Convertir un PDF en Word

Tout le monde (ou presque) sait convertir un fichier Microsoft Word en un fichier PDF. En fait, l’inverse est possible : vous pouvez convertir un PDF en Word. Autrement dit, le fichier PDF devient un document Word que vous pouvez modifier ensuite.

Bien sûr, le résultat peut ne pas être parfait. Par exemple, il arrive que des blocs du document PDF ne se trouvent pas au bon endroit. Vous devrez les déplacer manuellement.

Dans tous les cas, vous gagnerez beaucoup de temps si vous suivez cette méthode de conversion qui est simple, rapide et efficace. De plus, si vous avez déjà Microsoft Word, elle est gratuite car vous n’aurez besoin de rien d’autres.

Comment convertir un fichier PDF avec Microsoft Word ? du cours L’administration dans les technologies Microsoft : Série hebdomadaire.

Les outils de base pour commencer

C’est très simple. Vous avez besoin d’une édition récente de Microsoft Word. Vous n’êtes pas obligé d’avoir la toute dernière version de Word, même si c’est mieux. En effet, les dernières versions intègrent les corrections des problèmes des versions précédentes.

Bien sûr, il vous faut aussi un fichier PDF. Toutefois, faites attention que vous ne pourrez pas convertir parfaitement tous les fichiers PDF en Word. Tout dépend comment vous avez enregistré votre fichier au format PDF.

En effet, vous pouvez enregistrer un fichier au format PDF et demander à garder ce qu’on appelle les glyphes. Un glyphe est la forme d’un caractère.  L’avantage d’avoir un glyphe est que Word reconnaît chaque caractère. Ce mode d’enregistrement est le plus classique.

Cependant, pour des raisons de protection du document, vous pouvez demander à sauvegarder le fichier sans les glyphes. Du coup, le fichier est une sorte de grande image. C’est ce qui se passe quand vous imprimer en PDF avec un logiciel comme celui de PDFCreator.

PDF avec ou sans glyphe
PDF avec ou sans glyphe

Souvent, l’objectif est de protéger le fichier PDF contre la copie.

Le résultat dans Word donnera aussi une image. Vous n’aurez pas un texte modifiable.

Voyons maintenant le cas général, qui est le cas le plus simple.

Convertir un PDF en Word

Si vous possédez un fichier PDF avec ses glyphes, vous pouvez le convertir en un document Word.

Pour cela, ouvrez Microsoft Word. Puis, vous créez un nouveau document.

Vous pouvez aussi utiliser un document existant. Toutefois, il est plus prudent de débuter avec un document vierge car l’opération est gourmande en ressources.

De plus, l’opération pour convertir un PDF en Word peut prendre du temps. Si le document PDF contient de nombreux graphiques le résultat peut se révéler différent de l’original.

Dans la page vierge, vous cliquez sur le ruban Insérer. Dans le ruban Insérer, vous cliquez sur le menu Objet puis Texte d’un fichier.

Insérer texte d'un fichier
Insérer texte d’un fichier

Un pop-up apparaît. Elle vous demande de confirmer la conversion en Word. Vous cliquez sur le bouton OK pour convertir un PDF en Word.

Puis vous obtenez, le résultat.

Convertir un PDF en Word
Convertir un PDF en Word

 

 

Fuite d’informations confidentielles : Agir

Microsoft Azure Rights Management vous permet de sécuriser les documents lors du télétravail notamment. Il permet aussi de limiter la fuite d’informations confidentielles en dehors de votre organisation. De plus grâce à des modèles, vous pouvez même rendre systématique l’application de cette sécurité.

Le mot de passe permet d’empêcher l’accès à un contenu. Toutefois, il est parfois nécessaire de gérer plus finement les droits d’un utilisateur.

Dans le billet précédent, vous trouverez une description des fonctionnalités de base de Microsoft Azure Rights Management (RMS).

Fuite d’informations confidentielles et RMS

Les fonctions avancées d’IRM (Information Rights Management soit Gestion des droits liés à l’information) permettent de créer des stratégies RMS.

Une stratégie RMS permet d’étiqueter un contenu ou un document. Autrement dit, vous associez une ou plusieurs étiquettes à une stratégie.

Par exemple, afin de lutter contre une fuite d’informations confidentielles, vous créez une stratégie RMS personnalisée qui s’intitule Client VIP. Ensuite, vous définissez les utilisateurs ou les groupes qui doivent recevoir votre stratégie. Dans ce scénario, il s’agit du groupe Office 365 qui s’intitule Chargés d’affaires.

Fuite d'informations confidentielles
Lutter contre la fuite d’informations confidentielles

Ensuite, vous définissez les étiquettes que vous voulez associer à votre stratégie.

Étiqueter les documents

Comme souvent l’objectif est de lutter contre la fuite d’informations confidentielles, l’étiquette permet de définir la confidentialité du document. Toutefois, vous êtes libre de définir vos étiquettes comme vous voulez.

Vous pouvez utiliser les étiquettes existantes ou créer vos propres étiquettes.

Quand vous ajoutez une étiquette vous devez spécifier la manière dont cette étiquette sera affichée. Tout simplement, vous indiquez si cette étiquette est active ou pas, vous donnez son nom d’affichage, sa description et sa couleur.

Étiquette RMS
Étiquette RMS

Toujours, au niveau de l’étiquette, vous définissez les autorisations pour les documents et les e-mails contenant cette étiquette.

Autorisations des étiquettes

Cette partie est probablement la plus importante car elle est très puissante pour vous aider à lutter contre la fuite d’informations.

En effet, vous pouvez définir dans cette partie quelles sont les autorisations accordées aux utilisateurs quand cette étiquette est appliquée.

Autorisation RMS
Autorisations RMS

Si vous cliquez sur le lien bleu Ajouter des autorisations, vous pouvez désigner des utilisateurs et des groupes de votre organisation. Vous pouvez aussi désigner des utilisateurs ou des domaines externes, grâce à l’onglet Entrez les détails.

Ajouter des autorisations
Ajouter des autorisations RMS

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner le niveau d’autorisation que vous voulez leur accorder : Co-owner (copropriétaire),  Co-author (co-auteur), Reviewer (Relecteur), Viewer( Visualiseur), Personnalisé(e).

Selon le niveau d’autorisation que vous choisissez, la liste des autorisations s’actualise. Vous savez donc précisément quelles autorisations vous pouvez accorder.

Expiration du contenu

Vous pouvez aussi définir une expiration du contenu en donnant une date absolue (30 avril 2019). Si vous préférez, vous pouvez définir une validité en nombre de jours.

Sur le même principe, vous pouvez proposer la possibilité d’ouvrir le contenu protégé sans connexion Internet.

Appliquer automatiquement une étiquette

La meilleure arme pour lutter contre la divulgation non autorisée de données ou pour contrer la fuite d’informations confidentielles est d’automatiser les protections.

Bien évidemment, cela demande une réflexion globale sur le fonctionnement de votre organisation et sur sa sécurité. La bonne nouvelle, c’est qu’il s’agit justement du rôle de votre responsable sécurité qui est grassement payé pour cela 😉

L’autre bonne nouvelle, c’est que vous pouvez configurer des conditions pour appliquer automatiquement votre étiquette. Autrement dit, vous définissez une ou plusieurs conditions, et si ces conditions sont remplies, votre étiquette s’applique automatiquement.

Vous pouvez cliquer sur le lien bleu Ajouter une condition.

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner le type de condition : Types d’information ou Personnalisé(e).

Le type de condition Personnalisé(e) vous permet d’indiquer de rechercher dans le contenu une correspondance exacte d’une chaîne de caractères. Vous pouvez faire une correspondance avec une phrase ou une expression régulière. Vous pouvez aussi spécifier le nombre minimal d’occurrences avant d’appliquer la condition et donc l’étiquette.

Le type de condition Types d’informations vous propose des modèles prêt à l’emploi. Vous trouvez par exemple des modèles français pour le numéro de permis de conduire, le numéro de carte d’identité, le numéro de passeport ou le numéro de sécurité sociale.

Par exemple, le numéro de sécurité sociale (INSEE) France est une combinaison de 13 chiffres suivis d’un espace suivi de deux chiffres, ou
15 chiffres consécutifs.

Il existe plus de 80 modèles différents qui concernent le secteur de la finance, du médical ou de la confidentialité pour plus d’une trentaine de pays.

Condition étiquette RMS
Condition étiquette RMS

Il ne reste plus qu’à enregistrer puis publier pour transmettre les modifications aux utilisateurs.

Procédure pour activer les fonctionnalités avancées de RMS

Afin de pouvoir bénéficier des fonctionnalités avancées décrites ci-dessus, suivez cette procédure.

Ouvrez le centre d’administration de Microsoft Office 365. Puis dans le volet des paramètres des services et compléments, vous cherchez Microsoft Azure Information Protection.

Ensuite, cliquez sur ce lien puis sur le lien suivant Gérer les paramètres de Microsoft Azure Information Protection.

Vous avez un autre onglet qui s’ouvre. Dans cet onglet, cliquez sur fonctionnalités avancées : Microsoft Azure Information Protection s’ouvre sur la page de Démarrage rapide.

Dans cette page, sous la section Bien démarrer, cliquez sur le lien Télécharger le client. Ce lien permet de télécharger le client Microsoft Azure Information Protection à installer sur les ordinateurs de votre domaine.

Cliquez sur le lien, télécharger et exécuter le programme AzInfoProtection.exe.

Client Microsoft Azure Information Protection

Le client Microsoft Azure Information Protection est un élément important pour la lutte contre contre la fuite d’informations confidentielles ou la divulgation non autorisée de contenu.

En effet, il permet notamment l’étiquetage des documents dans les applications Office, ainsi que pour les fichiers grâce à l’explorateur de fichiers.

Lors de son installation, le client vous propose installer une stratégie de démonstration. C’est une bonne idée car cela vous donne un exemple concret de ce que vous pouvez faire. Ensuite, vous cliquez sur le bouton J’accepte.

Ouvrez un document Word : vous voyez apparaître une barre supplémentaire qui permet d’indiquer la sensibilité des informations du document.

Microsoft Azure Information Protection
Microsoft Azure Information Protection

Cela vous permet tout de suite d’étiqueter le document et d’indiquer son niveau de confidentialité.

Si vous allez dans le ruban Fichier puis vous cliquez sur Protéger le document, dans le menu Restreindre l’accès, vous voyez  apparaître les différents modèles qui ont été définis dans RMS, si vous avez activé IRM.

Informations confidentielles
Restreindre l’accès RMS

Microsoft Azure Information Protection

Microsoft Azure Information Protection vous donne la possibilité de renforcer considérablement la sécurité de vos documents. Notamment, vous pouvez lutter efficacement contre les fuites non autorisées de non documents. Microsoft Office 365 dispose d’une offre spécifique pour Microsoft Azure Information Protection.

Grâce à Azure Information Protection vous protégez les fichiers protégés. Vous protégez aussi ceux que vous envoyez par e-mail. Mieux encore : vous pouvez définir des règles afin que la protection s’applique automatiquement. Par exemple, dès qu’un document possède un numéro de carte bancaire, il ne devient accessible qu’aux membres de la Direction financière.

Cette technologie Microsoft utilise le chiffrement pour éviter que des personnes non autorisées accèdent au contenu d’un document. Cette technologie empêche par exemple l’impression, le transfert ou la copie des informations sensibles par des personnes non autorisées.

Le document stocke de manière permanente ces restrictions. Aussi, le support sur lequel vous avez enregistré le document n’intervient pas : ordinateur portable, clef USB, etc.

Une protection intra-muros et extra-muros

La gestion des droits liés à l’information s’appelle en anglais IRM (Information Rights Management).

Pour comprendre la gestion des droits liés à l’information ou IRM, il suffit d’ouvrir un document Word, Excel ou PowerPoint puis de cliquer dans Fichier.

Vous voyez les informations du fichier. Notamment, vous avez un pavé et un menu qui s’intitule Protéger le document. Si vous cliquez sur la flèche du menu, vous obtenez la copie d’écran ci-dessous.

Microsoft Azure Information Protection
Microsoft Azure Information Protection

Vous remarquerez la présence de deux options qui proviennent de la gestion de la gestion des droits liés à l’information : Restreindre la modification et Restreindre l’accès.

Vous verrez plus bas des exemples de restrictions. Toutefois, sachez dès maintenant que ces restrictions s’appliquent même si un utilisateur transmet les documents à l’extérieur de votre organisation.

En effet, lorsque vous activez ces restrictions et plus particulièrement l’option restreindre l’accès, le document est chiffré. Son contenu devient donc incompréhensible pour quelqu’un qui n’aurait pas la clé pour déchiffrer.

Comme cette clé est liée au compte de l’utilisateur et comme le compte de l’utilisateur est défini dans votre domaine Office 365, vous voyez qu’il est difficile de contourner cette protection.

Aussi, une fois que les restrictions d’accès et d’utilisation sont appliquées par IRM, peu importe où se trouve le document, parce que la permission d’un fichier est stockée dans le fichier lui-même.

Restrictions possibles

Les possibilités de restrictions liées à Microsoft Azure Information Protection sont nombreuses. Aussi, vous ne trouverez ci-dessous que quelques cas d’usage.

Par exemple certains utilisateurs peuvent lire un document mais ils ne peuvent pas l’imprimer. Si vous le voulez, vous pouvez aussi empêcher
l’impression d’un contenu restreint, y compris en utilisant la fonctionnalité d’impression écran de Microsoft Windows.

Autre exemple, les utilisateurs peuvent modifier un document jusqu’à une certaine date. Puis, à partir de cette date, ils ne peuvent plus le modifier. Vous pouvez aussi empêcher la lecture du document.

Les restrictions peuvent aussi s’appliquer dans les actions de Microsoft Outlook. Par exemple, vous pouvez interdire qu’un destinataire transfert un e-mail.

Activer Microsoft Azure Information Protection

La première chose à faire pour bénéficier de la gestion des droits liés à l’information est d’activer Microsoft Azure Information Protection dans Microsoft Office 365.

Dans la console d’administration de Microsoft Office 365, vous avez des paramètres qui permettent de configurer ses services et compléments.

Vous ouvrez donc la console d’administration Office 365.  Ensuite, vous cliquez sur Paramètres puis sur Services et compléments.

Dans la liste qui s’affiche, vous recherchez le lien qui s’intitule Microsoft Azure information Protection.

Vous cliquez sur ce lien : une fenêtre s’ouvre avec un lien qui s’intitule Gérer les paramètres de Microsoft Azure Information Protection.

Cliquez sur ce lien : un autre onglet s’ouvre.

Dans cet onglet, vous voyez un message qui vous indique que Rights Management n’est pas activé. Rights Management (RMS) est le nom donné à l’implémentation d’IRM. Sous ce message, vous avez un bouton qui s’intitule activer.

Cliquez sur ce bouton : une fenêtre vous demande si vous voulez activer Rights Management.

Dans cette fenêtre, vous cliquez sur le bouton activer : vous venez d’activer Rights Management.

Azure Rights Management
Azure Rights Management

 

Applications Office 365 : Comprendre

Dans cet article, vous allez découvrir à quoi peuvent servir les applications Office 365 : StaffHub, To-Do, Forms, Stream, Teams, etc.  En effet, ces applications Office 365 sont de plus en plus nombreuses et parfois leur intérêt n’est pas évident en lisant juste leur nom.

Par ailleurs, certaines de ces applications Office 365 peuvent se recouvrir en partie.

Applications Office 365
Applications Office 365

Applications Office 365 et Microsoft Office

Quitte à énoncer une évidence et mettre les points sur les i, les applications Office 365 ne sont pas uniquement Word, Excel ou PowerPoint.

Office 365 est le nom donné par Microsoft à un ensemble de logiciels accessibles à travers le web. Autrement dit, vous avez accès à ces applications grâce à une URL de type https:// etc.

Dans ce cas, vous manipulez les applications Office 365 qui sont hébergées sur des serveurs qui se trouvent chez Microsoft (pour faire simple).

La liste de ces applications est impressionnante. Vous allez donc découvrir le rôle de ces différentes applications. Afin d’alléger la lecture, vous trouverez une présentation thématique plutôt qu’une simple énumération.

Les applications individuelles

Les programmes Office bien connus comme Word, Excel, PowerPoint et OneNote sont disponibles dans Office 365, selon votre contrat de licence.

Office Online
Office Online

Vous avez donc accès par exemple à Word sans que le logiciel soit installé sur votre ordinateur : tout est géré via le navigateur. Plus précisément, vous avez accès à Word Online. C’est le nom donné par Microsoft à l’application Word accessible à travers un navigateur.

Sachez que les entreprises peuvent aussi bénéficier de Word Online, ainsi que Excel Online, PowerPoint Online et OneNote, sans utiliser Office 365. C’est l’offre Office Online Server (OOS) de Microsoft. Office Online Server peut être couplé éventuellement à SharePoint Server.

Par ailleurs, grâce à Office Online, vous pouvez par exemple consulter les mises à jour en temps réel avec les co-auteurs dans Word, Excel et PowerPoint.

Autre exemple. Quand vous modifiez un document Word dans le navigateur Word, vos modifications sont enregistrées au fur et à mesure ! Inutile de chercher le bouton Enregistrer : il n’y en a pas.

L’application Sway vous permet de concevoir facilement des présentations. Vous créez une présentation à partir de modèles et d’assistants qui s’affichent en fonction de vos actions.

Sway
Sway

Par ailleurs, le site Video vous permet de charger et partager des vidéos avec votre communauté. C’est un site très rudimentaire. C’est aussi un site d’entreprise.

Delve vous permet de stocker et partager vos documents dans OneDrive Entreprise. Par ailleurs, Delve vous propose automatiquement du contenu en fonction de votre activité. Il se présente sous forme d’un tableau de bord. Vous pouvez aussi partager des informations vous concernant.

Delve
Delve

Les applications de messagerie

Ces applications correspondent à peu près à ce qui existe dans le client Outlook : la messagerie Courrier, le calendrier, la gestion de contacts, les tâches, les flux d’actualités et To-Do.

Applications de messagerie
Applications de messagerie (extrait)

Dans Courrier, vous pouvez faire glisser directement des messages dans les groupes afin de les partager. Vous pouvez aussi facilement accéder au calendrier d’un groupe afin d’en prendre connaissance.

Outre une gestion classique de création ou modification des contacts, vous pouvez personnaliser l’affichage de vos contacts. Par exemple, vous pouvez afficher en priorité les personnes que vous contactez régulièrement. Autre exemple, vous affichez celles avec lesquelles vous voudriez prendre contact, ou celles qui sont présentes sur votre planning du jour.

Les flux d’actualités sont plutôt dynamiques. Ils vont se créer en fonction de vos visites de site ou de vos actions de suivi.

Flux d'actualités
Flux d’actualités

To-Do permet de saisir des listes de tâches. Vous pouvez créer des listes de course, de projets ou pour préparer une excursion. Peu importe le contenu.

Ensuite, vous pouvez gérer ces listes à partir d’un mobile Apple, Google ou Microsoft. Les listes sont aussi intégrées et visibles dans votre Outlook. Probablement que Microsoft souhaitera vous apporter une aide à la gestion de ces listes.

Outils collaboratifs d’informations et documentaires

Parmi les applications Office 365, vous trouverez des outils collaboratifs comme le réseau social d’entreprise Yammer, SharePoint ou OneDrive.

Yammer est un réseau social d’entreprise dans lequel, vous pouvez chatter, et partager des informations, à l’instar par exemple de LinkedIn.

Yammer
Yammer

SharePoint c’est l’outil collaboratif de Microsoft qui permet de partager des documents et de communiquer des informations liées à l’activité de l’entreprise. Autrement dit, vous utilisez généralement SharePoint comme un intranet ou comme un produit de Gestion électronique des documents (GED).

Vous trouverez de nombreux articles sur SharePoint sur ce blog.

Avec OneDrive, vous disposez d’une sorte de SharePoint qui permet uniquement de déposer et partager des fichiers. C’est l’équivalent d’un Dropbox.

Outils collaboratifs de travail d’équipe

Dans les autres applications Office 365, vous avez des outils collaboratifs orientés pour le travail d’équipe comme le planificateur Planner, Teams, StaffHub ou Microsoft Stream.

Le planificateur Planner est un outil de gestion de projet. Vous créez un projet. Ensuite, vous lui affectez des membres de votre équipe en leur attribuant des tâches.

En fait, l’outil se distingue par son côté pratique car vous faites la plupart des manipulations à la souris. Il est aussi très visuel avec des vues différentes de votre projet.

Planificateur Planner
Planificateur Planner

Teams permet de créer des équipes, y compris à partir d’un groupe Office 365 existant.  Lors de la création d’une équipe, un canal intitulé Général est créé automatiquement.

Un canal correspond à un sujet de discussion. Vous pouvez créer des canaux spécifiques en les nommant comme vous voulez. Ensuite, vous pouvez autoriser les membres de l’équipe à s’abonner et participer au canal.

Teams
Teams

Dans Teams, il existe aussi un suivi d’activité, des plannings, des échanges de fichiers et des sites wiki à créer. Sous certains aspects, Teams a de nombreux points communs avec SharePoint, tout en apportant d’autres services.

Vous pouvez aussi vous connecter à OneNote, Planner et Stream à partir de votre Teams.

Vous pouvez utiliser StaffHub pour créer, gérer et suivre facilement les tâches à accomplir, y compris pour les équipes sur le terrain.

En effet, une application mobile StaffHub permet de rester en liaison avec son planning et l’équipe. Vous pouvez donc consulter votre planning. Par ailleurs, vous êtes prévenu en avance de l’arrivée d’un nouvel événement sur votre planning. Ce que StaffHub appelle un shift : train à prendre, réunion de travail, etc.

Le site Microsoft Stream qui concerne les vidéos, est proche du fonctionnement d’un YouTube, sans être aussi riche, tout en étant différent.

En effet, sur Microsoft Stream, vous chargez et partagez des vidéos avec les membres de votre organisation. Vous pouvez charger des vidéos de réunions, de formations ou de présentations.

Ensuite, les membres de votre équipe peuvent laisser des commentaires sur les vidéos.

Applications métiers

Parmi les applications Office 365 disponibles, il existe des applications qui vous permettent de développer vos propres applications.

Microsoft Dynamics 365 se positionne à la fois comme un logiciel de gestion de la relation client (Customer Relationship Management / CRM) et un ERP (Enterprise Resource Planning). Vous trouverez des modules pour gérer la paie, les ventes, les besoins financiers, etc. C’est évidemment un produit d’entreprise.

Si vous voulez développer vos applications, vous pouvez utiliser PowerApps. Cette application vous permet de créer par vous-même des applications métier qui se connectent à vos données.

Sa prise en main est vraiment très simple. Elle ne nécessite pas de faire appel à un développeur, ni même un informaticien pour créer les premières applications. C’est parfois suffisant.

Microsoft Forms vous permet de créer des sondages, des enquêtes ou des questionnaires à l’aide du navigateur. Ensuite, vous pouvez exporter puis analyser les réponses dans Excel.

Microsoft Forms
Microsoft Forms

Dès qu’il s’agit de formulaires, les flux de travail ou workflows ne sont pas très loin. En effet, Microsoft Flow vous permet d’automatiser les processus et les tâches.

Microsoft Flow vous propose des modèles prêts à l’emploi, que vous pouvez personnaliser. Vous pouvez créer des flux de travail qui combinent des actions sur des services Office 365, comme SharePoint, ou des services du web, comme Twitter ou Dropbox.

A ce jour, vous disposez de plus de 200 services ou connecteurs dans Flow. Bien évidemment, vous pouvez aussi créer des déclencheurs pour démarrer un flux. La nature du déclencheur dépend du type de connecteur.

Ensuite, il vous reste plus qu’à ajouter des conditions, approuver des demandes ou utiliser des données locales. A votre convenance.

Outils d’administration d’Office 365

Dans cette galaxie d’applications Office 365, il y a deux sites qui concernent les administrateurs techniques : Sécurité et conformité, Admin center Office.

Dans le site Sécurité et conformité, vous trouverez des rapports d’utilisation et des outils pour procéder à des recherches. Vous trouverez aussi des outils pour gérer les menaces et contrôler la gouvernance des données.

Sécurité et conformité
Sécurité et conformité

Il existe aussi des alertes sur le bon fonctionnement de votre Office 365 et bien d’autres possibilités.

Enfin, le centre d’administration d’Office 365 (Admin center Office) vous présente tous les accès nécessaires pour administrer votre tenant : gestion des utilisateurs ou des groupes, administration des ressources, suivi de la facturation, configuration des paramètres et des options, rapports et état d’intégrité, etc.

Admin center Office
Admin center Office

Microsoft Azure

La visite des applications Office 365 se poursuit avec Azure. En effet, l’environnement Azure est une extension d’Office 365 pour ses administrateurs.

Dans Azure, vous pouvez créer et héberger des machines virtuelles. Ces machines virtuelles peuvent fonctionner sous Windows Server 2016, Windows 10, etc. et même Linux !

Il existe aussi des liens étroits entre Office 365 et Azure. Par exemple, vous pouvez créer des autorisations sur les documents et le contenu d’Office 365 à l’aide de Microsoft Azure Information Protection, etc.

RGPD dans Office 365 et SharePoint

Comment décliner le RGPD dans Office 365 et SharePoint ? En effet, le règlement européen sur la protection des données personnelles (« RGPD ») entrera en application le 25 mai 2018.

Toute entreprise qui stocke tout type d’informations personnelles identifiables d’un citoyen européen, y compris ceux qui n’habitent pas l’union européenne, doit se conformer à un nouvel ensemble de règles strictes pour protéger les données personnelles.

Formation RGPD dans Office 365 et SharePoint

Afin de comprendre les enjeux, les conséquences et les contraintes de cette réglementation, formez-vous ! En effet, nous organisons une formation particulière sur le RGPD dans Office 365 et SharePoint.

Dans cette formation spécifique, vous apprendrez l’essentiel du règlement européen sur la protection des données personnelles. Vous découvrirez aussi les mesures à prendre pour atteindre et maintenir la conformité avec Office 365 et SharePoint.

En effet, il faut disposer d’une méthodologie claire. Celle-ci doit permettre de s’assurer de la conformité de votre organisation au règlement européen sur la protection des données personnelles. Comme tous les projets importants, vous devez identifier les actions à mener.

Ensuite, vous verrez comment les outils, comme par exemple ceux d’Office 365, peuvent vous aider concrètement à atteindre la conformité aux fonctionnalités exigées.

Soyez attentifs que vous devrez peut être modifier des processus internes pour être en conformité. Vous devrez aussi documenter votre démarche afin d’apporter des éléments probants sur la mise en conformité de votre organisation avec le RGPD.

Enfin, vous découvrirez comment les autres entreprises se sont préparées au règlement européen sur la protection des données personnelles. En effet, vous découvrirez que certaines entreprises se sont organisées pour anticiper le RGPD afin d’être prête lors de son entrée en application.

Durée : 1 jour.

Pour en savoir plus et connaître les modalités, contactez-nous.

RGPD dans Office 365 et SharePoint
RGPD dans Office 365 et SharePoint

Nos conditions d’utilisation sont conformes aux RGPD mais il ne s’agit pas d’un site SharePoint 😉

Expert Messagerie Travail Collaboratif

Être nommé Expert Messagerie Travail Collaboratif par un de nos clients est évidemment un grand honneur. Bien sûr, c’est le résultat d’un travail d’équipe. Sincèrement. De même qu’il est impossible de se mettre au monde soi-même, vous ne devenez pas un expert d’un domaine tout seul.

Expert Messagerie Travail Collaboratif
Expert Messagerie Travail Collaboratif

C’est le fruit de rencontres avec des personnes qui savent communiquer leurs connaissances et leur enthousiasme. C’est aussi la confiance que nous accordent des clients pour les accompagner.

Pourtant, par souci de discrétion, nous ne communiquons par le nom de nos clients. Certains sont mondialement connus. Tous sont importants.

Ensemble, nous progressons grâce à notre compréhension globale des entreprises et des entreprises publics.

Nous faisons preuve d’imagination, de créativité. Nous comprenons leurs métiers, leurs besoins et nous les traduisons en termes de solutions.

Une stratégie et une efficacité au service de nos clients

Être un expert Messagerie Travail Collaboratif ne nous donne pas la « grosse tête ».

Car nous doutons aussi. Nous faisons part de nos doutes, voire de nos limites, parfois de nos refus à nos clients.

Ce titre est aussi une responsabilité qui nécessite un travail important de notre part. En particulier, il s’agit de collecter des informations construites et utiles, de se former avec efficacité et rapidement.

Produire un livrable au contour net et précis

Une prestation, un service ou une formation pour notre client doit toujours se traduire par un livrable, clairement identifiable.

Ce qui signifie que nous devons savoir ce que nous aurons à produire 🙂

Bien sûr, le client doit être d’accord sur le livrable aussi. Notamment, cela implique une très grande transparence vis-à-vis de notre client. En particulier, le contenu, le périmètre et le contenu du livrable doit être clair dans l’esprit de notre client.

Dans la pratique, cela implique une description écrite et détaillée du contenu de la prestation avant qu’elle démarre. Comment imaginer de bâtir une maison avec comme seules indications : « Un grand salon, 4 chambres et une belle cuisine. Et aussi une ou deux salles de bains »…

Bien évidemment, nous nous adaptons à la réalité opérationnelle de notre client.

Annonce « Expert Messagerie Travail Collaboratif »

« Claude Couderc, de la société Claude Couderc Consulting, est nommé Expert référent de la Messagerie et du Travail Collaboratif par Orsys. »

Citation : « La première brique d’un système d’information porte sur la messagerie d’entreprise (Exchange, Lotus, Postfix). Elle centralise l’essentiel des échanges, internes comme externes. Dans le prolongement de l’e-mail, on trouve les services de communications unifiées tels que la messagerie instantanée et la visioconférence portées chez Microsoft par Skype for Business. L’étape suivante, c’est le travail collaboratif qui vise à capitaliser sur l’intelligence collective. Toujours dans le monde Microsoft, SharePoint permet la gestion et le partage de contenus à travers la création de sites Web collaboratifs. » (Extrait du catalogue de formation aux technologies numériques d’Orsys).

DAG Exchange Server 2013 : Comprendre

L’objectif est de mettre en place un DAG Exchange Server 2013. Un DAG est l’abréviation anglaise de groupe de disponibilité de base de données (database availability group). Le DAG permet la mise en oeuvre de la haute disponibilité en redondant les bases de données qui participent au DAG.

Ce n’est pas une nouveauté de Exchange 2013. Mais il s’agit d’une bonne pratique pour administrer Microsoft Exchange Server 2013.

Notamment, vous allez créer le groupe de disponibilité de base de données DAG01 avec les serveurs SRVXSG01 et SRVXSG02. La base de données BDDVIP appartiendra à ce DAG.

Vous trouverez ci-dessous les tâches à accomplir.

  • Créer un point d’accès administratif de cluster
  • Créer un DAG Exchange Server 2013
  • Ajouter des serveurs Exchange au DAG Exchange Server 2013
  • Configurer le réseau
  • Lancer la copie initiale

Créer un point d’accès administratif de cluster

Ouvrez une session avec le compte de domaine Administrateur sur  DC100.

Avec la console Utilisateurs et ordinateurs Active Directory, créez un nouvel objet dans Active Directory de type ordinateur, intitulé DAG01 puis désactivez-le.

Ensuite, attribuez l’autorisation Contrôle total au compte sous-système approuvé Exchange (Exchange Trusted Subsystem), ainsi qu’au premier serveur de boîtes aux lettres à ajouter au DAG Exchange Server 2013 : SRVXSG01.

Créer un DAG Exchange Server 2013

Si la session d’administrateur de domaine n’est pas encore ouverte sur SRVXSG01, ouvrez-en une avec le compte de domaine Administrateur@NOVA.AD.

Démarrez la console d’administration Exchange (EAC).

Dans le volet de fonctionnalités, cliquez sur serveurs : le volet central s’actualise et donne accès aux onglets supplémentaires.

Cliquez sur l’onglet groupes de disponibilité de la base de données.

Pour créer le groupe de disponibilité de la base de données DAG01, cliquez sur le signe + de la barre d’outils : la fenêtre de création s’ouvre.

Renseignez les champs suivants :

  • Nom du groupe de disponibilité de la base de données : DAG01
  • Serveur témoin : SRV100
  • Répertoire témoin : C:\DAG01
  • Adresse IP du groupe de disponibilité de la base de données : 192.168.1.104
DAG Exchange Server 2013
DAG Exchange Server 2013

La cmdlet PowerShell correspondante est :

New-DatabaseAvailabilityGroup -Name DAG01 -WitnessServer SRV100 -WitnessDirectory C:\DAG01 -DatabaseAvailabilityGroupIpAddresses 192.168.1.104

Ajouter des serveurs Exchange au DAG Exchange Server 2013

Dans le volet de fonctionnalités d’EAC, cliquez sur serveurs puis cliquez sur l’onglet groupes de disponibilité de la base de données et sélectionnez DAG01.

Ensuite, dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône en forme de serveur avec une roue dentée pour ajouter votre serveur.

Puis, ajoutez votre serveur SRVXSG01.

Vous pouvez ensuite ajouter le serveur SRVXSG02 au DAG01.

Vous pouvez faire la même manipulation avec EMS. La cmdlet correspondante est :

Add-DatabaseAvailabilityGroupServer -Identity DAG01 -MailboxServer SRVXSG02

Configurer le réseau

Demandez au formateur, si vous devez faire cet exercice. En effet, si vous disposez d’une interface réseau supplémentaire opérationnelle, vous pouvez le faire. Sinon, ne le faites pas.

Pour effectuer une configuration manuelle du réseau, vous devez au préalable tapez la cmdlet suivante.

Set-DatabaseAvailabilityGroup -ManualDagNetworkConfiguration $true

Ensuite dans le volet de fonctionnalités d’EAC, cliquez sur serveurs puis cliquez sur l’onglet groupes de disponibilité de la base de données et sélectionnez DAG01.

Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône en forme de serveur avec un signe + pour ajouter votre nouveau réseau DAG.

Indiquez l’adresse IP du sous-réseau, comme par exemple 192.168.1.0/22, puis cliquez sur enregistrer.

Vous pouvez faire la même manipulation avec EMS. La cmdlet correspondante est :

New-DatabaseAvailabilityGroupNetwork -DatabaseAvailabilityGroup DAG01 -Name "Réplication NOVA" -Subnets 192.168.1.0/22 -ReplicationEnabled:$True

Ensuite, vous devez désactiver le réseau DAG par défaut qui est MapiDagNetwork.

Pour ce faire, sélectionnez votre DAG et dans le volet de droite, sous MapiDagNetwork, cliquez sur Désactiver la réplication : un message d’avertissement vous demande si vous êtes sûr de vouloir effectuer cette action. Cliquez sur oui.

Vous pouvez faire la même manipulation avec EMS. La cmdlet correspondante est :

Get-DatabaseAvailabilityGroupNetwork -Identity DAG01\MapiDagNetwork | Set-DatabaseAvailabilityGroupNetwork -ReplicationEnabled:$False

Lancer la copie initiale

Dans le volet de fonctionnalités d’EAC, cliquez sur serveurs puis cliquez sur l’onglet bases de données et sélectionnez la base de données BDDVIP.

Puis, dans la barre d’outils, cliquez sur les 3 petits points (…).

Ensuite, dans le menu qui apparaît, cliquez sur Ajouter une copie de bases de données.

Puis vous sélectionnez le serveur de boîtes aux lettres qui va héberger cette copie passive. Vous indiquez aussi le numéro de préférence d’activation.

Notamment, celui-ci sera utilisé par Active Manager pour sélectionner la meilleure copie et pour redistribuer les bases de données de boîte aux lettres actives lors de l’équilibrage de DAG01. La valeur 1 est la position la plus prioritaire.

La cmdlet correspondante est :

Add-MailboxDatabaseCopy -Identity BDDVIP -MailboxServer SRVXSG02 -ActivationPreference 2

Maintenant, la copie passive va être alimentée grâce à la réplication automatique des fichiers journaux de transaction.

Résumé

Vous aviez comme objectif de créer un DAG Exchange Server 2013.

Pour ce faire, vous avez créé un point d’accès administratif de cluster nommé DAG01. Ensuite, vous avez créé le DAG01 auquel vous avez ajouté le serveur Exchange SRVXSG01. Vous avez aussi configuré le réseau pour utiliser une interface dédiée puis lancé la copie initiale.

Site SharePoint Online piloté par les données

Créer un site SharePoint Online piloté par les données vous entraîne dans un univers beaucoup plus riche et large que vous ne pouvez l’imaginer. En effet, SharePoint Online permet de se connecter à des sources de données externes qui enrichissent l’expérience utilisateur.

Créer un site SharePoint Online piloté par les données
Créer un site SharePoint Online piloté par les données

L’objectif du livre Créer un site SharePoint Online Piloté par les données: Concepts et 14 Travaux Pratiques est de vous rendre autonome et opérationnel le plus rapidement possible dans la création d’un site de données SharePoint Online grâce à SharePoint Designer et les composants WebPart des données métiers.

Créer un site SharePoint Online piloté par les données

Business Connectivity Services (BCS) est une application de services qui permet d’accéder dans SharePoint à des données externes à SharePoint.

Par exemple, il peut s’agir de données externes qui se trouvent dans une base de données, ou qui sont accessibles à travers un service web, ou qui sont publiées en tant que source OData.

Lorsque ces données externes sont disponibles à travers BCS, vous pouvez les interroger, les lire, les mettre à jour, les supprimer ou en créer de nouvelles.

Le type de contenu externe est l’un des principaux outils de BCS. Un type de contenu externe fournit les informations nécessaires pour accéder à une source de données externes.

Il permet aussi de créer les objets qui exposent les données externes, comme par exemple une liste externe, une colonne de données externes ou un composant WebPart de données métiers.

Les manipulations pour gérer correctement BCS se font avec SharePoint Designer et dans la console d’Administration centrale de SharePoint.

BCS est un outil important pour créer un site SharePoint Online piloté par les données.

Gérer les autorisations externes

Quand les données se trouvent dans une liste SharePoint, il est facile pour l’administrateur d’accorder les autorisations nécessaires aux utilisateurs afin qu’ils y accèdent.

Lorsqu’il s’agit d’accéder à des données externes à SharePoint, les autorisations doivent être accordées dans le système externe. Cela peut devenir beaucoup plus complexe.

Pourtant, c’est fondamental pour créer un site SharePoint Online piloté par les données. Car sans accès autorisé, vous ne réussirez pas à vous connecter à une source de données externes.

Une solution consiste à utiliser le service Banque d’informations sécurisé (BIS).

Service Banque d’informations sécurisé

Le service Banque d’informations sécurisé permet de créer une passerelle sécurisée entre un utilisateur connu dans SharePoint sous un compte donné, et un système externe qui le connaît avec un autre compte.

Autrement dit, ce service définit quelles informations d’identification (compte, mot de passe) utilisées pour se connecter à la source de données externe.

Typiquement l’application de service BDC (Business Data Connectivity) peut utiliser le service Banque d’informations sécurisé pour authentifier une requête d’extraction des données afin de récupérer des données externes à SharePoint (bases de données, etc.)

En effet, le système externe peut ne pas connaître le compte SharePoint lors de la phase d’authentification. Le Service Banque d’informations sécurisé peut stocker et mapper les informations d’identification utilisateur requises par le système externe.

Ce service se manipule dans le Centre d’Administration SharePoint.

Vous devez configurer le service Banque d’informations sécurisé. Cette configuration nécessite des droits d’administrateur SharePoint. Si vous n’êtes pas administrateur SharePoint, demandez de l’assistance à votre administrateur.

Vous pouvez préparer l’environnement en créant et en paramétrant un ID d’application cible du service Banque d’informations sécurisé afin de se connecter à une source de données externes, comme une base de données SQL Server.

Par ailleurs, rappelez-vous que toutes les manipulations de ces travaux pratiques sont à faire dans un environnement de développement, de tests ou de formation mais pas dans un environnement de production ou même de préproduction ou de qualification.

Créer un type de contenu externe

Un type de contenu externe est un objet SharePoint. Il permet de se connecter à une source de données externe. Il peut être manipulé par Business Connectivity Services.

Vous allez apprendre à créer un type de contenu externe. Il permet de se connecter à une base de données SQL Azure.

Il faut que vous disposiez d’une base de données SQL hébergée par Microsoft, grâce à son offre Azure. Microsoft propose régulièrement une offre d’essai de 30 jours pour utiliser Azure.

Par ailleurs, il existe aussi un abonnement de paiement à l’utilisation (sans coût mensuel). À titre d’exemple, ce type d’abonnement me revient à moins de 2€ par mois. Il s’agit d’une petite base SQL Server que j’utilise sporadiquement

Créer une liste externe

Pour restituer les données qui sont récupérées avec un type de contenu externe, vous pourriez utiliser les applications Office.

Vous pouvez aussi créer une liste, intitulée liste externe, dans SharePoint qui servira à manipuler les données.

Vous allez apprendre à créer une liste externe pour manipuler les données externes dans SharePoint.

Utiliser les composants WebPart BCS pour créer un site SharePoint Online piloté par les données

Vous avez configuré l’application de service Business Connectivity Services (BCS). Par ailleurs, vous avez créé un type de contenu externe. Aussi, vous allez pouvoir l’utiliser dans vos sites SharePoint.

Notamment, l’affichage de données externe peut se faire à travers les composants WebPart.

Ensuite, vous allez découvrir l’intérêt de différents composants WebPart du service Business Connectivity Services.

Connecter des composants WebPart

Certains composants WebPart peuvent se connecter à d’autres composants WebPart. Cela signifie qu’un composant WebPart (dénommé fournisseur) envoie des données à un autre composant WebPart (dénommé client). Le client traite les données reçues du fournisseur pour les afficher ou les filtrer.

La connexion de composants WebPart permet de rendre l’affichage des données plus dynamique.

Vous pourrez permettre à l’utilisateur de filtrer les ventes de la boutique sur différents critères comme le vendeur.

 

Créer un site SharePoint Online personnalisé

Créer un site SharePoint Online personnalisé est beaucoup plus simple que vous pouvez le croire. En effet, vous pouvez modifier en profondeur l’apparence d’un site à l’aide des bons outils et des bons conseils !

Notamment, l’objectif du livre SharePoint Online : Modifier l’apparence des sites SharePoint en 26 Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans le design de sites SharePoint Online grâce aux outils standards de Microsoft.

Vous apprendrez à leur donner une identité visuelle personnalisée et à modifier leur apparence pour leur donner un aspect personnalisé, grâce aux outils comme le Gestionnaire de conception ou les Présentations composées.

Vous mettrez vos connaissances en pratique grâce aux 26 Travaux Pratiques entièrement détaillés et corrigés.

Créer un site SharePoint Online personnalisé

La connaissance des types de page est la base pour pouvoir créer un site SharePoint Online personnalisé. Même s’il est nécessaire de connaître les différents types de page, ce n’est pas suffisant !

Vous verrez dans le livre qu’il existe aussi des outils puissants et natifs qui permettent de créer un site SharePoint Online personnalisé.

Notamment, vous verrez comment tirer partir du Gestionnaire de conception et des présentations composées.

Pages Wiki

Une page wiki se présente comme une grande page blanche.

Page wiki vierge
Page wiki vierge

Le mot « wiki » signifie « vite » en hawaïen. Les pages wiki de SharePoint permettent de créer rapidement un contenu, sans exigence forte sur son organisation.

Vous devrez fournir beaucoup d’efforts pour créer un site SharePoint Online personnalisé à partir d’une page wiki. Heureusement, il existe d’autres types de page.

Il est aussi possible d’insérer des composants WebPart dans une page de composants WebPart.

Composants WebParts

Les composants WebPart constituent un moyen simple pour élaborer des pages Web dynamiques et pour créer un site SharePoint Online personnalisé.

Les composants WebPart sont, littéralement, des parties de page web. Autrement dit, vous ajoutez les WebParts aux pages des sites SharePoint.

Pour prendre une analogie, les webparts sont comme les pièces d’un jeu de construction. L’enfant pioche dans le bac pour prendre la pièce qui correspond à son besoin en termes de forme et de couleurs. Puis ensuite, il associe les pièces sélectionnées pour fabriquer son objet.

Les webparts fonctionnent un peu comme les pièces de ce jeu. Selon vos besoins, vous allez « piocher » dans le bac à WebParts puis vous les ajoutez aux pages SharePoint. Avec SharePoint, le bac à WebParts s’appelle la galerie de WebParts.

Les composants de WebPart sont des objets web entièrement configurables et qui ont toutes des fonctionnalités différentes. Ce sont des mini-applications.

Exemples de composants WebPart

Quelques exemples de composants WebPart : afficher une zone de texte, afficher une liste, interroger une base de données externes, afficher une feuille Excel, afficher un formulaire InfoPath, etc.

Les WebPart se manipulent tous de la même façon. De plus, ils disposent tous d’un bloc commun de paramètres : Apparence, Disposition et Paramètres avancés. Toutefois, tous les WebPart ont des paramètres supplémentaires qui sont liés à leur fonction.

Par ailleurs, à chaque fois que vous créez une liste ou une bibliothèque, SharePoint crée un composant WebPart associé à la une liste ou une bibliothèque. Vous pouvez ajouter ce composant Web sur une page Wiki ou une page de composants WebPart.

Pages de composants WebPart

Une page de composants WebPart est une page Web qui affiche un ou plusieurs composants WebPart.

Les pages de composants WebPart peuvent afficher un regroupement d’informations qui proviennent de sources diverses.

Elles peuvent afficher le contenu d’autres pages Web ou des données externes à SharePoint.

Page de composants WebPart
Page de composants WebPart

Une page de composants WebPart est plus souple pour créer un site SharePoint Online personnalisé.

Il existe un marché des composants WebPart qui pallient aux manques de la version actuelle, avec des acteurs comme par exemple : Bamboo Solutions, CorasWorks, Virto Software, Pentalogic SharePoint Solutions, Mobile Entrée, WebParts360, iKAN Software, etc., ainsi qu’un acteur Open Source comme CodePlex.

En plus des pages de type Wiki et de composants WebPart, il existe aussi un type supplémentaire de page : les pages de publication.

 

Pages de publication pour créer un site SharePoint Online personnalisé

La publication permet de disposer de possibilités supplémentaires afin d’automatiser la production des pages et créer un site SharePoint Online personnalisé.

Grâce à la fonctionnalité de publication, les concepteurs peuvent travailler sur des versions préliminaires des pages et les publier pour les mettre à la disposition des lecteurs.

Lorsque vous activez les fonctionnalités de publication sur un site de nouvelles listes et bibliothèques apparaissent. Par contre, la possibilité de sauvegarder un site en modèle disparaît.

Les fonctionnalités de publication sont disponibles nativement dans SharePoint Online.

Navigation

Par défaut, SharePoint propose une navigation basée sur un paramétrage standard. Au tout début, ce fonctionnement convient car il permet de retrouver rapidement les éléments du site sur lesquels l’utilisateur navigue.

Cependant, le design de la collection de sites va nécessiter d’améliorer l’expérience utilisateur concernant la navigation.

Depuis SharePoint Online, la navigation peut être définie grâce à deux principes différents : la navigation structurelle et la navigation gérée, qui s’appuie sur les métadonnées gérées d’un ensemble de termes.

Navigation structurelle

Par défaut, SharePoint propose une navigation globale, qui correspond aux liens de la barre de navigation supérieure, ainsi qu’une navigation actuelle, qui correspond au volet de gauche de la page.

Selon les fonctionnalités activées sur votre collection de sites, il est possible que vous ayez différents menus.

Navigation structurelle avec publication
Navigation structurelle avec publication

Le principe de la navigation gérée est différent de celui de la navigation structurelle. Toutefois, il offre plus de souplesse.

Les métadonnées gérées est un concept dont l’application dépasse la navigation.

Métadonnées gérées

L’application de services des métadonnées gérées est un service SharePoint. Ce service permet aux organisations de définir leurs structures de métadonnées sous forme d’une arborescence. Les utilisateurs peuvent associer des métadonnées pertinentes aux documents.

L’utilisation du magasin de métadonnées gérées (Managed Metadata) permet de caractériser les fichiers et de faire des saisies assistées.

Par exemple, si vous avez défini la taxonomie suivante dans les métadonnées gérées, comme dans la copie d’écran ci-dessous :

Créer un site SharePoint Online personnalisé
Métadonnées gérées

Vous pouvez associer l’ensemble de termes Blanc à une colonne d’une liste quelconque.

Lorsque l’utilisateur débute une saisie dans le champ électro-ménager, les valeurs correspondantes s’affiche.

Saisie assistée d'une métadonnée gérée
Saisie assistée d’une métadonnée gérée

Navigation gérée

Dans la mesure où vous pouvez caractériser n’importe quel fichier de SharePoint avec les métadonnées gérées, il est aussi possible d’en associer aux pages, qui sont aussi des fichiers stockés dans des bibliothèques.

Cette technique permet de construire des menus dynamiques, où seules les pages associées à une certaine valeur (par exemple « News ») apparaîtront dans un menu.

La navigation gérée permet aussi de disposer d’adresses de liens (URL) plus conviviales. Par exemple, au lieu de voir l’adresse :

https://monsupersite.sharepoint.com/sites/dev/SitePages/Contact.aspx

Vous obtenez l’adresse :

https://monsupersite.sharepoint.com/sites/dev/Contact

Pour utiliser la navigation gérée, l’application de services des métadonnées gérées doit évidemment être démarrée et correctement configurée.

Workflows SharePoint Online

Dans cet article, vous allez découvrir les possibilités des workflows SharePoint Online, grâce à de véritables flux de travail qui fonctionnement dans l’environnement SharePoint Online.

Workflows SharePoint Online
Workflows SharePoint Online

Workflows SharePoint Online

En effet, l’objectif du livre Workflows SharePoint Designer pour SharePoint Online : 33 Travaux Pratiques est de vous rendre rapidement autonome et opérationnel dans la conception de flux de travail pour SharePoint Online avec SharePoint Designer 2013.

Notamment, vous pourrez vous entraîner grâce aux 33 travaux pratiques corrigés ! Ces travaux pratiques de workflows SharePoint Online fonctionnent dans Office 365 avec SharePoint Online. Toutefois, la réalisation de ces exercices dépend de votre licence Office 365.

Au moment où cet article paraît, la réalisation des exercices nécessite un plan Office 365 Business Essentials ou Office 365 Business Premium. En particulier, les exercices ont tous été réalisés avec un plan Microsoft Office 365 Entreprise E3.

Flux de travail à l’identique

Par ailleurs, sachez qu’il n’y a eu aucune évolution pour les flux de travail entre SharePoint 2013 et SharePoint Online.

Dans SharePoint Online, vous développez littéralement des flux de travail SharePoint 2013 et SharePoint 2010 ! En effet, il n’existe pas de flux de travail SharePoint Online.

Lors de la création d’un flux de travail, vous choisissez de développer un flux de travail SharePoint 2013 ou SharePoint 2010. Vous ne pouvez pas basculer de l’un à l’autre.

En revanche, vous pouvez appeler et exécuter un flux de travail SharePoint 2010 à partir d’un flux de travail SharePoint 2013.

SharePoint Designer 2013

Dans le livre, le sujet principal concerne les flux de travail SharePoint Online que vous pouvez créer avec SharePoint Designer 2013. En effet, il n’existe pas de version SharePoint Designer Online, ni même SharePoint Designer 2016.

Ce n’est pas un problème car vous développez bien vos workflows SharePoint Online avec SharePoint Designer 2013. C’est la même logique qu’avec Microsoft Word.

Vous pouvez avoir Microsoft Word Office 2016 ou Office 365 et ouvrir des fichiers Word de versions antérieurs. Notamment, vous pouvez même ouvrir et modifier un fichier Word d’une version très ancienne.

Vous pouvez télécharger gratuitement SharePoint Designer 2013.

Une interface visuelle pour créer les flux de travail

Grâce à SharePoint Designer, vous pouvez concevoir des workflows sans connaître le HTML. En effet, l’interface utilisateur intuitive de SharePoint Designer permet de composer visuellement le workflow voulu et de voir à l’écran à quoi ressemblera le résultat final.

Ce résultat est directement atteignable sans l’aide de Visio Professionnel, bien que celui-ci apporte un confort supplémentaire dans la conception de workflows.

De plus, vous pouvez créer des workflows avancés, dotés de très nombreuses fonctionnalités, sans équivalent avec les workflows livrés nativement.

Dorénavant, vous pouvez démarrer un autre workflow à partir du workflow en cours d’exécution. Ou bien, vous pouvez exécuter les étapes dans un ordre séquentiel. De même, vous pouvez dérouter l’exécution du workflow. Par exemple, pour le brancher directement sur une phase quelconque du workflow.

De même, il devient possible de faire une boucle qui s’exécute 10 fois ou bien de créer une boucle qui s’exécute tant qu’une condition est vraie.

Quelques limites

En revanche, SharePoint Designer ne permet pas d’interagir nativement avec les objets d’un autre site. Par exemple, vous ne pourrez pas mettre à jour une liste d’un autre site.

Il n’y a pas non plus de fonctionnalités de débogage intégrées à SharePoint Designer. Toutefois, vous trouverez des solutions pratiques dans le chapitre intitulé Débogage et suivi.

Malgré ses quelques limitations, SharePoint Designer permet de démultiplier les possibilités des workflows dans SharePoint.

Manipulations opérationnelles des workflows SharePoint Online

Un objectif avec une copie d’écran, qui affiche le résultat attendu, permet de mettre en situation chaque exercice.

Si nécessaire, des instructions précises expliquent les prérequis pour l’exercice.

Vous trouverez une description complète de la solution, étape par étape, jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Afin de vous assurer d’être sur la bonne voie, des copies d’écrans illustrent la solution.

Enfin, un résumé vous rappelle ce que venez d’apprendre dans l’exercice.

Ces exercices seront aussi l’occasion de comprendre l’intérêt pratique de ces manipulations à l’aide de nombreuses explications.

Quelques conseils pratiques pour les exercices

Lisez l’objectif de chaque exercice afin de bien comprendre le sens des manipulations dans les travaux pratiques. De même, faites la phase de préparation (quand elle existe), sinon vous ne pourrez pas faire l’exercice.

Dans les exercices du livre, le site SharePoint est accessible à partir de l’emplacement (URL) : https://monsite.sharepoint.com/sites/formation. Cet emplacement est fictif et arbitraire !

Aussi, en fonction de votre environnement réel, vous devrez vous adapter.

Avant de commencer les exercices

Pour que l’exercice se déroule dans les meilleures conditions, il est nécessaire que vous ayez à accès à Microsoft SharePoint Online à l’aide d’un navigateur web.

Très souvent, dans les organisations, le navigateur web est Internet Explorer. Il est possible d’accéder à un site SharePoint à l’aide d’un autre navigateur comme Firefox ou Chrome. Toutefois, ceux-ci ne vous proposeront pas toutes les fonctionnalités. Aussi, il est préférable d’utiliser Internet Explorer dans ses versions récentes.

Tous les exercices sont présentés avec Internet Explorer 11. Le site de travail principal (https://monsite.sharepoint.com/sites/formation) est basé sur le modèle de site d’équipe standard de SharePoint Online.

Les fichiers nécessaires aux exercices sont fournis dans les dossiers de chacun des travaux pratiques concernés.

Prise en compte de vos actions

Compte-tenu des latences de votre réseau ou d’Internet, la prise en compte de vos actions peut parfois générer une attente perceptible dans le rafraîchissement d’un page.

Suite à un de vos clics, vous obtiendrez pratiquement tout le temps un message comme celui-ci :

Traitement en cours
Traitement en cours

Ce message est en haut et à droite du navigateur. Toutefois, vous pouvez ne pas le voir pour différentes raisons, ou bien il arrive que ce message ne s’affiche pas.

Pour être certain que vos actions ont bien été prises en compte (clics de souris, entrée sur le clavier), vous pouvez vérifier l’apparition du message, éventuellement tronqué, Nous avons bientôt terminé dans le titre de l’onglet du navigateur.

Nous avons bientôt terminé
Nous avons bientôt terminé

Si ce message apparaît dans le titre de l’onglet, cela signifie que vos actions ont bien été prises en compte : il est inutile de cliquer à nouveau, par exemple.