Listes en cascade dans SharePoint

L’objectif est de créer des listes en cascade dans SharePoint.  Autrement dit, il s’agit de créer une colonne dans une liste enfant qui recherche une information qui se trouve dans une liste parent.

Une autre technique pour réaliser des listes en cascade dans SharePoint est détaillée dans l’article sur les listes déroulantes en cascade.

Pour réaliser ce tutoriel d’initiation, vous allez créer deux listes.

  • La première liste (liste parent) contiendra la Liste Régions.
  • La seconde liste (liste enfant) contiendra la Liste Départements. Dans cette liste chaque département sera rattaché à sa région.

Il existe de très nombreuses méthodes pour créer une liste. Comme ce tutoriel s’adresse à des débutants, vous le ferez avec une méthode très classique avec l’interface graphique.

Créer la liste SharePoint parent

Il faut créer la première liste qui contient la Liste Régions. C’est la liste parent.

Par ailleurs, lors de la création d’une liste personnalisée, une colonne et une seule est créée systématiquement. Notamment, le nom affiché est Titre (ou Title en anglais). Une fois que la liste Régions sera créée, vous utiliserez la colonne Titre pour saisir les régions.

Pour créer la liste, ouvrez un site sur lequel vous êtes propriétaire ou sur lequel vous avez les droits de concepteur. Si ce n’est pas le cas, demandez à votre administrateur de créer un site de formation dans une ferme de tests.

Sur votre site, cliquez sur Actions du site puis sur Autres options. L’affichage dépend selon que le programme additionnel Silverlight est installé ou non sur votre poste de travail.

Vous obtenez cet affichage avec Silverlight :

Affichage avec Silverlight
Affichage avec Silverlight

Listes en cascade dans SharePoint

Dans ce cas, sous Filtrer par (à gauche), vous cliquez sur Liste pour ne faire apparaître que les modèles de listes.

Ensuite, dans la liste des modèles, il faut cliquer sur le modèle Liste personnalisée: le volet à droite affiche les paramètres nécessaires à la création de la liste.

Enfin, dans le volet de droite, cliquez sur le bouton Autres options. En effet, ce bouton vous donne accès à des paramètres supplémentaires importants.

Renseignez le formulaire avec les informations suivantes:

  • Nom: Régions
  • Description: Liste personnalisée qui énumère les régions administratives françaises.
  • Afficher le composant liste dans le volet Lancement rapide: vérifiez que la case est cochée sur Oui. Si ce n’est pas le cas, cochez la case Oui.

Ensuite, cliquez sur le bouton Créer: la liste créée s’affiche directement.

Affichage d'une liste créée dans SharePoint
Affichage d’une liste créée dans SharePoint

Dès maintenant, vous pouvez alimenter la liste.

Toutefois, afin d’être plus efficace, cliquez sur Mode Feuille de données (dans le Ruban Liste, à gauche), pour basculer en affichage mode Microsoft Access ou Excel:

Basculement en mode Feuille de données
Basculement en mode Feuille de données

Puis:

Mode Feuille de données
Mode Feuille de données

Alimenter une liste SharePoint par copier-coller

Pour renseigner les régions, téléchargez le fichier Regions. Ce fichier contient déjà les valeurs pour le scénario de listes en cascade dans SharePoint.

Dézippez-le et ouvrez le fichier texte qu’il contient dans le Bloc-notes (notepad.exe) et copier tout le contenu par CTRL+C.

Retournez sur la liste ouverte, et cliquez dans la cellule sous Titre.

Pour alimenter la liste, vous faites un clic-droit puis Coller.

Copie réalisée en mode Feuille de données
Copie réalisée en mode Feuille de données

Si vous préférez, vous pouvez cliquer sur Affichage standard pour retrouver un affichage plus habituel.

Copie affichée en mode Standard
Copie affichée en mode Standard

Par défaut, l’affichage du sigle « Nouveau ! » disparaît au bout de 7 jours, sauf si votre administrateur a modifié son paramétrage.

Créer la liste SharePoint enfant

La liste SharePoint enfant est la liste des départements. Elle s’intitulera Départements.

Dans des listes en cascade dans SharePoint, une liste sert à fournir un premier filtre. C’est le rôle de la liste Départements . Ensuite, lors de l’affichage du département, la valeur correspondante de la région s’affiche.

La colonne Titre sera utilisée pour alimenter les départements. Une seconde colonne sera créée pour indiquer la région. Cette seconde colonne sera nommée Region (sans accent: pour les explications consultez l’article sur le nom interne des colonnes).

La colonne « Region » sera la colonne de recherche qui pointera sur la colonne Titre de la liste Régions.

La procédure de la liste Départements étant identique à celle utilisée pour la création de la liste Régions; vous trouverez uniquement la liste des manipulations sans commentaire.

Allez sur votre site puis dans Actions du site: Autres options > Liste > Liste personnalisée puis cliquez sur le bouton Autres options.

Renseignez le formulaire avec les informations suivantes:

  • Nom: Départements
  • Description: Liste personnalisée qui énumère les départements français avec leur région administrative de rattachement.
  • Afficher le composant liste dans le volet Lancement rapide: cochez la case Oui.

Ensuite, cliquez sur le bouton Créer.

Créer une colonne de recherche

Vous allez rajouter la colonne Region dans la liste Départements pour faire le lien avec la liste Régions.

La nouvelle colonne devra impérativement être de type Recherche (informations déjà sur ce site).

Pour ajouter la colonne Region, allez sur la Liste Départements.

Puis cliquez sur le ruban Liste (en haut) et sur le menu Créer une colonne.

Créer une colonne de recherche
Créer une colonne de recherche

Nommez la colonne Region (sans accent) puis sélectionnez le type Recherche (informations déjà sur ce site).

Créer une colonne - Etape 1
Créer une colonne – Etape 1

Puis, dans Paramètres de colonne supplémentaires, sous Obtenir des informations à partir de, sélectionnez Liste Régions. Sous Dans cette colonne, sélectionnez la colonne Titre.

Créer une colonne - Etape 2
Créer une colonne – Etape 2

Cliquez sur le bouton OK.

région
Région

Ensuite, basculez la liste Départements en mode Feuille de données.

Puis, téléchargez le fichier Départements.

Ensuite, dézippez-le et ouvrez le fichier texte qu’il contient dans le Bloc-notes (notepad.exe) et copier tout le contenu par CTRL+C.

Puis, retournez sur la liste ouverte, et cliquez dans la cellule sous Titre.

Pour alimenter la liste, vous faites un clic-droit puis Coller.

Le copier-coller fonctionne parfaitement bien car les valeurs de la colonne Région correspondent exactement aux valeurs de la liste Régions. Dans le cas contraire, un message vous informerait des problèmes rencontrés et vous demanderait si vous souhaitez continuer ou pas l’opération de copier.

Ensuite, basculez la liste en affichage standard. Les listes en cascade dans SharePoint s’affichent avec leur valeur respective :

Listes en cascade dans SharePoint
Liste alimentée en copier-coller avec une colonne de recherche

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