Raccourci réseau vers SharePoint

Si vous créez un raccourci réseau vers SharePoint, vous pouvez avoir un lien direct sur SharePoint à partir de Word, lorsque l’utilisateur fait Enregistrer sous.

Raccourci réseau vers SharePoint

Le mappage d’une connexion réseau vers une bibliothèque SharePoint, permet de simplifier l’expérience utilisateur. Concrètement, l’utilisateur enregistrera un nouveau document dans une bibliothèque SharePoint à partir de Word, Excel ou PowerPoint.

Pour cela, lancez l’explorateur Windows (pas Internet explorer) puis appuyez sur la touche Alt du clavier: le menu système apparaît dans l’explorateur Windows:

Alt
Alt

Dans le menu, cliquez sur Connecter un lecteur réseau:

Connecter
Connecter

Cliquez sur se connecter à un site Web permettant de stocker des documents et des images:

Raccourci réseau vers SharePoint
Raccourci réseau vers SharePoint
Emplacement réseau
Emplacement réseau

Cliquez sur le bouton Suivant:

Ensuite, il faut cliquer sur le bouton Suivant puis dans la zone Adresse réseau ou Internet, indiquez l’URL de la bibliothèque sur laquelle vous souhaitez vous connecter. Par exemple: http://urlsite/monsite/documents

Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant: dans la zone Entrez le nom de cet emplacement réseau, donnez un nom convivial. Par exemple: Documents de monsite:

Nom convivial
Nom convivial

Puis cliquez sur le bouton Suivant:

Terminer
Terminer

et enfin sur le bouton terminer: La liste des fichiers s’affiche dans l’explorateur Windows.

Affichage
Affichage

Ensuite, il suffit de lancer Word par exemple puis de créer un nouveau document.

Au moment de l’enregistrement, les raccourcis réseaux vers SharePoint apparaissent.

Sélectionner l’emplacement Documents de monsite puis cliquer sur le bouton enregistrer:

Enregistrement
Enregistrement

Utiliser Workspace

Précédemment connu sous le nom de Groove, Workspace est une application qui permet de travailler sur les documents SharePoint en mode déconnecté.

Elle permet des synchronisations automatisées entre le stockage local et le serveur SharePoint.

Elle permet aussi de travailler directement avec les fichiers. Vous pouvez donc avoir un lien direct sur SharePoint à partir de Word, sans créer un raccourci réseau vers SharePoint.

Workspace
Workspace

Si le mode déconnecté fonctionne avec toutes les bibliothèques, attention cependant car toutes les listes ne permettent pas ce mode.

Rapports Web Analytics

Web Analytics est un service SharePoint qui fournit des rapports sur l’utilisation et la fréquentation des sites et des collections de sites. Par exemple, il donne la liste des utilisateurs les plus fréquents ou les pages du site les plus visitées.

En outre, les autres informations sont essentiellement statistiques sur le nombre total de pages consultées par jour ou le nombre total de visiteurs uniques par jour.

Lors de la consultation des rapports, le message suivant s’affichait : « Impossible d’afficher les rapports Web Analytics, car l’application de service Web Analytics n’est pas mise en service. Contactez l’administrateur de la batterie de serveurs et demandez-lui de mettre en service cette application de service ».

Console d’administration centrale

La solution a consisté à lancer les deux services suivants à partir de la console d’administration centrale:

    • Web Analytics Data Processing Service
  • Web Analytics Web Service

Lien rapide: http://urlsiteadmin/_admin/Server.aspx

Services Web Analytics
Services Web Analytics

Application de service Web Analytics

Ensuite, il faut créer une application de service. Par exemple avec l’interface graphique de l’Administration centrale SharePoint:

Nouvelle Application de service Web Analytics
Nouvelle Application de service Web Analytics

Paramétrage de Web Analytics

Application de Service
Application de Service

A l’issue de la création, un message donne les instructions à suivre pour mettre en oeuvre correctement l’application de service:

Instructions pour l'Application de Service
Instructions pour l’Application de Service

La création de l’application de service Web Analytics entraîne la création de son proxy.

Application de service Web Analytics créée
Application de service Web Analytics créée

Paramétrage de Web Analytics and health data collection

Comme indiqué dans le message d’instructions plus haut, il reste à indiquer les informations à collecter en allant dans le menu Configure web analytics and health data collection:

Configuration de web analytics et health data
Configuration de web analytics et health data

Lien rapide: http://urlsiteadmin/_admin/LogUsage.aspx

La copie d’écran sert à montrer toutes les options pour des raisons pédagogiques.

Toutefois, vous ne devez pas cocher toutes les options de l’enregistrement de données de suivi. Chaque case cochée entraîne une surcharge pour le serveur. Cela peut avoir un impact négatif sur les performances.

Une fois que l’écran est validé, une nouvelle application de service est créée: Usage and Health Data Collection Service Application. Cette application est créée même si vous ne cochez pas l’option Enable health data collection de l’écran précédent.

Approvisionnement en PowerShell

Si vous constatez l’arrêt du service proxy, vous pouvez approvisionner le service proxy grâce à la commande PowerShell:

Get-SPServiceApplicationProxy

Get-SPServiceApplicationProxy permet de récupérer l’ID de l’application de service Usage and Health Data Collection Service Application: « 0ff1aba9-3e18-46ea-adea-5bfe1386dd85 » (par exemple).

Ensuite, l’approvisionnement se finalise avec les commandes PowerShell:

$ASId = "0ff1aba9-3e18-46ea-adea-5bfe1386dd85"
 $AS = Get-SPServiceApplicationProxy | Where {$_.ID -eq $ASId}
 $AS.Provision()

Toutefois, le résultat n’est pas immédiat.

En effet, compte-tenu de l’architecture complexe, les rapports apparaissent au bout de 48 heures dans SharePoint.

Exemple de rapport

Exemple d’un résultat de rapports sur le nombre de pages vues par utilisateur:

Rapport Web Analytics
Rapport

Remarque: Chaque numéro identifie un utilisateur.

Tout le contenu du site

Le lien Tout le contenu du site s’affiche systématiquement sur toutes les pages des sites SharePoint.

Tout le contenu du site
Tout le contenu du site

Comme son nom l’indique, ce lien affiche le contenu du site. Cela peut entraîner une confusion dans l’esprit des utilisateurs.

Vous allez donc le faire disparaître d’un site.

Pour cela, vous allez réaliser cette manipulation avec SharePoint Designer.

Tout d’abord, lancez SharePoint Designer et ouvrez le site concerné.

Notamment, la première chose à faire est une sauvegarde de la page maître concernée.

Dans votre cas, il s’agit de v4.master.

Pages master du site
Faites un clic droit sur v4.master, suivi d’un copier-coller: un fichier v4_copie(1).master est créé. Renommez-le en v4perso.master.

Faites un clic droit dessus: un menu s’ouvre. Dans le menu choisissez l’option Modifier le fichier en mode avancé.

Il y a deux façons pour supprimer l’affichage du lien. Soit l’affichage du lien est supprimé en surchargeant le CSS concerné, soit en supprimant simplement le lien.

Lien Tout le contenu du site

Nous allons supprimer le lien. Pour cela, sélectionnez le lien avec la souris :

Sélection du lien Tout le contenu du site dans la master page
Vérifiez que vous avez bien sélectionné uniquement le lien Tout le contenu du site puis appuyez sur le bouton Suppr.

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez essayer avec les touches Annulation suivantes :

CTRL + Z

Au pire, vous supprimez v4perso.master et vous recommencez sur une nouvelle copie de v4.master.

Ensuite, vous enregistrez votre page avec les touches de sauvegarde suivantes :

CTRL + S

Une fenêtre d’avertissement apparaît : cliquez sur le bouton Oui.

Pour que votre modification soit prise en compte, il faut indiquer à SharePoint qu’il doit utiliser la page maître v4perso.master par défaut.

Pour cela, allez dans l’onglet Pages maîtres:

Onglet Pages Maitres
Ensuite, vous faites un clic droit sur v4perso.master pour ouvrir le menu.

Puis, dans le menu, vous choisissez l’option Définir comme page maître par défaut.

Fermez le navigateur Internet Explorer. Puis, ouvrez-le.

Ensuite, allez sur le site modifié:

Lien Tout le contenu du site a disparu
Enfin, fermez SharePoint Designer.

Dans un autre post, vous verrez comment surcharger un élément CSS de SharePoint pour le faire disparaître.

Droits sur la collection de sites

Vous pouvez perdre momentanément les droits sur la collection de sites. En effet, depuis quelques temps, les utilisateurs se plaignaient de ne plus pouvoir modifier les documents des collections de site. Alors qu’ils travaillaient localement sur des documents extraits (« check-out »), ils n’arrivaient pas toujours à l’archiver (« check-in »).

De même, les administrateurs des collections de site SharePoint perdaient sporadiquement leurs droits.

Plus exactement, vos droits sont très limités:

Droits sur la collection de sites
Droits sur la collection de sites

Au bout de quelques minutes, tout redevenait normal. Ce problème impactait toutes les collections de sites.

Droits sur la collection de sites

L’audit a mis en évidence le blocage du site et donc des droits sur la collection de sites, grâce à la commande stsadm.exe :

stsadm -o getsitelock -url http://urlsite

Celle-ci rapporta:

<SiteLock Lock= »readonly » />

Le verrouillage des bases de données en lecture seule entraîne un accès limité et donc une limitation des droits sur la collection de sites.

Dans ce cas précis, le problème provenait de la mise en place de sauvegardes systématique des collections de site avec la commande Powershell :

Backup-SPSite

Le problème venait du fait que vous exécutez cette commande sans le paramètre Nositelock.

Hors, ce paramètre indique que la collection de sites continue d’être accessible en lecture et en écriture durant la sauvegarde. En son absence, selon le paramétrage de l’état de la collection de site, celle-ci est temporairement verrouillée en « lecture seule » durant la sauvegarde. Une fois la sauvegarde terminée, la collection de site revient à son état initial.

Toutefois, vous ne devez pas utiliser le paramètre Nositelock afin de préserver l’intégrité de la sauvegarde.

Dans ce cas, vous changez l’heure de la sauvegarde afin de ne pas impacter les utilisateurs mondiaux, tout en préservant l’intégrité de la sauvegarde. Ainsi, vous n’aurez plus le souci lié aux blocages des droits sur la collection de sites.

De plus, les administrateurs de la collection de sites ont pu aussi récupérer la totalité de leurs droits:

Droits administrateur de la ferme-complets

Enfin, si vous avez besoin de débloquer en urgence une collection de site, vous pouvez utiliser la commande stsadm:

stsadm -o setsitelock -url http://urlsite -lock none