Mettre à niveau les bases SharePoint

Dans cet article, vous allez voir comment mettre à niveau les bases  SharePoint. Notamment, la mise à niveau peut concerner les bases systèmes, mais aussi les bases de données utilisateurs. En particulier, il s’agit des bases avec le contenu des données des utilisateurs.

Généralement, vous êtes alerté d’un problème grâce au moniteur de santé de SharePoint. En effet, la console d’administration centrale affiche directement les éventuels défaillances ou améliorations détectées.

Typiquement, vous avez l’avertissement « Databases running in compatibility range, upgrade recommended » qui s’affiche dans la console d’administration centrale de SharePoint.

Databases running in compatibility range upgrade recommended
Databases running in compatibility range upgrade recommended

Dans cet exemple, vous devez mettre à niveau les bases de données systèmes. Si cela concerne, les bases de données de contenu : vous devrez les mettre à niveau en suivant la procédure indiquée ci-dessous.

En effet, l’application d’un correctif SharePoint peut entraîner la nécessité de modifier le schéma des bases de données. Généralement, SharePoint sait gérer des versions différentes du schéma des bases de données. Toutefois, vous devez procéder aux mises à niveaux dès que possible.

Si vous retardez les mises à niveaux, vous prenez le risque d’avoir des performances moindres et, éventuellement, des défaillances du fonctionnement de SharePoint.

Ce message s’est affiché après l’application d’un CU (Cumulative Update). Il aurait pu aussi apparaître à la suite d’un Hotfix pour SharePoint.

Mettre à niveau les bases SharePoint

L’avertissement concernant les bases de données systèmes, il a pu être supprimé grâce à la commande Psconfig.exe.

Dans une invite de commande, exécutée en tant qu’administrateur:

PSConfig.exe -cmd upgrade -inplace b2b -force -cmd applicationcontent -install -cmd installfeatures
Mettre à niveau les bases SharePoint avec psconfig.exe
Mettre à niveau les bases SharePoint avec psconfig.exe

Bases de données utilisateur

Lorsque l’avertissement concerne les bases de données de contenu des utilisateurs, la commande PowerShell à utiliser est Upgrade-SPContentDatabase.

Enfin, la commande à exécuter en tant qu’administrateur dans SharePoint 2010 Management Shell pour la base de données WSS_Content est :

$db = Get-SPDatabase | Where-Object {$_.Name -match "WSS_Content"}
 Upgrade-SPContentDatabase -Identity $db

Mettre à niveau vers SharePoint 2010

Depuis que Microsoft a lancé officiellement SharePoint Foundation 2010 et SharePoint Server 2010, vous vous demandez comment mettre à niveau vers SharePoint 2010. Aussi, dans cet article, vous trouverez des critères de choix pour vous déterminer.

Comment mettre à niveau vers SharePoint 2010

Avant tout, sachez que SharePoint 2010 n’est disponible qu’en version 64 bits, y compris pour SQL Server. Par conséquent, la première étape consiste à prévoir la migration ou la mise à jour de votre infrastructure SharePoint vers 64 bits.

Tout d’abord, pour installer et utiliser SharePoint 2010, il est nécessaire de disposer d’une version 64 bits de Windows Server 2008 ou Windows Server 2008 R2. De même, il est impératif de disposer d’une version 64 bits de SQL Server 2008 ou de SQL Server 2005.

Enfin, afin de tirer au mieux parti des fonctionnalités de SharePoint 2010, il est conseillé que les postes clients fonctionnent sous Windows avec Internet Explorer 7 ou 8 en 32 bits.

Une autre stratégie consiste à patienter et attendre la sortie de SharePoint 2013. Cependant la migration sera inévitable. Il est préférable de procéder par version successive plutôt que de vouloir faire un « grand bond en avant ».

Stratégies de migration vers SharePoint 2010

Que faire si, en ce moment :

  • Vous n’avez rien mais vous hésitez entre SharePoint 2007 et SharePoint 2010 : quels sont les avantages et inconvénients des deux solutions ?
  • SharePoint 2007 est déjà présent chez vous, sur un système Windows 32 bits ou 64 bits, et vous vous interrogez sur la pertinence de migrer vers SharePoint 2010 ?
  • La version SharePoint Portal Server 2003 (SPS 2003) fonctionne toujours. Serez-vous obligé de faire une mise à niveau intermédiaire vers SharePoint 2007 pour passer à SharePoint 2010 ?

Autant de questions qui nécessitent des réponses différentiées. Voir aussi : Quels sont les Critères de choix entre SharePoint 2007 et SharePoint 2010 ?

Maintenant, la bonne question est de savoir comment mettre à niveau vers SharePoint 2010 votre version existante de SharePoint.

Afin d’être concret, la version existante est SharePoint 2007. Vous cherchez à la faire évoluer vers SharePoint 2010.

Comment mettre à niveau vers SharePoint 2010

Dans ce chapitre, nous présentons uniquement les grands principes de base d’une migration. Son objet est donner une idée de ce qu’il faudrait faire, sans chercher à être exhaustif.

  • Installer le Service Pack 2 de SharePoint 2007 avant la migration
  • Vérifier les pré-requis matériels: 64bits ; Windows 2008 ou Windows 2008 R2 (de préférence); SQL Server 2005 SP3 ou SQL Server 2008 SP1 (de préférence); séparation logs / datas; espace disque disponible au moins égal à 5 fois la taille de la mémoire physique
  • Vérifier les pré-requis logiciels: outre l’installation des composants pré-requis pour SharePoint 2010, il est préférable d’avoir accès à Internet pour télécharger les mises à jour
  • Préparer l’environnement avec la commande: stsadm.exe –o preupgradecheck
  • Identifier les personnalisations: pages maître (« master pages ») et gabarits (« layout »), css et thèmes, modèles de sites et listes, développements spécifiques, solutions, webparts, fonctionnalités (« features »), images (logos). Les modèles de sites et de listes SharePoint 2007 devront être recréés dans SharePoint 2010.
  • Supprimer les sites et espaces de travail obsolètes
  • Sauvegarder les bases de données de contenu SharePoint 2007 puis les restaurer sur SQL Server 2008
  • Tester les bases de données restaurées avec la commande PowerShell: test-spcontentdatabase –name <nom_base_de_donnees> –webapplication http://<nom_application_web>
  • Monter les bases de données restaurées avec la commande PowerShell: mount-spcontentdatabase –name <nom_base_de_donnees> –webapplication http://<nom_application_web>
  • Procéder à la Mise à niveau visuelle: nouvelle fonctionnalité de SharePoint 2010 qui permet de choisir l’apparence visuelle (ancienne apparence 2007, nouvelle apparence 2010)
  • Vérifier soigneusement les sites restaurés

SharePoint 2007 et SharePoint 2010

Au moment de la sortie de SharePoint 2010, vous devez choisir entre SharePoint 2007 et SharePoint 2010. Pour cela, avant d’envisager une Migration ou mise à niveau de SharePoint 2007 vers SharePoint 2010, il faut s’interroger sur les critères de choix entre ces deux versions.

SharePoint 2007

Vous bénéficiez d’emblée de la stabilité d’un produit pour lequel le Service Pack 2 existe depuis plusieurs mois. De plus, la communauté d’experts SharePoint s’agrandit rapidement.

En effet, il devient de plus en plus facile de trouver, à bon prix, des compétences sur SharePoint 2007 sur la France entière. La situation est identique en Belgique, en Suisse et au Luxembourg. Pour ce pays, cela est vrai depuis plusieurs mois grâce à « l’import » de compétences extra-territoriales.

Enfin, vous connaissez parfaitement les coûts que vous allez supporter.

A l’inverse, si vous installez SharePoint 2007 aujourd’hui, vous vous exposez à un risque d’obsolescence technologique à terme.

Donc, installer la version SharePoint 2007 représente le risque de planifier d’ici quelques années, voire quelques mois, une migration avec toutes contraintes que cela signifie.

Choisir entre SharePoint 2007 et SharePoint 2010

SharePoint 2010 est apparu dans sa version opérationnelle le 12 mai 2010.

Choisir entre SharePoint 2007 et SharePoint 2010

Outre une ergonomie simplifiée, vous disposez d’un nouvel outil qui intégre les retours d’expériences des utilisateurs de SharePoint 2007. Autrement dit SharePoint 2010 va « viser » juste. Les utilisateurs seront conquis par cette version plus simple d’usage, plus pertinente et plus efficace.

Techniquement, SharePoint 2010 est une version améliorée de SharePoint 2007 qui intégre tous les services packs et correctifs nécessaire.

De plus, elle propose de très nombreuses nouveautés: présence du ruban, modification sur-place des éléments, présence des métadonnées gérées afin de faciliter le classement des documents, évaluation des pages présentées par les utilisateurs, simplification accrue des interfaces d’administration, possibilité de connaître les droits effectifs d’un utilisateur sur une collection de site, fonctionnalités de GED renforcées et accrues, etc.

Par ailleurs, les améliorations de SharePoint 2010 concernent aussi les utilisateurs dans leur quotidien professionnel, les administrateurs (architecture et ergonomie plus simple) et les développeurs (nouvelles méthodes d’accès aux données plus simple comme LINQ).

De plus, vous êtes serein jusqu’à fin 2012, date de sortie de SharePoint 2013. Votre investissement est pérennisé. Votre image, et celle de tout votre service, est au plus haut.

Formulaires InfoPath

Dans cet article, vous allez voir comment les formulaires InfoPath 2010 peuvent vous faciliter la vie au travail.

Les besoins des organisations en matière de formulaires sont gigantesques. Pourtant ce besoin n’a pas toujours été correctement adressé.

Les outils de création de formulaires ont pratiquement toujours existé en informatique. Toutefois, jusqu’à l’apparition d’InfoPath Designer, ils ont rarement eu la souplesse ou la puissance nécessaire afin de correspondre aux attentes de l’utilisateur final et du concepteur du formulaire.

Il y a eu la demande de congés ou la demande de support ou de fournitures sous forme d’un formulaire papier.

Puis vous avez connu l’époque des formulaires Acrobat PDF, ou Lotus Domino, voire même Outlook Exchange à l’aide de composants CDO (Collaboration Data Objects) et autres.

Formulaires InfoPath 2010

Avec InfoPath 2010 de SharePoint, c’est le formulaire Web sans limite.

En effet, les formulaires sont disponibles à partir d’un simple navigateur web (Internet Explorer, Firefox, Mozilla, Safari, Netscape) ou un mobile (smartphone, pdaphone), que ce soit sur Windows, MacOS, Linux ou Unix.

Il n’est donc pas nécessaire d’avoir InfoPath Designer sur son poste pour remplir le formulaire : le navigateur web suffit dans la plupart des cas.

Les formulaires sont interactifs.

Formulaires InfoPath 2010

Vous cochez la case Urgent (cf. image ci-dessus) et un complément d’information est demandé à l’utilisateur. Si vous ne cochez pas la case, la demande complémentaire n’apparaît pas.

InfoPath de SharePoint répond à votre besoin de disposer de formulaires réellement dynamiques qui s’adaptent en fonction de la saisie. Les formulaires peuvent aussi intégrer des données du système d’information de l’entreprise.

Association de Workflows aux formulaires

Vous avez intérêt à associer des flux de travail à vos formulaires pour automatiser leur traitement.

Les besoins de votre organisation évoluent ! Aussi, modifiez le flux de travail associé au formulaire, sans écrire une ligne de code.

En effet, l’outil gratuit Microsoft SharePoint Designer, permet de créer des flux de travail sans connaître la programmation, ni même le HTML.

Car, la création d’un flux de travail dans SharePoint Designer se fait uniquement par assemblage et paramétrage de blocs logiques. Vous disposez d’actions simples :

  • Envoyer un courrier électronique,
  • Définir le statut d’approbation du contenu,
  • Mettre à jour l’élément de la liste,
  • etc.

De plus, l’assemblage se fait un peu comme un jeu de construction.