de téléchargement entre les contrôles et les espaces réservés de contenu sur la page et le serveur, un utilisateur ne reçoit que la différence entre la source et la page de destination, afin de réduire la bande passante et d’améliorer la performance globale.

La Gestion des demandes (“Request Management“) permet de rediriger les requêtes entrantes spécifiques à des serveurs dédiés, qui vont gérer cette charge de travail spécifique.

Les requêtes sont hiérarchisées et acheminées à travers un moteur de règles qui détermine la nature de la demande et la réponse appropriée. Par exemple, la Gestion des demandes peut être utilisée pour identifier et bloquer les demandes des robots web ou prioriser les demandes pour préserver les ressources.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour l’intégration Office

Dans les nouveautés de SharePoint 2013, vous noterez que PowerPoint Service Automation, qui est similaire au service d’automatisation Word actuel, permet de convertir automatiquement les présentations Microsoft PowerPoint dans une variété de formats y compris en pages Web et en fichiers PDF.

Les services Visio sont une application de service qui permet aux utilisateurs de partager et de visualiser les fichiers Microsoft Visio. Le service permet également aux fichiers de données des dessins Visio d’être rafraîchis et mis à jour à partir de diverses sources de données. Il est possible de se connecter à plus de sources de données, comme des fichiers individuels Visio, des listes externes d’un BCS (“Business Connectivity Services “), ou SQL Azure.

Il est aussi possible d’ajouter des commentaires dans les fichiers Visio, ainsi, de sorte que vous pouvez avoir une discussion sur ce fichier directement dans les services de Visio.

Office Web Apps Server est un nouveau produit serveur autonome qui offre des fonctionnalités d’une application Office Web sur votre réseau privé. Il peut aussi servir plusieurs batteries de serveurs SharePoint pour la visualisation et l’édition de documents. Même si vous n’avez pas SharePoint installée dans votre environnement, il peut être installé en tant que produit séparé. Cela procure un grand avantage, car il peut être géré et maintenu indépendamment de SharePoint.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour le microblogging

Le nouveau service de profil utilisateur de SharePoint Server 2013 simplifie l’accès aux propriétés de l’utilisateur avec de nouvelles options d’importation de profil. Outre la possibilité de garder Microsoft Forefront Identity Manager, il est aussi possible d’utiliser la synchronisation directe d’Active Directory, ou d’utiliser un gestionnaire d’identité externe. Des améliorations significatives de performance et de flexibilité viennent enrichir ce service.

L’expérience de navigation de Mon site est simplifiée et intégrée.

Une nouvelle page des tâches utilisateur globales du serveur SharePoint, Microsoft Outlook et Microsoft Project fait son apparition. Toutes vos tâches de SharePoint, Exchange, Project s’affichent dans la vue Mes Tâches. Ainsi, vous savez toujours exactement ce qu’on attend de vous. À partir de cette vue, vous pouvez également modifier vos tâches.

La page Nouveautés de Mon site fournit des vues agrégées des activités liées aux intérêts de l’utilisateur. La nouvelle fonctionnalité de microblogging permet aux utilisateurs de participer à des conversations en postant des commentaires et des réponses, des images et des liens message, utiliser des balises de hachage (“#Hashtags”) pour trouver les mots clés que les utilisateurs peuvent suivre et rechercher. Ce microblogging permet de suivre non seulement les personnes mais aussi des documents, des sites et des balises de hachage.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour l’expérience utilisateur

Toujours dans les nouveautés de SharePoint 2013, les Notifications d’état du système s’adressent aussi bien aux administrateurs qu’aux utilisateurs afin de leur présenter l’information importante au sujet des activités de SharePoint et sa disponibilité.

Les thèmes sont plus facilement personnalisables. Le gestionnaire de conception (“Design Manager“) permet la personnalisation grâce au navigateur. Par exemple, il devient beaucoup plus aisé de rajouter une image d’arrière-plan.

Grâce aux fonctionnalités natives de HTML5, non seulement, il est possible d’intégrer des vidéos existantes dans l’Internet, comme les vidéos YouTube, mais aussi d’enregistrer des vidéos au sein de SharePoint.

Le rendu d’image (“image renditions“) permet de redimensionner l’image. Mais, il ne s’agit pas seulement de redimensionner l’image en taille originale pour une taille plus petite puis de l’envoyer au client. Il s’agit aussi d’avoir des versions différentes de l’image et de les utiliser qu’au sein du contenu.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour la mise à niveau

Avec la Mise à jour différée, l’expérience de mise à niveau a été repensée entièrement. Elle est conçue pour équilibrer les besoins des utilisateurs avec ceux de l’informatique.

Cette fonctionnalité permet de mettre à niveau SharePoint Server 2010 sans avoir à mettre à jour les sites utilisateurs.

Les administrateurs fonctionnels ont accès aux contrôles de santé de la collection de sites.

Ces contrôles restent disponibles, même après une mise à niveau effectuée avec succès. Ils permettent de vérifier la fiabilité et l’accessibilité des collections de sites tout au long de leur cycle de vie.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour la recherche

Une des grandes nouveautés de SharePoint 2013 est l’intégration de Microsoft FAST Search Server dans SharePoint Server. Des aperçus contextuels permettent de trouver le bon document. Le rendu est aussi plus simple.

La recherche intègre l’application de service Web Analytics. Cela permet d’analyser les comportements individuels pour les utilisateurs finaux.

Les résultats de recherche personnalisés en fonction de votre historique de recherche font retrouver de l’information plus facilement.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour la gestion de contenu

Le centre de découverte, qui gère les cas litigieux, est disponible pour d’autres batteries de serveurs SharePoint et Exchange. Il devient donc un endroit unique où les utilisateurs finaux, qui ont les droits d’accès ad ‘hoc, sont en mesure de créer et de manipuler ces cas. L’utilisateur peut utiliser SharePoint, Outlook Web Access ou Outlook pour afficher ces cas individuels. Un cas peut combiner les courriels d’Exchange et les documents SharePoint.

Par ailleurs, en cas d’audit, l’exportation du contenu découvert à partir d’Exchange et SharePoint est possible.

La publication cross site permet de diffuser de l’information sur plusieurs collections de sites à partir d’une seule collection de sites. Cela donne en fait la possibilité de réutiliser efficacement l’information dans de multiples collections de sites.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour la traduction et les sites multilingues

Parmi les nouveautés de SharePoint 2013, le service de traduction est capable de traduire non seulement les sites, mais aussi leur contenu. Les propriétaires d’étiquettes individuelles peuvent désormais opter pour les mises à jour de l’étiquette principale.

La connexion au cloud est nécessaire pour utiliser la traduction automatique.

Toutefois, si vous ne voulez pas utiliser le service de traduction automatique, vous pouvez obtenir toutes les informations traduisibles le format standard XLIFF. Ensuite, vous fournissez ce fichier à des fournisseurs externes à des fins de traduction.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour la Business Intelligence

Toujours dans les nouveautés de SharePoint 2013, un nouveau site d’intelligence d’affaires (“Business Intelligence Centre”) est disponible. Il permet de gérer les rapports, tableaux de bord, et les sources de données dans un emplacement central. Les utilisateurs peuvent accéder à Excel Services pour publier des rapports. Ils peuvent aussi utiliser PerformancePoint Services pour créer des tableaux de bord.

Le moteur d’analyse de données multidimensionnelles, connu sous le nom de moteur VertiPaq, permet des analyses instantanées de millions de lignes et constitue un élément totalement intégré du client Excel.

Il permet aux utilisateurs de visualiser et d’interagir avec les données du modèle à l’aide de visualisations, des animations et des interrogations intelligentes.

Les utilisateurs peuvent explorer les données et les analyses dans la fenêtre du navigateur, tout comme ils le feraient avec le client Excel. En particulier, le rendu de la chronologie (“Timeline”) dans une fenêtre de navigateur est similaire à celui d’Excel 2013. Les menus contextuels dans une fenêtre de navigateur ressemblent aux menus contextuels du client Excel.

Les personnes peuvent plus facilement explorer les données. Elles peuvent effectuer des analyses et des rapports Excel Services qui utilisent les services Analyzing services de SQL Server ou les modèles de données PowerPivot.

PowerPivot offre aux utilisateurs la possibilité d’analyser les données à partir de pratiquement n’importe quelle source. Il permet aussi de créer rapidement des applications analytiques dans Excel et de les publier dans SharePoint Server.

PerformancePoint

PerformancePoint Services permet aux utilisateurs de créer des tableaux de bord interactifs. Ces tableaux de bord affichent des indicateurs clés de performance ou des KPI. Ils affichent aussi des visualisations de données sous forme de tableaux de bord et de rapports.

Ce service permet la recherche d’articles à l’intérieur de filtres et l’utilisation d’images d’arrière-plan personnalisées. Il permet aussi le déplacement de tableaux de bord entiers à d’autres endroits dans SharePoint Server. SharePoint Enterprise Search permet aux utilisateurs de trouver instantanément des rapports.

Il devient possible de concevoir vos tableaux de bord PerformancePoint dans un environnement différent. Ensuite, vous pouvez les exporter, les déplacer vers un environnement de production ou un autre environnement. Vous pouvez à nouveau les réimporter.

Par ailleurs, si vous utilisez l’authentification par utilisateur pour analyser les données, vous n’avez plus besoin de la délégation Kerberos.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour la mobilité

La nouvelle fonctionnalité redirection automatique du navigateur mobile permet d’accéder à un site utilisant une expérience de navigateur mobile optimisé.

Cette fonction vérifie l’utilisation d’un périphérique mobile. Elle détermine s’il est capable de gérer le HTML 5 ou non. Si elle peut rendre les affichages HTML 5, elle le fait. Sinon, elle rend l’affichage classique.

Vous pouvez utiliser le serveur Office Web Apps indépendamment de SharePoint. Vous pouvez aussi l’utiliser à travers SharePoint. Son intégration avec SharePoint est transparente.

Grâce aux applications Office Web mobiles, vous pouvez directement ouvrir le fichier Office.

Nouveautés de SharePoint 2013 pour les applications

Les applications (“Apps”) sont au cœur de l’expérience de SharePoint Server 2013. Les applications offrent un niveau de sécurité accrue tout en facilitant le déploiement. Dans leur fonctionnement, elles s’apparentent beaucoup aux applications qui s’exécutent actuellement sur les smartphones. Elles peuvent être accessibles à partir du SharePoint Store ou d’un répertoire App interne.

Le modèle principal est que leur code s’exécute en dehors de SharePoint. Le code ne s’exécute donc pas dans SharePoint. Il ne compromet ni les performances de SharePoint, ni les services SharePoint. De même, le déploiement de nouvelles versions n’affecte pas directement SharePoint.

30 secondes pour expliquer SharePoint

L’objectif de cet article est d’expliquer SharePoint en 30 secondes, avec des mots simples et des exemples concrets.

Expliquer SharePoint

L’homme a besoin d’échanger avec les autres pour vivre. Dans le monde de l’entreprise ce besoin s’est traduit par des lettres et l’usage du téléphone.

Puis la communication s’est accélérée avec l’apparition des réseaux informatiques. Dans un réseau informatique les ordinateurs sont reliés entre eux et peuvent échanger des données sous une forme numérique. Par exemple, Internet est un réseau informatique mondial qui répond à cette définition.

Pour répondre au besoin de communication et de collaboration, les outils “collaboratifs” ont été créés. Par exemple, SharePoint de Microsoft.

L’idée importante est d’avoir la bonne information, pour la bonne personne au bon moment. C’est la même préoccupation que pour le décisionnel.

Expliquer SharePoint
Expliquer SharePoint

Panorama de quelques usages du collaboratif en entreprise

  • Déposer et partager des documents ou images avec une gestion souple des droits,
  • Rechercher facilement de l’information dans les documents déposés, grâce à l’indexation,
  • Etre averti automatiquement de l’existence d’une nouvelle information qui vous intéresse, par exemple avec une email ou un flux RSS,
  • Partager des liens internes et externes intéressants, par exemple, des adresses de sites Web pour organiser un déplacement (hôtels, trains, etc.),
  • Partager des calendriers communs (calendrier de salles, de voitures, etc.),
  • Annoncer des nouvelles: annonces communes à la société ou à la division,
  • Assigner et suivre des tâches unitaires avec une banette de tâches propres à chaque salarié,
  • Suivre des projets de manière détaillée mais aussi synthétique grâce à des indicateurs globaux,
  • Forum de discussion pour recueillir l’avis des autres et confronter les opinions afin d’échanger des bonnes pratiques,
  • Partager des contacts Par exemple, la liste des fournisseurs avec leurs coordonnées,
  • Avoir des espaces de travail partageables où l’utilisateur pourra déposer ses propres documents et autoriser d’autres utilisateurs à venir les consulter, voire les modifier s’il a les droits nécessaires,
  • Lancer des enquêtes ou sondages et recueillir automatiquement une synthèse des résultats,
  • Disposer de blogs pour faire part de ses projets et idées,
  • Mettre en œuvre des espaces wiki équivalents au site wikipedia mais en interne,
  • Créer des formulaires pour faire des demandes de billets de trains, pour les congés, les demandes de travaux, etc.,
  • Créer des flux de travail (ou workflows) pour notifier des processus,
  • Avoir des tableaux de bord alimentés automatiquement, par exemple, les principaux indicateurs de la société réactualisés automatiquement au fil de l’eau.

… les 30 secondes se sont écoulées !

SharePoint est une GED

Cet article explique les quelques fonctionnalités qui font que SharePoint est une GED (Gestion Electronique des Documents). Outre le traditionnel versionning et l’identification unique de documents, vous découvrirez d’autres fonctionnalités qui permettent d’affirmer que SharePoint est une GED.

SharePoint est une GED
SharePoint est une GED

Lorsque le mot GED est évoqué, beaucoup pensent spontanément à la numérisation de documents : Quels outils utilisés ? Qu’est-ce qu’un MFP (copieur, fax, scanner) ? Faut-il avoir un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Optique de Caractères (ROC) ?

Puis les problématiques d’indexation de documents surgissent : Quels mots-clés saisir pour identifier le document ? Doit-on concevoir un thésaurus ? Où saisir ces informations ? A quel moment de la chaîne de traitement, etc. La question des requêtes enchaîne immédiatement celle de l’indexation du document : Comment retrouver un document avec une recherche multicritères ?

Ensuite viennent les questions sur la conservation des documents numériques : Quels supports est fiable dans le temps ? Les droits sont-ils sauvegardés en même temps que les données ? Les outils pour lire le format de fichier est-il sauvegardé en même temps que les données ? Une fois que les données seront restaurés comment s’assurer quelles seront lisibles ?

A toutes ces questions légitimes viennent se greffer bien d’autres encore: accès limités, traçabilité, workflow, etc.

Vous trouverez ci-dessous les réponses à ces questions, qui exposent pourquoi SharePoint est une GED.

Acquisition et numérisation des documents

C’est la première brique d’une solution de gestion électronique de documents: elle assure la collecte des informations.

En effet, il existe de nombreuses manières pour acquérir et numériser les documents : acquisition manuelle, acquisition automatique de façon centralisée de documents issus de sources hétérogènes : papier, fichiers, email, internet.

Par ailleurs, le matériel de numérisation va dépendre du volume et de la nature du média à numériser.

Dans le cas où, le scanner procède à la numérisation manuelle, vous devez prendre en compte la qualité du papier (épaisseur, g/mm2, état) mais aussi la qualité de la graphie pour une reconnaissance optique des caractères : langue, graphie manuelle, graphie électronique, police, corps et taille.

Quand les documents sont de même nature (bordereaux de livraison, certificats matières), vous devez vous assurer qu’ils sont réellement identiques dans le positionnement des libellés. La réalité met en évidence la diversité d’un “même” formulaire, soi-disant identique.

En fonction des réponses précises apportées à ces questions, la liste des matériels adaptés et disponibles apparaîtra clairement.

A l’aide d’un simple paramétrage, certains MFP (appareils multi-fonctions) savent transmettre directement à SharePoint les documents numérisés.

En effet, SharePoint dispose d’une fonction de publication automatique qui lui permet de recevoir dans une bibliothèque un document numérique publié par une application.

Indexation de documents et requetage

L’indexation est un point fort de SharePoint, même dans la version gratuite.

La version gratuite, comme la version payante, dispose d’une fonctionnalité qui permet de créer autant de champs (ou de colonnes dans le vocabulaire SharePoint) que l’utilisateur souhaite.

Vous sélectionnez le type de champ que vous voulez : ligne de texte, date, personne, nombre, lien hypertexte, choix multiples, etc.

Cette fonctionnalité offre une très grande liberté et souplesse. Toutefois, il existe quelques limites dans le cas de listes de plus de 2000 éléments.

Si vous avez plus de 2000 éléments dans une liste ou une bibliothèque, un ralentissement peut apparaître dans l’affichage. Heureusement, il existe des techniques pour optimiser les temps d’affichages des longues listes.

En revanche, SharePoint sait indexer rapidement un volume important de documents : au moins 50 millions de documents !

SharePoint indexe le contenu du fichier en indexation plein-texte. Il indexe aussi les métadonnées, ainsi que les colonnes rajoutés par l’utilisateur.

Les recherches multicritères sont facilement personnalisables dans SharePoint. Les recherches portent aussi bien sur le contenu que sur les métadonnées.

Grâce aux technologies IFilter et Protocol Handler, quasiment tous les formats de fichier peuvent être indexés dans SharePoint.

Par sa simplicité, sa souplesse et sa puissance, SharePoint rivalise et surpasse même un grand nombre des logiciels spécialisés dans la GED pour la partie indexation et requetage.

Conservation des documents numériques

La version gratuite SharePoint Foundation, et bien évidemment la version payante SharePoint Server, proposent le versionning automatique des documents. Avant de restaurer une version antérieure, vous pouvez la comparer avec la version courante.

Vous pouvez aussi gérer des versions principales et secondaires. Les versions secondaires permettent de faire évoluer son fichier sous forme d’un document de travail, sans qu’il soit visible aux utilisateurs non-autorisés.

Vous validez le document puis, ensuite, vous le publiez grâce à un workflow d’approbation.

Car, l’autre point fort de SharePoint, que ce soit SharePoint Foundation ou SharePoint Server, est le workflow. Les workflows (ou flux de travail) vont permettre de définir les circuits de routage des documents.

Avec l’outil gratuit SharePoint Designer 2010, vous construisez facilement des workflows élaborés.

Grâce à Designer, vous pouvez par exemple choisir de faire des approbations en série ou en parallèle d’un document, et de faire des notifications par email ou en créant une nouvelle tâche dans Microsoft Outlook.

SharePoint Server (la version payante) propose aussi d’utiliser des stratégies de gestion des informations pour contrôler l’utilisation des documents ou des types de contenus.

Les stratégies de gestion des informations de SharePoint sont indépendantes des droits sur les documents. SharePoint dispose donc de nouvelles fonctionnalités de type GED.

SharePoint est une GED

Dans SharePoint, vous pouvez créer des stratégies de gestion des informations. Des règles servent à créer les stratégies.

Vous pouvez spécifier des stratégies pour la rétention de document afin qu’ils ne soient pas gardés plus longtemps que nécessaire.

Exemple 1 : les documents de la bibliothèque “Actualités” seront automatiquement supprimés 20 jours après leur création.

Exemple 2 : les documents de la bibliothèque “Paie” seront automatiquement déplacés dans la bibliothèque “Archive Paie”, une année après leur dernière modification.

Il existe bien d’autres règles possibles, ainsi que d’autres stratégies.

Vous pouvez aussi enregistrer l’historique des modifications et de l’affichage de certains documents, ou limiter les impressions, ou encore procéder à une identification de chaque copie physique des documents.

Chaque stratégie peut faire l’objet d’un rapport automatique. Les rapports des stratégies de gestion des informations donnent les mouvements qui ont eu lieu pour les documents impactés par les stratégies.

SharePoint Server dispose aussi d’un site spécialisé appelé le “Centre de documents” qui est un référentiel documentaire pour un archivage légal à long terme des documents SharePoint.

Comment fonctionne le centre de documents SharePoint ?

Vous pouvez définir des stratégies de gestion des informations pour déplacer un document dans le Centre de documents.

Centre de documents
Centre de documents

Le centre de documents devient un lieu centralisé de stockage des informations légales de l’entreprise.

Les opérations de déplacement peuvent aussi se faire manuellement, à l’aide d’un simple clic sur le document.

L’utilisateur, s’il dispose des droits ad’hoc, se voit alors proposer de déplacer le document dans le centre de documents.

Vous pourrez alors approuver et classer le document grâce à des règles automatiques.

Les logiciels de GED et SharePoint

Vous pouvez compléter toutes ces fonctionnalités natives de SharePointpar des fonctionnalités avancées des logiciels spécialisés en GED.

Ces logiciels fonctionnent grâce à des connecteurs. De plus, les composants WebPart de SharePoint aident à intégrer les connecteurs.

Par exemple, vous pouvez accéder à un fichier Autocad dans SharePoint grâce à la visionneuse intégrée du logiciel de GED.

Quelques produits de GED compatibles avec SharePoint (liste non exhaustive):

Et bien d’autres encore…

SharePoint est une GED mais suffit-il à répondre à tous vos besoins ?

Dans bien des cas, SharePoint seul suffira pour démarrer un processus de mise en place d’une GED. En fonction de vos besoins, il est même possible que la version gratuite de SharePoint soit satisfaisante. Cela peut d’autant plus se justifier que certains logiciels spécialisés de GED sont parfois complexes à paramétrer ou à utiliser.

Puisque SharePoint est simple d’utilisation, il permet en prise en main rapide sans intervention de l’éditeur ou d’une société spécialisée, en dehors de la formation.

Un démarrage est aussi plus aisé avec SharePoint qu’avec un outil plus complexe à paramétrer. La mise en œuvre d’une GED impacte l’organisation d’un service, d’un département et même de la société parfois. Si l’organisation en question dispose de moyens humains limités, il est préférable de ne pas alourdir le processus d’analyse avec des considérations techniques.

Il y a encore beaucoup de choses à dire sur les fonctionnalités qui font que SharePoint est une GED. Par exemple, il existe les métadonnées gérées, les documents composites ou la bibliothèque de remise.

Cette analyse conduit à repenser, pour optimiser, l’organisation interne. Elle permet aussi d’identifier les besoins en termes d’équipement, de logiciels et de formation.

Dans ce domaine, la méthode la plus efficace reste la rédaction d’un cahier des charges, voire d’un appel d’offres pour lancer une consultation. Cette étape oblige à poser par écrit tous les éléments de la réflexion.

A l’inverse, des besoins peuvent justifier de s’équiper tout de suite d’un logiciel spécialisé de GED, même si cela surenchérit ce coût global de la solution.

Dans ce cas, cherchez un produit qui correspond à vos besoins. Il doit être capable de s’intégrer nativement et sans développement à SharePoint afin d’éviter de coûteuses migrations par la suite.

Accessibilité de SharePoint

L’accessibilité de SharePoint n’est plus une option. Elle consiste à pallier aux lacunes qui empêchent une partie de la population ayant des incapacités d’avoir accès aux avantages que procure l’utilisation du web. L’incapacité peut être: visuelle, cognitive, motrice, auditive ou des problèmes de perception des couleurs, vieillissement, etc.

Internet est un outil qui permet à la population, notamment aux personnes handicapées, d’avoir accès plus facilement à l’information et aux services publics et privés.

Bien qu’Internet soit en première ligne, la question de l’accessibilité ne se limite pas au web. Car, en réalité, elle concerne tous les médias et à des degrés divers elle concerne tout le monde. Par exemple, rendre un document accessible est faire en sorte qu’il soit lisible et bien rédigé.

Axes d’améliorations d’un site web pour le rendre plus accessible

Il existe environ 95 exigences particulières pour rendre un site plus accessible.

Ces exigences portent sur les titres, les entêtes, les images, les cellules fusionnées des tableaux, le contraste, le choix des couleurs, la structure et la présentation d’une page Web, la compréhension, la validité, la navigation, les formulaires Web, l’interactivité, etc.

Les documents officiels français relatifs à l’accessibilité sur le web sont centralisés  sur Policies Relating to Web Accessibility – WAI France qui renvoie à la Circulaire du 7 octobre 1999 relative aux sites internet des services et des établissements publics de l’Etat.

Microsoft a aussi réuni les recommandations internationales du WAI et les directives européennes et françaises de l’accessibilité.

L’accessibilité de SharePoint 2010

Pour mieux connaître les possibilités d’accessibilité de SharePoint, téléchargez le document en français intitulé SharePoint 2010 a l’heure des WCAG 2 0 du RGAA et d’AccessiWeb 2.0. Lisez aussi le Déclaration de conformité au niveau A (SharePoint Server 2010) et Déclaration de conformité au niveau AA (SharePoint Server 2010).

L’accessibilité d’un site web est un des enjeux majeurs du Web 2.0, car ce sujet est loin d’être circonscrit aux seuls problèmes de malvoyance, par exemple. L’accessibilité chez Microsoft se traduit aussi par un site web, très riche, qui fourmille d’informations sur l’accessibilité.

Par ailleurs, il existe aussi un article intéressant qui décrit comment mettre en œuvre dans SharePoint 2010 et IIS7, l’URL rewriting pour un site public internet. Cette technique améliore aussi le référencement des sites SharePoint 2010. Plus d’informations et de conseils sur le Search Engine Optimization (SEO) dans SharePoint 2010 se trouvent à l’adresse SharePoint 2010 Search Engine Optimization (SEO) Tips. Plus d’informations et de conseils sur le Search Engine Optimization (SEO) dans Silverlight se trouvent à l’adresse Whitepaper Search Engine Optimization for Silverlight applications – The Official Microsoft Silverlight Site.

Kit d’accessibilité de SharePoint 2007

Le Kit d’accessibilité de SharePoint 2007 est une solution de la société AKS, en partenariat avec Microsoft. C’est un ensemble de fichiers, programmes et utilitaires destiné à rendre plus accessible et plus facilement utilisable les éléments en sortie de Microsoft Office Server SharePoint (MOSS) 2007.

Concrètement, il s’agit de définitions de site compatibles avec WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) 1.0. Le kit fournit de nouvelles feuilles de style en cascade (Cascading Style Sheets, CSS) ainsi que des pages maîtres. Notamment, les pages maîtres par défaut de MOSS 2007 ont été retravaillées pour être compatible avec WCAG 1.0.

Notamment, la documentation est en français.

Outils d’évaluation de l’accessibilité

Les outils d’évaluation de l’accessibilité du Web sont aident à déterminer si votre site Web est conforme aux directives d’accessibilité. Ces outils d’évaluation font gagner du temps pour évaluer la conformité de votre site Web avec les recommandations. Cependant, aucun outil ne peut déterminer automatiquement l’accessibilité des sites Web: une intervention humaine est indispensable.

Par expérience, il n’existe aucun outil parfait. De plus, il faut être attentif aux faux positifs. Enfin, les rapports fournis sont parfois tellement exhaustifs qu’il devient nécessaire d’avoir une réflexion préalable à leur utilisation.

Accessibilité de SharePoint
Accessibilité de SharePoint

La Charte ergonomique des sites Internet publics

Cette charte consiste à rendre les sites publics plus accessibles et plus efficaces. Les principaux facteurs de réussite retenus concernent :

  • un contenu de qualité ;
  • des mises à jour fréquentes ;
  • des temps de téléchargement minimaux ;
  • un usage facile.

La Charte ergonomique des sites Internet publics se présente sous la forme d’un recueil de règles de bonnes pratiques ergonomiques. Les bonnes pratiques sont soit recommandées avec une exigence forte, soit simplement utiles.

Valideurs du W3C

Le W3C (World Wide Web Consortium) définit les normes du web. Il propose de vérifier la validation du code HTML et XHTML grâce au validateur du W3C. Le WAI (Web Accessibility Initiative), qui est une émanation du W3C, énonce des recommandations pour l’accessibilité de vos pages Web. Parmi les très nombreux outils sortsite (payant) est complet et un des plus à jour. Dans les outils gratuits, Web Accessibility Inspector (gratuit, anglais) de FUJITSU est remarquable sans être parfait. Si les outils automatiques ne vous convainquent pas plus que ça, le W3C propose des pistes en anglais afin de faire les premiers pas pour rendre un site Web accessible.

Par ailleurs, en France, vous trouverez quelques informations sur Accessibilité du Web. Les acteurs de ce domaine au Canada sont très impliqués et actifs.

Notamment l’excellent AccessibilitéWeb regorge d’informations intéressantes, utiles et à jour.

Quelques liens sur l’accessibilité

Accessibilité – Openweb.eu.org

Accessibilité du Web – Wikipédia

The OneVoice for Accessible ICT Coalition OneVoice for Accessible ICT

Developing a Web Accessibility Business Case for Your Organization Overview

Voir un site comme un daltonien

Des sites permettent de montrer aux webmestres comment leur propre site sera vu par des personnes atteintes de différentes sortes de daltonismes.

Le Cercle Chromatique Accessible vous permet de choisir simplement une couleur de texte et la couleur d’arrière-plan qui conviendrait aussi bien à des personnes qui seraient dotées d’une vision Deuteranope, Protanope ou Trinanope.

Pour tester votre vision, vous pouvez utiliser le Test daltonien gratuit par un opticien. Afin de mieux connaître le daltonisme, un site de qualité en français: Les daltoniens. Vous pouvez aussi tester des générateurs de couleurs de site comme Color Scheme Designer 3, Colour Blindness Check – Etre et EasyRGB – RGB and COLOR search engine.

Percevoir un site comme un aveugle

Le produit JAWS for Windows Screen Reading Software de Freedom Scientific énonce le texte de votre site web. Il vous permet de comprendre comment un utilisateur aveugle percevrait votre site Web.

Par ailleurs, il existe aussi des ressources intéressantes sur l’utilité de ALT dans l’article Accessibility DoIT University of Wisconsin-Madison, ainsi que des vérifications sur l’accessibilité: UW-Madison Web Accessibility Checklist et Accessibility Check – Etre.

Autres ressources sur l’accessibilité de SharePoint

De plus, la barre d’outils Accessibilité du Web est une barre d’outils développée par l’équipe Australienne d’Accessible Information Solutions de vision.

Enfin, elle permet d’examiner différents aspects d’un document HTML (tels que sa structure, son code, son contenu…), de faciliter l’utilisation d’applications tiers et de simuler l’expérience utilisateurs de différents utilisateurs.

Elle contient également une série de références et autres ressources relatives à l’accessibilité du Web.