Renommer automatiquement Word

Dans cet article, vous allez découvrir une technique simple pour renommer automatiquement Word (un document Word) à l’aide de son contenu. Vous pouvez utiliser cette technique pour créer aussi des métadonnées dans le document Word.

Un audit documentaire révèle de nombreuses surprises. En particulier, le nom des documents est parfois peu significatif.

Renommer automatiquement Word
Renommer automatiquement les documents Word

Si vous voulez démarrer la mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents) dans de bonnes conditions, il est préférable que les documents existants soient corrigés avant d’être injectés dans la GED. Ou simplement, si vous souhaitez que le nom de vos fichiers reflète leur contenu.

Bien évidemment, il n’est pas question de reprendre manuellement les documents quand il y en a plusieurs milliers.

Renommer automatiquement Word (documents Word)

Pour répondre à une demande de ce type, j’ai développé un script qui procède à un renommage automatique des documents Word.

Le critère utilisé pour le renommage consiste à récupérer le contenu du premier paragraphe de style Titre, Titre 1 ou Titre 2. Bien évidemment, si le script ne trouve pas de style, il ne renomme pas le document.

La liste des styles est paramétrable : vous pouvez ajouter des styles supplémentaires, utilisés dans le corpus analysé.

Ayez du style !

Si le script trouve un des styles recherchés, par exemple Titre 1, alors le script renomme le fichier à partir du contenu du paragraphe Titre 1.

La propriété Word (métadonnée) Titre est remplacée par le contenu du paragraphe Titre 1.

Facultativement, vous pouvez remplacer des caractères du nom du fichier ou du titre par une autre chaîne. Cela permet d’éliminer des chaînes de caractères qui ne sont pas significatives. Cela permet aussi d’insérer des caractères afin de normaliser les noms de fichiers. Cette étape est complètement facultative.

Le script s’exécute sur des milliers de documents réels.

En moyenne, les documents ont une taille approximative de 250 Ko. Le plus gros document a une taille de 1,3 Mo.

Performances du script

Comme souvent avec les scripts qui s’exécutent sur un volume important, les temps de réponses ne sont pas linéaires. Ils sont excellents au début (20 documents / minute environ) puis ils deviennent un peu moins bon ensuite.

Pour renommer automatiquement Word, le scripts s’exécute sur des lots de 150 documents. Cette approche s’est révélée efficace et finalement très rapide. Car, avec un ordinateur de configuration bureautique standard, le traitement des 150 documents se fait en 20 minutes environ, soit 450 documents / heure.

Le taux des documents non-traités est de 2% environ. Il s’agit de documents qui ne possédaient aucun style de titre (plutôt rare), ou de documents qui possédaient un style de titre non recherché : par exemple, un Titre 3.

Rappel: une fois que les documents sont chargés dans SharePoint, vous pouvez créer des règles de routage pour déplacer ces fichiers de la bibliothèque de remise vers les bibliothèques finales.

RenommerFichiersWord_V1_0_0.zip

Nommer les groupes de sécurité SharePoint

Dans une organisation, la sécurité des informations stockées dans SharePoint est assurée uniquement à travers les groupes de sécurité SharePoint. Il est donc important de savoir comment nommer les groupes de sécurité SharePoint.

En effet, il est interdit de donner une autorisation en utilisant directement un groupe de l’annuaire central. Par contre, un groupe de l’annuaire central peut appartenir à un groupe de sécurité SharePoint.

L’objectif est donc de disposer d’un plan de nommage des groupes de sécurité qui soit :

  • structuré de manière identique quelque soit le groupe, l’objet à sécuriser ou l’autorisation,
  • adapté au modèle de sécurité SharePoint.

Nommer les groupes de sécurité SharePoint

Afin de normaliser la codification pour nommer les groupes de sécurité SharePoint, il est proposé le format suivant :

CODESITE _ AAAAAAAA

où :

  • CODESITE: Nom court du site des Directions / Départements / Services,
  • AAAAAAAA: Niveaux d’autorisations SharePoint accordées avec les libellés suivants: Contrôle total, Lecture, Collaboration, Conception, etc.

Pour des raisons de lisibilité et de compréhension, il a été préféré d’afficher directement le niveau d’autorisations (Contrôle total) plutôt que les noms classiques des groupes SharePoint: Approbateurs, Concepteurs, Gestionnaires de hiérarchies, Lecteurs de ressources de style, Membres, Propriétaires, Visiteurs.

Le nom court du site correspond à une nomenclature interne sur 3 ou 4 caractères. Par exemple, le site du Service de Support aux Fournisseurs étrangers de langue française a le code: SFEF, celui de la Direction des Ressources Humaines est: DRH.

Ceux qui donne les noms de groupes suivants pour le site de la Direction des Ressources Humaines:

  • DRH _ Collaboration
  • DRH _ Lecture
  • etc.

La présence de l’underscore (« _ ») permettra de ne pas mélanger ces autorisations avec celles des niveaux inférieurs (cf. ci-dessous).

Adapté au modèle de sécurité SharePoint

Vue de l’utilisateur, les objets sécurisables dans SharePoint sont la Collection de sites, les sites, les listes (ou les bibliothèques), les dossiers des bibliothèques et les éléments (ou les documents).

Compte-tenu de l’héritage des autorisations, le besoin de disposer d’un groupe de sécurité au niveau d’un objet enfant (par exemple une bibliothèque d’un site) se justifie par la nécessité de personnaliser les autorisations.

Pour répondre à cette contrainte, il a été proposé que pour nommer les groupes de sécurité SharePoint, il soit tenu compte de l’objet et du nom interne de l’objet.

Liste ou bibliothèque

Le nom interne ne varie jamais, même en cas de renommage de la liste. Par ailleurs, il n’est pas possible d’avoir deux noms internes identiques dans un site.

Si vous désirez avoir une bibliothèque nommée Rapports d’activités, vous la créez avec le nom RAPACT puis ensuite vous la renommez en Rapports d’activités.

Le format de normalisation du nom des listes devient:

CODESITE CODELISTE _ _ AAAAAAAA

où :

  • CODELISTE: Nom interne de la liste.

CODESITE et AAAAAAAA sont inchangés par rapport à la codification du site.

La présence des underscores en double est obligatoire à cause des dossiers et des éléments (cf. ci-dessous).

Donc, s’il est nécessaire d’avoir des groupes spécifiques à la bibliothèque Rapports d’activités du site DRH, cela donnerait:

  • DRH RAPACT _ _ Collaboration
  • DRH RAPACT _ _ Lecture
  • etc.

Dossier

Il n’est pas facile d’interdire à un utilisateur de créer un dossier dans une bibliothèque SharePoint.

Vous savez bien qu’il ne suffit pas de cacher l’option Nouveau dossier.

En effet, par exemple, l’utilisateur peut contourner ce paramétrage grâce au lien Ouvrir avec l’Explorateur du ruban Bibliothèque ce qui lui permet de créer des dossiers.

Dans notre cas, les utilisateurs pouvaient créer eux-mêmes les dossiers grâce au navigateur. Il n’était donc pas possible d’imposer un nom unique pour tous les dossiers d’un site. Il est donc possible d’avoir deux bibliothèques distinctes avec chacune un dossier qui porte le même nom.

La solution a consisté à modifier la codification pour les dossiers, de la façon suivante afin de nommer les groupes de sécurité SharePoint dans ce cas :

CODESITE CODELISTE _ CODEDOS AAAAAAAA

où :

  • CODEDOS: Nom court du dossier.

La seule contrainte est d’être significatif, de ne pas dépasser 6 caractères et d’être unique.

Donc, s’il est nécessaire d’avoir des groupes spécifiques au dossier Audits internes de la bibliothèque Rapports d’activités du site DRH, cela donnerait par exemple:

  • DRH RAPACT _ AUDINT Lecture
  • DRH RAPACT _ AUDINT Collaboration
  • etc.

Élément ou Document

Pour des raisons liées au caractère sensible des données de l’organisation (Laboratoire pharmaceutique) et pour des raisons historiques (ancien système basé sur Lotus Domino), les autorisations sont fréquemment données au niveau du document.

Pour s’adapter à cette contrainte forte et pour nommer les groupes de sécurité SharePoint, la codification est la suivante :

CODESITE CODELISTE CODEDOC AAAAAAAA

où :

  • CODEDOC: Nom court du document ou de l’élément.

Notamment, le nom court du document est généré comme un nom court de fichiers (nommage 8dot3).

Dans une invite de commande, les noms courts sont visibles grâce à l’instruction DIR /X.

Si le document qui s’intitule Produit XYZ.docx a comme nom court PRODUI~1.DOC (par exemple).

Donc, s’il est nécessaire d’avoir des groupes spécifiques à ce document, cela donne:

  • DRH RAPACT PRODUI~1.DOC Lecture
  • DRH RAPACT PRODUI~1.DOC Collaboration
  • etc.

En images

Nommer les groupes de sécurité SharePoint
Plan de nommage des groupes de sécurité SharePoint

Supprimer en profondeur les virus

Dans cet article, vous découvrirez comment supprimer en profondeur les virus et malwares. Si vous voulez plus d’explications, consultez l’article Comment désinfecter un pc windows des virus et des malwares: procédure simple.

Comment supprimer en profondeur les virus et malwares
(image: Bartek Ambrozik)

Pour supprimer en profondeur les virus d’un ordinateur

Tout d’abord, débranchez l’ordinateur infecté du réseau, wifi, etc.

Ensuite, téléchargez les logiciels mentionnés ci-dessous sur une clef USB.

Puis, téléchargez la dernière version des logiciels gratuits RKill, TDSSKiller, et téléchargez la dernière version gratuite de CCleaner et Malwarebytes et Microsoft Safety Scanner.

Ensuite, téléchargez la dernière version gratuite de AVAST ou AVG ou Ad-Aware de Lavasoft ou Glary Utilities, et téléchargez la dernière version gratuite de Vipre Rescue et Spybot – Search & Destroy (dans la liste des miroirs, choisissez un des miroirs: Ad-free download at Safer-Networking Ltd) et SUPERAntiSpyware.

Éventuellement, téléchargez DriveImage XML (pour la copie de fichiers).

Démarrer en mode sans échec (safe boot)

L’une des meilleures façons de supprimer en profondeur les virus et malwares est de démarrer votre ordinateur en mode sans échec (ou safe boot en anglais). Dans ce mode, votre ordinateur ne démarrera qu’avec un minimum de programme, ce qui limite le nombre de logiciels malveillants actifs.

Malgré tout, certains malwares savent fonctionner en mode sans échec comme CryptoLocker.

Pour démarrer en mode sans échec, éteignez votre ordinateur puis appuyez sur F8 lorsque l’ordinateur commence à démarrer. Lorsque l’écran de démarrage apparaît, utilisez la flèche vers le bas pour sélectionner le mode sans échec.

Pour Windows 7, vous pouvez aussi utiliser cette technique qui est plus simple d’usage et qui revient au même. Lorsque vous reviendrez en mode normal, il faudra à nouveau lancer msconfig, comme indiqué dans la vidéo, et décocher l’option précédemment cochée.

Pour passer en mode sans échec sur Windows 10.

A partir de maintenant, vous travaillez en mode sans échec.

Sauvegarder vos fichiers

Avant de supprimer en profondeur les virus et malwares, sauvegardez vos fichiers de données (documents, photos, vidéos, etc.) sur un disque neuf.

Un disque SSD va vous coûter assez cher et la taille sera limitée.

Achetez de préférence un disque dur de grande capacité, comme par exemple un disque dur externe d’1 To.

Ensuite, pour la copie, vous pouvez utiliser par exemple Robocopy qui est fournit avec Windows.

Le logiciel DriveImage XML Backup Software fait aussi très bien l’affaire, mais il nécessite un téléchargement supplémentaire. Il permet d’obtenir des images d’un disque ou d’une partition et il existe en version « live ». Il est gratuit pour une utilisation privée.

Recopiez aussi le contenu de votre clef USB qui contient les anti-virus sur par exemple C:\AV.

Exécuter les programmes en mode sans échec

Maintenant, exécutez RKill en mode sans échec. RKill est un programme de BleepingComputer.com qui tente de mettre fin aux processus malveillants connus afin que les logiciels de sécurité s’exécutent et nettoient votre ordinateur des infections.

Lorsque RKill a terminé de nettoyer l’ordinateur, il affiche un fichier journal qui montre les processus qui ont été supprimés durant son exécution.

Ensuite, exécutez CCleaner en mode sans échec

Cochez toutes les cases, sauf Nettoyer l’espace libre de l’onglet Windows, pour nettoyer tous les fichiers non-indispensables; cela vous fera gagner un temps précieux lors des analyses suivantes.

Nettoyez aussi la base de registre en prenant les précautions suivantes. Avant de modifier la base de registre faites une sauvegarde de la base de registre avec le programme regedit.exe. De plus, quand l’outil CCleaner vous le demande enregistrez impérativement les modifications comme cela est proposé.

C’est à refaire jusqu’à ce qu’il ne trouve plus rien.

Attention : le nettoyage de la base de registre est une opération très sensible car cela touche des données vitales de Windows. Si cette opération est mal contrôlée, vous risquez d’être obligé de réinstaller Windows et vos programmes.

Puis exécutez TDSSKiller en mode sans échec. TDSSKiller supprime les rootkits qu’il trouve. Un rootkit intercepte les API Windows pour cacher sa présence. Il peut aussi cacher la présence de processus, dossiers, fichiers et clés de registre.

Exécuter les antivirus en mode sans échec

Maintenant, exécutez Malwarebytes en mode sans échec. Lors de l’installation, désactivez la case à cocher ‘Activer l’essai gratuit de Malwarebytes Anti-Malware PRO’ (sur le bouton Terminer).

Demandez de faire un examen complet.

A la fin du scan, après suppression des virus éventuels, vous devez quitter le mode sans échec pour redémarrer en mode normal.

Pour démarrer en mode normal, éteignez votre ordinateur puis appuyez sur F8 lorsque l’ordinateur commence à démarrer. Lorsque l’écran de démarrage apparaît, utilisez la flèche vers le bas pour sélectionner le mode normal.

Exécuter les antivirus en mode normal

A partir de maintenant, vous travaillez en mode normal.

Donc, exécutez Microsoft Safety Scanner en mode Normal.

Les virus ne se laissent pas attraper par un seul anti-virus, il est donc impératif d’en exécuter plusieurs. C’est le prix à payer pour supprimer en profondeur les virus.

Puis, exécutez la dernière version gratuite d’un autre antivirus (au choix). Lors de l’exécution de l’anti-virus de votre choix, demandez de faire un examen complet. Il faut parfois chercher dans les options.

En cas de virus / malwares, privilégiez l’option de mise en quarantaine (ou la correction automatique lorsqu’elle est proposée).

Je ne vous conseille pas la suppression. En effet, dans certains cas cela peut conduire au blocage (freeze) du système d’exploitation. Pour s’en sortir, il faut souvent rebasculer en mode sans échec.

Choix d’antivirus gratuits

AVAST: http://www.avast.com/index

Sur l’écran d’installation, décochez Yes, install the free Google Toolbar along with avast! et choisissez Custom installation.

Choisissez Scan puis Scan minutieux et cliquez sur Démarrer.

AVG: http://free.avg.com/fr-fr/homepage

Sur l’écran d’installation, choisissez Installation personnalisée (avancé) et décochez toutes les cases en-dessous.

Décochez aussi les add-ons (Free Smileys, etc.).

Lorsque la question sera posée, choisissez Anti-virus Free (et non Internet Security Version d’évaluation).

Choisissez l’installation personnalisée: décochez Utiliser AVG Nation toolbar.

Ad-Aware de Lavasoft: http://www.fr.lavasoft.com/products/ad_aware.php.

Glary Utilities: http://www.glarysoft.com/.

Autres antivirus gratuits à exécuter

Maintenant, exécutez Vipre Rescue.

Ensuite, exécutez Spybot – Search & Destroy.

Puis exécutez SUPERAntiSpyware.

Enfin,  faites un scan en ligne avec ESET Online Scanner : http://www.eset.com/us/online-scanner

Si tu vous avez un doute sur un fichier, contrôlez-le avec VirusTotal : https://www.virustotal.com/

En particulier, les pièces jointes des emails. Même si vous ne pouvez pas compter sur les seuls résultats de VirusTotal, cela permet d’avoir un filtre supplémentaire.

Mise à jour de Windows

Pour supprimer en profondeur les virus, il reste à disposer d’un système Windows mis à jour.

Aussi, activez Windows Update et lancez toutes les mises à jour rapides ou de sécurité.

Il faut recommencer tant qu’il n’y a plus de mises à jour rapides ou de sécurité à faire.

Ensuite, désinstallez tous les antivirus sauf celui de votre choix.

L’exécution simultanée de plusieurs antivirus dégrade les performances de votre ordinateur. Les antivirus s’analysent mutuellement et cette activité ralentit l’ordinateur.

Il suffit de garder un des antivirus gratuit et de désinstaller tous les autres.

Pour la suite

Pour résoudre des cas précis, allez sur le site http://www.bleepingcomputer.com/virus-removal/, qui contient d’autres méthodes utiles dans des cas particuliers.

Désinfecter un ordinateur des virus

Dans cet article, vous allez voir des manipulations pratiques pour désinfecter un ordinateur des virus et des malwares. Vous trouverez aussi les liens pour télécharger les antivirus et antimalwares.

désinfecter un ordinateur des virus et des malwares
(image: Bartek Ambrozik)

Aujourd’hui les virus ou les malwares sont silencieux et discrets. Leurs objectifs est de rester le plus longtemps possible sur votre PC afin d’exploiter vos informations. Le but des virus / malwares est de tirer profit de tout: comptes bancaires, comptes de jeu, numéro de cartes bancaires, informations personnelles (nom, date de naissance, adresse, etc.) et vol d’identité.

L’objectif des virus et malwares

Tout ça se vend et rapporte de l’argent. Vous trouverez ci-dessous une procédure simplifiée pour désinfecter votre pc ou pour vous assurer de l’absence de malwares. Malgré la présence d’un antivirus à jour, un logiciel malveillant peut s’installer sur votre ordinateur.

Tout d’abord, prévoyez une bonne connexion à internet et du temps. Les opérations sont séquentielles et elles sont longues. Ne faites pas l’économie d’une étape, d’autant que cette procédure est déjà raccourcie. La procédure complète comprend d’autres étapes, un peu plus complexe techniquement. Elle est utilisée en cas d’infections avérées, graves ou lourdes.

Je vous conseille de faire d’abord tous les téléchargements avant de commencer. L’idéal est de les faire sur une clef USB mais ce n’est pas indispensable pour cette procédure.

Ultime précision: Même si c’est hautement souhaitable, vous n’êtes pas obligé de tout faire. Plus vous avancerez dans les étapes, plus vous réduirez les risques.

Procédure pour désinfecter un ordinateur des virus et des malwares

Débranchez l’ordinateur infecté du réseau, wifi, etc.

Téléchargez, installez et exécutez la dernière version gratuite de CCleaner: http://www.piriform.com/ccleaner/download/standard

Cochez toutes les cases, sauf Nettoyer l’espace libre de l’onglet Windows, pour nettoyer tous les fichiers non-indispensables; cela vous fera gagner un temps précieux lors des analyses suivantes.

Téléchargez, installez et exécutez la dernière version gratuite de Malwarebytes : http://fr.malwarebytes.org/mwb-download

Lors de l’installation, désactivez la case à cocher ‘Activer l’essai gratuit de Malwarebytes Anti-Malware PRO’ (sur le bouton Terminer).

Téléchargez, installez et exécutez la dernière version de Microsoft Safety Scanner: http://www.microsoft.com/security/scanner/fr-fr/default.aspx

Il est impératif de solliciter plusieurs antivirus

Pour désinfecter un ordinateur des virus et des malwares, il faut exécuter plusieurs antivirus car aucun n’est parfait.

Aussi, téléchargez, installez et exécutez la dernière version gratuite d’un autre antivirus (au choix).

Lors de l’exécution de l’anti-virus de votre choix, demandez à faire un examen complet. Il faut parfois chercher dans les options.

En cas de virus / malwares, privilégiez l’option de mise en quarantaine (ou la correction automatique lorsqu’elle est proposée).

Je ne vous conseille pas la suppression. En effet, dans certains cas cela peut conduire au blocage (freeze) du système d’exploitation.

Mode sans échec

Parfois pour désinfecter un ordinateur des virus et des malwares, vous devez basculer en mode sans échec.

Le basculement en mode sans échec (safe boot) est expliqué dans la procédure complète pour supprimer les virus / malwares.

Autres antivirus à appliquer

L’objectif est d’être réellement efficace pour désinfecter un ordinateur des virus et des malwares. Aussi, vous devez installer des antivirus supplémentaires jusqu’à l’éradication complète du virus ou du malware.

AVAST: http://www.avast.com/index

Sur l’écran d’installation, décochez Yes, install the free Google Toolbar along with avast! et choisissez Custom installation.

Choisissez aussi Scan puis Scan minutieux et cliquez sur Démarrer.

AVG: http://free.avg.com/fr-fr/homepage

Sur l’écran d’installation, choisissez Installation personnalisée (avancé) et décochez toutes les cases en-dessous.

Décochez aussi les add-ons (Free Smileys, etc.).

Lorsque la question sera posée, choisissez Anti-virus Free (et non Internet Security Version d’évaluation).

Choisissez l’installation personnalisée: décochez Utiliser AVG Nation toolbar.

Ad-Aware de Lavasoft: http://www.fr.lavasoft.com/products/ad_aware.php.

Glary Utilities: http://www.glarysoft.com/.

Encore un petit effort

En effet, certains antivirus sont efficaces sur certaines souches de virus, tandis que d’autres sont efficaces sur d’autres souches. Aussi, pour désinfecter un ordinateur des virus et des malwares, efficacement il faut poursuivre en variant les outils.

Aussi, téléchargez, installez et exécutez la dernière version gratuite de Vipre Rescue: http://www.vipreantivirus.com/live/

Puis, téléchargez, installez et exécutez la dernière version gratuite de Spybot – Search & Destroy: http://www.safer-networking.org/dl/

Dans la liste des miroirs, choisissez un des miroirs: Ad-free download at Safer-Networking Ltd

Ensuite, téléchargez, installez et exécutez la dernière version gratuite de SUPERAntiSpyware: http://superantispyware.com/

Puis, faites un scan en ligne avec ESET Online Scanner: http://www.eset.com/us/online-scanner

Enfin, si vous avez un doute sur un fichier, contrôlez-le avec VirusTotal: https://www.virustotal.com/

En particulier, les pièces jointes des emails. Même si vous ne pouvez pas compter sur les seuls résultats de VirusTotal, cela permet d’avoir un filtre supplémentaire.

Par ailleurs, activez Windows Update et lancez toutes les mises à jour rapides ou de sécurité.

Ensuite, vous devez recommencer tant qu’il n’y a plus de mises à jour rapides ou de sécurité à faire.

Nettoyage

Ensuite, désinstallez tous les antivirus sauf celui de votre choix

En effet, l’exécution simultanée de plusieurs anti-virus dégrade les performances de votre ordinateur. Les anti-virus s’analysent mutuellement et cette activité ralentit l’ordinateur.

Il suffit de garder un des antivirus gratuit et de désinstaller tous les autres.

Après avoir désinfecter un ordinateur des virus et des malwares

Pour résoudre des cas précis, allez sur le site http://www.bleepingcomputer.com/virus-removal/ qui regorge d’autres conseils précis.

En l’absence de problèmes particuliers, cette procédure peut être exécutée entièrement sur une base régulière: 1 fois / an au moins.

Si vous pensez que votre PC est infecté, appliquez la procédure complète décrite dans l’article Comment désinfecter un pc windows des virus et des malwares : procédure complète.